Ve venir el clima y los riesgos, y ten tu plan listo

Ve la semana que viene en tu recinto, con cualquier aviso

Cuando falta una semana para tu evento, el clima de tu recinto aparece debajo de las cifras de ventas en su página Desempeño. Abre con las condiciones actuales, con la temperatura, la sensación térmica, la humedad, el viento y la lluvia reciente, y una franja con los próximos días con cada día de tu evento marcado. Un aviso de clima severo para la zona aparece arriba del pronóstico con las horas que cubre y el servicio meteorológico que lo emitió.

Leer el clima junto a tus ventas importa el día que decides si lanzar una campaña de último momento, pedir más agua o mover el after party a un lugar techado. El aviso sale de las alertas oficiales de la zona alrededor de tu recinto, así que tu equipo de seguridad lee el mismo aviso con el que actúan las autoridades, con sus horas para compararlas con tus propias fechas y tus planes para lluvia y de evacuación.

• Pronóstico en tu recinto: los próximos días con los días de tu evento marcados
• Avisos oficiales: las horas que cubren y quién los emitió
• Condiciones actuales: temperatura, sensación térmica, humedad y viento

• Check the weather for your event

Consulta cada día de show en detalle

Elige cualquier día de la franja para ver su máxima y su mínima, la probabilidad de lluvia, la lluvia esperada, el viento y la salida y puesta del sol en el recinto. Tu equipo sabe cuándo se va la luz para un desarmado, tu gerente de barra sabe si el día pide más agua o más impermeables, y tu stage manager ve el viento del día en que se sube el rigging.

Los últimos días de una temporada larga se suman a la franja conforme entran en el rango, cada uno con su marca, así que una semana de festival se va completando día a día. Un show que termina de madrugada se marca en el día en que empieza, así que la franja coincide con la forma en que tu equipo habla de las fechas.

• Día del evento: cada uno de tus días marcado en la franja
• Lluvia y viento: la probabilidad de lluvia, la lluvia esperada y el viento
• Salida y puesta del sol: en tu recinto, cada día

Planea para los extremos que ha tenido tu fecha

Cuando todavía faltan meses para tu evento, ve cómo suele ser su primer día en tu recinto: la máxima y la mínima promedio, la máxima y la mínima récord, y la lluvia, la humedad y el viento típicos, con años de historial. Planea sombra y agua para un récord de calor, calentadores y refugio para uno de frío, y piso de tránsito para una fecha que suele ser lluviosa, mucho antes de que exista un pronóstico.

Esta es la vista que debes abrir cuando reservas carpas, rentas generadores o le explicas el calor a tu proveedor médico. Convierte "en julio suele estar bien" en el récord real de tu terreno, y le da a tu grupo asesor de seguridad las cifras detrás de tu plan para lluvia.

• Máxima y mínima récord: los extremos que ha tenido tu fecha
• Lluvia típica: lo que suele traer la fecha
• Años de historial: para tu recinto y tu fecha

Vincula cada disparador con los pasos que da tu equipo

Define los disparadores de viento, rayos, calor y público en tu plan de emergencia y vincula cada uno con sus pasos, como pausar un escenario, abrir refugios, agregar agua o enviar un mensaje a quienes tienen boletos. En los días de show el pronóstico para tu recinto llega hora por hora y se compara con tus niveles y las alertas oficiales, para que tu equipo de seguridad vea con tiempo qué horas superan un nivel, con los pasos listos junto a ellas.

Nadie tiene que recordar el procedimiento en medio de una tormenta. Cuando se activa un disparador, el plan muestra los pasos que acordaste con tus proveedores de seguridad, vigilancia y servicio médico, en orden, y tu equipo los lleva a cabo. Un disparador de público funciona igual, con los conteos en vivo por zona de tu sala de control, así que una zona que se llena demasiado rápido y una línea de turbonada que llega abren el plan que ya escribiste.

Enviar un mensaje a quienes tienen boletos es uno de los pasos que puede incluir un disparador, así que cuando se pausa un escenario o cambian las puertas, las personas que vienen a tu evento se enteran por ti, como parte del mismo plan que sigue tu equipo de seguridad.

• Disparadores de clima: niveles de viento, rayos y calor que tú eliges
• Disparadores de público: para una zona que se llena demasiado rápido
• Vigilancia cada hora: cada día de show comparado con tus niveles
• Pasos planeados: pausar un escenario, abrir refugios, agregar agua, avisar a quienes tienen boletos

• Gestiona tu sala de control, tu público y tu carpa médica desde una sola imagen en vivo

Empieza tu registro de riesgos con un borrador hecho para tu evento

Fai prepara un registro inicial a partir de tu tipo de evento, el público que esperas en el momento de mayor afluencia, si es en interior o al aire libre, tus fechas y tu hora de cierre. Un festival al aire libre recibe presión del público en las vallas y clima severo, un congreso recibe salas por encima de su capacidad en las sesiones populares, y un cierre tardío trae quejas por ruido y gente caminando al transporte en la oscuridad. Cada riesgo dice por qué está en la lista, y nada se guarda hasta que eliges qué conservar.

El borrador crece con el evento. Un público más grande agrega la seguridad en el acceso y la aglomeración cuando todos salen a la vez, un evento de varios días agrega el cansancio del staff y los voluntarios, y un evento al aire libre cubre calor, tormentas y vientos fuertes. Cada riesgo del borrador llega con acciones sugeridas, como stewards en los puntos de estrechamiento en las horas pico o límites de viento acordados con tus proveedores, así que editas un registro en lugar de enfrentarte a una hoja de cálculo en blanco.

• Preparado por Fai: los riesgos que suele tener tu tipo de evento
• El motivo de cada riesgo: por qué Fai lo puso en la lista
• Tú eliges qué conservar: nada se guarda hasta que lo agregas

• Keep a risk register for your event

Aprende de cada incidente de tus eventos anteriores

Fai lee los incidentes que tu equipo registró en los eventos anteriores de tu marca. Un tipo de incidente que se repite sube la probabilidad de ese riesgo en el borrador, o agrega el riesgo cuando le faltaba a tu registro, y el borrador dice cuántos incidentes lo respaldan. Tu registro se vuelve más preciso con cada evento que haces, a partir del historial que tu equipo ya lleva.

Así se cierra el ciclo que la mayoría de los equipos de seguridad dejan abierto. El desmayo en la barra el agosto pasado y el niño perdido en la zona familiar en junio dejan de ser líneas en una bitácora vieja y se convierten en motivos en el registro de este año, con la evidencia al lado para tu grupo asesor de seguridad.

• Incidentes anteriores: lo que salió mal antes, contado para cada riesgo
• Probabilidad más alta: los riesgos que se repiten, con una puntuación más alta

• Avisa rápido a las personas correctas y atiende cada incidente desde el reporte hasta el cierre

Puntúa, asigna y revisa cada riesgo de la misma forma

Elige qué tan probable es un riesgo y qué tan grave sería, y la puntuación se calcula sola, así que todos puntúan cada riesgo del registro de la misma forma. Anota lo que estás haciendo al respecto, una acción por línea, e indica quién es responsable y cuándo se revisa. El registro muestra primero las puntuaciones más altas, y el recuadro Riesgos de la página Hoy de tu evento cuenta los riesgos que necesitan revisión.

Conforme tus acciones surten efecto, baja la probabilidad o la gravedad y la puntuación se ajusta, así que el registro muestra dónde estás ahora. Dos personas pueden trabajar en el registro a la vez: lo que guarda un compañero mientras tanto nunca se sobrescribe, y el formulario muestra su versión para que la revises antes de volver a guardar.

• Puntuación: probabilidad por gravedad, nunca capturada a mano
• Lo que estás haciendo al respecto: las acciones para cada riesgo
• Responsable: una persona que responde por cada riesgo
• Revisar antes del: la fecha en que se vuelve a revisar cada riesgo

Muestra a inspectores y aseguradoras un registro que tu equipo mantiene al día

Marca un riesgo como controlado cuando tus acciones están en marcha, acéptalo cuando decides asumirlo, y ciérralo cuando ya no aplica. Un riesgo cerrado se puede reabrir, los riesgos nunca se borran y cada cambio se guarda en el historial del riesgo, así que el registro que le muestras a un inspector de licencias es el mismo con el que trabajó tu equipo.

Pregúntale a Fai sobre el clima o el registro con tus propias palabras: qué dice el pronóstico para el sábado, si hay un aviso vigente para el recinto, cómo suele ser la fecha o qué riesgos tienen la revisión vencida. Puede preparar el registro, agregar riesgos y cambiar su estado cuando se lo pidas, y antes te muestra cada cambio y espera tu sí.

• Controlado, aceptado o cerrado: un estado claro para cada riesgo
• Historial completo: cada cambio guardado, nada borrado
• Pregúntale a Fai: el pronóstico, el historial y el registro con tus propias palabras