Pon a trabajar en tu evento solo a personas capacitadas e informadas

Pide una sola vez lo que necesita cada tipo de turno

Nombra el documento con tus propias palabras, o elige uno común como un certificado de primeros auxilios, un certificado de manejo de alimentos, una licencia de seguridad, una licencia de montacargas o un certificado de trabajo en alturas. Luego elige quién lo necesita: todos los que están en un turno, un área como Servicio médico, un rol como Operador de montacargas o un solo turno. Todos los que están en un turno que coincide ven qué llevar en su propia página, sin cadenas de correos.

Agrega una nota para decir exactamente qué cuenta, como Nivel 3 o superior, para que las personas envíen el certificado correcto a la primera. La parte superior de Licencias y certificados muestra cada documento que pide tu evento y cuántas personas ya lo tienen, con las personas de tus turnos a las que aún les falta algo listadas debajo, así que sabes a quién perseguir el lunes y no en el acceso el viernes.

• Documentos comunes: primeros auxilios, manejo de alimentos, seguridad, montacargas y más
• Quién lo necesita: todos los turnos, un área, un rol o un solo turno
• Una nota para las personas: el nivel o el detalle que debe mostrar el documento

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Reúne cada documento una sola vez para todos tus eventos

Cada persona agrega su documento desde Documentos que necesitan tus turnos en su propia página Mis turnos, como foto, PDF o archivo de Word. Un documento es de la persona, no del evento, así que la licencia de seguridad de un steward cuenta en tu noche de club, tu festival y tu gira de otoño hasta que vence. Fai lee la fecha de vencimiento del archivo cuando nadie la ingresó.

Cuando alguien del equipo te entrega un certificado en papel, regístralo tú, con o sin archivo, y Fai igual lee la fecha de cualquier archivo que agregues. Las personas ven tus solicitudes junto a sus turnos, su inducción y sus necesidades alimentarias, así que el papeleo es parte de prepararse para trabajar, no un trámite aparte.

• Agregados desde su propia página: en la misma página donde ven sus turnos
• Fechas de vencimiento que lee Fai: tomadas del archivo cuando nadie ingresó una
• Cuenta en todos los eventos: un certificado para toda tu marca hasta que vence

• Give your event crew one page for all their shifts

Revisa cada archivo y devuelve lo que necesita cambios

Abre los documentos de una persona y ve cada uno que necesitan sus turnos, desde qué día, en qué situación está frente a él y el archivo que lo cubre. Marca un documento como revisado cuando tu equipo lo haya visto, o devuélvelo con lo que debe cambiar, y la persona ve tu motivo en su propia página y agrega uno nuevo. Corrige una fecha de vencimiento en un solo paso.

Los documentos personales merecen cuidado. Solo los dueños, administradores y productores de tu evento los ven, y cada vez que se abre un archivo queda registrado con el nombre de la persona del equipo que lo abrió, así que siempre puedes responder quién vio la licencia de una persona del equipo y cuándo.

• Marcar como revisado: un documento que tu equipo vio y aceptó
• Devolver con un motivo: la persona ve qué corregir en su propia página
• Cada apertura registrada: quién abrió qué archivo y cuándo

Asigna solo a personas que tienen lo que necesita el turno

Un documento cuenta en cada día de los turnos de una persona mientras es válido o aún no se revisa, así que nadie se queda detenido antes de que tu equipo lo vea. Uno que falta, que se devolvió o que vence antes del turno no cuenta. Fai deja a esas personas fuera de las ofertas de turnos, los voluntarios no pueden elegir el turno desde su propia página, y si agregas a alguien tú mismo, se indica lo que le falta.

Los eventos reales necesitan flexibilidad. Cuando al médico de tu confianza le está llegando la renovación por correo, agrégalo de todos modos con tu motivo, y el motivo se guarda con su lugar en el turno y en el registro de actividad. Fai sigue la misma regla: asigna a alguien sin un documento solo con el motivo que le des.

• Revisiones al asignar: el rol de turnos indica lo que le falta a cada persona
• Ofertas a las personas que encajan: las ofertas de turnos saltan a quien no tiene el documento
• Motivos registrados: cada asignación hecha de todos modos guarda su motivo

• Cubre cada turno y paga cada hora trabajada

Prepara unas solas indicaciones de seguridad para todos en el lugar

Ingresa lo que las personas deben leer, como las salidas, los canales de radio y qué hacer en una emergencia, o enlaza tu video o documento de indicaciones. Elige si es para las personas que trabajan en el evento o para todos los que tienen pase, incluidos los invitados y los grupos de viaje. Así, cada persona del equipo, voluntario y proveedor ve las mismas indicaciones, y a nadie en el lugar se le contó una versión distinta.

Elige si el mostrador de entrega revisa la inducción antes de entregar un pase. Déjalo activado en un lugar donde nadie debería empezar a trabajar sin indicaciones, o desactívalo en un evento pequeño donde tu equipo da las indicaciones en el acceso. Los voluntarios que tuvieron antes una inducción del programa ven la inducción de tu evento en cuanto la configuras.

• Tus indicaciones: ingresadas aquí, o un enlace a un video o un documento
• Quién la necesita: las personas que trabajan ahí, o todos los que tienen pase
• Revisada en el mostrador: un interruptor hace que el mostrador de entrega la pida

• Run a safety induction for everyone who works your event

Comprueba que la leyeron con un examen corto que prepara Fai

Pídele a Fai que prepare un examen y ella escribe preguntas a partir de tus propias indicaciones, cada una con sus respuestas y la correcta marcada. El examen espera como borrador que nadie ve, así que primero cambias cualquier pregunta o respuesta. Publícalo, y las personas terminan la inducción al alcanzar la calificación mínima que definas, lo que te da un registro de que cada persona entendió las indicaciones, no solo de que las abrió.

Quien confirmó que leyó la inducción antes de que se publicara el examen sigue con la inducción hecha, así que activar un examen a mitad del montaje nunca deshace tu trabajo anterior. Retira el examen para cambiarlo y vuelve a ser borrador, y las personas confirman que leyeron la inducción hasta que lo vuelvas a publicar.

• Preparado por Fai: preguntas tomadas de las indicaciones que ingresaste
• Revisado por ti: cada pregunta y respuesta cambiada antes de publicarse
• Tu calificación mínima: el puntaje que necesitan las personas para terminar la inducción

Deja que todos hagan la inducción desde su propia página

El equipo abre la inducción desde su página Mis turnos y los voluntarios desde su propia página, junto a sus turnos, documentos y necesidades alimentarias. Sin examen, confirman que la leyeron, y con un examen publicado responden las preguntas y las envían. Quien no alcanza la calificación mínima ve su puntaje y lo vuelve a intentar, así que las personas llegan al lugar ya informadas.

La lista de la inducción muestra quién la hizo y quién no, así que tu responsable de seguridad ve los huecos al final de la semana, cuando aún hay tiempo para cerrarlos antes de abrir los accesos.

• En su propia página: junto a sus turnos, documentos y necesidades alimentarias
• Leída o con examen: una casilla cuando no hay examen, respuestas cuando sí lo hay
• Intentar de nuevo: las personas ven su puntaje y lo vuelven a intentar

• Forma un equipo de personal y voluntarios con el que puedas contar cada año

Retén cada pase hasta que se haga la inducción

Con la revisión en el mostrador activada, el mostrador de entrega muestra Inducción sin hacer para quien no la ha terminado, antes de entregar su pase. La tarjeta ofrece la solución: registra la inducción como hecha en el mostrador después de darle las indicaciones a la persona en persona, o vuelve a enviarle a un voluntario su página. Alguien del equipo aún puede entregar el pase con un motivo, y el motivo se queda con la entrega.

¿Le explicaste las indicaciones a un runner que llegó tarde en el mostrador? Regístrala como hecha ahí y recoge su pase al instante. En la lista de la inducción, marca como hecha a cualquier persona a la que informaste en persona. Cada registro muestra quién lo marcó y cuándo, así que tu expediente de seguridad se sostiene cuando alguien pregunta.

Pregúntale a Fai quién en los turnos del sábado aún no tiene certificado de primeros auxilios, o pídele que registre un certificado que viste con su fecha de vencimiento, que devuelva uno con tu motivo, que configure la inducción y prepare su examen, o que marque a alguien como hecho después de que le diste las indicaciones. Espera tu confirmación antes de cada cambio.

• Inducción sin hacer: se muestra en la tarjeta antes de entregar el pase
• Inducción hecha aquí: registrada en el mostrador mientras la persona espera
• Entregar de todos modos: solo con un motivo que queda registrado
• Pregúntale a Fai: a quién le falta qué, y cambios cuando tú lo dices

• Entrega cada pase rápido y reserva cada zona para las personas que deben estar ahí