Sabe cuánto dejó cada edición, cuánto costó y cómo va esta

Ve todo lo que gasta tu marca en sus eventos

Gasto, en Operaciones de eventos de tu marca, suma los presupuestos de todos los eventos del periodo que elijas: los últimos 12 meses, los próximos 12 meses, este año o el año pasado. Los costos registrados y previstos aparecen lado a lado con los ingresos que registraron tus eventos, así que un promotor con decenas de shows ve a dónde se fue el dinero en todos ellos, no un presupuesto a la vez.

Secciones del presupuesto pone cada tipo de costo frente a lo previsto en todos tus eventos, del mayor al menor, para que veas si producción, talento o personal es la línea que no deja de crecer. Proveedores principales clasifica con quién gastas más en tus órdenes de compra y en cuántas órdenes, que es la lista que quieres tener enfrente cuando renegocies las tarifas del próximo año.

Cada evento del periodo muestra sus propios costos previstos y registrados y su costo por persona que entra, así que el show que se pasó de lo previsto destaca frente a los que quedaron por debajo.

• Costos registrados y previstos: todos los eventos del periodo sumados
• Secciones del presupuesto: la misma sección en todos tus eventos, registrado frente a previsto
• Proveedores principales: lo que gastas con cada proveedor y en cuántas órdenes

• See what your brand spends across its events

Sabe cuánto costó realmente cada persona que entró

Costo por asistente registrado divide los costos registrados de tus eventos entre las personas que escanearon tus equipos de acceso, para tu marca y para cada evento. Cuenta a las personas que asistieron, nunca los boletos vendidos, así que puedes comparar una noche agotada con una tranquila según lo que realmente te costó recibir a cada invitado.

Un grupo de recintos puede ver qué noches de la semana sostienen la sala, un promotor en gira puede ver qué ciudades cuestan más llenar, y un festival puede ver si el sitio más grande del año pasado realmente costó más por cada persona. Los eventos que todavía no empiezan, o en los que no se escaneó a nadie, quedan fuera de la cifra, así que nunca favorece a un show que no ha ocurrido.

• Personas escaneadas: las personas que escanearon tus equipos de acceso
• Por asistente registrado: para la marca y para cada evento

Ve cuánto dejó cada edición, año tras año

Pérdidas y ganancias pone los ingresos de cada edición frente a lo que costó y muestra su ganancia o pérdida junto a las ediciones anteriores. Ves qué años crecieron, qué costos crecieron más rápido que los ingresos y qué cambiar antes de que la siguiente edición salga a la venta, a partir de los mismos presupuestos que tu equipo ya lleva para cada evento.

¿Gestionas varias marcas, una gira o una temporada de noches de club? Pérdidas y ganancias muestra cada marca lado a lado, así que sabes qué marcas sostienen el negocio y dónde están subiendo los costos. El propio presupuesto de cada evento ya pone los ingresos totales frente a los gastos totales y muestra el neto, así que las cifras detrás de cada edición son las mismas en las que confió tu equipo esa noche.

• Pérdidas y ganancias: ingresos frente a costos de cada edición
• Edición por edición: este año junto a los anteriores
• Por marca: cada marca que gestionas, lado a lado

• Sabe cuánto costará tu evento antes de que lleguen las facturas

Pronostica tu efectivo antes de que venzan los anticipos

El pronóstico de flujo de efectivo pone el dinero de boletos que indica tu ritmo de ventas frente a los anticipos, saldos y pagos a proveedores que deben tus eventos, en la fecha en que vence cada uno. Ves la semana en que el efectivo estará justo mientras todavía hay tiempo de mover un pago, pedir una fecha de saldo posterior o planear tu siguiente liberación de boletos.

Los pagos salen de la misma lista de Pagos pendientes con la que trabaja tu equipo en cada evento: los anticipos y saldos de los artistas según sus acuerdos, los viáticos y el backline, y los pedidos a proveedores una vez que los apruebas. Los pagos pendientes de todos los eventos de tu marca ya están en Operaciones de eventos, así que las fechas detrás del pronóstico son las mismas con las que paga tu equipo.

• A partir de tu ritmo de ventas: el dinero de boletos que indica tu ritmo
• A partir de tus fechas de pago: anticipos, saldos y pagos a proveedores cuando vence cada uno
• Entradas y salidas de efectivo: lado a lado en las fechas en que ocurren

• Paga a todos a tiempo y liquida cada show con cifras que ambas partes pueden revisar

Lleva un informe de una página a cada junta

El informe para el consejo reúne tus pérdidas y ganancias y tu pronóstico de flujo de efectivo en una sola página, listo para compartir con tu consejo, tus inversionistas y tus socios. Nadie pasa la noche anterior a la junta copiando cifras en diapositivas, y todos en la mesa leen las mismas cifras con las que tu equipo organiza los eventos.

• Una página: pérdidas y ganancias y flujo de efectivo juntos
• Listo para compartir: para tu consejo, tus inversionistas y tus socios

Sabe cada mañana si vas por delante del año pasado

Comparado con la última vez pone las ventas de boletos de este evento junto a tu última edición al mismo número de días antes del inicio, y dice en una frase cuánto vas por delante o por detrás. Aparece en la página Estadísticas del evento y en Hoy, así que tu equipo ve el ritmo cada mañana sin generar un reporte.

Compara por boletos o por porcentaje del aforo, para que la comparación siga siendo justa cuando te cambiaste a un recinto más grande o agregaste un día. Mientras el evento está en curso, la comparación muestra cuántas personas han entrado hasta el momento frente a la última vez en el mismo punto, así que sabes pronto si los accesos están más llenos que el año pasado.

Pregúntale a Fai, la asistente dentro de tu panel, cómo va esta edición, cuánto costaron tus eventos el último año o con qué proveedor gastas más. Responde con las mismas cifras, y solo cambia el evento que usa la comparación después de que lo confirmas.

• En este punto: el mismo número de días antes de cada evento
• Porcentaje del aforo: una comparación justa cuando cambió el tamaño del recinto
• En Hoy: la frase y las dos líneas de ventas para tu equipo

• Compare your ticket sales with your last event
• Empieza cada día sabiendo qué te toca y quién hace qué

Compara con la edición que tiene sentido

Ticket Fairy te sugiere tu última edición entre los eventos anteriores de tu marca con el mismo nombre o uno parecido, de aproximadamente un año antes o en el mismo recinto, y dice por qué la eligió. Elige otro evento con una búsqueda, o desactiva la comparación para un show único que no tiene con qué compararse.

La comparación indica quién de tu equipo eligió el evento cuando alguien lo cambió, y si dos personas lo cambian a la vez, el segundo guardado se detiene y nombra al primero, así que nadie cambia en silencio la referencia que lee todo el equipo.

• Evento sugerido: con el motivo por el que se sugirió
• Buscar un evento: compara con cualquiera de los eventos anteriores de tu marca
• No comparar: para un show sin edición anterior

Aprende de cómo llegó la gente antes de planear el siguiente

Después del evento, la comparación dice cuántos boletos más o menos vendiste que la última vez, pone las inasistencias junto a las de la última vez y grafica qué tan rápido llegó la gente desde el inicio. Ves si los accesos funcionaron mejor que el año pasado y cuántas personas con boleto nunca llegaron, listo para el plan de la siguiente edición.

Pon eso junto a las pérdidas y ganancias de la edición y su costo por persona que entró, y la conversación sobre el próximo año empieza por lo que realmente pasó: cuánto costó, cuánto dejó y cómo se comportó el público.

• Inasistencias: frente a la última vez
• Llegadas desde el inicio: qué tan rápido entró la gente
• Ventas finales frente a la última vez: más o menos boletos vendidos, en una frase

• Aprende de este año y empieza el próximo ya configurado