Gestiona tu sala de control, tu público y tu carpa médica desde una sola imagen en vivo

Ve todo lo que pasa en el recinto en el momento en que pasa

Stewards, seguridad, servicio médico, gerentes de barra y equipo del recinto reportan en la misma bitácora en vivo con la que trabaja tu sala de control. Un reporte pide qué pasó, dónde y qué tan grave es, así que un steward con una fila enfrente puede registrar un desmayo en la barra en segundos. Cada registro muestra su equipo, su zona, un pin en tu plano del recinto y su gravedad, con los más graves arriba.

La gravedad se describe con palabras sencillas en lugar de códigos. Crítica significa peligro para la vida o que se necesitan servicios de emergencia ya, alta significa que alguien está herido, una preocupación de protección o un riesgo para mucha gente, media necesita que alguien lo atienda, y baja queda anotada para el registro. Todos califican igual, así que la sala de control lee una alta de la puerta principal exactamente igual que una alta del campamento.

El pin importa tanto como las palabras. Un reporte de una avalancha de público en la valla cae en el lugar exacto donde pasó, en el mismo plano del recinto en el que ya dibuja tu equipo, así que quien envía ayuda ve la puerta, el puesto de primeros auxilios y la ruta más cercanos sin pedir indicaciones por radio.

• Bitácora de control: cada reporte de cada equipo, los más graves primero
• Pin en tu plano del recinto: cada registro donde pasó
• Equipo y zona: quién lo cubre y en qué parte del recinto está
• Gravedad en palabras sencillas: crítica, alta, media o baja, descritas para todos

• Report and handle incidents at your event

Dale a cada registro un responsable y llévalo hasta cerrarlo

Cada registro indica quién lo está atendiendo, para que la sala de control nunca envíe dos equipos a la misma caída mientras espera una pelea en la puerta del fondo. Sube de nivel un registro cuando empeora, agrega actualizaciones cuando llegan los paramédicos o se despeja la zona, y pásalo de nuevo a en atención, resuelto y cerrado. Cada paso se suma al historial del registro con quién lo dio y cuándo, así que quien lo toma en el cambio de turno conoce toda la historia en segundos.

Las actualizaciones se agregan al historial y nunca lo sobrescriben, y los registros nunca se borran. Un registro creado por error se cierra con una nota que lo dice, y un registro cerrado se puede reabrir si el problema regresa. Cuando tu inspector de licencias, tu aseguradora o un abogado pregunta qué pasó en la barra principal a las nueve y diez, la respuesta está ahí, en orden, con cada nombre y cada hora.

Fai lee cada reporte nuevo y sugiere su tipo y qué tan grave es. Quien lo atiende acepta su sugerencia con un botón o se queda con su propio criterio, y puede volver a preguntarle cuando haya más detalles. Tu equipo decide; Fai le ahorra la escritura.

• Quién lo atiende: un responsable para cada registro
• Escalar: sube un registro de nivel cuando se vuelve más grave
• Historial completo: cada paso y actualización con quién y cuándo
• Fai sugiere: el tipo y la gravedad de cada reporte

Envía cada trabajo al equipo correcto por el canal correcto

Despacha un registro al equipo que cubre su zona, por el canal de radio que atiende ese equipo. Los canales y los indicativos salen del plan de radio que ya tienes junto a tu equipo, así que la sala de control, el supervisor de seguridad y el servicio médico trabajan con un solo plan, y nadie tiene que recordar en qué canal están los stewards del campamento a las dos de la mañana.

Tu plan de radio enumera cada canal como aparece en el selector del radio, quién lo usa y los indicativos con la persona que responde a cada uno. Imprime una hoja de radio para colgarla en la cabina y en cada puerta, y la hoja del día de cada departamento muestra los canales que usa ese equipo. Cuando cambia el plan, el siguiente despacho y la siguiente hoja del día lo siguen.

• Despacho por zona: al equipo que cubre la zona
• Plan de radio: canales, indicativos y quién responde en cada uno
• Hoja de radio: una hoja impresa con cada canal para pegar en la pared

• Hand out radios and kit to your event crew

Pon la bitácora en vivo en la TV de tu sala de control

Abre el enlace privado de tu sala de control en una TV o computadora de la cabina de control, y la bitácora en vivo aparece ahí sin iniciar sesión. Todos en la cabina ven llegar los registros nuevos, quién está en cada uno y qué sigue abierto, así que el enlace con la policía, el responsable médico y tu director de seguridad ven la misma imagen sin que nadie comparta su propio acceso.

El enlace está pensado para la pared de la cabina. Mantenlo dentro de tu sala de control, y desactívalo o crea uno nuevo si llega más lejos de lo debido. Los datos personales de los registros confidenciales no aparecen en él, así que la TV puede estar donde la vean las visitas de la cabina.

• Enlace para la sala de control: la bitácora en vivo en cualquier TV o computadora
• Enlace privado: sin iniciar sesión y sin accesos compartidos
• Datos confidenciales fuera: seguro para una TV que ven las visitas

Conoce qué tan llena está cada zona antes de que se llene

Una aglomeración al frente de una carpa empieza mucho antes de que alguien la reporte por radio. Captura el aforo seguro de cada zona, desde la arena y la carpa principal hasta el pit y la zona de fans, y su conteo en vivo aparece junto a él, calculado con los escaneos de entrada y salida en tus puertas. Fai sigue cómo se llena cada zona y te avisa antes de que llegue al nivel que definiste, con el paso adecuado, como detener una entrada o abrir la zona de desborde.

El ritmo de llegadas y salidas muestra qué tan rápido entra y sale la gente, para que sepas cuándo abrir más carriles, cuándo el público del artista principal está por moverse entre escenarios y si el recinto se vacía como estaba previsto al final de la noche. Un mapa de calor pone los conteos sobre tu plano del recinto, para que las zonas más llenas resalten de inmediato junto a los escenarios, barras y salidas que dibujaste.

La decisión sigue siendo tuya. Fai avisa y sugiere; tu responsable de seguridad detiene la entrada o abre la zona de desborde, y los pasos que tu plan de emergencia vincula a un disparador de público están listos junto al aviso.

• Conteos por zona: en vivo, frente al aforo seguro que definiste
• Avisos anticipados: de Fai, con el siguiente paso sugerido
• Ritmo de llegadas y salidas: qué tan rápido se llena y se vacía cada zona
• Mapa de calor: cada zona coloreada según qué tan llena está

• Ve venir el clima y los riesgos, y ten tu plan listo

Parte de los conteos que ya llevan tus puertas de staff

Tus puertas de staff ya cuentan quién está en el recinto y dentro de cada zona, y luego por grupo de pase u organización, y En el recinto ahora se actualiza solo mientras está abierto. Abre el conteo de cualquier zona para ver una lista de todos los que están dentro y cuándo entraron, que es exactamente la lista que necesitas cuando hay que desalojar una estructura o confirmar dónde está el equipo de un proveedor.

Cada pase se revisa contra sus zonas, días y horarios al escanearse, y cada movimiento se guarda con dónde, si fue entrada o salida y quién lo escaneó. Salir nunca se rechaza, y escanear la salida de las personas en cada salida con personal mantiene correcto cada conteo. Los conteos de público en los que confía tu sala de control salen de los mismos escaneos, así que las cifras en la TV de la cabina son las que registraron tus puertas.

• En el recinto ahora: quién está en el recinto y dentro de cada zona
• Pase de lista: todos los que están dentro de una zona y cuándo entraron
• Movimientos: cada escaneo de un pase, de entrada y de salida

• Check accreditation passes in and out at your event staff gates
• Entrega cada pase rápido y reserva cada zona para las personas que deben estar ahí

Atiende a cada paciente con una bitácora médica privada

Tus equipos médicos y de bienestar ven a la gente en su peor momento del evento, y sus notas merecen algo mejor que una tabla con clip en una carpa. Registra el triaje, el tratamiento y el resultado de cada paciente en un registro privado vinculado al incidente del que viene, para que una caída reportada en la segunda barra y la atención que siguió cuenten una sola historia completa.

Solo las personas con un rol Médico en el evento, y sus propietarios y administradores, abren los detalles, y cada consulta de un registro queda registrada. Tú eliges cuánto tiempo se conservan los registros de cada evento, incluso para siempre, y borrar un registro elimina los datos personales mientras los conteos se conservan.

Todos los demás reciben las cifras sin los nombres. La sala de control, el reporte de turno del responsable de seguridad y tu evaluación posterior ven qué tan ocupada estuvo la carpa médica y qué tipo de casos llegaron, y nadie fuera del equipo médico ve quiénes fueron los pacientes. Los incidentes médicos, de protección y de bienestar también empiezan como confidenciales en la bitácora de control, así que el mismo cuidado cubre el reporte y el tratamiento.

• Triaje, tratamiento y resultado: cada paciente desde su llegada hasta su alta
• Vinculado a incidentes: cada paciente junto al reporte del que viene
• Rol Médico: detalles solo para quienes los necesitan
• Conteos sin nombres: para la sala de control y tu evaluación posterior

Entérate de los incidentes graves en cuanto se reportan

Cuando un reporte llega como alto o crítico, o sube a cualquiera de los dos después, Fai envía de inmediato un correo a tu responsable de seguridad y a los propietarios y administradores del evento con qué tan grave es, el tipo, dónde y cuándo, y un enlace. Si un incidente crítico sigue abierto más tarde, se les vuelve a escribir y una tarea urgente muestra a tu equipo que se le está dando seguimiento.

Fai también revisa la bitácora cada hora en busca de patrones. Cuando varios incidentes del mismo tipo pasan en el mismo lugar con poco tiempo entre sí, como llamadas médicas en la barra principal, prepara un correo para tu responsable de seguridad preguntando si la zona necesita más cobertura, listo para que tu equipo lo apruebe. Los correos de aviso nunca dicen qué pasó ni quién estuvo involucrado, así que es seguro que lleguen a un teléfono en medio del público.

Cualquier persona del equipo de tu evento puede pedirle a Fai que reporte un incidente o agregue una actualización con sus propias palabras, desde donde esté. Le muestra lo que va a registrar y espera su sí, y el reporte llega a la bitácora de control y al responsable de seguridad igual que uno escrito en el panel.

• Avisos de seguridad: tu responsable de seguridad, avisado al instante de todo lo grave
• Sigue abierto: un segundo correo y una tarea urgente para un incidente crítico
• Patrones: el mismo tipo de incidente en el mismo lugar
• Reportar con Fai: para cualquier persona del equipo de tu evento