Elige a tus artistas, arma bien el orden de presentación y anuncia tu cartel a tiempo

Abre tu convocatoria de charlas o de solicitudes para tocar

Crea un formulario de solicitud para tocar para artistas o una convocatoria de charlas para ponentes, y cada respuesta llega a Solicitudes, en nuevas, en revisión, aceptadas y rechazadas. Una conferencia gestiona su convocatoria de ponencias desde la misma sección que un evento de música usa para las solicitudes para tocar, así que los equipos de programación y los bookers comparten una sola forma de trabajar.

Ordena la lista por la mejor calificación de los evaluadores o la mejor calificación de Fai, y trabaja desde arriba. Pon una solicitud en lista de espera, márcala como retirada cuando el solicitante se baja, o recházala con un motivo para tu equipo. No se envía ningún correo por un rechazo, y puedes regresarla a revisión cuando cambies de opinión. Cuando el formulario lo permite, los solicitantes cambian lo que enviaron desde el enlace privado de su correo hasta que decidas.

• Solicitud para tocar y Proponer una charla: formularios listos para compartir que alimentan una sola lista
• De nueva a aceptada: cada solicitud en su etapa
• Ordenar por calificación: la mejor calificación de los evaluadores o de Fai primero

• Review act and talk applications for your event with your team
• Take act and trader applications for your event

Deja que todo tu panel califique desde su propio enlace

Agrega evaluadores al panel y envía a cada uno su propio enlace. Lo abren sin iniciar sesión, leen tu nota sobre lo que buscas y califican cada solicitud abierta del 1, no es para nosotros, al 5, imprescindible, con un comentario si quieren. Ves cuándo abrió su enlace cada evaluador por última vez y cuántas ha calificado, y la evaluación señala cuando los evaluadores no coinciden.

Elige si los evaluadores ven los nombres. Con los nombres ocultos, leen lo que se propuso pero nunca quién lo envió, su correo ni su teléfono, así que un ponente primerizo recibe la misma lectura que uno conocido. Las charlas empiezan ocultas y los artistas visibles, y puedes cambiar cualquiera. Los compañeros del evento califican desde el panel, cada calificación cambiada se guarda en el historial, y detienes el enlace de un evaluador en cualquier momento mientras sus calificaciones se quedan.

• Panel de evaluación: evaluadores fuera de tu equipo, cada uno con su propio enlace
• Los evaluadores ven nombres: ocultos en charlas, visibles en artistas, o lo que tú elijas
• Evaluadores en desacuerdo: se señala cuando las calificaciones están muy separadas

Convierte un sí en una contratación en un solo paso

Fai lee cada solicitud que llega desde un formulario y le da un resumen, una calificación sobre 5 con sus motivos y, en el caso de un artista, lo que hizo en tus eventos anteriores. Quizá repetida marca una que comparte un correo o un título con otra. Acepta a un artista y se une a Artistas con una oferta en borrador por los honorarios que pidió y su advance iniciado. Acepta una charla, elige cuándo empieza la sesión, su duración y la sala, y el ponente se une con una sesión en la agenda.

Solo tú y tu equipo ven las notas de Fai, así que los evaluadores califican con su propia lectura. Después de aceptar, Fai deja listo el enlace de advance para que lo envíes, o lo envía de inmediato cuando activas esa opción. Aceptar la misma solicitud dos veces nunca agrega nada dos veces, y una segunda aceptación solo termina un paso que no se terminó, así que nadie vuelve a escribir un artista elegido en el cartel o en la agenda.

• Notas de Fai: un resumen y una calificación con motivos
• Oferta en borrador: los honorarios que pidió, listos en Contratos
• Sesión en la agenda: hora de inicio, duración y sala definidas al aceptar
• Advance iniciado: su enlace listo para enviar

• Haz el advance de cada artista sin perseguir cadenas de correos

Detecta cada choque en el orden de presentación antes del día del show

Arma los horarios de sets en todos los escenarios y días, y las revisiones del orden de presentación se vuelven a ejecutar cada vez que cambia el minuto a minuto. Detectan sets que se traslapan, un artista en dos escenarios a la vez, un artista con muy poco tiempo para moverse entre escenarios, sets antes de que abra un escenario o después de que cierre, un escenario usado en su día cerrado y sets después del toque de queda. Cada problema se marca como grave, por revisar o menor, para que empieces por lo que más afectaría.

Las revisiones también comparan la llegada y la salida de cada artista con sus llamados. Los horarios salen de las reservas de viaje, o del advance cuando no hay reserva, así que un vuelo que aterriza después de la prueba de sonido o sale antes de que termine el set aparece en cuanto cambia cualquiera de los dos. Fai compara el rider técnico de cada artista con las especificaciones del escenario donde toca, incluidas líneas como Sin tarima de batería, para que un faltante se detecte mientras todavía hay tiempo de rentar el equipo, acordar un sustituto o mover al artista.

Las mismas revisiones leen la agenda de una conferencia, así que las conferencias magistrales y las sesiones de preguntas y respuestas de cada sala se revisan igual que los sets de un escenario de festival. Cada hoja del día en el panel muestra los problemas que afectan a sus propios cues.

• Choques entre escenarios: traslapes, dobles contrataciones y artistas sin tiempo para moverse
• Llegadas frente a llamados: vuelos que aterrizan demasiado cerca de la prueba de sonido o del set
• Rider frente a especificaciones del escenario: equipo que pide el artista y que el escenario no tiene
• Toque de queda y horario del escenario: sets fuera del horario de un escenario, días cerrados y después del toque de queda

• Check your running order for clashes before show day

Resuelve un choque con un toque y deshazlo igual de rápido

Cada problema viene con las soluciones que Fai probó en una copia del día: mover un set, moverlo junto con todo lo que sigue, intercambiar dos sets o acortar uno un poco. Una solución solo se ofrece cuando resuelve el problema sin agregar uno grave. Ves cada cue que se mueve y su nuevo horario antes de aplicarla, y deshacer los regresa todos.

Define las reglas de horario que necesita cada escenario: su cambio de escenario más corto, sus horarios de apertura y cierre y sus días cerrados, además de cuánto tiempo necesita un artista entre dos presentaciones y con cuánta anticipación debe estar en el sitio antes de un llamado. Una carpa que necesita más tiempo de cambio o cierra antes se evalúa con sus propias reglas. Cuando el día funciona, Fai redacta los horarios de llamado para cada artista y cada departamento, por correo y por mensaje de texto cuando hay un número de celular, y no se envía nada hasta que apruebas cada mensaje.

• Mover, intercambiar o acortar: el cambio más pequeño que resuelve el problema
• Deshacer: cada cue movido de vuelta a donde estaba
• Reglas de horario: cambio de escenario, horario y días cerrados de cada escenario
• Borradores de horarios de llamado: cada artista y departamento, aprobados por ti

• Planea cada cue, dirige el show en vivo y mantén a todos los equipos con la misma hora

Revela cada oleada de tu cartel en el minuto que elijas

Marca los artistas de la siguiente oleada, elige la fecha y la hora, y salen con tu siguiente publicación pero se quedan ocultos hasta ese momento. El anuncio llega a la vez a la página de tu evento, a tu sitio web y a tu horario, sin que nadie tenga que estar despierto a medianoche para presionar un botón. Los fans ven llegar una nueva oleada en el minuto que prometiste en redes sociales.

Dale a cada artista el nombre con el que aparece en el cartel, una foto, una biografía, sus enlaces y sus géneros. Pídele a Fai que redacte la biografía a partir de su sitio web, sus enlaces de música o una página de prensa, y su borrador espera junto a la biografía hasta que decidas usarlo. Los honorarios, los contactos y las notas nunca llegan al cartel público.

• Anunciar a una hora definida: una oleada de artistas, en la zona horaria del evento
• Mostrar u ocultar cada artista: solo los artistas que activas se hacen públicos
• Biografía en borrador de Fai: a partir de las páginas del artista, usada solo cuando tú eliges

• Publish your event line-up and set times

Sabe exactamente qué se hace público antes de que pase

Revisar y publicar muestra cada artista agregado o retirado, cada perfil actualizado y cada horario de set que se mueve, y te avisa de cualquier artista que se vaya a hacer público sin biografía, foto u horario de set. Si un compañero cambia algo mientras lees, no se publica nada y ves la revisión más reciente, así que nadie publica un cambio que no ha visto.

Cuando los horarios de sets se mueven después de publicar, el correo para quienes tienen boleto se abre con un borrador que enumera los cambios, listo para que lo revises y lo envíes. Fai te lo recuerda en la página Hoy del evento cuando los horarios de sets cambiaron después de tu última publicación. Historial de publicaciones muestra cada publicación y cada retiro, quién lo hizo y cuántos cambios tenía, y retirar todo el cartel conserva tus artistas y tu historial para cuando vuelvas a publicar.

• Revisar y publicar: artistas, perfiles y horarios de set que cambian
• Datos faltantes: artistas a punto de hacerse públicos sin foto, biografía u horario
• Historial de publicaciones: cada publicación y cada retiro, quién lo hizo y qué cambió

Pon en tu propio sitio web un horario con el que los fans planean su día

La página de tu evento muestra el cartel publicado por sí sola. Copia el código del horario de sets o del cartel y pégalo en cualquier página de tu propio sitio, o agrega una sección de cartel o de horario a un sitio que creas con Ticket Fairy. En el horario, los fans filtran por día y escenario, marcan con una estrella los sets que quieren ver y los agregan a su propio calendario a la hora local correcta.

Todo se actualiza cuando vuelves a publicar, así que la página del evento, tu sitio web y el horario integrado nunca difieren en un horario de set. Los fans guardan sus sets marcados en su teléfono, y su propio calendario les avisa antes de cada set que eligieron.

• Copiar código: el horario o el cartel en cualquier sitio web
• Mi horario: los sets marcados, guardados en el teléfono del fan
• Agregar al calendario: cada set marcado a la hora local correcta

• Guía a cada fan durante su día y deja que pague con un toque