Da a cada periodista y fotógrafo el acceso correcto, aprobado por tu oficina de prensa

Recibe solicitudes de medios con tu propio formulario

Crea un formulario de acreditación de prensa en tu evento y comparte su enlace con los medios. Periodistas, fotógrafos, equipos de video y creadores ingresan su nombre, su publicación o medio y su sitio web, lo que van a cubrir, desde una reseña y fotos hasta video, entrevistas y redes sociales, cuántas personas los leen, los ven o los siguen, y su carta de asignación. Cada persona que lo envía se suma a tu lista de prensa como solicitud, lista para que tu equipo la revise.

Las respuestas también se quedan en el formulario, y cualquier respuesta que no tiene lugar en la lista de prensa se agrega a las notas del periodista, así que no se pierde nada de lo que te dijeron. Agrega a un periodista a mano cuando tu responsable de prensa lo conoce en un lanzamiento, o importa una lista desde un archivo CSV cuando una agencia te envía una. Cada registro guarda el medio, los datos de contacto y un documento de acreditación como una credencial de prensa o un portafolio, así que quien lo revisa tiene todo enfrente.

• Formulario de acreditación de prensa: medio, cobertura, audiencia y carta de asignación
• Directo a tu lista de prensa: cada periodista se suma como solicitud
• Importar una lista: desde un archivo CSV cuando una agencia te envía una

• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Aprueba a los medios correctos con cada permiso claro

Cada solicitud pasa de postulado a verificado y a aprobado, y cada una indica qué tipo de medio es, desde prensa general, especializada y de negocios hasta TV y radio, fotógrafos, equipos de video, creadores de redes sociales, prensa estudiantil y prensa extranjera. Marca lo que puede hacer cada periodista: tomar fotos, grabar o entrevistar, y si firmó tu acuerdo de embargo. Tu lista de prensa cuenta a los fotógrafos y equipos de video aprobados, así que sabes qué tan lleno estará el foso.

Verifica, aprueba o rechaza las solicitudes una por una, o marca muchas y decídelas juntas, con un solo motivo para todos los rechazos. Cada rechazo guarda su motivo, y una aprobación que necesitas retirar se revoca con el registro intacto. Cada solicitud registra quién verificó las credenciales y cuándo, guarda un historial de versiones y se puede asignar a la persona de tu equipo que se encarga de ella, y ves cuando alguien del equipo tiene abierta la misma solicitud, así que dos responsables de prensa nunca le responden dos veces al mismo medio.

Dale a un periodista aprobado un número de gafete desde la lista, busca por nombre, medio o correo, y descarga la lista para tu oficina de prensa, con cada descarga registrada.

• Tipos de medios: fotógrafos, equipos de video, TV y radio, prensa estudiantil y extranjera
• Verificar y aprobar: una por una o en grupos
• Permisos: foto, video, entrevista y un embargo firmado
• Un responsable para cada solicitud: el responsable de prensa que atiende a ese medio

Envía los pases de prensa a tu oficina de prensa y luego a seguridad

Define una regla de aprobación una sola vez, como cuando lleguen pases de organizaciones de prensa, pregunta a la oficina de prensa y luego a seguridad. Cada pase de prensa espera cada paso por turno y solo sale cuando el último paso dice que sí. Quienes aprueban deciden desde un enlace en su correo sin iniciar sesión, con los datos junto a cada solicitud, como cuántos pases le quedan al medio y si la persona tuvo pase en tu último evento.

Un rechazo pide el motivo, y el motivo vuelve al medio en su propia página. Las solicitudes cuyo cierre de nombres está cerca se marcan como urgentes, y cuando tu responsable de prensa no está, un dueño o administrador del evento decide en su lugar con su propio nombre y su motivo guardados con la decisión.

• Reglas de aprobación: primero tu oficina de prensa, luego seguridad
• Enlaces de decisión: quienes aprueban deciden desde su correo
• Los motivos vuelven: el medio ve por qué se rechazó un pase

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Deja que los periódicos y las agencias de fotografía registren a su propia gente

Los medios con los que trabajas cada año saben a quién van a enviar mucho antes que tú. Agrega cada periódico, televisora o agencia de fotografía como equipo externo de tipo prensa, dale una asignación de pases de prensa y una fecha de cierre de nombres, y envía por correo a su contacto su propia página sin iniciar sesión. Registran a sus periodistas y fotógrafos, agregan fotos de gafete y ven cómo cada pase pasa de en espera a enviado.

La página se abre en el idioma del contacto, y las personas que llevó al último evento de tu marca se le ofrecen de nuevo con un toque. Cada persona que registra pasa por tus reglas de aprobación, así que la oficina de prensa sigue viendo cada nombre antes de que salga un pase.

• Medios de prensa como equipos externos: una asignación de pases para cada medio
• Fotos de gafete: las agrega el medio para cada persona que registra
• Las personas de la última vez: los nombres del último evento agregados de nuevo con un toque

• Let outside teams name their own people for event passes

Mantén en calma el foso de prensa con el pase correcto en cada fotógrafo

La prensa aprobada se suma a tu lista de pases cuando traes personas a Acreditación, en un grupo de prensa con la asignación que defines. Asigna al tipo de pase de prensa las zonas que abre, como Foso de prensa y Backstage, los días y horarios en que funciona, y una foto impresa en el gafete. Tus accesos de personal revisan cada pase de prensa al entrar y salir de cada zona, así que en el foso están los fotógrafos que aprobaste y nadie más.

Los turnos en el foso salen de tu orden de presentaciones, así que cada fotógrafo aprobado sabe a qué artistas fotografía desde el foso y cuándo, y tu equipo de escenario y tu oficina de prensa trabajan con los mismos horarios de los sets. Las reglas de fotografía de cada artista están junto a sus turnos en el foso, así que los fotógrafos saben lo que permite el artista antes de disparar, y un embargo sobre la cobertura indica cuándo pueden salir sus fotos y reseñas.

A un fotógrafo cuyo pase es solo para el sábado se le rechaza en el acceso al foso el domingo, con el motivo en el teléfono del acceso. Tu supervisor puede dejar pasar a alguien con un motivo cuando la oficina de prensa está de acuerdo, y el motivo se guarda con el escaneo. En el recinto ahora muestra cuántas personas de prensa hay dentro de cada zona, con sus nombres y la hora en que entró cada una.

• Pases de prensa: en un grupo de prensa con su asignación
• Zona de foso de prensa: revisada en tus accesos de personal en cada escaneo
• Gafetes con foto: la cara del fotógrafo, sus zonas y sus días en el gafete

• Da a todos los que trabajan en tu evento el pase correcto, aprobado y listo antes de abrir los accesos
• Entrega cada pase rápido y reserva cada zona para las personas que deben estar ahí

Mantén informado a cada periodista antes y durante el evento

Desde Mensajes, envía un correo o un SMS a tu prensa según su estado, como todos los aprobados, junto con el equipo o los equipos que necesitan la misma noticia. Empieza con un mensaje rápido del día del show o pídele un borrador a Fai, revisa exactamente quién lo recibe antes de que salga, prográmalo para más tarde y ve a quién le llegó y quién lo abrió.

Úsalo para la hora de la sesión de fotos, un cambio en los turnos del foso o la sala de la conferencia de prensa, y vuelve a enviarlo a quien no le llegó. Cada mensaje que se le envió a una persona sobre el evento queda listado junto a ella, así que tu oficina de prensa puede responder a un medio que dice que no supo nada. Ten a cada periodista y medio en tu lista de prensa, envíales tus comunicados de prensa y sigue la cobertura que publican, así ves lo que dijeron los medios sobre tu evento y a qué medios volver a invitar.

• Correo y SMS a la prensa: filtrados por estado, como aprobados
• Preparado por Fai: para que lo revises antes de que salga
• A quién le llegó: enviado, abierto o no entregado para cada persona
• Comunicados de prensa y cobertura: enviados a tu lista de prensa, con la cobertura que publica cada medio

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Reúne cada foto con su crédito y sus derechos de uso

Cada fotógrafo, videógrafo y creador sube su trabajo con su propio enlace, así que cada foto de tu evento le llega a tu equipo sin perseguir transferencias de archivos y mensajes. Cada archivo subido llega a tu biblioteca de marca con el crédito de quien lo hizo, y sus derechos de uso se quedan con él, así que tu equipo sabe cómo se puede usar una foto o un video antes de que vaya a una publicación, un anuncio o un kit de prensa.

Fai elige recursos de tu biblioteca de marca para tus publicaciones en redes sociales y tus anuncios, así que tu marketing muestra tu propio evento en su mejor momento y tu equipo pasa menos tiempo buscando en carpetas.

• Enlace para subir archivos: uno para cada fotógrafo y creador
• Créditos: el fotógrafo o creador en cada archivo
• Derechos de uso: guardados con cada foto y video
• Elegidos por Fai: recursos para tus publicaciones en redes sociales y tus anuncios

Comparte tus mejores fotos y videos con tus promotores

Las fotos y los videos de tu evento venden el siguiente. Agrégalos a Recursos de marketing con un texto listo para pegar y el canal para el que sirve cada uno, y cada promotor los descarga junto a su propio enlace de promotor, así que cada publicación vende boletos y cada venta se le acredita a la persona que la compartió.

Guarda las fotos de un evento en ese evento, o ponlas en tu biblioteca de marca, donde están listas para los promotores en todos tus eventos. Ordénalas en carpetas y etiquetas, oculta un recurso hasta que estés listo, o prográmalo para que se publique en el minuto que elijas y avise por correo a tus promotores cuando lo haga. Cada recurso cuenta sus descargas, así que ves qué fotos usaron de verdad tus promotores. Tu kit de marca guarda tus logos, colores, tipografías y tono de voz para todo lo que hace tu equipo.

• Recursos de marketing: fotos, videos y textos para cada evento
• Biblioteca de marca: recursos listos para todos tus eventos
• Publicación a tiempo: los promotores reciben un correo cuando aparece un recurso

• Give your promoters artwork to post about your event
• Set up a brand kit for your events