Consigue cada permiso y la aprobación de cada valla antes de abrir tus puertas

Sigue cada permiso con la autoridad que lo otorga

Guarda cada permiso bajo su autoridad: licencias, bomberos, policía, vialidad y salud. Tu coordinador de permisos ve en qué punto está cada solicitud en un solo seguimiento, y todos los demás en el equipo saben a quién preguntar por el cierre de calles, la licencia de horario extendido o la visita de higiene de alimentos.

Un evento con varias dependencias es un conjunto de conversaciones separadas que tienen que resolverse antes de la misma mañana. El seguimiento guarda cada una con su propia autoridad, contacto y fechas, así que una respuesta lenta de vialidad se ve semanas antes de que retrase el plan de manejo de tráfico, y un coordinador nuevo puede ver todo el panorama desde su primer día.

• Por autoridad: licencias, bomberos, policía, vialidad y salud
• En qué punto está cada permiso: lo que está otorgado y lo que todavía te necesita

Cumple cada condición antes de su fecha límite

Cada permiso lleva las condiciones que le puso la autoridad, cada una con su fecha límite. Atiéndelas una por una, ve de un vistazo qué sigue abierto, vence pronto o está atrasado, y llega al día de apertura con cada condición cumplida y la evidencia al lado.

En las condiciones es donde los eventos se ven sorprendidos: la proporción de stewards que indica la licencia, el monitoreo de ruido que pidió el municipio, la cobertura médica que fijó el grupo asesor de seguridad. Cada una está con el permiso al que pertenece y una fecha, así que nadie descubre en la última semana que una condición de la reunión de primavera nunca se asignó.

• Condiciones: cada una de las que puso la autoridad
• Fechas límite: lo que sigue abierto, vence pronto o está atrasado

Reúne los documentos que pide cada autoridad

Registra los documentos que envías a cada autoridad, y primero recopila los que necesitas de tus proveedores. Pide una sola vez a tus equipos externos seguros, evaluaciones de riesgos, procedimientos de trabajo y certificados de seguridad de gas o eléctrica, y cada equipo sube su archivo en su propia página sin iniciar sesión. Fai lee cada archivo para ver la fecha de vencimiento y la cobertura y dice lo que no coincide, como una póliza que termina antes que tu evento, y tú lo aceptas o pides cambios.

Cada documento muestra cuántos equipos lo tienen aceptado, qué falta revisar, quién está atrasado y a quién se le está acabando la cobertura. Recuérdale de una vez a cada equipo al que todavía le falta un archivo, dale más tiempo a un equipo, o agrega un archivo que te mandó un proveedor por correo para que se lea y revise igual. Antes de que venza un documento aceptado, se le recuerda al equipo que envíe uno más reciente.

• Documentos enviados: lo que se envió a cada autoridad y cuándo
• Documentos de equipos externos: seguros, evaluaciones de riesgos y certificados
• Leído por Fai: la fecha de vencimiento, la cobertura y lo que no coincide
• Recordatorios: antes de que se entregue un archivo y antes de que venza

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Ve cada licencia y certificado, los más urgentes primero

El seguimiento de permisos se basa en Licencias y certificados, donde las licencias de alcohol, los permisos de alimentos y de salud, los certificados de seguro y las aprobaciones de bomberos del evento se ordenan según lo que te necesita primero: vencidos, luego por vencer y luego pendientes de revisión. Busca por jurisdicción, autoridad emisora o número de documento, y marca cada documento como verificado o rechazado.

En un festival de comida y bebida eso significa los permisos de alcohol y de alimentos de cada barra y vendedor, y en una convención las licencias para menores de edad. Los certificados de tus vendedores están junto a los documentos de tus equipos externos, así que quien revisa los papeles antes de la carga trabaja con una sola lista.

• Licencias y certificados: cada licencia y permiso del evento
• Los más urgentes primero: vencidos y por vencer arriba
• Búsqueda: por jurisdicción, autoridad o número de documento

Dibuja cada cerca y línea de vallas en tu plano del recinto

Dibuja la cerca perimetral, la valla frente al escenario y cada línea de control de público en el mismo plano del recinto con el que ya trabaja tu equipo. Define la escala una vez y cada línea muestra su longitud, así que tu proveedor de vallas cotiza el número correcto de paneles y tu equipo de montaje sabe dónde empieza y termina cada tramo.

Arrastra una línea cuando cambie el plano, con deshacer y rehacer siempre a la mano. Dos personas pueden trabajar en el mapa a la vez, y los cambios en lugares distintos nunca chocan. Fai puede revisar el mapa en busca de primeros auxilios, salidas, agua potable, baños y zonas de visión accesibles para el público que esperas, y te dice qué falta antes de que lo vea el grupo asesor de seguridad.

• Líneas de vallas: dibujadas en tu propio plano del recinto
• Longitudes: cada línea medida una vez definida la escala
• Revisar mi mapa: Fai busca salidas, primeros auxilios, agua y baños

• Draw your event site map and share it

Arma cada línea según su lista e inspecciónala a tiempo

Da a cada línea de vallas su lista de verificación de montaje y deja que tu equipo la marque conforme avanza, para que tu jefe de producción vea qué líneas están terminadas y cuáles necesitan trabajo mucho antes de abrir puertas. Luego define cuándo se inspecciona cada línea, desde la primera revisión después del montaje hasta las revisiones de cada día de show, y tu inspector revisa la línea punto por punto y la aprueba.

Una valla se revisa tan seguido como dice tu plan de seguridad, y nadie tiene que acordarse de hacerlo. La valla frente al escenario puede inspeccionarse antes de abrir puertas, en el cambio antes del artista principal y después del set, mientras la cerca perimetral se recorre cada mañana, cada línea con su propio horario. Los escenarios, los puntos de rigging y otras estructuras se aprueban con las mismas inspecciones programadas.

• Listas de montaje: cada paso para cada línea
• Inspecciones programadas: cuándo le toca revisión a cada línea
• Aprobación: por la persona que hizo la inspección

Muestra exactamente qué se revisó, cuándo y quién lo hizo

Cada paso de montaje, inspección y aprobación se suma al historial de la línea, y cada condición cumplida, documento enviado e inspección aprobada se suma al del permiso. Cuando tu inspector de licencias, tu aseguradora o tu evaluación posterior preguntan por una valla o una condición, la respuesta ya está ahí, con nombres y horas.

El mismo registro ayuda a la siguiente edición. El coordinador de permisos del año que viene parte de las autoridades, condiciones y contactos que funcionaron este año, y el equipo del recinto sabe qué líneas de vallas necesitaron revisiones adicionales y por qué.

• Historial completo: cada revisión, aprobación y condición guardada
• Listo para preguntas: de inspectores de licencias y aseguradoras

Da a los bomberos y a tus proveedores el plano en vivo

Envía a los bomberos, al servicio de ambulancias o a tu proveedor de vallas un enlace privado a tu mapa del recinto en vivo, con las salidas, rutas, primeros auxilios o tomas de corriente que necesitan sobre el mapa público. El enlace siempre muestra el mapa tal como está ahora, así que una cerca movida o una ruta de emergencia nueva aparece la próxima vez que lo abren, y deja de funcionar en la fecha que elijas.

Cada enlace muestra para quién es, hasta cuándo funciona y cuántas veces se abrió. Dale una dirección nueva a un enlace si llega demasiado lejos, o desactívalo en cualquier momento. La página que abren solo muestra lugares y rutas, nunca tus notas ni quién está en tu equipo, y no pide iniciar sesión, así que un inspector puede abrirla en un teléfono durante el recorrido.

• Enlaces privados al mapa: para servicios de emergencia, accesibilidad o proveedores
• Siempre el mapa actual: una cerca movida aparece la próxima vez que lo abren
• Desactívalo en cualquier momento: termina un enlace en cuanto ya no debe funcionar

• Share a private event site map with emergency services and suppliers