Forma un equipo de personal y voluntarios con el que puedas contar cada año

Conoce a todos los que han trabajado en tus eventos

Personas, en Operaciones de eventos de tu marca, muestra una sola vez a cada persona que es del equipo, voluntaria o está en un turno en cualquiera de tus eventos, sin importar en qué evento trabajó. Busca por nombre o correo y ve en cuántos eventos trabajó cada persona, el más reciente y si es del equipo o voluntaria. Volver a contratar al personal de barra y a los stewards de confianza empieza con una búsqueda, no rebuscando en las hojas de cálculo del año pasado.

Cada registro muestra lo que dicen sus turnos: los turnos que trabajó, las horas del registro de entrada al de salida, con qué frecuencia se presentó y los turnos a los que faltó o que canceló tarde. Cada cifra sale de tus propios registros de turnos en todos tus eventos. Nadie de tu equipo califica a nadie, así que el registro es justo para la persona y útil para ti.

Desde el mismo registro ves sus próximos turnos y cada evento en el que trabajó, abres el rol de turnos de cualquiera de esos eventos para agregarla a un turno, le envías por correo su enlace a Mis turnos y ves cuándo lo abrió por última vez, y desactivas sus enlaces cuando deja tu equipo.

• Personas: una persona por cada correo, en todos tus eventos
• Lo que dicen sus turnos: turnos trabajados, horas trabajadas y asistencia
• Faltas o cancelaciones tardías: turnos a los que no llegó o que dejó tarde
• Próximos turnos: dónde tiene su siguiente turno

• Find the crew and volunteers who work your events

Relaciona habilidades y edades con los turnos que las necesitan

Agrega las habilidades de cada persona, o toma una de las sugerencias de Fai a partir de los equipos y roles en los que más trabajó. Un turno que pide una habilidad, como una licencia de montacargas o experiencia en barra, solo se ofrece a las personas que la tienen. Cuando hayas visto la identificación de alguien, confirma que tiene la edad para turnos con edad mínima, y el registro guarda quién lo confirmó y cuándo.

El registro nunca guarda una fecha de nacimiento, solo que la persona tiene al menos la edad que confirmaste. Las personas cuya edad nadie ha confirmado pueden marcar que tienen la edad suficiente cuando aceptan un turno con edad mínima, así que no tienes que perseguir identificaciones para cada turno de barra antes de enviar las ofertas.

• Habilidades: agregadas por tu equipo, con sugerencias de Fai
• Edad confirmada: guardada con el nombre de la persona del equipo que la confirmó
• Habilidad en el turno: solo se ofrece el turno a las personas que la tienen

• Cubre cada turno y paga cada hora trabajada

Abre un formulario de voluntarios que se llena desde el teléfono

Agrega los roles que necesitas y tu texto de bienvenida, o copia los equipos de tu rol de turnos como roles en un solo paso, y luego comparte el enlace de solicitud en tu sitio web y redes sociales. Siempre se piden el nombre, el correo, el teléfono, los días que pueden dar, un contacto de emergencia y el consentimiento, así que solo agregas las preguntas que son tuyas. Las personas se postulan desde su teléfono sin crear una cuenta.

Define una edad mínima, y a un aspirante menor se le pide el nombre, el teléfono y la autorización de su madre, padre o tutor. Los aspirantes marcan que leyeron tu aviso de privacidad. Marca cualquier pregunta sobre salud o cualquier otro tema privado para que sus respuestas nunca se envíen a Fai.

Si ya recibes solicitudes con un formulario en tu evento, conéctalo mejor a tus voluntarios, equipo, vendedores, prensa o a los contactos de un artista. Relaciona cada dato que necesita la lista con una pregunta de tu formulario, y cada persona que lo envía se agrega a esa lista un momento después, con sus respuestas guardadas en el formulario y lo que sobre en las notas. Nadie vuelve a capturar un nombre, y una solicitud nunca se agrega dos veces.

• Formulario de solicitud: hecho para el teléfono, sin crear una cuenta
• Usa los equipos de tu rol de turnos: los equipos de tu rol de turnos copiados como roles
• Edad mínima: con la autorización de madre, padre o tutor para menores de 18
• Tus propios formularios: cada aspirante se agrega a la lista que elijas

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Deja que Fai lea cada solicitud y luego decide en grupos

Fai lee cada solicitud y marca a la persona como muy adecuada, posiblemente adecuada o poco adecuada para un rol, con su motivo en palabras simples. Filtra la lista por rol, por día o solo por los muy adecuados, y abre cualquier solicitud para ver los días y roles que eligió, su experiencia y las respuestas a tus preguntas. Fai sugiere; tú decides.

Marca a las personas que quieres, elige Aceptar, Lista de espera, Rechazar o Preseleccionar, revisa el correo y envía. Cada persona recibe un correo tuyo y sus respuestas te llegan a ti, mientras que una preselección se queda como nota para tu equipo. Puedes cambiar una decisión después, como aceptar a alguien de la lista de espera cuando se abre un lugar, con o sin correo.

Varios coordinadores pueden trabajar en la misma lista. Si alguien de tu equipo cambió a una persona al mismo tiempo que tú, esa persona se queda como está y se te avisa, así que dos de ustedes nunca le envían decisiones contradictorias a un mismo voluntario.

• La lectura de Fai: muy adecuado, posiblemente adecuado o poco adecuado, con el motivo
• Decide en grupos: aceptar, lista de espera, rechazar o preseleccionar
• Un correo para cada uno: con la decisión, y las respuestas te llegan a ti
• Seguro con tu equipo: a una persona que alguien más acaba de cambiar no se le toca

Trae de vuelta a los mejores voluntarios del año pasado

Elige un evento anterior y ve al equipo del año pasado con los turnos que trabajó cada persona, y Fai sugiere a quién invitar de nuevo, como las personas que trabajaron todos sus turnos. Invita de una vez a todos los que sugiere, y sus respuestas de la última vez ya vienen llenas, así que volver a postularse les toma un momento.

Los voluntarios que regresan se suman a la misma lista de solicitudes que todos los demás, así que decides sobre ellos con los mismos correos en grupo. Cada persona vuelve a ingresar su contacto de emergencia, así que la lista de este año tiene los datos de este año.

• Voluntarios que regresan: el equipo del año pasado con los turnos que trabajó cada uno
• A quién sugiere Fai: con motivos como trabajó todos sus turnos
• Respuestas ya llenas: de su última solicitud

Dale a cada voluntario una página que responda sus preguntas

Envía a todos los que aceptaste su propia página con un correo para cada uno, que se abre con un enlace privado sin contraseña. Los voluntarios confirman sus turnos, eligen turnos abiertos y piden cambiar o dejar uno, así que el rol de turnos se llena sin una ronda de mensajes. La página tiene su hoja del día con los horarios clave y los jefes de equipo, la inducción para leer y confirmar, y un lugar para agregar los documentos que pidió tu equipo.

Los voluntarios solo pueden elegir un turno que respete tus reglas de descanso y de horas y que cumpla con su edad mínima, habilidad y documentos, y su página les dice qué regla se lo impide. Tú apruebas o rechazas cada cambio o baja, y un cambio solo se hace cuando el nuevo turno tiene espacio y sigue respetando tus reglas. Desactiva la elección de turnos cuando quieras dejar fijo el rol de turnos.

También responden si siguen viniendo, te dicen qué días pueden trabajar, agregan cada turno a su calendario e indican sus necesidades alimentarias para la cocina del equipo. Desactiva un enlace o crea uno nuevo desde su solicitud en cualquier momento. Para los voluntarios que trabajan en varios de tus eventos, el enlace a Mis turnos desde Personas muestra todos los eventos en una sola página.

• Elegir más turnos: solo turnos que respetan tus reglas del rol
• Pedir un cambio o una baja: cada solicitud aprobada o rechazada por ti
• Hoja del día e inducción: horarios clave, jefes de equipo y las indicaciones
• Documentos y foto: los agregan ellos y solo los abren tus dueños y administradores

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Recompensa las horas que dan tus voluntarios

Ve las horas a las que se apuntó cada voluntario en el rol de turnos junto a las horas que trabajó según sus registros de entrada y salida, con sus turnos y sus inasistencias. Define una recompensa una sola vez, como un boleto gratis de fin de semana después de cierta cantidad de turnos trabajados, y Fai te dice quién se la ganó. Entrega los boletos en un solo paso, y cada persona recibe su boleto gratis por correo como boleto para invitado.

Nadie recibe la misma recompensa dos veces, sin importar cuántas veces tu equipo presione el botón. Quien registró su entrada y nunca su salida destaca para que lo revises antes de entregar las recompensas, y cada voluntario muestra las recompensas que ya se ganó.

Descarga la lista de voluntarios con o sin datos de contacto y contactos de emergencia, o el archivo de horas solo con nombres y horas, y cada descarga queda registrada con el nombre de quien la hizo. Cuando un voluntario te pide borrar sus datos, un dueño o administrador borra para siempre su nombre, sus datos de contacto, sus respuestas y sus archivos, mientras sus turnos y horas se quedan en tus totales.

• Horas a las que se apuntaron y trabajadas: para cada voluntario y en total
• Recompensas: un boleto ganado al trabajar los turnos que definas
• Boletos para invitados: enviados por correo a cada persona que se ganó uno
• Nunca dos veces: cada recompensa llega a una persona una sola vez

Pídele a Fai que se encargue contigo del trabajo pesado

Pregúntale a Fai quién trabajó más turnos el verano pasado, o pídele que agregue una habilidad al registro de alguien, que acepte a los muy adecuados para la barra, que invite de nuevo al equipo del año pasado o que envíe a los voluntarios de este año sus páginas. Lee la misma lista de Personas y las mismas solicitudes que ves tú, te muestra exactamente quién recibe qué correo o cambio, y espera tu confirmación antes de guardar o enviar nada.

Fai también puede responder la solicitud de cambio de un voluntario, leerte las horas a las que se apuntaron y las trabajadas, y entregar las recompensas que se ganaron las personas una vez que un dueño o administrador lo aprueba. Trabaja dentro de tu propio rol, así que solo llega a los eventos y las personas a los que tú llegas.

• Con tus propias palabras: pide las cosas como se las pedirías a un colega
• Tu aprobación: cada correo y cambio espera tu confirmación

• Deja que Fai configure tu evento y te prepare el trabajo