Haz el advance de cada artista sin perseguir cadenas de correos

Ve qué artistas te necesitan hoy

Cada artista del cartel tiene un advance, con cuántas secciones están confirmadas, lo que todavía falta y cuántos días quedan para el show. Filtra por los artistas que requieren atención, los que esperan a su propio equipo o los que están listos para aprobar, y avanza por la lista que importa ahora mismo. En una conferencia la misma lista hace el advance de tus ponentes, y en un festival de cine el de tus cineastas.

Un artista requiere atención cuando una sección se devolvió para cambios, venció una fecha límite o el show está cerca con secciones todavía abiertas. La primera vez que alguien abre un advance, Fai llena las respuestas vacías que encuentra en la contratación, el viaje, el hotel, el horario y los documentos, marca cada una como llenada por ella con su origen, y nunca reemplaza una respuesta que dio una persona. Acepta de una vez toda una sección de sus respuestas, o cambia cualquiera antes de guardar.

• Filtros: requieren atención, esperando a su equipo, listos para aprobar y aprobados
• Avance en cada fila: secciones confirmadas, lo que falta y los días que quedan
• Llenado por Fai: respuestas de la contratación, cada una con su origen

• Advance your performers before the show

Pide a cada artista solo lo que necesita

Un DJ local que abre no necesita el mismo advance que un headliner en gira. Elige las secciones que necesita cada artista, de llegada y salida, alojamiento y técnico a lista de invitados, merch y contenido y marketing, y dale a cada una su propia fecha límite. Agrega una sección propia, como Wi-Fi o seguridad, donde tu evento la necesite.

Guarda las secciones de un artista como un conjunto, uno para headliners y otro para artistas locales, y describe a qué artistas les queda. Fai asigna entonces a los nuevos artistas el conjunto correcto, con sus asignaciones, así que un cartel de cincuenta artistas se gestiona con las condiciones que usas cada año. Una sección que dejas fuera conserva sus respuestas, desaparece del enlace de su equipo y de los recordatorios de Fai, y vuelve cuando la agregas de nuevo.

• Secciones para este artista: desmarca lo que el artista no necesita, y vuelve a agregarlo cuando quieras
• Fecha límite para cada sección: la fecha en que necesitas cada parte
• Conjuntos guardados: un conjunto para headliners, otro para artistas locales, asignados por Fai

Deja que el tour manager llene su parte

Elige un contacto del equipo del artista, selecciona las secciones que puede ver y llenar, y envía el enlace por correo o cópialo. El tour manager lo abre en cualquier teléfono o computadora sin cuenta, ve arriba lo que falta y guarda respuestas y archivos, como planos de escenario, listas de canales y riders, sobre la marcha. Cada sección que guarda aparece como recibida en tu advance.

El tour manager puede invitar a alguien de su equipo, como su jefe de producción, con un enlace propio solo para las partes que elija. Pago y liquidación se queda privado a menos que lo agregues. Arma el equipo del artista a partir de los agentes, tour managers e ingenieros que Fai encontró en los documentos de contratación, y detén un enlace en cualquier momento sin perder lo que ya llenaron.

• Pedir a su equipo: un enlace solo a las secciones que elijas, por correo o copiado
• Su equipo: agentes, tour managers e ingenieros, a partir de las personas que encontró Fai
• Invitar a alguien de tu equipo: un enlace propio para las partes que elige el tour manager

Convierte tour books, riders y respuestas por correo en respuestas del advance

Agrega un tour book o un rider, o deja que el tour manager envíe el suyo desde el enlace de advance, y Fai lo lee junto con las respuestas del artista a tus correos y lo que tuvo en tu último evento. Cada respuesta que encuentra espera en Respuestas por revisar, junto a las palabras donde la encontró. Acepta las respuestas nuevas juntas, reemplaza una existente solo cuando tú lo decidas y rechaza todo lo que esté mal.

Las respuestas técnicas y de hospitalidad aceptadas también actualizan tus listas de renta y de compras, así que el pedido de backline y las compras del camerino siguen al advance. A medida que se acerca el show, Fai redacta un correo para el contacto principal del artista con exactamente las secciones que siguen abiertas y un enlace nuevo para llenarlas. Tú lo lees y lo apruebas antes de que salga, y pago y liquidación nunca forma parte de un recordatorio.

• Respuestas por revisar: cada respuesta con las palabras donde Fai la encontró
• Usar lo que tuvieron la última vez: respuestas del advance del artista en tu evento anterior
• Respuestas leídas por ti: correos de los contactos del artista en tu buzón conectado
• Borradores de recordatorio: las secciones que faltan, enviadas solo cuando las apruebas

• Fill in each performer's advance for your event from tour books, riders and emails

Dale a cada artista lo que acordaste, directo de la oferta

El acuerdo ya dice lo que recibe el artista. Usa las cifras de la oferta aceptada y los lugares en la lista de invitados, las habitaciones de hotel, las noches, las comidas y las bebidas se llenan solos, cada uno marcado como tomado de la oferta. Cambia cualquier cifra, o deja una vacía para que no tenga límite, y ve junto a cada una lo usado y lo que queda.

El tour manager ve las mismas asignaciones en su enlace de advance, con lo que queda de cada una y una forma de pedir más al lado. No puede agregar más nombres a la lista de invitados ni un grupo más grande de lo que permiten las habitaciones, así que los límites se respetan sin que nadie los vigile. Cada petición muestra qué quiere y por qué: apruébala y la asignación sube exactamente eso, o recházala con un motivo que lee en su enlace. Cuando una regla de aprobación cubre estas peticiones, la petición va a la persona que indica. Tu propio equipo siempre puede pasarse de una asignación, y entonces aparece como excedida.

Los lugares en la lista de invitados son el grupo de pases de lista de invitados del artista en Acreditación, así que cambiar la cifra en el advance también la cambia ahí. El día del evento, cuando tu mostrador de comidas escanea un pase del grupo de viaje del artista, la tarjeta muestra sus bebidas de hoy y tu equipo entrega cada una contra la asignación.

• Usar estos números: cada asignación tomada de la oferta aceptada
• Usado y restante: lo que el artista ha usado frente a lo que tiene permitido
• Peticiones de más: aprobadas, o rechazadas con un motivo que lee el artista

• Set each performer's guest list, hotel and meal allowances for your event
• Da a todos los que trabajan en tu evento el pase correcto, aprobado y listo antes de abrir los accesos

Mantén una sola lista del grupo de viaje para todos los equipos

Agrega a cada persona que viaja con el artista con su función, sus datos de contacto, sus necesidades alimentarias, su habitación y sus horarios de llegada y salida, o pega la lista directamente del correo del tour manager y revisa a quién encontró antes de agregar a nadie. Los pases, la lista de habitaciones del hotel, las recogidas y el conteo de dietas de la cocina toman sus nombres de esta única lista.

La lista cuenta a las personas, a quienes se hospedan y las habitaciones que necesitan, y te avisa cuando necesita más habitaciones de las que tiene permitidas el artista. El tour manager puede llenarla desde su enlace de advance. Quita a alguien y sale a la vez del grupo de viaje, de la lista de habitaciones y de las recogidas, así que el chofer nunca espera a un baterista que se quedó en casa.

• Grupo de viaje: personas, habitaciones compartidas y necesidades alimentarias de cada artista
• Pegar una lista: nombres de un correo, revisados antes de agregar a nadie
• Aviso de habitaciones: una línea clara cuando la lista necesita más habitaciones de las permitidas

• Cada artista con hotel, recogido y en el escenario a tiempo

Convierte cada rider en una checklist que todo el equipo pueda seguir

Un rider tiene decenas de líneas, desde el backline hasta las toallas y el auto desde el aeropuerto. Guarda el rider de hospitalidad, los requisitos técnicos y el catering de cada artista como líneas con cuántos se necesitan y cualquier alternativa que acepta el artista, como o dos vegetarianos. Cada línea empieza como pendiente y se tacha cuando está lista, así que quien esté de turno ve lo que sigue abierto sin llamar a quien hizo la contratación.

Agrega notas al artista sobre todo lo que el equipo debe saber, como dónde quiere comer la banda o qué camerino es el suyo; cada nota muestra quién la agregó y cuándo, y tus compañeros la ven de inmediato. Sube el rider y Fai detecta lo que pide, y luego agrega a la lista los elementos que indicas. También archiva un documento bajo el artista y la parte de la contratación correctos, y lee un contrato o una factura para sacar los honorarios, el anticipo y las fechas de pago.

• Elementos del rider: cantidad, elemento y la alternativa que acepta el artista
• Pendiente y listo: las líneas terminadas tachadas, las abiertas fáciles de ver
• Notas del equipo: quién agregó cada nota y cuándo
• Lectura de riders y contratos: Fai detecta los elementos del rider y los honorarios, el anticipo y las fechas

• Keep rider lists and notes for your event's artists
• Da a cada artista un camerino y todo lo que pide su rider

Confirma cada parte y aprueba a cada artista

Cada artista del cartel es una tarjeta en Artistas, con una insignia para finanzas, técnico, hospitalidad, catering y viaje y alojamiento que se marca como completa solo cuando alguien de tu equipo lo indica. A dos semanas, ves exactamente a qué artistas hay que darles seguimiento. En el advance, marca cada sección como confirmada o devuélvela para cambios, y aprueba el advance cuando todas las secciones están confirmadas.

Guarda notas para tu equipo que el artista nunca ve. Al aprobarlo, la página del artista queda solo de lectura hasta que la vuelvas a abrir, y puedes imprimir una hoja del día para el artista desde el advance. Agrega cada día del evento con sus horarios de apertura y cierre, y cada set, prueba de sonido y tarea del rider se planea en el día correcto, en la zona horaria del propio evento, así que un artista en gira y tu oficina de producción leen el mismo reloj. Suelta contratos y riders en Artistas y Fai ordena los archivos por artista, así que los documentos que ya tienes inician cada registro. Cambia a la vista de tabla para avanzar por un cartel largo.

• Insignias de contratación: finanzas, técnico, hospitalidad, catering, viaje y alojamiento
• Estado de la sección: recibida, requiere cambios y confirmada
• Aprobar y reabrir: una página solo de lectura para su equipo una vez terminado

• Track every artist booking for your event