Cubre cada turno y paga cada hora trabajada

Empieza con el personal que necesita tu público

Dile a Fai cuántas personas esperas en el momento de más afluencia, cuándo abren los accesos y cuándo se van los últimos, y ella sugiere cuántas personas necesita cada equipo para cada hora del día. Agrega sus turnos a tu rol tal como están, o ajusta cualquiera antes. Empiezas con un plan a la medida de tu público, y dedicas tu tiempo a las decisiones que solo tú puedes tomar.

Puede que tu equipo ya lleve el rol de turnos en una hoja de cálculo, o que un proveedor de personal te envíe el suyo. Arrastra el archivo CSV o Excel tal como está, y Fai relaciona cada columna con el día, los horarios, el departamento y el rol. Ves cada fila y cualquier problema que tenga antes de que se agregue un solo turno, y cada regla de turnos se aplica a los turnos que importas. Importar lo mismo dos veces nunca duplica tus turnos.

Para los turnos que agregas tú, repite un turno en varios días de una vez, como el mismo turno de acceso cada día del montaje al desmontaje, y un turno que termina después de la medianoche sigue hasta la mañana siguiente.

• Personal sugerido: personas para cada equipo y hora, según el público que esperas
• Turnos desde una hoja de cálculo: tu rol de turnos en CSV o Excel, con cada fila revisada antes de agregarse
• Repetir en varios días: el mismo turno cada día, del primero al último

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Ve dónde te falta gente mientras aún hay tiempo

Elige un día y el rol de turnos muestra cuántos lugares están cubiertos, y luego la cobertura de cada equipo hora por hora: el verde está cubierto y el naranja aún necesita gente. Cada turno indica si necesita gente, si está cubierto o si todos confirmaron, y al abrirlo ves quién está en él y el siguiente paso de cada persona. Ves el hueco en la barra del sábado por la tarde el lunes, no el sábado.

Define tus reglas del rol una sola vez: el descanso mínimo entre turnos, el máximo de horas que alguien trabaja en un día y el máximo de horas en siete días. Un aviso arriba del rol de turnos nombra a cada persona que está en dos turnos a la vez, que trabaja demasiado tiempo o sin descanso suficiente, así que un steward cansado se detecta al planear y no en el acceso. El límite de siete días cuenta los turnos en todos los eventos de tu marca, así que alguien de barra que trabaja tu noche de club del viernes y tu festival del sábado se cuenta una sola vez entre ambos.

Las reglas guían a tu equipo sin encerrarlo. Aún puedes agregar a alguien a un turno lleno o a alguien sobre quien avisa una regla: el rol de turnos pregunta primero y luego lo agrega como invitado con una nota para revisarlo. Fai nunca sugiere a nadie que rompería tus reglas.

• Cobertura por equipo y hora: lugares cubiertos frente a lugares necesarios
• Reglas del rol: descanso mínimo y máximo de horas en un día y en siete días
• Avisos de choques: cada persona en dos turnos a la vez o sin descanso suficiente
• En todos tus eventos: las horas de una persona en cada evento de tu marca

Cubre cada hueco con personas que encajan

Pídele a Fai que cubra los huecos y ella sugiere personas para cada lugar abierto, empezando por el mismo equipo o un rol parecido, y dice por qué encaja cada una. O ofrece un turno a unas cuantas personas y deja que el primer sí se quede con el lugar. En ambos casos, cada persona que propone Fai está libre a esa hora en todos tus eventos, ha descansado, tiene la edad suficiente y tiene la habilidad que necesita el turno.

Una oferta se envía a las personas que Fai marca por ti, con sus motivos en palabras simples, como tiene la habilidad, ya hizo este trabajo o siempre se presentó, y un conteo de a quién dejó fuera y por qué. Desmarca a quien no quieras y envíala. Cada persona recibe un correo con un enlace a su propia página, donde acepta o dice no, gracias. La primera en aceptar se une al turno como confirmada, y los demás que aún lo están pensando ven que el lugar ya se ocupó, así que nadie llega a un turno que ya está lleno.

Antes de que un lugar se le dé a alguien, Ticket Fairy vuelve a comprobar que el turno aún tiene espacio y que todavía le encaja, así que dos síes rápidos nunca ocupan el mismo lugar dos veces. Ves cada oferta como en espera, aceptada, rechazada o lugar ocupado, y puedes retirar una oferta que sigue en espera.

• Cubrir los huecos: las personas que elige Fai para cada lugar abierto, con el motivo por el que encaja cada una
• Ofertas de turnos: la primera persona que acepta se queda con el lugar
• A quién dejó fuera: contado por motivo, como poco descanso o falta de la habilidad
• Respuestas a las ofertas: en espera, aceptada, rechazada o lugar ocupado

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Entérate el día anterior de quién sigue viniendo

El día anterior a cada turno, pregunta a todos los que están en él si siguen viniendo, y ve cómo se suman las respuestas como vienen, no pueden y sin respuesta todavía. Quien no puede libera su lugar al instante, y Fai sugiere a quién ofrecérselo mientras aún hay tiempo para cubrirlo. Las bajas se convierten en una lista que resuelves la noche anterior, no en una sorpresa en el acceso.

El día del evento, un aviso nombra a quien no ha registrado su entrada después de que empezó su turno. Una sola acción lo marca como no llegó y abre una oferta para su lugar, así que encontrar a alguien que lo cubra toma un minuto. Si al final sí llega, registras su entrada como siempre.

Dos interruptores en Reglas del rol permiten que Fai envíe las primeras ofertas de un turno en cuanto necesita gente y haga la pregunta de si siguen viniendo el día anterior a cada turno, sin esperarte. Tú sigues aprobando cualquier oferta adicional. Ambos interruptores empiezan apagados y los eliges para cada evento, así que un festival con cientos de voluntarios puede funcionar solo mientras una noche de club pequeña queda por completo en tus manos.

• ¿Sigues viniendo?: una sola pregunta a todos los que están en los turnos del día siguiente
• No llegó: márcalo y busca quién lo cubra en el mismo paso
• Ofertas automáticas: apagadas hasta que las enciendes, para cada evento

Dale a cada persona una sola página para todos sus turnos

Cada persona del equipo y cada voluntario recibe un enlace privado a Mis turnos que abre su propia página, sin cuenta ni contraseña. Ahí ven sus turnos en todos tus eventos, aceptan tus ofertas, responden si siguen viniendo, te dicen qué días pueden trabajar y agregan sus turnos a su calendario. Cada respuesta aparece al instante en tu rol de turnos, así que "¿a qué hora me toca?" deja de ser una pregunta para ti.

La misma página tiene los documentos que necesitan sus turnos, tu inducción de seguridad, sus necesidades alimentarias para la cocina del equipo y las horas que trabajaron, con si cada línea está en espera de aprobación o aprobada. Solo muestra sus propios turnos, ofertas y documentos, nunca el nombre de otra persona del equipo. Cuando una persona deja tu equipo, una sola acción desactiva todos los enlaces que le enviaste.

• Página Mis turnos: cada turno en cada evento, sin cuenta
• Agregar al calendario: un turno o todos en su propia app de calendario
• Días que pueden trabajar: para que las ofertas salgan los días correctos
• Sus horas: horas trabajadas, en espera de aprobación o aprobadas

• Give your event crew one page for all their shifts
• Forma un equipo de personal y voluntarios con el que puedas contar cada año

Envía los turnos y registra la entrada de tu equipo el día del evento

Cuando el rol de turnos está listo, envía a cada persona un solo correo con solo sus propios horarios, lugar y rol del día, y sus respuestas te llegan a ti. El día del evento, cambia el rol de turnos a su lista de registro de entrada, busca a cada persona por nombre y registra su entrada, márcala como no llegó o registra su salida. Cada paso se puede deshacer, y la lista se actualiza mientras tu equipo trabaja en ella.

Cada registro de entrada y de salida se convierte en el inicio y el fin de las horas de esa persona, así que nadie llena una hoja de horas y nadie captura horarios después del evento. Cualquiera del equipo de tu evento puede pedirle a Fai desde su teléfono que registre la entrada o la salida de un steward, como un supervisor en un acceso lejano, y Fai espera primero su confirmación.

• Enviar a cada quien sus turnos: un correo por persona con solo sus propios turnos
• Lista de registro de entrada: registrar entrada, no llegó y registrar salida
• Deshaz cualquier paso: un toque equivocado corregido en un momento

• Build your event rota and check staff in

Aprueba horas a partir de los registros de entrada con las revisiones de Fai

Cada persona recibe una línea por cada turno, con el tiempo contado desde que tu equipo registró su entrada y su salida. Fai revisa primero cada línea y marca cualquier cosa rara en palabras simples: sin registro de salida, no registró su entrada, se fue tarde, muy corto, dos turnos a la vez u horarios que cambiaron después de aprobarse. Aprueba de una vez todas las líneas sin nada raro, y dedica tu tiempo solo a las líneas que necesitan a una persona.

Corrige una línea sumando o restando tiempo, o fijando el total que debería tener, e ingresa por qué, con motivos comunes como un descanso sin goce de sueldo o una salida que no se registró listos para elegir. Una sola acción llena las horas programadas del turno. Cada línea aprobada muestra quién la aprobó y cuándo, cada cambio con su motivo y su historial completo, y sus horas y costo se quedan como se aprobaron. Si cambias una línea aprobada, vuelve a aprobación con la tarifa con la que se aprobó por primera vez.

Tu jefe de barra o tu jefe de seguridad sabe quién trabajó de verdad cada turno. Hazlo jefe de su área, y aprueba y corrige las horas de su propio equipo desde su página Mis turnos, con las mismas revisiones de Fai y sin iniciar sesión. Los jefes de área solo ven horas, nunca costos, nunca aprueban su propia línea, y cada aprobación lleva su nombre.

• Marcadas por Fai: las líneas que revisar primero, con lo que ella notó
• Aprueba de una vez: todas las líneas sin nada raro
• Un motivo para cada cambio: guardado en la línea para quien la revise
• Jefes de área: aprueban las horas de su propio equipo, nunca costos

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Compara cada factura de agencia con las horas reales

Indica el equipo externo que aporta la gente de un turno y su costo por hora, y las horas se ordenan solas por agencia. Cada equipo muestra su gente y sus líneas, las horas registradas y aprobadas, lo que aún está en espera y el costo aprobado. Cuando llega la factura de la empresa de seguridad, la comparas con las horas que sus stewards trabajaron de verdad, no con su hoja de horas.

Las horas aprobadas por el costo por hora pasan a una sección Personal y equipo del Presupuesto de tu evento, junto al costo programado de las horas aún no aprobadas, así que ves tu gasto en personal antes de que lleguen las facturas. Descarga las líneas de cualquier día, área o equipo externo, con horarios, cambios, quién aprobó, tarifa y costo en cada línea, y cada descarga queda registrada con tu nombre.

Pregúntale a Fai cuántas líneas están en espera el sábado, y ella aprueba las líneas que elijas o todas las líneas sin nada raro, diciéndote primero cuántas son.

• Por equipo externo: horas registradas, aprobadas y aún en espera para cada agencia
• Costo por hora: se define en el turno y queda fijo al aprobarse
• Presupuesto: costos de personal aprobados y programados en tu evento
• Descarga: horarios, cambios, quién aprobó, tarifa y costo de cada línea

• Sabe cuánto costará tu evento antes de que lleguen las facturas