# Caso de estudio de festivales: explanadas de estadios y vestíbulos de arenas | Ticket Fairy Promoter Blog 1. [Inicio](https://www.ticketfairy.com/) 2. [Blog para promotores](https://www.ticketfairy.com/es/blog/) 3. [Casos de éxito](https://www.ticketfairy.com/es/blog/category/case-studies/) 4. Caso de estudio de festivales: explanadas de estadios y vestíbulos de arenas 23rd August 2025 [Casos de éxito](https://www.ticketfairy.com/es/blog/category/case-studies/) [Producción de festivales](https://www.ticketfairy.com/es/blog/category/festival-production/) # Caso de estudio de festivales: explanadas de estadios y vestíbulos de arenas Por Ticket Fairy Actualizado el 22nd January 2026 [English](https://www.ticketfairy.com/blog/festival-case-study-stadium-forecourts-arena-concourse-villages) Español ![Descubre cómo los grandes festivales convierten las explanadas de estadios y los vestíbulos de arenas en aldeas de festival llenas de vida.](https://www.ticketfairy.com/blog/wp-content/uploads/2026/01/festival-case-study-stadium-forecourts-arena-concourse-villages_featured_20260119_052521_1_2k.jpg) Descubre cómo los grandes festivales convierten las explanadas de estadios y los vestíbulos de arenas en aldeas de festival llenas de vida. Descubre cómo los grandes festivales convierten explanadas y vestíbulos en pueblos vibrantes, con claves prácticas sobre seguridad, flujos, patrocinadores y colas. Parte de nuestra guía completa ### [Inside 80 Festival Case Studies: The Ultimate Playbook for Event Producers](https://www.ticketfairy.com/es/blog/inside-80-festival-case-studies-the-ultimate-playbook-for-event-producers) Explore 80 definitive festival case studies covering community promotion, innovative programming, scaling logistics, and revenue strategies for event producers. 27 min de lectura [Lee la guía de Case Studies →](https://www.ticketfairy.com/es/blog/inside-80-festival-case-studies-the-ultimate-playbook-for-event-producers) ## Introducción Las «aldeas» en explanadas de estadios y vestíbulos de arenas se han convertido en una forma innovadora de ampliar el espacio de un festival más allá del escenario principal. Son espacios situados justo fuera o alrededor de grandes recintos que los organizadores transforman en puntos de encuentro llenos de vida, con puestos de comida, activaciones de patrocinadores y entretenimiento. Organizar un **festival** en estos recintos plantea retos y oportunidades específicos. Productores de festivales de éxito, desde London hasta Singapore, han aprendido que planificar con cuidado la seguridad, el flujo de público y las zonas de patrocinadores puede convertir estas instalaciones junto al recinto en lo más destacado del evento. Este caso de estudio analiza varios ejemplos reales —desde un enorme festival de EDM en Romania hasta un gran evento deportivo en Hong Kong— para comparar cómo distintos eventos abordaron las capas de seguridad, las políticas de reentrada, los flujos en los vestíbulos, el espacio de los patrocinadores y la gestión de colas. El objetivo es extraer lecciones prácticas para los organizadores de festivales que quieran crear aldeas de eventos seguras y vibrantes en los alrededores de estadios y arenas. ## Festivales en los alrededores de estadios y arenas: visión general Crear un entorno de festival en los alrededores de un estadio implica aprovechar la infraestructura existente y añadir elementos temporales propios de un festival. A diferencia de los festivales en espacios abiertos, estos eventos deben adaptarse a entradas fijas, vestíbulos y políticas del recinto. La ventaja es el acceso a instalaciones como asientos, baños y sistemas integrados de control del público. El reto consiste en mantener el ambiente de festival en espacios dominados por el hormigón y garantizar un desplazamiento fluido cuando los asistentes pasan de las arenas **interiores** a las plazas exteriores. Entre los aspectos clave están cómo **asegurar la zona** —a menudo con varios controles de seguridad—, si los asistentes pueden salir y volver a entrar, cómo evitar cuellos de botella en los vestíbulos, dónde colocar a los patrocinadores para que conecten con el público sin bloquear los pasillos y cómo gestionar las colas en las entradas y los puestos más populares. Analizaremos una variedad de eventos —grandes y pequeños, éxitos y experiencias de aprendizaje— para identificar las mejores prácticas. ## Caso de estudio 1: UNTOLD Festival: un recinto de estadio que ocupa toda la ciudad (Cluj-Napoca, Romania) Uno de los montajes de festival en los alrededores de un recinto más ambiciosos de Europe es el **UNTOLD Festival**, que se celebra cada año en Cluj-Napoca, Romania. Con el Cluj Arena, de 30.000 localidades, como centro, UNTOLD se extiende mucho más allá del propio estadio. Como señalan [las guías locales que describen la experiencia de Untold Festival](https://www.romanianfriend.com/blog/untold-festival-guide#:~:text=7%E2%80%9310%2C%20promises%20an%20unforgettable%20experience), el evento ocupa el interior de la arena, el Central Park que la rodea, la ribera cercana e incluso un pabellón deportivo cubierto adyacente. Durante cuatro días, más de 85.000 asistentes al día recorren un recinto enorme que combina un concierto en un estadio con un festival al aire libre en varios espacios. #### Free Tool: Size Your Festival Site Zoned capacity planning for arena, campsite, parking and entry lanes — against UK Purple Guide and NFPA density standards. Finds your bottleneck zone. [Festival Capacity Planner](https://www.ticketfairy.com/tools/festival-capacity-calculator?utm_source=blog&utm_medium=feature_card&utm_campaign=festival-capacity-calculator) [See All Free Tools](https://www.ticketfairy.com/tools?utm_source=blog&utm_medium=feature_card) **Capas de seguridad:** Los organizadores establecen un único perímetro amplio alrededor de todo el recinto, convirtiendo en la práctica el estadio y el parque en una sola zona protegida. Según [las guías completas sobre los protocolos de acceso al festival](https://festivawl.com/festivals/untold-festival/everything-you-need-to-know-for-untold-festival/#:~:text=The%20Untold%20Festival%20takes%20place,Stadium%2C%20and%20the%20surrounding%20areas), solo se puede entrar por las puertas designadas, después de escanear la entrada y pasar el control de seguridad. Los asistentes pasan primero por detectores de metales y controles de bolsos en la valla exterior, donde se utiliza un sistema de **pulseras** para el acceso durante varios días. Una vez dentro, pueden desplazarse libremente entre los escenarios exteriores y el estadio. Como todas las zonas están dentro del perímetro protegido, los controles adicionales —por ejemplo, al entrar en la zona de gradas— son mínimos: el personal de seguridad de las puertas del estadio se asegura principalmente de que no se introduzcan cristales ni artículos restringidos desde la zona exterior del festival a las gradas. Este enfoque doble —un anillo exterior de seguridad y controles internos ligeros— mantiene el flujo **ágil** sin renunciar a la seguridad. **Política de reentrada:** El modelo de UNTOLD trata todo el recinto como un único espacio. Por lo general, **no se fomenta la reentrada durante el mismo día**: si los asistentes salen del perímetro exterior, es posible que no se les permita volver hasta el día siguiente. Sin embargo, como el festival dura varios días y se utiliza una sola pulsera, los asistentes suelen tener libertad para salir y regresar en días posteriores. Dentro del festival, el desplazamiento entre el interior del estadio y los escenarios al aire libre es fluido; estar dentro del estadio o fuera, en el parque, equivale simplemente a moverse entre zonas de un mismo evento continuo. Esto mejora la experiencia del público: un momento puedes estar bailando en el estadio al ritmo de un DJ principal y al siguiente salir a la explanada para comer algo o ver a otro artista, sin «salir» formalmente del evento. #### Planning a Festival? Ticket Fairy's festival ticketing platform handles multi-day passes, RFID wristbands, and complex festival operations. [Festival Ticketing Software](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/festival-ticketing-software) [Festival Funding Options](https://www.ticketfairy.com/capital) **Flujo en los vestíbulos:** Dentro del Cluj Arena, los vestíbulos —los pasillos bajo las gradas— se utilizan como espacio adicional del festival. Los puestos de comida y bebida se distribuyen por los bordes del vestíbulo, como en un evento deportivo habitual, pero con un giro propio de un festival de EDM: decoración de neón, activaciones de patrocinadores, etc. Para evitar la congestión, los organizadores de UNTOLD aplican **recorridos en un solo sentido** en ciertos pasillos estrechos y abren tantas puertas de acceso como sea posible para que el público pueda entrar y salir de las gradas por varios puntos. En los momentos de mayor afluencia —por ejemplo, cuando un DJ superestrella actúa en el escenario principal—, el personal dirige temporalmente el tráfico peatonal para evitar bloqueos; por ejemplo, crea carriles separados de «entrada» y «salida» mediante barreras cuando el público entra en masa al estadio. También hay enormes pantallas LED y altavoces en el vestíbulo, que mantienen conectadas con la actuación a las personas que se han detenido a tomar algo y evitan que se concentren en las entradas a las gradas. **Espacio de los patrocinadores:** Con un recinto tan grande, UNTOLD ofrece importantes oportunidades a los patrocinadores. Cada patrocinador principal obtiene su propio espacio: desde un lounge de marca en la explanada del estadio hasta puestos interactivos a lo largo de los caminos del parque. Por ejemplo, un patrocinador de telecomunicaciones puede instalar una carpa con una estación de carga y zonas para hacerse fotos, mientras que un patrocinador de bebidas monta una activación con una minipista de baile. La clave está en la ubicación: los organizadores aprendieron a **separar las activaciones principales** para que cada una atraiga público a una zona distinta, en lugar de concentrarlas todas en el mismo punto. Esto no solo da una exposición diferenciada a los patrocinadores, sino que también equilibra el tráfico peatonal. Por ejemplo, el puesto de un popular patrocinador de bebidas energéticas situado cerca del escenario secundario puede atraer a parte del público y alejarlo del escenario principal en los momentos de mayor afluencia, ayudando a distribuir a los asistentes. En el vestíbulo del estadio, los patrocinadores locales más pequeños —como una marca regional de cerveza artesanal— ocupan espacios de quiosco que se convierten de forma natural en puntos de reunión sin bloquear los pasillos principales. **Modelización de colas:** Gestionar las colas en un festival de este tamaño es fundamental. El equipo de producción de UNTOLD utiliza datos y experiencia para anticipar dónde se formarán: en las puertas de acceso durante la apertura, en los puestos de comida más populares a la hora de comer y, por supuesto, en los baños y los puntos de agua. Calculan el rendimiento de las entradas estimando que cada carril de seguridad puede procesar aproximadamente **500 personas por hora**. Por ejemplo, si 20.000 personas suelen llegar durante las dos primeras horas de cada noche, se despliegan al menos 20 carriles de control en todas las entradas para mantener los tiempos de espera en torno a 15-20 minutos. El equipo también utiliza un sistema de pulseras codificadas por colores para los distintos tipos de entrada —General, VIP—, que corresponden a carriles rápidos separados. Así se evita que las colas VIP ralenticen el acceso general, o al revés. Dentro del recinto, el personal encargado de las colas, equipado con carteles, ayuda a redirigir a los asistentes hacia las filas más cortas; por ejemplo, señala los baños o las barras menos concurridos para evitar aglomeraciones innecesarias. Este nivel de planificación detallada es una de las razones por las que UNTOLD recibe elogios por su buena organización pese a su enorme escala. **Lecciones aprendidas:** El uso que hace UNTOLD de un estadio y sus alrededores demuestra la importancia de tratar toda la zona como un entorno integral. Una conclusión importante es que la **colaboración con las autoridades municipales** es esencial: cerrar zonas de parques públicos y calles requiere permisos y el apoyo de la comunidad, pero permitió a UNTOLD ampliar su espacio de forma segura. El caso también demuestra que un único perímetro protegido, con libertad de movimiento en su interior, puede mejorar mucho la experiencia del público siempre que se controle el aforo. Al combinar la infraestructura del estadio con los espacios abiertos de alrededor, este festival ofrece un modelo para unir **el ambiente de un concierto en una arena con un extenso festival al aire libre**. Requiere una logística compleja y mucho personal, pero el resultado es [una celebración inmersiva que ocupa toda la ciudad](https://www.romanianfriend.com/blog/untold-festival-guide#:~:text=Every%20August%2C%20UNTOLD%20Festival%20transforms,7%E2%80%9310%2C%20promises%20an%20unforgettable%20experience). #### Free Tool: Project Your Bar Revenue Per-head spend benchmarks by event type turned into projected bar and food revenue, with a stock-mix estimate and gross-margin line. Free calculator. [Bar Revenue Calculator](https://www.ticketfairy.com/tools/bar-revenue-calculator?utm_source=blog&utm_medium=feature_card&utm_campaign=bar-revenue-calculator) [See All Free Tools](https://www.ticketfairy.com/tools?utm_source=blog&utm_medium=feature_card) ## Caso de estudio 2: Cathay/HSBC Hong Kong Sevens: Fan Village en la explanada (Hong Kong) Pasando de la música al deporte, el torneo de rugby **Cathay/HSBC Hong Kong Sevens** ofrece una clase magistral sobre cómo crear una aldea de festival en una explanada. El evento se celebra en un estadio, pero es famoso por su ambiente de carnaval. En 2025, con el traslado al nuevo Kai Tak Stadium, de 50.000 localidades, los organizadores añadieron una amplia **Fan Village** justo fuera de la arena. Este desarrollo fue destacado en [informaciones sobre la preparación de Hong Kong Sevens para su debut en Kai Tak](https://www.scmp.com/sport/rugby/hk-sevens/article/3300407/hong-kong-sevens-adds-new-fan-village-it-prepares-kai-tak-debut#:~:text=The%20Cathay%2FHSBC%20Hong%20Kong%20Sevens,Kai%20Tak%20Stadium%20next%20month) y en [detalles sobre la ampliación de la oferta de entretenimiento del evento](https://www.scmp.com/sport/rugby/hk-sevens/article/3300407/hong-kong-sevens-adds-new-fan-village-it-prepares-kai-tak-debut#:~:text=The%20event%20will%20feature%20music,Cathay%20and%20HSBC%2C%20among%20others). Esta zona, de unos 7.800 pies cuadrados, se diseñó como un espacio de festival al aire libre para los asistentes. **Capas de seguridad:** Hong Kong Sevens utiliza un enfoque de seguridad en dos capas. Primero, un **perímetro exterior de seguridad** rodea tanto el estadio como la Fan Village. Los titulares de entradas atraviesan este perímetro por controles de seguridad donde se revisan los bolsos y se validan las entradas. Al comprobar las entradas en la puerta exterior, el evento garantiza que solo los asistentes autorizados accedan a todo el recinto —la aldea y el estadio—. Una vez dentro de la valla, el público puede entrar directamente en las gradas o quedarse en la aldea exterior. Existe un segundo control en las puertas del estadio, pero aquí la revisión es más ligera: principalmente se comprueba que no se introduzcan alcohol del exterior ni artículos prohibidos en las gradas. Esta segunda capa ayuda a mantener las normas del recinto —como la prohibición de banderas grandes u otros artículos en las gradas—, mientras las tareas principales de seguridad se concentran en la capa exterior. El resultado es una **zona de amortiguación**: la aldea de la explanada se convierte en un espacio semiprotegido donde el público puede relajarse sin controles repetidos, ya que la revisión crítica se completó en la entrada. #### Need Festival Funding? Get the capital you need to book headliners, secure venues, and scale your festival production. [Explore Funding](https://www.ticketfairy.com/capital) [Music Festival Ticketing System](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/music-festival-ticketing-system) **Política de reentrada:** En Hong Kong Sevens, una vez escaneada la entrada y dentro del perímetro exterior, el público puede entrar y salir libremente entre el interior del estadio y la Fan Village. Los asistentes pueden dejar sus asientos en cualquier momento, salir a la aldea para tomar algo, comer o escuchar música en directo en el escenario secundario, y volver después para ver el siguiente partido. Esta reentrada fluida *dentro* de la zona del evento mejora mucho la experiencia del espectador: es un festival de todo el día, no solo un partido deportivo. Sin embargo, si un asistente sale por completo del perímetro protegido —para abandonar el evento—, por lo general **no se permite volver a entrar**. En otras palabras, no se permite la reentrada desde el exterior, pero sí el movimiento libre dentro del recinto delimitado. Los organizadores lo controlan mediante pulseras o escaneos al salir; quien abandona el recinto queda registrado en el sistema y necesitaría una entrada nueva para regresar. Esto evita que las entradas se compartan o se revendan, una consideración fundamental en un evento con todas las localidades vendidas. **Flujo en los vestíbulos:** La Fan Village está distribuida para complementar el movimiento del público entre los partidos. Los encuentros de rugby a siete son cortos y llenos de acción, con pausas frecuentes, lo que significa que miles de espectadores inundan los vestíbulos y la explanada cada 15-20 minutos. Para gestionar este flujo, el diseño de la aldea incluye **varios puntos amplios de entrada y salida** conectados con el vestíbulo del estadio. Las barreras temporales y la señalización crean recorridos claros: por ejemplo, las flechas pueden dirigir el flujo en el sentido de las agujas del reloj; quienes salen hacia la aldea utilizan un camino y quienes regresan a sus asientos, otro. Dentro del vestíbulo del estadio, los quioscos de comida y bebida están dispuestos en círculo, y Hong Kong Sevens llevó a la explanada más **carros móviles de cerveza** para que no todo el mundo hiciera cola en los mismos puestos interiores durante el descanso. Además, las pantallas grandes de la aldea y el vestíbulo muestran los partidos en directo, lo que permite al público [ver la acción en pantallas grandes](https://www.scmp.com/sport/rugby/hk-sevens/article/3300407/hong-kong-sevens-adds-new-fan-village-it-prepares-kai-tak-debut#:~:text=Waisale%20Serevi%20in%20action%20at,Photo%3A%20Paul%20Lakatos) y anima a algunos asistentes a quedarse en la aldea durante los partidos. Así se reducen las oleadas provocadas por el regreso simultáneo de todo el público. Al suavizar estos picos y valles de movimiento, el evento evita los cuellos de botella en las entradas de los túneles y mantiene un flujo cómodo. **Espacio de los patrocinadores:** La Fan Village de Hong Kong Sevens cuenta con el fuerte respaldo de sus patrocinadores principales, Cathay Pacific y HSBC, y ambos [organizan zonas de activación destacadas](https://www.scmp.com/sport/rugby/hk-sevens/article/3300407/hong-kong-sevens-adds-new-fan-village-it-prepares-kai-tak-debut#:~:text=The%20event%20will%20feature%20music,Cathay%20and%20HSBC%2C%20among%20others). Una lección de este evento es cómo integrar a los patrocinadores en la experiencia del público de forma **relevante, pero sin resultar intrusiva**. Por ejemplo, un patrocinador puede organizar un juego de habilidades deportivas, como un reto de lanzamiento de rugby, que entretenga al público y conecte con el tema del evento. Estas actividades se sitúan en los bordes de la aldea para que las personas que se reúnen alrededor no bloqueen el paso principal. La «Kids’ Zone», pensada para familias y equipada con hinchables —con el patrocinio de colaboradores comunitarios—, se coloca en una esquina donde las familias pueden quedarse sin que las empujen quienes se desplazan entre el estadio y los bares. Mientras tanto, los puestos de los patrocinadores principales —Cathay y HSBC— ofrecen servicios útiles: Cathay Pacific dispone de una carpa lounge con asientos y sombra, y HSBC gestiona un fotomatón interactivo. Así aportan valor más allá de la marca. Es importante que el tamaño de cada espacio de patrocinador se ajuste al interés previsto del público: cuanto más popular sea la activación, mayor debe ser el espacio asignado y la zona de cola. Los organizadores planificaron claramente las colas de estas activaciones y marcaron zonas delimitadas con cuerdas para que, por ejemplo, 50 personas esperando para hacerse una foto no acabaran ocupando los pasillos. **Modelización de colas:** La gestión de colas en Sevens abarca desde las puertas de entrada hasta cada grifo de cerveza del vestíbulo. Este evento tiene fama de ser una de las mayores fiestas de rugby del mundo, por lo que las **ventas de bebidas** se disparan. Los organizadores modelizaron las colas de cerveza analizando los ritmos de consumo: por ejemplo, si cada carpa puede atender a 30 clientes por minuto, ¿cuántas carpas hacen falta para servir a decenas de miles de aficionados durante un descanso de 10 minutos? La solución fue desplegar decenas de puntos de servicio, tanto dentro como fuera. También introdujeron sistemas de fichas de bebida prepago en la aldea para agilizar las transacciones: el público compra fichas o paga con pulseras RFID, lo que reduce los pagos con tarjeta que ralentizan las filas. Las colas de seguridad también se estudiaron con cuidado. Como los 50.000 asistentes podían llegar en un intervalo corto el primer día, el evento instaló magnetómetros en **varias zonas** y fomentó la llegada temprana abriendo las puertas con suficiente antelación. Una idea innovadora fue el «carril rápido» para espectadores sin bolsos: un carril de control separado para quienes no llevaban nada, que redujo considerablemente los tiempos de espera. Al segmentar las colas —con bolso y sin bolso, resolución de incidencias de entradas y acceso normal, etc.—, Sevens redujo al mínimo la frustración de las esperas largas. **Lecciones aprendidas:** La Fan Village de Hong Kong Sevens demuestra el potencial de convertir un evento de estadio en un **híbrido de festival interior y exterior**. Una conclusión importante es el valor de un perímetro exterior de seguridad: crea un entorno controlado donde el público puede moverse, lo que a su vez anima a llegar antes y quedarse más tiempo, algo positivo para la exposición de los patrocinadores y los ingresos de las concesiones. Otra lección es la importancia de diseñar la distribución pensando en los flujos: hay que entender el programa para saber cuándo se producirán las oleadas y utilizar el entretenimiento —música en directo, pantallas y atracciones— para atraer al público a la aldea en momentos estratégicos. Este caso demuestra que incluso en los eventos deportivos, la planificación propia de los festivales —con escenarios, entretenimiento e integración meditada de los patrocinadores— puede mejorar la experiencia del público y el éxito logístico. ## Caso de estudio 3: Untappd Beer Festival: una advertencia (Charlotte, USA) No todos los intentos de organizar un festival en un estadio salen bien. La primera edición de **Untappd Beer Festival**, celebrada en Bank of America Stadium, en Charlotte, North Carolina, ofrece un caso de estudio aleccionador sobre los retos operativos. Lo que debía ser una celebración de la cerveza artesanal en el campo y el vestíbulo del estadio se convirtió en una experiencia de aprendizaje para sus organizadores, ya que los asistentes se encontraron con una serie de problemas, [reconocidos posteriormente por los organizadores del evento](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=The%20inaugural%20Untappd%20Beer%20Festival,Smith%2C%20acknowledged%20their%20mistakes%20and). **Capas de seguridad:** Untappd Beer Festival tenía un sistema de seguridad tradicional de una sola capa. Los asistentes entraban por las puertas principales del estadio, donde se escaneaban las entradas y se comprobaban los documentos de identidad —era un evento de cerveza para mayores de 21 años—, y después pasaban directamente al vestíbulo y al campo. No había una zona exterior de festival ampliada: el evento se celebraba dentro del estadio y en una parte de la explanada. En teoría, esto debería haber simplificado la seguridad, pero en la práctica **se calculó mal la planificación del aforo**. Se formaron largas colas alrededor del estadio, una situación [documentada en medios locales](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=The%20inaugural%20Untappd%20Beer%20Festival,that%20easily%20broke.%20The), en parte porque la comprobación de identidad y la entrega de pulseras para consumir alcohol se realizaban en los mismos puntos que el escaneo de entradas, lo que generaba retrasos. Con una sola capa de controles, cualquier ralentización —por ejemplo, un grupo con problemas con sus entradas o alguien que no superara la comprobación de identidad— detenía todo el acceso posterior. La lección es asignar personal a **estaciones separadas para cada control**: por ejemplo, verificar la edad y entregar las pulseras de consumo *antes* de la entrada principal, o crear carriles paralelos para que un problema no paralice todas las filas. **Política de reentrada:** Untappd optó por no permitir la reentrada. Una vez dentro, los asistentes no podían salir y volver a entrar, algo habitual en festivales de un solo día para evitar que se compartan las acreditaciones. Sin embargo, esto se volvió problemático cuando llegó un episodio de **mal tiempo**. A mitad del evento, una tormenta obligó a los organizadores a evacuar el campo abierto por seguridad debido a una [planificación insuficiente para contingencias meteorológicas](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=breweries%2C%20and%20inadequate%20,Despite%20these%20issues). Como la reentrada no se había previsto inicialmente, la comunicación fue deficiente: los asistentes no sabían si salir del estadio para refugiarse significaba que podrían volver. Finalmente, se les permitió regresar cuando pasó la tormenta, pero el proceso fue caótico. El festival amplió su horario una hora más para [compensar la interrupción](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=festival%20also%20encountered%20weather%20issues%2C,Smith%2C%20acknowledged%20their%20mistakes%20and). La lección clave es que, aunque no se prevea la reentrada, las emergencias pueden exigirla. Los organizadores deben contar con planes de contingencia para readmitir al público después de una evacuación, idealmente mediante una pulsera o un sello preparados de antemano. En este caso, una lección para futuros eventos fue comunicar claramente los procedimientos de evacuación y reentrada: «En caso de retraso por mal tiempo, conserva tu entrada o pulsera: *podrás* volver a entrar cuando sea seguro». **Flujo en los vestíbulos:** La distribución del festival de cerveza dentro del estadio también contribuyó a los problemas de circulación. Se colocaron decenas de puestos de cervecerías artesanales alrededor del **vestíbulo y en el campo**, pero los organizadores no habían trazado adecuadamente cómo circularía el público. Cuando se abrieron las puertas, una avalancha de asistentes se dirigió directamente a las carpas de las cervecerías más populares. Las colas de estos puestos no tardaron en desbordarse hacia las rutas principales, se solaparon y generaron congestión. Mientras tanto, otras zonas del vestíbulo estaban relativamente vacías. Esta distribución desigual hizo que el flujo fuera ineficiente e incluso peligroso en algunos puntos: si hubiera sido necesario evacuar antes de la tormenta, estos cuellos de botella podrían haber ralentizado la salida. Después del evento, el equipo del festival [reconoció estos errores operativos](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=field%20with%20little%20communication%20about,Untappd%20is%20considering). La solución habría sido **modelizar de forma proactiva el flujo en los vestíbulos**: identificar qué cervecerías eran las grandes atracciones y asignarles ubicaciones más separadas, con carriles de cola designados; también se podrían haber utilizado las amplias plazas de las zonas de anotación o una explanada exterior para los puntos que más público atraían. Además, un plan de circulación en un solo sentido —entrar al vestíbulo por un lado y salir por otro— podría haber reducido los atascos, pero no se implementó. **Espacio de los patrocinadores:** En un festival de cerveza, los «patrocinadores» son esencialmente las propias cervecerías y marcas de cerveza. Untappd sí contaba con patrocinadores tradicionales —como un patrocinador principal y quizá una marca de aperitivos—, pero el foco estaba en las más de 150 cervecerías que servían muestras. La lección sobre el espacio de patrocinadores o proveedores es la **calidad y la preparación**. Varias de las principales cervecerías se quedaron sin cerveza demasiado pronto o no estaban listas para servir durante la avalancha inicial, [lo que provocó numerosas quejas](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=challenges%2C%20leading%20to%20widespread%20complaints,requiring%20attendees%20to%20evacuate%20the) y frustró a los asistentes que esperaron en largas colas para descubrir que no quedaba producto. Esto indica una falta de coordinación y comunicación con los proveedores sobre el número previsto de asistentes y el ritmo de servicio. Un productor de festivales con experiencia se aseguraría de que cada cervecería entendiera los límites de servicio y quizá implementaría un sistema de fichas para moderar cuántas muestras puede recoger rápidamente cada asistente. Separar las cervecerías populares —en lugar de agrupar las favoritas del público en una sola zona— también habría equilibrado el flujo. En resumen, gestionar el espacio de los proveedores en un festival implica asegurarse de que cada uno pueda responder a la demanda y que su ubicación distribuya de forma uniforme los puntos de interés. **Modelización de colas:** Los organizadores de Untappd subestimaron las colas. El problema de la entrada demostró que no se había planificado bien el rendimiento del acceso: con miles de personas llegando a la hora de apertura, hacían falta más puertas o incentivos para escalonar las llegadas, como ventajas por entrar temprano. Dentro del recinto, la modelización de colas no se hizo o fue insuficiente. Por ejemplo, si servir una muestra de cerveza tarda unos 30 segundos, una persona puede atender como máximo a 2 clientes por minuto. Si 300 personas hacen cola para una cervecería muy esperada, quienes estén al final esperarían 150 minutos —2,5 horas—, salvo que se añadieran más personal o puntos de servicio. Al no hacer estos cálculos básicos, el festival sufrió esperas muy largas en algunos puestos. Como aspecto positivo, cuando los problemas fueron evidentes, los organizadores reaccionaron: sacaron vasos de plástico adicionales cuando las [copas de recuerdo resultaron demasiado frágiles](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=challenges%2C%20leading%20to%20widespread%20complaints,requiring%20attendees%20to%20evacuate%20the) y, después del evento, reconocieron abiertamente los errores operativos y prometieron mejoras, como se señaló en [las declaraciones posteriores de los organizadores](https://www.axios.com/local/charlotte/2019/05/06/what-happened-at-the-untappd-beer-festival-at-bank-of-america-stadium-we-made-some-mistakes-operationally-165792#:~:text=field%20with%20little%20communication%20about,Untappd%20is%20considering). Esta transparencia es una buena práctica para mantener la confianza, pero el objetivo debe ser evitar estos problemas desde el principio mediante una mejor modelización de las colas y el aforo. **Lecciones aprendidas:** Untappd Beer Festival destaca la importancia de una **preparación exhaustiva** en los eventos que se celebran por primera vez, especialmente en un entorno nuevo como un estadio. Las conclusiones principales son: realizar simulaciones realistas del flujo de público, no concentrar varios procesos críticos —comprobación de identidad, escaneo de entradas y entrega de pulseras— en un mismo punto y tener siempre un plan B para imprevistos como el mal tiempo. También demuestra que las comodidades de un estadio —asientos, vallas, etc.— no hacen que todo sea fácil automáticamente: sigue siendo necesaria una planificación meticulosa, propia de un festival. En resumen, este caso recuerda que **la experiencia importa**: consultar a organizadores de festivales o responsables de recintos con experiencia podría haber detectado muchos de estos problemas con antelación. Las próximas ediciones del festival, con estas lecciones aprendidas, pueden convertir un comienzo accidentado en una operación mucho más fluida. ## Comparación de enfoques y conclusiones clave Cada uno de los casos anteriores ofrece conclusiones únicas sobre la gestión de recintos de festivales en estadios y arenas. Al compararlos, podemos extraer principios generales aplicables a cualquier evento de este tipo: - **Capas de seguridad:** Un enfoque de seguridad con varias capas —como el de Hong Kong Sevens, con un control exterior y otro interior— puede mejorar la seguridad y el flujo del público, pero requiere una mayor coordinación del personal. Un enfoque de una sola capa es más sencillo, pero puede crear cuellos de botella, como ocurrió en Untappd. La elección adecuada depende de la escala del evento y de la distribución del recinto. En festivales grandes con varias zonas, un perímetro exterior que proteja todo el espacio es muy eficaz para controlar el acceso y los artículos prohibidos. En eventos más pequeños, una única entrada con suficiente personal puede bastar, pero hay que evitar mezclar demasiadas tareas en una misma puerta. En cualquier caso, colabora pronto con la policía local y el equipo de seguridad del recinto para definir el perímetro y el proceso de control. - **Políticas de reentrada:** Los productores de festivales deben equilibrar la seguridad con la libertad del público. No permitir la reentrada —algo habitual en conciertos y eventos de un día— reduce el riesgo de compartir entradas, pero puede limitar la flexibilidad de los asistentes e incluso crear problemas durante las emergencias. Permitir la reentrada dentro de un recinto delimitado —como la aldea de Sevens o el recinto de UNTOLD— mejora mucho la experiencia: el público no se siente «atrapado» y puede disfrutar de todos los aspectos del evento. Si eliges una política estricta de no reentrada, comunícala claramente y contempla excepciones o protocolos de emergencia. Si permites la reentrada, utiliza medidas como pulseras inviolables, escaneos de la entrada al salir y regresar o sellos únicos en la mano para evitar usos indebidos. Los sistemas modernos de ticketing, como la aplicación de escaneo de Ticket Fairy, pueden registrar las entradas y salidas en tiempo real y ofrecer una forma segura de gestionar la reentrada de manera dinámica. - **Diseño de vestíbulos y flujos:** Es fundamental visualizar cómo se moverá el público por el recinto. Los vestíbulos y las explanadas amplios también pueden bloquearse si no se diseñan pensando en el flujo. Aprende de los arquitectos de estadios: utiliza **recorridos claramente señalizados**, circuitos peatonales «en un solo sentido» cuando sea posible y abre secciones cerradas del vestíbulo o puertas adicionales durante los momentos de mayor movimiento. La señalización y las barreras temporales son herramientas económicas para guiar el comportamiento del público; no dudes en utilizarlas. También debes tener en cuenta la programación: en festivales con varias actividades, escalona deliberadamente los elementos del programa para distribuir al público. Por ejemplo, empieza la sesión de un DJ en el escenario exterior cinco minutos después de que termine la actuación del escenario principal, para atraer a parte del público antes de que todos se lancen al vestíbulo. Recorre periódicamente el recinto durante simulaciones o eventos pequeños para detectar los puntos de presión antes de que llegue la gran multitud. - **Espacios y activaciones de patrocinadores:** Los patrocinadores aportan un gran valor —y grandes ingresos— a los festivales, pero sus instalaciones deben planificarse con el mismo cuidado que los escenarios o los proveedores. Cada puesto de patrocinador puede atraer a mucha gente o convertirse en un obstáculo si está mal ubicado. Define el espacio y el público previsto de cada activación. Asigna a las activaciones principales ubicaciones destacadas **con espacio suficiente para las colas**, de modo que no se desborden hacia los pasillos. Por ejemplo, situar la carpa de un patrocinador popular de cerveza en una plaza retranqueada o en una esquina permite que se forme una cola larga sin obstruir el flujo. Diversifica la ubicación de las actividades de los patrocinadores: si concentras demasiados elementos atractivos en una zona, se saturará mientras otras quedan infrautilizadas. En su lugar, distribúyelos para que el público explore de forma natural todo el recinto. Trabaja estrechamente con los patrocinadores durante la planificación: si van a repartir regalos o a organizar un juego, asegúrate de que tengan suficiente personal y existencias para atender al público y evitar una decepción que perjudique tanto al patrocinador como al festival. Una aldea de patrocinadores bien ejecutada debe sentirse como una parte integral del evento, no como un añadido improvisado. - **Modelización y gestión de colas:** Quizá la lección más universal sea no subestimar nunca las colas. Las filas largas pueden arruinar una experiencia de festival excelente, por lo que es esencial modelizarlas y gestionarlas de forma proactiva. Utiliza datos de eventos anteriores o referencias del sector para calcular: **¿Cuántas personas llegan por hora? ¿Cuántas puede procesar cada puerta o torno?** Si los cálculos no dejan un margen de capacidad, aumenta el número de carriles o ajusta los horarios. Lo mismo se aplica a las atracciones populares: si un puesto de merchandising o una experiencia exclusiva va a provocar una avalancha, asigna personal adicional o franjas horarias con entrada para controlar los tiempos de espera. Herramientas visibles como barreras, carteles —«15 minutos desde este punto»— y personal que actúe como «anfitrión de cola» para informar y entretener a quienes esperan pueden convertir una cola aburrida en una experiencia más ordenada e incluso entretenida. La tecnología también puede ayudar: algunos festivales utilizan alertas por SMS o notificaciones de la aplicación para avisar cuando las colas de determinados puestos de comida son cortas. Pero incluso sin tecnología, el principio es claro: **planifica las colas antes de que se formen**. Es mucho más fácil ajustar una cola bajo control que enfrentarse a miles de personas frustradas formando una masa desorganizada. ## Conclusiones principales - **Planifica un perímetro seguro:** Utiliza las capas de seguridad adecuadas para el tamaño de tu evento. Un perímetro bien definido —aunque sea más grande que el propio recinto— puede crear un entorno de festival seguro y controlado dentro y alrededor de un estadio. - **Define pronto la reentrada:** Decide tu política de reentrada y comunícala claramente. Si permites el movimiento entre una aldea exterior y la arena interior, utiliza pulseras o escaneos para controlarlo. Si prohíbes la reentrada, asegúrate de que el público lo sepa antes de llegar y prepara un plan alternativo para las emergencias. - **Diseña pensando en el flujo del público:** Trata los vestíbulos y las plazas como parte del diseño del festival. Recorre las rutas que utilizarán los asistentes. Usa señalización, barreras y personal para guiar el tráfico y evitar callejones sin salida o choques frontales en los espacios estrechos. - **Ubicación estratégica de los patrocinadores:** Integra las activaciones de los patrocinadores de forma meditada. Da a cada puesto principal suficiente espacio y colócalo donde beneficie tanto a la distribución del público como al patrocinador. Distribuye las activaciones más atractivas para evitar concentrar a la gente en un solo punto. - **La gestión de colas es fundamental:** Modeliza con antelación las colas de entrada y las interiores. Calcula la capacidad de las filas de seguridad, los puestos de comida, los baños y las atracciones populares. Después, aplica medidas —más carriles, filas separadas o ajustes de horarios— para mantener tiempos de espera razonables. Un festival que empieza con una entrada fluida y mantiene las colas bajo control mantendrá al público satisfecho de principio a fin. - **Aprende de cada evento:** Tanto si ha sido un éxito enorme como un debut complicado, cada festival ofrece lecciones. Haz una reunión de evaluación con tu equipo y con la dirección del recinto después de utilizar un estadio o una arena. Anota qué funcionó —y repítelo— y qué no —y mejóralo—. Con el tiempo, crearás un manual de buenas prácticas para explanadas de estadios y aldeas en vestíbulos que podrás adaptar a cualquier ciudad o cultura. Al analizar estos casos y sus lecciones, los productores de festivales de todo el mundo —desde un espectáculo boutique en una arena de Singapore hasta una gira de estadios gigantes en Mexico— pueden afrontar con más confianza los montajes en los alrededores de los recintos. Con una planificación meticulosa, un diseño creativo y el foco puesto en la experiencia del público, la explanada de un estadio o el vestíbulo de una arena pueden transformarse en un espacio de festival vibrante que los asistentes recordarán mucho después de que termine el evento. --- ## Preguntas frecuentes ### ¿Cómo aseguran los organizadores los festivales en los alrededores de los estadios? Los organizadores suelen establecer un único perímetro amplio o utilizar un enfoque de varias capas. Por ejemplo, Hong Kong Sevens utiliza un perímetro exterior para comprobar las entradas y una capa interior para la seguridad del recinto. Esto crea una zona de amortiguación segura donde los asistentes pueden desplazarse libremente entre el estadio y la aldea exterior sin pasar por controles repetidos. ### ¿Cómo funcionan las políticas de reentrada en los festivales de estadios y arenas? Las políticas de reentrada varían según el diseño del evento. Festivales como UNTOLD y Hong Kong Sevens tratan el estadio y sus alrededores como un único recinto, lo que permite un movimiento fluido entre las zonas interiores y exteriores mediante pulseras. Sin embargo, la salida completa del perímetro protegido suele estar restringida para evitar que se compartan entradas, salvo cuando se utilizan pases para varios días. ### ¿Cómo pueden los organizadores de festivales evitar la masificación en los vestíbulos de los estadios? Una gestión eficaz del público implica establecer recorridos en un solo sentido en los pasillos estrechos y abrir el máximo número de puertas de acceso. Los organizadores deben modelizar el flujo para identificar los puntos de presión y utilizar barreras temporales o señalización para dirigir el tráfico. Escalonar los horarios del entretenimiento entre los escenarios principales y las zonas exteriores también ayuda a distribuir al público y evitar bloqueos en los momentos de mayor afluencia. ### ¿Cuál es la mejor forma de colocar las activaciones de patrocinadores en las aldeas de los festivales? Las activaciones de patrocinadores deben distribuirse para repartir el tráfico peatonal, no concentrarse en una sola zona. Colocar los puestos populares, como juegos interactivos o estaciones de carga, en plazas retranqueadas o esquinas permite que se formen colas sin bloquear los pasillos principales. Así, los patrocinadores obtienen una exposición diferenciada y el público puede moverse cómodamente. ### ¿Cómo mejora la modelización de colas la experiencia de entrada al festival? La modelización de colas utiliza datos para calcular el rendimiento; por ejemplo, estima que un carril de seguridad procesa 500 personas por hora. Al anticipar los picos de llegada, los organizadores pueden desplegar suficientes carriles y personal para mantener los tiempos de espera por debajo de 20 minutos. Esto evita los cuellos de botella que se producen cuando controles críticos como la verificación de identidad y el escaneo de entradas se realizan simultáneamente. ### ¿Por qué utilizan los eventos las explanadas de los estadios y los vestíbulos de las arenas? Utilizar las explanadas amplía el espacio de un festival más allá del escenario principal y crea puntos de encuentro llenos de vida para la comida, los patrocinadores y el entretenimiento. Este enfoque aprovecha la infraestructura existente, como los baños y los asientos, y añade el ambiente propio de un festival. Permite una experiencia híbrida interior-exterior en la que el público puede pasar de las actuaciones de la arena a las actividades de la aldea exterior. ## ¿Listo para impulsar tu festival? 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