# Comunicación de crisis con los patrocinadores en juego: cómo proteger las alianzas de un festival bajo presión | Ticket Fairy Promoter Blog 1. [Inicio](https://www.ticketfairy.com/) 2. [Blog para promotores](https://www.ticketfairy.com/es/blog/) 3. [Producción de festivales](https://www.ticketfairy.com/es/blog/category/festival-production/) 4. Comunicación de crisis con los patrocinadores en juego: cómo proteger las alianzas de un festival bajo presión 25th August 2025 [Producción de festivales](https://www.ticketfairy.com/es/blog/category/festival-production/) [Estrategias de patrocinio](https://www.ticketfairy.com/es/blog/category/festival-sponsorship-strategies/) # Comunicación de crisis con los patrocinadores en juego: cómo proteger las alianzas de un festival bajo presión Por Ticket Fairy Actualizado el 7th January 2026 [English](https://www.ticketfairy.com/blog/crisis-communications-with-sponsors-on-the-line-protecting-festival-partnerships-under-pressure) Español [Deutsch](https://www.ticketfairy.com/de/blog/krisenkommunikation-mit-sponsoren-festivalpartnerschaften-unter-druck-schutzen) ![Cuando surge una crisis en un festival, mantener la confianza de los patrocinadores es tan importante como proteger a los asistentes.](https://www.ticketfairy.com/blog/wp-content/uploads/2025/11/crisis-communications-with-sponsors-on-the-line-protecting-festival-partnerships-under-pressure_featured_20251128_143929_1_2k.jpg) Cuando surge una crisis en un festival, mantener la confianza de los patrocinadores es tan importante como proteger a los asistentes. Cuando surge una crisis en un festival, mantener la confianza de los patrocinadores es tan importante como proteger a los asistentes. Descubre estrategias de comunicación de crisis para afrontar emergencias y reforzar las alianzas. Parte de nuestra guía completa ### [Festival Sponsorship Strategies: The Insider Playbook from Boutique to Blockbuster Events](https://www.ticketfairy.com/es/blog/festival-sponsorship-strategies-the-insider-playbook-from-boutique-to-blockbuster-events) Master festival sponsorship strategies with this B2B guide. Learn how to pitch brands, map assets, manage onsite sponsorship production, and measure ROI. 48 min de lectura [Lee la guía de Festival Sponsorship Strategies →](https://www.ticketfairy.com/es/blog/festival-sponsorship-strategies-the-insider-playbook-from-boutique-to-blockbuster-events) ## Introducción Ningún festival es inmune a las crisis inesperadas. **Retrasos por el clima, fallos técnicos, emergencias sanitarias o incluso incidentes polémicos** pueden interrumpir un evento en un instante. La forma en que el equipo del festival se comunica durante esos momentos de tensión puede fortalecer o poner en riesgo relaciones de patrocinio esenciales. Los patrocinadores han invertido en el éxito de tu festival y **observan atentamente** cómo afrontas la adversidad. Una crisis mal gestionada puede alarmar a los patrocinadores y poner en peligro las renovaciones, pero una **respuesta serena y profesional** no solo mantiene a salvo a los asistentes: también transmite a los patrocinadores que su alianza está en buenas manos. Esta guía se basa en décadas de experiencia en producción de festivales y en ejemplos reales para presentar **estrategias de comunicación de crisis que protegen los patrocinios**. Desde crear un plan claro de escalado y coordinar actualizaciones oportunas hasta asignar un enlace con los patrocinadores y publicar informes transparentes posteriores al incidente, estas prácticas ayudan a mantener la confianza cuando más importa. Los organizadores de festivales con experiencia saben que **la preparación para emergencias no consiste solo en la seguridad: también es una parte clave de la estrategia de patrocinio**. Al comunicarse eficazmente bajo presión, festivales de todo el mundo han convertido momentos de caos en oportunidades para reforzar la confianza de los patrocinadores. ## Establece un plan de escalado y una única fuente de información verificada En una crisis, la confusión es el enemigo. Cada minuto de incertidumbre o de información contradictoria puede perjudicar la reputación de tu festival y alarmar a las partes interesadas, incluidos los patrocinadores. Por eso, los equipos de festivales más sólidos establecen **un árbol de escalado compartido y una única fuente de información verificada** para las comunicaciones de crisis: - **Cadena de mando clara:** Define quién toma las decisiones y quién las comunica en cada nivel de una emergencia. Por ejemplo, el **responsable de seguridad del evento informa al director del festival**, quien activa un equipo de respuesta a crisis que incluye a los responsables de seguridad, operaciones, comunicación y patrocinios. Esta cadena debe decidirse con antelación y ser conocida por todo el personal. - **Activadores de escalado definidos:** Acordad qué situaciones requieren un escalado formal, ya sea una alerta meteorológica grave, una amenaza de seguridad, una lesión importante o cualquier incidente que pueda afectar significativamente al evento o a su reputación. Cuando se activa uno de estos criterios, el equipo sabe que debe reunirse de inmediato —a menudo en un Centro de Operaciones de Emergencia (EOC)— y seguir el plan. - **Una única fuente de información verificada:** Asigna a una persona o función —por ejemplo, el responsable de comunicación o un equipo de comunicación de crisis— la redacción de los mensajes y las actualizaciones oficiales. *Toda la información debe salir de esta fuente*. Así se evitan los mensajes contradictorios. **Todos —desde los responsables de redes sociales hasta los presentadores de escenario y los enlaces con patrocinadores— consultan las mismas actualizaciones verificadas** antes de hablar o publicar. - **Incluye a los patrocinadores en el árbol:** No olvides a los patrocinadores en tu jerarquía de escalado. Determina cómo y cuándo recibirán actualizaciones durante una crisis. Esto puede significar que el **responsable de patrocinios —o un enlace específico con los patrocinadores— forme parte del equipo de crisis** desde el principio. Al integrar a los patrocinadores en el flujo de comunicación, te aseguras de que nunca queden a oscuras. Un plan de escalado bien definido fue una de las claves de la **respuesta eficaz de Lollapalooza** cuando una tormenta repentina obligó a evacuar el festival en Chicago. Los organizadores habían asignado previamente las funciones y las ubicaciones de los refugios de emergencia, y un portavoz [emitió rápidamente comunicados en los que destacaba que la seguridad era lo primero](https://time.com/3981560/lollapalooza-evacuated-weather/#:~:text=Lollapalooza%20music%20festival%20attendees%20were,Time%20with%20an%20adjusted%20schedule). Como todos siguieron una cadena de mando clara, los mensajes dirigidos a los asistentes y a los medios fueron coherentes. **Los patrocinadores de Lollapalooza recibieron información a través de las mismas sesiones informativas centrales**, por lo que obtuvieron datos precisos directamente, en lugar de rumores. Este enfoque unificado protegió la reputación del festival y demostró a los patrocinadores que el equipo tenía la situación firmemente bajo control. #### Free Tool: Size Your Festival Site Zoned capacity planning for arena, campsite, parking and entry lanes — against UK Purple Guide and NFPA density standards. Finds your bottleneck zone. [Festival Capacity Planner](https://www.ticketfairy.com/tools/festival-capacity-calculator?utm_source=blog&utm_medium=feature_card&utm_campaign=festival-capacity-calculator) [See All Free Tools](https://www.ticketfairy.com/tools?utm_source=blog&utm_medium=feature_card) En cambio, los festivales que carecen de una única fuente de información verificada suelen sufrir mensajes contradictorios. El desafortunado **incidente de «Splendour in the Mud» en Splendour in the Grass 2022** es un ejemplo aleccionador. Cuando el clima extremo azotó el festival australiano, la comunicación con los asistentes fue lenta y confusa. Al principio, los organizadores guardaron silencio, lo que permitió que [la especulación y la negatividad llenaran el vacío](https://purepublicrelations.com.au/blog/splendour-in-the-grass-gets-stuck-in-the-pr-mud-again/#:~:text=In%202022%2C%20the%20festival%20was,variety%20made%20things%20much%20worse). Cuando llegó un comunicado público —tarde y sin asumir toda la responsabilidad—, el daño a la confianza de los asistentes y a la imagen del festival ya estaba hecho, y los patrocinadores seguramente tomaron nota del caos. La lección es clara: ten un plan *antes* de que algo salga mal. Establece un canal oficial para las actualizaciones de crisis y asegúrate de que **todo tu equipo y todos los socios clave confíen en esa única fuente de información y la utilicen**. ## Coordina actualizaciones con hora en todos los canales Cuando una crisis afecta a un festival, **la rapidez y la coherencia de la información** son fundamentales. Los asistentes consultarán la app del evento y las redes sociales, revisarán las alertas de texto y escucharán los anuncios del escenario. Los patrocinadores harán lo mismo o llamarán a tu equipo para obtener respuestas. **Cualquier retraso o contradicción en las comunicaciones puede generar confusión y erosionar la confianza.** Para evitarlo, coordina estrechamente los mensajes en todos los canales e indica la hora en cada actualización: #### Planning a Festival? Ticket Fairy's festival ticketing platform handles multi-day passes, RFID wristbands, and complex festival operations. [Festival Ticketing Software](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/festival-ticketing-software) [Festival Funding Options](https://www.ticketfairy.com/capital) - **Mensajes unificados:** Prepara rápidamente una actualización oficial breve que pueda distribuirse en todas partes: la app móvil del festival, Twitter/X, Facebook, Instagram, el sitio web oficial y, si se utilizan, el correo electrónico o los SMS. **El jefe de escenario o el presentador debe recibir *exactamente el mismo mensaje* para anunciarlo al público.** Cuando todos los canales transmiten el mismo mensaje central, evitas la pesadilla de que, por ejemplo, una publicación en redes diga una cosa mientras el presentador dice otra. - **Publicaciones con hora:** Incluye siempre una marca de tiempo —por ejemplo, *«Actualización a las 15:45»*— en las actualizaciones de crisis. Este sencillo paso aclara cuál es la información más reciente. Ayuda a los asistentes y a los patrocinadores a seguir la secuencia de los acontecimientos, especialmente si la situación evoluciona durante varias horas. Las marcas de tiempo también demuestran que **el festival gestiona activamente la situación en tiempo real**, lo que transmite confianza y demuestra que nadie está desatendiendo el problema. - **Actualizaciones frecuentes y programadas:** Aunque todavía no haya mucho nuevo que comunicar, publica actualizaciones breves a intervalos regulares —por ejemplo: «*15:45: Seguimos en pausa por la actividad eléctrica a menos de 8 km. Próxima actualización a las 16:15.*»—. *Tanto los patrocinadores como los asistentes agradecen estar al tanto.* La comunicación periódica evita el pánico y la especulación. Demuestra que los organizadores vigilan de cerca la situación. - **La coherencia gana a la rapidez cuando hay dudas:** Es importante actuar rápido, pero **la precisión y la coherencia son lo primero**. Tómate un momento para comprobar que la actualización es correcta y que el equipo de crisis la ha validado. Coordina la publicación para que todos los canales la difundan *simultáneamente*. Es mejor retrasarse unos minutos para alinear el mensaje que publicar información contradictoria. Cuando el mensaje unificado esté listo, **envíalo en todas las plataformas y haz que el presentador lo lea durante el mismo minuto**. Ejemplo real: durante una fuerte tormenta de viento en **Tomorrowland en Bélgica**, los responsables del festival pausaron el espectáculo y publicaron actualizaciones coordinadas en todas las plataformas en cuestión de minutos, cada una con su hora. Los asistentes vieron el mismo mensaje en la app y en Twitter, y lo escucharon del presentador del escenario: «*Atención: debido a los fuertes vientos, suspendemos temporalmente las actuaciones por motivos de seguridad. (19:00)*». Como el equipo de Tomorrowland mantuvo una información coherente y frecuente, los fans conservaron la calma y entendieron el proceso. *Los patrocinadores también se sintieron tranquilos* al consultar las actualizaciones en las redes sociales y la app del festival. Pudieron informar con confianza a sus propios superiores de que la situación se estaba gestionando de forma metódica. Cuando se reanudaron las operaciones, el público seguía sintiéndose atendido y los patrocinadores elogiaron la comunicación proactiva del festival. Por otro lado, una comunicación incoherente o **retrasada puede convertirse en un desastre de relaciones públicas**. El festival TomorrowWorld de 2015, en Estados Unidos, sufrió una tormenta masiva que convirtió las carreteras en barro y dejó atrapados a miles de asistentes. Para empeorar las cosas, la información era escasa y estaba dispersa: muchos compradores de entradas [no sabían qué estaba ocurriendo ni adónde acudir durante horas](https://dancingastronaut.com/2015/09/tomorrowworld-responds-upset-sunday-conditions-mayor-chattahoochee-hills-vows-look-went-wrong/#:~:text=TomorrowWorld%20has%20issued%20an%20official,easy%20way%20to%20get%20home). Las redes sociales estallaron de frustración mientras *las actualizaciones oficiales llegaban demasiado despacio*. Los patrocinadores de aquel evento quedaron atrapados en medio de la indignación pública y la marca del festival nunca se recuperó —TomorrowWorld se canceló definitivamente después de aquel fiasco—. La conclusión: **no permitas que se cree un vacío de información** y nunca dejes a tus patrocinadores intentando adivinar qué ocurre. Incluso las malas noticias deben comunicarse directamente desde tu equipo, con rapidez y de forma uniforme en todos los canales. ## Asigna un enlace con los patrocinadores en el EOC Durante una respuesta de emergencia, el personal del festival suele estar al límite, coordinándose con seguridad, artistas, proveedores y autoridades públicas. **Los patrocinadores no pueden quedar en segundo plano.** De hecho, los patrocinadores de mayor valor pueden tener a sus directivos supervisando el evento o incluso presentes en el recinto. Para gestionar las relaciones con los patrocinadores durante una crisis, asigna un **enlace con los patrocinadores** en el Centro de Operaciones de Emergencia —o en el puesto de mando que utilices—. Su única función es mantener informados a los patrocinadores y atender sus necesidades: - **Línea de comunicación directa:** En cuanto el equipo de crisis entre en acción, el enlace con los patrocinadores debe incorporarse a la reunión —presencialmente o por llamada—. Recopilará *información de primera mano* y transmitirá de inmediato las actualizaciones clave a los contactos de los patrocinadores. Lo ideal es que los patrocinadores reciban una llamada o un mensaje personal del enlace **antes de tener tiempo de alarmarse o enterarse de la noticia por terceros**. - **Actualizaciones en tiempo real para los patrocinadores:** Trata a los patrocinadores como un grupo de interés crítico, con su propio ritmo de actualizaciones. Por ejemplo, después de cada anuncio público o acontecimiento importante, el enlace puede enviarles un correo electrónico o un resumen rápido por WhatsApp: «*Acabamos de anunciar una pausa por actividad eléctrica. Todos los asistentes están a salvo; volveremos a informar a las 16:00.*». Esto hace que los patrocinadores se sientan valorados y «al tanto», igual que tu equipo interno. - **Gestiona los activos y las preocupaciones de los patrocinadores:** El enlace también atiende cualquier asunto específico de los patrocinadores. ¿La activación de un patrocinador en el recinto —un stand o una estructura de marca— se ha visto afectada por la crisis? ¿Necesitan evacuar a su personal o asegurar el equipo? ¿Les preocupa el impacto del incidente en su imagen de marca? El enlace coordina las respuestas a estas preguntas. Por ejemplo, si hay que cerrar un escenario patrocinado por una marca, informará de inmediato a ese patrocinador y hablará sobre cómo podría ajustarse el programa. - **Coordina con el equipo de relaciones públicas del patrocinador:** En incidentes importantes, los patrocinadores pueden necesitar informar a sus propios equipos de relaciones públicas o a la dirección. El enlace puede proporcionar **mensajes clave aprobados** o datos para que los patrocinadores los utilicen internamente o en declaraciones a los medios. Al alinear el relato, evitas que circulen versiones divergentes. Esta postura unificada puede ser crucial si la crisis recibe cobertura mediática. Contar con un enlace con los patrocinadores en el EOC resultó de un valor incalculable durante **Good Vibes Festival 2023**, en Malasia. Cuando las autoridades clausuraron abruptamente el festival —debido a las polémicas acciones de una banda cabeza de cartel sobre el escenario—, tanto los asistentes como los socios quedaron atónitos. Por suerte, el equipo de crisis del festival incorporó a su responsable de patrocinios desde el principio. A medida que se enviaban las comunicaciones al público, el enlace con los patrocinadores contactó personalmente con cada patrocinador principal para explicar la situación y los pasos siguientes. Los patrocinadores recibieron directamente la información sobre la cancelación y el plan de reembolsos y gestión del daño, en lugar de enterarse por publicaciones caóticas en redes sociales. Este contacto proactivo ayudó a tranquilizar a los socios y les demostró que los organizadores estaban gestionando las consecuencias. En su comunicado oficial de disculpa, los organizadores incluso **se dirigieron a los patrocinadores y socios por su nombre, [dándoles las gracias por su comprensión](https://www.scribd.com/document/737241225/FINAL-REPORT-PRESS-CONFERENCE#:~:text=match%20at%20L1007%20,put%20into%20making%20this%20festival)**, un gesto que contribuyó en gran medida a mantener la buena voluntad. #### Free Tool: Project Your Bar Revenue Per-head spend benchmarks by event type turned into projected bar and food revenue, with a stock-mix estimate and gross-margin line. Free calculator. [Bar Revenue Calculator](https://www.ticketfairy.com/tools/bar-revenue-calculator?utm_source=blog&utm_medium=feature_card&utm_campaign=bar-revenue-calculator) [See All Free Tools](https://www.ticketfairy.com/tools?utm_source=blog&utm_medium=feature_card) En festivales pequeños o eventos comunitarios que quizá no cuenten con un EOC formal, el principio sigue siendo válido. **Asigna a alguien del equipo como persona de contacto para las comunicaciones con los patrocinadores durante una crisis.** Aunque se trate de un festival local de un solo escenario, detente y llama a tu patrocinador —ya sea una cervecería local o el ayuntamiento— lo antes posible para ofrecerle una actualización honesta. Ese trato personal en momentos difíciles demuestra fiabilidad. Los patrocinadores, grandes o pequeños, quieren sentirse verdaderos socios. Al proporcionarles información y atención oportunas durante una emergencia, demuestras que su inversión es más que un logotipo en una pancarta: es una alianza valorada incluso cuando las cosas salen mal. ## Sé transparente con un informe posterior al incidente Una vez que la crisis haya pasado y el festival haya terminado —o la situación esté bajo control—, **no sigas adelante sin más** como si no hubiera ocurrido nada. Una de las mejores cosas que puedes hacer por tus patrocinadores es enviarles un **informe transparente posterior al incidente o una nota posterior al evento** sobre lo ocurrido. Esta comunicación cumple varios objetivos: #### Need Festival Funding? Get the capital you need to book headliners, secure venues, and scale your festival production. [Explore Funding](https://www.ticketfairy.com/capital) [Music Festival Ticketing System](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/music-festival-ticketing-system) - **Reconocimiento y responsabilidad:** Resume brevemente lo ocurrido y reconoce cualquier inconveniente o fallo. Si el festival tuvo que cancelar un día o evacuar el recinto, **pide disculpas públicamente a los asistentes, patrocinadores y partes interesadas** por la interrupción. Reconoce tus errores: la transparencia genera credibilidad. Como señalan los expertos en relaciones públicas, una disculpa sincera y oportuna que asume la responsabilidad es mucho mejor para la reputación a largo plazo que el silencio o las excusas. - **Cronología de las acciones:** Detalla las principales medidas que tomó tu equipo durante la crisis, con sus horas. Por ejemplo: *«A las 15:30 detectamos actividad eléctrica; a las 15:40 habíamos despejado el escenario principal y avisado a los asistentes mediante la app y los anuncios. A las 16:00 abrimos tres zonas de refugio…»*. Detallar la respuesta demuestra a los patrocinadores y al público que la situación se gestionó con urgencia y competencia. - **Resultados y resolución:** Explica el desenlace: *«Las actuaciones se reanudaron a las 17:00, cuando las autoridades dieron el visto bueno»* o *«Tomamos la difícil decisión de cancelar el último día por motivos de seguridad»*. Si ofreciste reembolsos, entradas para otra fecha o cualquier forma de compensación, menciónalo. Destaca también los resultados positivos, por ejemplo: *«Más de 2.000 asistentes fueron evacuados de forma segura y no hubo heridos»*. - **Lecciones aprendidas y mejoras:** Quizá lo más importante para los patrocinadores sea **describir qué has aprendido y qué cambiará a partir de ahora**. Los patrocinadores quieren tener la seguridad de que se trató de un problema aislado o de que ya se están aplicando mejoras. Por ejemplo: *«Este incidente reveló que necesitábamos mejorar la logística de los autobuses lanzadera; el año que viene duplicaremos su número y añadiremos seguimiento GPS en tiempo real»*. O: *«Hemos actualizado nuestro sistema de seguimiento meteorológico y la formación del personal para garantizar tiempos de respuesta aún más rápidos en el futuro»*. Este tipo de plan de mejora proactivo indica a los patrocinadores que su futura inversión está en buenas manos. - **Agradecimientos:** Si algún patrocinador desempeñó un papel en la respuesta a la crisis o hizo un esfuerzo extraordinario para ayudar, **reconócelo**. ¿Un patrocinador de cerveza proporcionó latas de agua a los evacuados sedientos? ¿Un patrocinador tecnológico ayudó a preparar rápidamente un anuncio retransmitido en directo? Mencionar el apoyo de los socios no solo fortalece esa relación, sino que demuestra a los demás patrocinadores que el festival se toma en serio las alianzas. Por ejemplo, después de un evento difícil, **Burning Man 2023** —que sufrió una tormenta de lluvia inesperada en el desierto—, los organizadores publicaron una actualización exhaustiva en la que explicaban la situación y elogiaban a todos, incluidos los voluntarios y socios, que ayudaron a gestionar aquel episodio de barro. Aunque Burning Man no cuenta con patrocinadores corporativos tradicionales, ilustra el valor de una comunicación rápida y honesta para reconstruir la confianza. En un caso más comercial, cuando un brote de COVID-19 obligó a cancelar **Ultra Music Festival en 2020**, el festival envió a los compradores de entradas y a los socios un seguimiento detallado con las opciones de reembolso y las medidas sanitarias previstas para el futuro. Muchos patrocinadores siguieron apoyando a Ultra en su siguiente edición, en parte porque los organizadores fueron transparentes y se centraron en las soluciones después del incidente. Al publicar un informe o una carta posterior al incidente, demuestras **profesionalidad y compromiso con aprender de la crisis**. Haz que el informe sea visible —en la sección de noticias del sitio web y en redes sociales— y envíalo también directamente a los patrocinadores, con un agradecimiento personalizado por su apoyo y paciencia. Este tipo de contacto puede convertir la decepción de un patrocinador en admiración. Todos los festivales afrontarán dificultades; lo que importa a los patrocinadores es cómo respondes y cómo **evolucionas a partir de los contratiempos**. ## Serenidad y profesionalidad: protege las relaciones con los patrocinadores En cualquier situación de crisis, **las emociones están a flor de piel**: tanto entre los asistentes como entre el personal, los medios y los patrocinadores. Los mejores organizadores de festivales transmiten un liderazgo sereno y firme en sus comunicaciones, lo que a su vez **mantiene tranquilos a los patrocinadores**. Recuerda que los patrocinadores suelen ser empresas con una reputación propia que proteger. Si ven que un festival afronta una emergencia con pánico, actitud defensiva o desorganización, pueden temer que su marca quede perjudicada por asociación. En cambio, una respuesta a la crisis serena y profesional les dará la confianza de que *su alianza está a salvo incluso en tiempos turbulentos*. Algunos consejos generales para mantener un tono sereno y favorable para los patrocinadores: #### Grow Your Social Following With Every Sale Require social media follows, shares, or playlist adds to unlock presale access or special pricing. Turn every ticket purchase into audience growth. [Social Media Ticketing Platform](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/social-media-ticketing) [Get Started Free](https://manage.ticketfairy.com/welcome) - **Cíñete a los hechos y las soluciones:** En tus comunicados, evita las especulaciones o las acusaciones. Céntrate en lo que se está haciendo para resolver el problema o gestionarlo de forma segura. Los patrocinadores valoran un enfoque basado en los hechos porque reduce la incertidumbre. - **Muestra empatía y transmite tranquilidad:** Tanto si te diriges a los asistentes como si hablas directamente con un patrocinador, reconoce sus preocupaciones y expresa tu compromiso con la seguridad. Una frase como *«Entendemos que esta situación resulta frustrante para todos; nuestro equipo trabaja sin descanso para mantener a todos a salvo e informados»* puede ser muy eficaz. Indica a los patrocinadores que las personas son tu prioridad, algo que también les beneficia. - **No hagas promesas vacías:** No prometas cosas que no puedas cumplir —«el espectáculo se reanudará en 10 minutos», salvo que estés seguro—. Es mejor decir *«estamos evaluando si podemos reanudarlo de forma segura; os informaremos en 30 minutos»*. Los patrocinadores quieren una comunicación honesta, no suposiciones optimistas que puedan incumplirse. - **Serenidad interna:** Asegúrate de que tu personal, especialmente quienes se comunican con patrocinadores o medios, mantenga la calma y sea cortés. Si es posible, fórmalo con antelación. Una interacción frenética o descortés entre un miembro del personal y el equipo de un patrocinador durante la crisis puede deteriorar la relación. **La profesionalidad bajo presión demuestra la capacidad de tu equipo de festival**. - **Seguimiento después de la crisis:** Cuando la situación se calme, contacta personalmente con cada patrocinador. Dale las gracias por su comprensión, escucha sus comentarios y reafirma tu compromiso con la mejora. Esta conversación es tan importante como cualquier argumento de venta: puede asegurar la renovación del patrocinador al demostrar que valoras la alianza más allá de los días fáciles. Considera el caso de **Glastonbury Festival**, en el Reino Unido, que a lo largo de su historia ha afrontado desde barro extremo hasta incendios en infraestructuras. Los organizadores de Glastonbury —liderados por Michael Eavis y su equipo— mantienen una imagen pública serena durante las lluvias intensas o los problemas técnicos. Comunican claramente los retrasos o las soluciones y a menudo convierten el relato en una muestra de espíritu comunitario: «¡Estamos todos juntos en esto, en medio del barro!». Patrocinadores como el socio de telecomunicaciones EE han mantenido su relación a largo plazo, sin duda porque confían en la gestión experimentada e imperturbable del festival. **La confianza se construye en los momentos difíciles**, y los patrocinadores recuerdan cómo les hiciste *sentir* cuando las cosas salieron mal. En definitiva, proteger las relaciones con los patrocinadores durante una crisis se reduce a este sencillo principio: **trata a los patrocinadores como verdaderos socios en el recorrido de tu evento, especialmente cuando el camino se vuelve difícil**. Comparte la información con rapidez, respeta su interés en el éxito del evento y demuestra un liderazgo alineado con sus valores. Hazlo y los patrocinadores te recompensarán con su lealtad cuando llegue el momento de renovar. Incluso pueden recomendarte a otros patrocinadores potenciales, sabiendo que *«este festival puede afrontar cualquier cosa con elegancia»*. ## Conclusiones clave - **Ten un plan de comunicación de crisis:** No improvises cuando algo salga mal. Desarrolla una jerarquía de escalado y protocolos de comunicación, e incluye al equipo de patrocinios en la planificación de emergencias. - **Una única fuente de información verificada:** Designa a un equipo o una persona para emitir toda la información oficial. Los mensajes coherentes evitan la confusión y tranquilizan a los patrocinadores al demostrar que la situación está bajo control. - **Actualiza con frecuencia y coherencia:** Coordina los anuncios en la app, las redes sociales y los sistemas de megafonía del recinto. Indica la hora de las actualizaciones y ofrece informes periódicos sobre los avances para mantener informados a todos, incluidos los patrocinadores. - **Un enlace específico con los patrocinadores:** Trata a los patrocinadores como partes interesadas VIP durante las crisis. Asigna a alguien para ofrecerles actualizaciones personales y atender sus preocupaciones en tiempo real. Nunca dejes a los patrocinadores preguntándose qué ocurre. - **Transparencia después de la tormenta:** Una vez resuelta la situación, publica un resumen sincero del incidente y de tu respuesta. Reconoce los problemas, explica las soluciones y da las gracias a todos —asistentes, personal y patrocinadores— por superar el desafío. La transparencia y la responsabilidad generan confianza para el futuro. - **Serenidad bajo presión:** Mantén un tono profesional y empático en todas las comunicaciones. Al conservar la calma y ceñirte a los hechos, proteges la reputación de tu festival y, por extensión, la de tus patrocinadores. El liderazgo sereno durante una crisis suele ser decisivo para que los patrocinadores renueven su apoyo. Los patrocinadores invierten en festivales en los que creen. Demostrar competencia e integridad durante una crisis es una de las formas más poderosas de confirmar que esa confianza está justificada. **En el mundo de la gestión de festivales, donde hay tanto en juego, una comunicación serena y coordinada no es solo una medida de seguridad: también puede salvar un patrocinio.** ## ¿Listo para impulsar tu festival? Nuestra plataforma especializada en entradas para festivales gestiona abonos de varios días, paquetes VIP, extras de camping y operaciones complejas de festival sin esfuerzo. 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