---
title: "Schichtplanung für Eventpersonal und Freiwilligenmanagement"
description: "Jede Schicht mit Angeboten an passende Leute besetzt, ein Datensatz für alle, die bei Ihren Events arbeiten, und die nötigen Freiwilligen gewonnen und für ihre Stunden belohnt."
canonical: "https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system/crew-and-volunteers"
---

# Schichtplanung für Eventpersonal und Freiwilligenmanagement

1. [Event Operating System](https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system)
2. Crew & Freiwillige

# Jede Schicht mit den richtigen Leuten besetzen

Schließen Sie die Lücken in Ihren Schichten vor dem großen Tag und belohnen Sie die Freiwilligen, die ihre Zeit geben. Fai schlägt vor, wer jede Schicht über alle Ihre Events besetzt, die erste Person, die ein Angebot annimmt, bekommt den Platz, und alle sehen ihre Schichten auf einer Seite. Freiwillige bewerben sich vom Handy aus, und Sie senden Gästetickets für die geleisteten Stunden.

  [Live-Demo buchen](https://www.ticketfairy.com/de/event-ticketing/book-a-demo)

- Offene Schichten mit passenden Personen besetzt
- Eine Seite für die Schichten jeder Person
- Gästetickets für die Stunden der Freiwilligen

   ![Event Operating System von Ticket Fairy: Crew & Freiwillige](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-staffing--check-in.png)

## Jede Lücke in Ihren Schichten füllen

Sehen Sie, wo Leute fehlen, solange noch Zeit ist, das zu ändern. Planen Sie Schichten nach Team und sehen Sie, wie viele Plätze pro Team und Stunde besetzt sind. Für jede offene Schicht listet Fai auf, wer passt: frei bei all Ihren Events, ausgeruht, alt genug, mit der nötigen Fähigkeit und innerhalb der festgelegten Stunden. Senden Sie Angebote, und die erste Person, die annimmt, bekommt den Platz.

- **Besetzung nach Team und Stunde**: besetzte und noch offene Plätze
- **Schichtangebote**: wer zuerst annimmt, bekommt den Platz
- **Schichtregeln**: die Ruhepausen und Arbeitszeiten, die Sie festlegen
- **„Kommst du noch?“**: Fai fragt am Vortag nach und bietet jeden frei gewordenen Platz an

    ![Event Operating System von Ticket Fairy: Jede Lücke in Ihren Schichten füllen](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-staffing--rota.png)

## Eine Crew aufbauen, auf die Sie wieder zählen können

Der Tab „Personen“ im Veranstaltungsbetrieb Ihrer Marke listet alle, die bei Ihren Events gearbeitet oder geholfen haben. Sehen Sie ihre Events, die geleisteten Schichten, Fälle, in denen sie nicht erschienen sind, und ihre Fähigkeiten. Jede Person erhält eine Seite „Meine Schichten“ für alle Ihre Events, auf der sie Angebote annimmt, angibt, an welchen Tagen sie arbeiten kann, und Schichten in ihren Kalender übernimmt.

- **Personen**: alle, die bei Ihren Events arbeiten, mit ihrer Historie
- **Fähigkeiten**: von Ihrem Team hinzugefügt, mit Vorschlägen von Fai
- **Seite „Meine Schichten“**: jede Schicht bei jedem Ihrer Events, kein Konto nötig

    ![Event Operating System von Ticket Fairy: Eine Crew aufbauen, auf die Sie wieder zählen können](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-brand-people--people.png)

## Alle Freiwilligen gewinnen, die Sie brauchen

Machen Sie die Bewerbung einfach und die Entscheidung schnell. Freiwillige bewerben sich über ein Formular, das fürs Handy gemacht ist, Fai prüft jede Bewerbung anhand Ihrer Rollen, und Sie nehmen an, setzen auf die Warteliste oder lehnen ab, gesammelt, mit einer E-Mail an jede Person. Laden Sie die Freiwilligen vom letzten Jahr wieder ein, mit bereits ausgefüllten Antworten.

- **Bewerbungsformular**: fürs Handy gemacht
- **Von Fai geprüft**: jede Bewerbung mit Ihren Rollen abgeglichen
- **Wiederkehrende Freiwillige**: wieder eingeladen, mit ausgefüllten Antworten

    ![Event Operating System von Ticket Fairy: Alle Freiwilligen gewinnen, die Sie brauchen](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--applications.png)

## Ihre Freiwilligen gut betreuen und nächstes Jahr wiedersehen

Geben Sie Freiwilligen, was sie für den Tag brauchen, und eine Belohnung für ihre Zeit. Jede freiwillige Person erhält eine private Seite, um Schichten zu wählen, einen Tausch oder eine Abgabe anzufragen, ihren Tagesplan und ihre Einweisung zu lesen und Dokumente hochzuladen. Vergleichen Sie die Stunden, für die sich jede Person eingetragen hat, mit den tatsächlich geleisteten, und senden Sie die verdienten Gästetickets.

- **Seite für Freiwillige**: Schichten, Tausch, Tagesplan und Dokumente
- **Stunden**: eingetragene Stunden neben geleisteten Stunden
- **Belohnungen**: Gästetickets für die Freiwilligen, die sie sich verdient haben

    ![Event Operating System von Ticket Fairy: Ihre Freiwilligen gut betreuen und nächstes Jahr wiedersehen](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--volunteer-page.png)

## Stunden freigeben und jede Agenturrechnung prüfen

Geben Sie die Stunden jeder Person auf Basis der Ein- und Auscheckzeiten ihrer Schichten frei. Fai prüft vorher jede Zeile, sodass Sie die unauffälligen Zeilen auf einmal freigeben und den Rest mit einer Begründung korrigieren. Abteilungsleitungen geben die Stunden ihres eigenen Teams am Handy frei, und die Stunden nach externem Team zeigen, was die Leute jeder Agentur gearbeitet und gekostet haben.

- **Stundenfreigabe**: jede Zeile vorher von Fai geprüft
- **Abteilungsleitungen**: geben die Stunden ihres Teams auf ihrer Seite „Meine Schichten“ frei
- **Stunden nach externem Team**: die Rechnung einer Agentur mit den geleisteten Stunden abgleichen

    ![Event Operating System von Ticket Fairy: Stunden freigeben und jede Agenturrechnung prüfen](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-hours--hours.png)       [Demo-Gespräch buchen](https://www.ticketfairy.com/de/event-ticketing/book-a-demo) [Kostenlos starten](https://manage.ticketfairy.com/registration)       **Diese Seite als PDF erhalten** Lesen Sie es später oder teilen Sie es mit Ihrem Team. Wir senden Ihnen einen Link zum PDF per E-Mail.           Was in Ihr PDF soll         Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein

Wir senden Ihnen diese Präsentation per E-Mail. Ab und zu schreiben wir Ihnen vielleicht auch über Funktionen von Ticket Fairy, die Ihren Veranstaltungen helfen können. Sie können sich jederzeit mit einem Klick abmelden.

## Crew und Freiwillige im Detail

Sehen Sie, wie Ihr Team jede Aufgabe im Dashboard erledigt, richten Sie sie Schritt für Schritt ein und erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen.

- [Dienstplan & Stunden Schichten nach Team und Stunde planen, Lücken mit Angeboten an passende Leute füllen, Absagen am Vortag erkennen, Ihre Crew einchecken und die geleisteten Stunden freigeben. So funktioniert es](https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system/crew-and-volunteers/staff-rota-and-shifts)
- [Crew- & Freiwilligenteams Ein Datensatz für alle, die bei Ihren Events arbeiten, Freiwillige über ein Handyformular gewonnen, das Fai liest, eine private Seite für alle Freiwilligen und Belohnungen für ihre Stunden. So funktioniert es](https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system/crew-and-volunteers/crew-and-volunteer-teams)

## So sieht es in Ihrem Dashboard aus

- ![Ticket Fairy Schichtansicht mit den Personen einer Barschicht, ihrem Status und dem nächsten Schritt für jede Person](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-staffing--shift.png) Sehen Sie, wer in jeder Schicht ist und was als Nächstes für jede Person ansteht.
- ![Dialog „Diese Schicht anbieten“ in Ticket Fairy für eine Barschicht ab 18, mit den passenden Personen](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-shift-offers--offer-this-shift.png) Bieten Sie eine Schicht den passenden Personen an, und die erste, die annimmt, bekommt den Platz.
- ![Personeneintrag einer freiwilligen Person in Ticket Fairy, mit gearbeiteten Schichten, von Fai vorgeschlagenen Fähigkeiten und Dokumenten](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-brand-people--person.png) Öffnen Sie den Eintrag jeder Person, um ihre gearbeiteten Schichten und die daraus von Fai vorgeschlagenen Fähigkeiten zu sehen.
- ![Stunden nach externem Team in Ticket Fairy, mit den Leuten, Stunden und Kosten jeder Agentur neben Ihrem eigenen Team](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-hours--by-outside-team.png) Sehen Sie die Stunden und Kosten der Leute jeder Agentur neben Ihrem eigenen Team.

## Jede Schicht besetzen, die Crew einchecken und Ihre Freiwilligen belohnen

- ### Crew und Teams

  Führen Sie Ihre Crewliste mit Teams und deren Leitungen.
- ### Schichten

  Planen Sie Schichten, sehen Sie die Besetzung nach Team und Stunde und erhalten Sie Warnungen bei Überschneidungen und Vorschläge von Fai.
- ### Schichtangebote

  Bieten Sie offene Schichten gesammelt den Personen an, die Fai findet, und lassen Sie die erste Person, die annimmt, den Platz bekommen.
- ### Personen über Ihre Events

  Ein Datensatz für jede Person, die bei Ihren Events arbeitet, mit geleisteten Schichten, Fähigkeiten und bestätigtem Alter.
- ### Seite „Meine Schichten“

  Jede Person sieht ihre Schichten bei allen Ihren Events, nimmt Angebote an und übernimmt Schichten in ihren Kalender.
- ### Ein- und Auschecken

  Checken Sie Crew und Freiwillige am Eingang in jede Schicht ein und wieder aus.
- ### Team-Auslastung

  Sehen Sie die Stunden jeder Person pro Tag über Aufgaben und Schichten hinweg.
- ### Freiwilligenliste

  Halten Sie Status, T-Shirt-Größe, Ernährungswünsche und Notfallkontakt jeder freiwilligen Person fest und importieren Sie Freiwillige aus einer Tabelle.
- ### Freiwillige gewinnen

  Teilen Sie ein öffentliches Formular, lassen Sie Fai Bewerbungen mit Ihren Rollen abgleichen und senden Sie Ihre Entscheidungen gesammelt.
- ### Stunden und Belohnungen

  Vergleichen Sie eingetragene mit geleisteten Stunden und senden Sie verdiente Gästetickets.
- ### Mahlzeiten, Nachweise und Einweisung

  Verpflegen Sie Ihre Crew, prüfen Sie ihre Nachweise und führen Sie eine Sicherheitseinweisung durch, bevor sie arbeiten.

  [Mehr erfahren](https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system/crew-meals-and-safety)
- ### Stundenfreigabe

  Geben Sie Stunden aus Ein- und Auscheckzeiten frei, ändern Sie eine Zeile mit Begründung und laden Sie die freigegebenen Stunden herunter.
- ### Schichten aus einer Tabelle

  Laden Sie Ihre Schichtplan-Tabelle hoch, und Fai erkennt, welche Spalte den Tag, die Zeiten und das Team enthält, bevor die Schichten hinzugefügt werden.

## Schichten besetzen und Freiwillige gewinnen

Die Anleitungen sind auf Englisch.

- [Build your event rota and check staff in](https://www.ticketfairy.com/guides/build-your-event-rota-and-check-staff-in)
- [Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers](https://www.ticketfairy.com/guides/offer-open-shifts-to-your-crew-and-volunteers)
- [Find the crew and volunteers who work your events](https://www.ticketfairy.com/guides/find-the-crew-and-volunteers-who-work-your-events)
- [Give your event crew one page for all their shifts](https://www.ticketfairy.com/guides/give-your-crew-one-page-for-all-their-shifts)
- [Recruit volunteers for your event](https://www.ticketfairy.com/guides/recruit-volunteers-for-your-event)
- [Give your event volunteers their own page and track their hours](https://www.ticketfairy.com/guides/give-volunteers-their-own-page-and-track-hours)
- [Balance your event team's workload](https://www.ticketfairy.com/guides/balance-your-event-teams-workload)
- [Message the crew, volunteers and traders working on your event](https://www.ticketfairy.com/guides/message-the-people-working-on-your-event)
- [Approve the hours your event crew and volunteers worked](https://www.ticketfairy.com/guides/approve-the-hours-your-crew-and-volunteers-worked)
- [Let department leads approve their team's hours at your event](https://www.ticketfairy.com/guides/let-department-leads-approve-their-teams-hours)
- [Add shifts to your event rota from a spreadsheet](https://www.ticketfairy.com/guides/add-shifts-to-your-event-rota-from-a-spreadsheet)

## Fragen zum Thema Crew und Freiwillige

### Crew & Freiwillige

#### Was, wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Schicht annehmen?

Wer zuerst annimmt, bekommt den Platz. Ist die Schicht dann voll, bedankt sich die Seite der anderen Person und sagt, dass der Platz vergeben ist.

#### Bewertet die Liste „Personen“ die Leute?

Nein. Bei jeder Person stehen die geleisteten Schichten, Fälle, in denen sie nicht erschienen ist, kurzfristige Absagen und Stunden, dazu ihre Fähigkeiten. Niemand wird bewertet. Die Liste zeigt eine Person pro E-Mail-Adresse.

#### Gehen Angebote automatisch raus?

Fai schlägt jede Runde von Angeboten vor, und eine Person gibt sie frei. Für jedes Event können Sie die erste Runde und die Frage „Kommst du noch?“ automatisch rausgehen lassen.

#### An wie viele Freiwillige kann ich auf einmal Belohnungen senden?

Bis zu 500 Personen pro Runde. Einladungen an wiederkehrende Freiwillige erreichen bis zu 5.000 Personen aus bis zu 25 früheren Events, und der Stunden-Download umfasst Events mit bis zu 5.000 Freiwilligen.

#### Können unter 18-Jährige als Freiwillige mitmachen?

Freiwillige müssen standardmäßig mindestens 16 Jahre alt sein. Eine freiwillige Person unter 18 gibt einen Elternteil oder Vormund an, der ebenfalls zustimmt.

#### Können Abteilungsleitungen Stunden freigeben?

Ja. Eine Abteilungsleitung gibt die Stunden der Schichten ihrer Abteilung auf ihrer Seite „Meine Schichten“ frei und korrigiert sie. Leitungen sehen nie Kosten und geben nie ihre eigenen Stunden frei.

#### Wohin fließen die Kosten freigegebener Stunden?

Ins Budget des Events, sobald eine Schicht einen Stundensatz hat. Freigegebene Stunden werden mit dem Satz berechnet, der bei der Freigabe galt.

                [Zurück **Aussteller & Sponsoren**](https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system/exhibitors-and-sponsors) [Weiter **Crew-Verpflegung & Sicherheit**](https://www.ticketfairy.com/de/event-operating-system/crew-meals-and-safety)

Ticket Fairy im Überblick: [Ticketing-Software für Veranstaltungen](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/), mit den Funktionen, Preisen und dem Support hinter dieser Seite.

## Bereit für ein stärkeres Eventgeschäft?

Buchen Sie eine Live-Demo, und wir richten Ihr erstes Event im [Event Operating System](https://www.ticketfairy.com/event-operating-system) gemeinsam mit Ihrem Team ein.

## Online Tickets verkaufen

Melde dich ohne Kreditkarte an und lege ein Testevent an, bevor du dich entscheidest. Wenn du bereit bist, geht es in Minuten in den Verkauf.

    Kein monatliches Abo für Ticketing erforderlich    Sofort mit dem Ticketverkauf starten    Ticketing-Funktionen sind in der Servicegebühr enthalten   [Kostenlos starten](https://manage.ticketfairy.com/registration) [Jetzt mit Fai sprechen](#)

Frag Fai, unseren KI-Assistenten, nach den Funktionen und Preisen von Ticket Fairy und wie die Plattform zu deinem Event passen könnte.

Keine Kreditkarte erforderlich

## Demo‑Gespräch buchen

Sieh dir das Empfehlungsmodell an, das im Durchschnitt 20 % mehr Ticketverkäufe bringt, erfahre, welche Kampagnen Tickets verkaufen, antworte Käufern schneller und halte Warteschlangen in Bewegung.

                     Wie viele Tickets verkaufst du pro Jahr?                                45‑Minuten‑Videoanruf    Wähle eine Zeit, die dir passt

The Ticket Fairy, Inc. ist ein Fintech-Unternehmen und eine Technologieplattform. The Ticket Fairy, Inc. ist keine Bank, kein Finanzinstitut und kein regulierter Finanzdienstleister. Die Bankdienstleistungen von Vault werden über regulierte Bankpartner erbracht. Die Finanzierung über Ticket Fairy Capital wird von externen Private-Credit-Partnern bereitgestellt. The Ticket Fairy, Inc. trifft keine Kreditentscheidungen, und alle Finanzierungskonditionen, Genehmigungen und Bedingungen werden von diesen Finanzierungspartnern festgelegt.