Sabe cuánto costará tu evento antes de que lleguen las facturas

Lleva un solo presupuesto en el que todo tu equipo pueda confiar

Dale a cada sección de tu presupuesto sus costos previstos y sus ingresos previstos, registra los costos reales a medida que llegan, y cada sección muestra cuánto está por encima o por debajo de lo previsto. La página Presupuesto del evento y el Presupuesto del Event Operating System son el mismo presupuesto, así que un costo que tu jefe de producción agrega en uno aparece en el otro, y el booker, el responsable de finanzas y tú leen las mismas cifras.

Arma el presupuesto según tu forma de trabajar: tus propias secciones, con tantos costos previstos y líneas de ingresos como necesite cada una, y una nota en cualquier línea que necesite explicación. La parte superior del presupuesto pone los gastos totales frente a los ingresos totales y muestra el neto, así que sabes de un vistazo si el evento va hacia un superávit o un déficit.

Los equipos cambian el mismo presupuesto al mismo tiempo, y nadie pierde su trabajo. Si un compañero cambia una línea mientras la estás editando, ves lo que dice ahora y eliges si guardar la tuya encima o conservar la suya.

• Previsto y registrado: por encima o por debajo de lo previsto en cada sección
• Costos e ingresos: el neto del evento en la parte superior del presupuesto
• Ediciones seguras en equipo: nunca se guarda nada encima del cambio de un compañero sin que lo sepas

Ve lo que realmente cuesta cada artista, de los honorarios al hotel

Acuerdas unos honorarios, y luego los extras los convierten en una cifra mucho mayor. La tarjeta Costo total en la página de cada artista suma cada parte: los honorarios y el anticipo de la contratación, la comisión de la agencia de la oferta, cada viaje de los viajes del evento, la estancia de hotel, los viáticos y el backline, y la parte del artista en tus listas de renta y de compras. Sabes cuánto cuesta cada artista antes del show, mientras todavía hay tiempo de cambiar el acuerdo.

Cada parte indica de dónde salió su cifra, así que nadie captura un costo dos veces y nadie se pregunta de dónde salió un número. Todo lo que aún no tiene precio aparece al pie de la tarjeta, así que los faltantes son evidentes antes de que finanzas pregunte. Cada cambio en el costo de un viaje o en la tarifa de habitación de una estancia se registra con su valor anterior y posterior, quién lo cambió y cuándo.

Las mismas cifras llegan a tu presupuesto y a la liquidación del show. En el presupuesto, el total sugerido para Artistas y talento incluye el costo total de cada artista, y en la liquidación el viaje, el hotel y los viáticos aparecen como costos del show con la comisión de la agencia junto a los honorarios del artista, cada uno contado una sola vez.

• Lo que cuesta este artista: un solo total en la parte superior de la página del artista
• A partir de tus registros: contratación, oferta, viajes, hotel, pagos pendientes y renta
• Sin precio todavía: todo lo que aún no tiene precio, indicado en la tarjeta
• Las mismas cifras en la liquidación: ningún vuelo ni hotel contado dos veces

• See the all-in cost of each act on your event
• Paga a todos a tiempo y liquida cada show con cifras que ambas partes pueden revisar

Cuenta la comisión de la agencia desde que se acuerda la oferta

Agrega la comisión de la agencia a la oferta como monto fijo o como porcentaje de los honorarios, y se suma al costo del artista en cuanto el agente acepta. Un porcentaje se calcula sobre los honorarios que el acuerdo paga realmente, así que un acuerdo de garantía frente a porcentaje o un porcentaje de la taquilla lleva la comisión de agencia correcta sin una cuenta aparte en la calculadora.

La comisión de la agencia aparece en el correo de la oferta, así que el agente ve exactamente lo que aceptaste pagar además de los honorarios del artista, y cualquier cambio se guarda en las versiones de la oferta junto con todas las demás condiciones.

• Comisión de la agencia: un monto fijo o un porcentaje de los honorarios
• De la oferta: se cuenta cuando la oferta se acepta o se contrata

• Sabe quién tiene apartada cada fecha y pon precio a cada oferta con confianza
• Make an offer to an artist's agent for your show

Pon precio a los viajes y las noches de hotel con lo que realmente pagaste

Ingresa una vez lo que costó un viaje, para todas las personas de la reserva y en la moneda en que pagaste, y el costo del artista lo incluye de inmediato. Las noches de hotel se cuentan con la tarifa que realmente pagas: la tarifa de habitación de la propia estancia o, noche por noche, la tarifa del bloqueo de hotel en el que está, solo para las noches y habitaciones del artista.

Una banda que vuela desde dos ciudades, un DJ con un tour manager y un headliner en un bloqueo de habitaciones salen bien sin una hoja de cálculo. Las habitaciones vacías de un bloqueo de hotel siguen siendo un costo del bloqueo, así que ningún artista carga con habitaciones en las que nadie durmió, y cada moneda conserva su propio total, así que unos honorarios en libras y un vuelo en euros nunca se mezclan.

• Ingresar el costo: un solo monto para todas las personas de la reserva
• Tarifa de la habitación por noche: la tarifa de la propia estancia, o la del bloqueo de hotel
• Moneda de pago: se guarda en la moneda en que se pagó el viaje

• Cada artista con hotel, recogido y en el escenario a tiempo

Ve el dinero que comprometiste antes de que lleguen las facturas

Comprometido con proveedores muestra el dinero que prometiste pero todavía no pagaste: órdenes de compra aprobadas, viáticos y backline de los artistas, y elementos de renta y de compras marcados como pedidos. Ves tu exposición real semanas antes de que lleguen las facturas, así que un sobregasto de producción aparece mientras todavía puedes recortar el pedido.

Un elemento de una orden de compra cuenta una sola vez, aunque también esté en tu lista de renta, así que la cifra comprometida es confiable. Una orden cancelada sale del total, y la orden se queda en el registro con el motivo de la cancelación.

• Órdenes de compra: órdenes aprobadas, enviadas y facturadas
• Viáticos y backline: los costos agregados para cada artista
• Renta y compras: elementos marcados como pedidos en tus listas

• Paga a todos a tiempo y liquida cada show con cifras que ambas partes pueden revisar
• Raise purchase orders and track what your event owes

Empieza cada sección con un total que sugieren tus propios registros

Una sección vacía ofrece un total sugerido a partir de lo que tu evento ya tiene, listo para adoptarlo como su primer costo previsto con un toque. Artistas y talento suma el costo total de cada artista, Patrocinio cuenta los acuerdos en efectivo y en especie de tus patrocinadores, Vendedores cuenta las cuotas de stands y Accesibilidad cuenta tus medidas de accesibilidad, así que un presupuesto nuevo empieza cerca de la realidad.

Una conferencia ve los honorarios de cada ponente, un festival de comida y bebida las cuotas de stand de sus vendedores y un festival los acuerdos de sus patrocinadores. Las ventas de boletos y extras entran como ingresos en vivo, y los honorarios, los anticipos, los patrocinadores y las cuotas de stands se llenan como líneas marcadas como calculadas automáticamente, así que solo agregas a mano lo que nada más registra.

• Usar el sugerido: un total previsto a partir de tus propios registros
• Patrocinio y Vendedores: acuerdos de patrocinio y cuotas de stands como ingresos
• Ingresos en vivo: ventas de boletos y extras a medida que ocurren

Pon en el presupuesto los costos de personal a partir de sus horas

Dale a un turno su equipo externo y un costo por hora, y la sección Personal y equipo se llena sola: el costo de las horas que aprobaste, más el costo programado de las horas aún sin aprobar. Los stewards de agencia, los equipos de barra y la seguridad están en el presupuesto junto a todo lo demás, sin una suma aparte de hojas de horas al final del evento.

Horas por equipo externo muestra cada agencia o empresa con las horas registradas, las horas aprobadas y el costo aprobado, para que compares su factura con las horas que aprobaste antes de pagarla.

• Costo por hora: definido en cada turno
• Equipo externo: la agencia o empresa que proporciona a las personas
• Horas aprobadas: lo que realmente costó el turno una vez aprobadas las horas

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Cubre cada turno y paga cada hora trabajada

Lee el presupuesto por sección, escenario o día del show

Cambia entre todas las líneas, tus secciones, cada escenario y cada día del show para ver lo que realmente cuesta el escenario principal o el sábado. Los filtros separan los gastos de los ingresos y las líneas calculadas automáticamente de las que ingresó tu equipo, y una búsqueda encuentra cualquier línea en segundos. Descarga el presupuesto como CSV cuando finanzas o un socio lo pidan.

Pregúntale a Fai, la asistente dentro de tu panel, cuánto ha gastado el evento frente a lo previsto, cuánto cuesta un artista en total o qué sección está más por encima. Puede agregar un costo previsto, registrar un costo real, cambiar una sección o ingresar el costo de un viaje o la tarifa de habitación de una estancia, y te muestra cada cambio y espera tu sí primero.

• Por escenario y por día: lo que cuesta cada escenario y cada día del show
• Filtros y búsqueda: gastos, ingresos y líneas calculadas automáticamente
• Descargar CSV: cada línea, lista para finanzas
• Preguntar a Fai: respuestas a partir del presupuesto, cambios después de tu sí