Da a todos los que trabajan en tu evento el pase correcto, aprobado y listo antes de abrir los accesos

Trae a todos los que ya confirmaste

Tu lista del equipo, tu rol de turnos de voluntarios, el advance de cada artista, tus vendedores aprobados y tu prensa aprobada ya dicen quién trabaja en tu evento. Pídele a Fai que los traiga y ella agrega a la lista de pases a tu equipo, a los voluntarios confirmados con un turno confirmado, al grupo de viaje y la lista de invitados de cada artista, al personal de los vendedores aprobados y a la prensa aprobada. Nadie se captura dos veces, y nadie recibe un pase hasta que tú lo emites.

A quien no cubren las listas, como un director de visita o un funcionario municipal, lo agregas por nombre con su correo, rol, organización y tipo de pase. Si dejas fuera el correo, el pase te llega a ti para que se lo entregues. Cuando un artista corrige un nombre en su advance, un pase que aún está en espera toma el nombre nuevo por sí solo, y un pase emitido ofrece el nombre nuevo para que envíes un pase nuevo en un solo paso.

Fai trae a las personas mientras tú sigues con otro trabajo, y volver a seleccionarlo después nunca agrega a nadie dos veces. En un festival grande, eso convierte una semana de copiar nombres entre hojas de cálculo en una lista que revisas y emites.

• Traer personas: equipo, voluntarios, artistas, vendedores y prensa de las listas que ya llevas
• Agregar a alguien: cualquier otro nombre, con su rol y su organización
• No se envía nada hasta que lo digas: cada persona espera hasta que emites el pase

• Issue accreditation passes for your event

Mantén cada lista de invitados y cada área del tamaño que acordaste

Agrupa los pases por área, artista, vendedor o equipo, y dale a cada grupo sus pases permitidos, la hora de cierre de nombres y un solo tipo de pase para todos los que están en él. La lista de invitados de un headliner se queda en el número del acuerdo, el equipo de barra se queda en el número que presupuestaste, y un nombre agregado después del cierre espera tu decisión, marcado como tarde.

Al emitir, los pases que superan la asignación de un grupo se retienen y el diálogo dice por qué, así que una lista de invitados larga nunca pasa sin que lo notes. Sube la asignación o emite de todos modos cuando estés de acuerdo. Los lugares de la lista de invitados en el advance de un artista son el mismo grupo de pases, así que el número que ve el tour manager en su enlace de advance y el número en Acreditación siempre son el mismo.

• Grupos de pases: el equipo, un artista y sus invitados, el personal de un vendedor o la prensa
• Pases permitidos: la asignación que puede llenar cada grupo
• Cierre de nombres: los nombres tardíos esperan tu decisión

• Haz el advance de cada artista sin perseguir cadenas de correos

Decide exactamente a qué da acceso cada pase

Agrega tus zonas, como Backstage, Producción, Villa de artistas o Foso de prensa, cada una con un color que se imprime como franja en el gafete. Luego asigna a cada pulsera o gafete sus zonas, los días en que funciona, el horario desde y hasta, sus comidas por día y si incluye estacionamiento. Tu mostrador de comidas lee esas comidas, y tus accesos de personal revisan esas zonas, días y horarios en cada escaneo.

Los tipos de pase salen de las pulseras y gafetes de la página Credenciales de tu evento, así que una pulsera de equipo, un gafete laminado de todo acceso y una pulsera de lista de invitados llevan cada uno su propio acceso. Deja todos los días sin marcar para un pase que funciona todos los días del evento. Cuando una persona necesita más, como un stage manager que también necesita el día de montaje, cambia las zonas o los días en ese único pase, y el acceso ve el cambio en el siguiente escaneo.

• Zonas: cada una con una franja de color en el gafete
• Días y horarios: cuándo funciona cada tipo de pase
• Comidas y estacionamiento: comidas por día y un lugar de estacionamiento en el pase

• Alimenta a cada persona del equipo y sabe cuánto costó cada comida

Envía pases que tu equipo de acceso escanea como boletos

Emite los pases y cada persona recibe el suyo por correo como un boleto gratis para invitado de su tipo de pase. Tu equipo de acceso lo escanea en la app de check-in que ya usa, y cada escaneo muestra las zonas, los días, los horarios, las comidas y el estacionamiento del pase. No hay un segundo sistema que aprender ni una lista aparte en el acceso.

Emite juntos todos los pases listos, o marca unos cuantos y emite solo esos. Cambia el grupo, el rol, las zonas, los días o el estacionamiento de un pase después de emitirlo y el acceso lo ve en el siguiente escaneo. Cancela un pase y su boleto se rechaza en el acceso; vuelve a emitirlo cuando la persona regrese al equipo. Cada pase guarda su historial, así que puedes ver quién lo emitió, lo cambió o lo canceló y cuándo.

• Pases por correo: cada uno, un boleto nominal para invitado de su tipo de pase
• Una sola app de escaneo: pases y boletos escaneados de la misma forma
• Cancelar y volver a emitir: un pase cancelado se rechaza en el acceso

• Entrega cada pase rápido y reserva cada zona para las personas que deben estar ahí

Imprime gafetes con foto que se reconocen a simple vista

Sube una foto en el pase, o envía al titular del pase un enlace de foto que abre en su teléfono para agregar su propia foto sin crear una cuenta. Marca los pases e imprime gafetes A6 con cordón o tarjetas CR80. Cada gafete lleva el nombre, la foto, las zonas, los días, las comidas y el código de acceso, con los colores de las zonas en la parte superior, así que un steward puede saber desde el otro lado de un pasillo a dónde puede ir quien lo lleva.

Imprime los gafetes antes de emitir, para un paquete que entregas el día de montaje, y se imprimen sin código de acceso hasta que se emite el pase. Los equipos externos agregan las fotos de gafete de su propia gente en su página, y el equipo de tu mostrador puede tomar una foto que falta con la cámara de un teléfono mientras la persona espera.

• Enlaces de foto: los titulares de pase agregan su propia foto sin iniciar sesión
• A6 o CR80: gafetes con cordón o tarjetas desde la misma lista
• Colores de zona: la franja de cada gafete muestra a dónde da acceso

Deja que cada equipo externo registre a su propia gente

Las empresas de seguridad, los proveedores de catering, los proveedores, los patrocinadores y los periódicos suelen enviar sus nombres tarde, cada uno en su propia hoja de cálculo. Dale a cada organización una asignación de pases, un tipo de pase y una fecha de cierre de nombres, y envía por correo a su contacto su propia página sin iniciar sesión. Agregan a las personas una por una, pegan una lista o eligen un archivo CSV o Excel sin plantilla, agregan las fotos de gafete y siguen cada pase de en espera a enviado.

El contacto abre la página en cualquier teléfono o computadora en su propio idioma, y las personas que llevó al último evento de tu marca se le ofrecen de nuevo con un toque. Cada fila en Equipos externos muestra cuántos pases tienen nombre, lo que aún falta y si el enlace de la página funciona, así que ves en un momento quién aún te debe nombres. Las personas que registra un equipo esperan en Acreditación como cualquier otro pase, y cuando salen sus pases el contacto recibe un solo correo con la lista de todos.

La misma página reúne el resto del trabajo del equipo contigo: los seguros y certificados que pides, los horarios de entrega en tus accesos y los pedidos de equipo de tu lista de equipo. Indica un equipo externo en un turno con su costo por hora, y las horas aprobadas de su gente pasan a tu presupuesto; las comidas que consumen en tu mostrador de comidas se cuentan para que puedas cobrárselas al equipo.

• Equipos externos: prensa, contratistas, proveedores, patrocinadores o el tipo que definas
• Agregar una lista: filas pegadas o un archivo CSV o Excel, sin plantilla
• Aún falta: los nombres y las fotos de gafete que debe cada equipo
• En su propio idioma: la página se abre en el idioma que elige el contacto

• Let outside teams name their own people for event passes
• Renta exactamente lo que necesita tu show y sabe dónde está cada pieza

Haz llegar cada solicitud de pase a las personas correctas, en orden

Los pases de prensa necesitan a la oficina de prensa, un gafete de todo acceso necesita a seguridad, y nadie quiere perseguir a ninguno de los dos por correo. Define cada regla una sola vez y se lee como una frase simple, como cuando lleguen pases de organizaciones de prensa, pregunta a la oficina de prensa y luego a seguridad. Los pases que cubre una regla esperan cada paso por turno, y todo lo demás sigue como siempre.

Una regla puede cubrir organizaciones de un tipo, las organizaciones que elijas, ciertos grupos de pases o ciertos tipos de pase. Las reglas se prueban desde arriba, así que una regla específica para un contratista va arriba de una regla general para todos los proveedores, y una regla que desactivas guarda sus pasos para la próxima temporada. Las mismas reglas también pueden preguntar a personas concretas sobre los pedidos de equipo de los equipos externos, las reservas de entregas y la solicitud de un artista de más de lo que le corresponde.

Quienes aprueban y no gestionan el evento reciben un solo correo con todo lo que espera su respuesta, con un botón a una página que no pide iniciar sesión y muestra solo sus solicitudes. Cada solicitud trae los datos para decidirla, como cuántos pases le quedan al medio y si la persona tuvo pase en tu último evento, y las solicitudes cuyo cierre de nombres está cerca se marcan como urgentes. Un rechazo pide el motivo, y el motivo vuelve a la persona que lo pidió. Cuando tu responsable de prensa está de vacaciones, un dueño o administrador decide en su lugar, con su propio nombre y su motivo guardados con la decisión.

• Reglas como frases: se leen en palabras simples antes de guardar
• Pasos en orden: primero la oficina de prensa, luego seguridad
• Enlaces de decisión: quienes aprueban deciden desde su correo, sin iniciar sesión
• Decidir por ellos: un dueño o administrador interviene con un motivo

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Dale a tu equipo habitual un pase para toda la temporada

Para el equipo que trabaja en cada show, crea un pase de entradas múltiples en tu marca y funciona en cada evento de la marca. Define cuántas veces se puede usar en cada evento, agrega a las personas una por una o desde un archivo CSV, y envía cada pase por correo. Tu equipo de acceso lo escanea en la misma app que los boletos, y cada escaneo registra cuándo se usó y quién lo escaneó.

Los pases de evento son para todos los que acreditas para un show, con zonas, comidas y aprobaciones. Un pase de temporada es para el equipo de casa, el equipo de seguridad propio y el personal habitual del promotor, que de otro modo necesitarían un pase nuevo cada semana. Usa ambos a la vez: el pase de temporada hace entrar a tu gente habitual, y los pases de evento cubren a los invitados, contratistas y prensa que cambian de un show a otro.

• Cada evento de tu marca: un solo pase para las personas que trabajan en todos
• Usos por evento: entradas contadas en cada evento
• Desde un archivo CSV: una lista completa del equipo en una sola carga

• Issue reusable event passes to crew and artists