Haz que cada expositor y patrocinador se vaya con resultados que puede ver

Pon un escáner de contactos en el teléfono de cada stand

Captar contactos suele implicar rentar lectores, dejar un depósito y hacer fila en el mostrador del organizador el día del montaje. Aquí, cada persona del stand de un expositor recibe su propio enlace de escáner, como una dirección para copiar o un código QR para abrir en su teléfono o tableta. No hay nada que instalar, ninguna cuenta que crear y nada que recoger al final del evento.

Agrega a cada persona del personal del stand con su nombre y correo, y cada contacto que capte lleva su nombre. Para la tableta que se queda en el stand, crea mejor un enlace compartido del stand. Cuando alguien deja el equipo del expositor a mitad del evento, detén su enlace y deja de funcionar al instante, mientras los contactos que captó se quedan con el expositor.

Los expositores pueden agregar a su propio personal del stand y crear sus propios enlaces de escáner desde su página de expositor, así que un expositor grande con un rol de turnos no tiene que volver contigo por cada persona nueva. Tú ves cada enlace de escáner en Contactos, con la última vez que se usó.

• Un enlace de escáner para cada persona: un enlace para copiar o un código QR para abrir en su teléfono
• Enlace compartido del stand: un enlace para la tableta del stand
• Detener enlace: el enlace deja de funcionar al instante y sus contactos se quedan

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Registra a cada visitante mientras la conversación está fresca

El personal del stand escanea el boleto o gafete del visitante con un lector de mano USB o Bluetooth, o ingresa el código impreso, y el visitante se suma a los contactos del expositor con su nombre y sus datos de contacto. Un toque lo califica y una nota registra lo que pidió, mientras el visitante sigue en el stand.

Las salas de exposición son famosas por su mala señal. Los escaneos hechos sin conexión esperan en el teléfono y se envían cuando vuelve la señal, así que el personal del stand sigue escaneando durante una hora de mucho movimiento. Un visitante escaneado dos veces, por dos personas o en dos momentos, sigue siendo un solo contacto con ambas notas juntas, así que el expositor nunca le da seguimiento dos veces a la misma persona.

Como el escáner lee los mismos boletos y gafetes que escanea tu equipo de acceso, cada visitante ya trae los datos que dio al comprar. No hay una base de datos de gafetes aparte que importar, y un boleto reembolsado o cancelado no se agrega como contacto.

• Escanea un boleto o gafete: con un lector de mano o ingresando el código
• Calificaciones y notas: lo que quiere el visitante, registrado en el stand
• Escaneos sin señal: guardados en el teléfono y enviados cuando vuelve la conexión
• Un contacto por visitante: un segundo escaneo suma sus notas al primero

Califica a los visitantes con las palabras de cada expositor

Una empresa de software y una cervecería artesanal clasifican a sus visitantes de forma distinta, así que cada expositor tiene sus propias palabras de calificación, de la mejor a la peor, como Listo para comprar, Dar seguimiento y Solo mirando. El personal del stand califica con el lenguaje que ya usa su equipo de ventas, y los resultados del expositor cuentan los contactos con esas mismas palabras.

Dale también al expositor un enlace de seguimiento en su configuración de contactos, como el enlace a su oferta o a la página de su propio evento, y las personas que siguen ese enlace y los boletos que compran cuentan para los resultados del expositor. El enlace de seguimiento de un patrocinador funciona igual.

• Palabras de calificación: la escala del propio expositor, de la mejor a la peor
• Enlace de seguimiento: clics y ventas contados para el expositor

Dale a cada expositor una página que su equipo gestiona por sí mismo

Cada expositor recibe su propia página, que se abre desde un enlace sin iniciar sesión. Ahí su equipo encuentra los contactos, seguimientos, personal del stand, resultados y palabras de calificación del stand, descarga sus contactos cuando los quiere y ve lo que aún tiene que hacer para ti. Tu equipo deja de reenviar hojas de cálculo, y el expositor deja de esperarlas.

La misma página permite que un expositor tenga reuniones en su stand. Activa las reservas de reuniones, ingresa lo que ofrece y elige sus propios horarios, tus horarios de reuniones o ambos. Quienes tienen boleto encuentran al expositor en la página de su orden y reservan, el equipo del expositor acepta o rechaza cada reserva, y tú ves cada reunión con expositores junto a las demás reuniones de tu evento.

Tú decides quién recibe una página y cuándo, y cada descarga de los contactos de un expositor queda registrada con quién la hizo.

• Página del expositor: contactos, seguimientos, personal del stand, resultados y calificaciones
• Descargar contactos: registrado con quién los descargó
• Reuniones en el stand: quienes tienen boleto reservan y el expositor responde
• Lo que aún falta de tu parte: lo que el expositor aún tiene pendiente

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Llena cada sala con los asistentes correctos y haz que conversen

Da seguimiento a cada visitante mientras el interés sigue vivo

La mayoría de los contactos se enfrían en la semana después de un evento, mientras las tarjetas de presentación se quedan en una bolsa. En la página del expositor, Fai prepara un correo de seguimiento para cada visitante que se puede contactar, a partir de la calificación y las notas que tomó el personal del stand. El expositor lee cada uno, lo cambia si quiere y lo aprueba, y no se envía nada antes de que lo haga.

El expositor edita el asunto y el correo en texto simple. Debajo se agregan los datos de tu evento, por qué el visitante recibió el correo y un enlace para dejar de recibir correos del expositor. El correo sale de tu evento, así que los visitantes lo reconocen, y las respuestas van directo al expositor, así que la conversación sigue con las personas que conocieron.

Cada visitante recibe un seguimiento de cada expositor, sin importar cuántas veces se presione el botón para preparar el borrador. Un seguimiento que no se pudo enviar aparece como no enviado, y se vuelve a enviar solo cuando el expositor lo pide.

• Preparado por Fai: un correo para cada visitante, a partir de su calificación y sus notas
• Aprobado por el expositor: no se envía nada hasta que dice que sí
• Respuestas al expositor: los visitantes responden a las personas que conocieron
• Uno por visitante: ningún visitante recibe el mismo seguimiento dos veces

Muestra a cada expositor lo que obtuvo de tu evento

Los resultados muestran los contactos del expositor por calificación, cuántos visitantes se pueden contactar, quién del stand conoció a más visitantes, los seguimientos enviados, las personas que trajo su enlace de seguimiento y lo que compraron, y el porcentaje de asistentes registrados que conoció su stand. Tú ves las mismas cifras en Contactos, así que tú y el expositor hablan del próximo año con los mismos números.

El porcentaje de asistentes que conoció es la cifra que los expositores rara vez reciben de un organizador. Compara los escaneos del stand con las personas que de verdad cruzaron tus accesos, así que un expositor puede evaluar su stand, su ubicación y su personal frente al tamaño del público. Lleva a tus expositores a la siguiente edición con Copiar del último evento, y empieza la conversación para volver a contratar con los resultados del año pasado en la mano.

• Contactos por calificación: con las propias palabras de calificación del expositor
• Clics y ventas: a través del enlace de seguimiento del expositor
• Asistentes que conoció: el porcentaje de personas registradas que escaneó el stand

Mantén al día cada acuerdo y compromiso con tus patrocinadores

Da seguimiento a cada patrocinador desde la prospección, pasando por comprometido, con contrato y pagado, hasta cumplido, con su nivel, su valor en efectivo y el valor de lo que aporta en especie. Convierte sus compromisos en tareas en el tablero de tu equipo, para que el logo en el escenario principal y la activación en la zona de comida tengan cada uno un responsable y una fecha límite.

Los valores de los patrocinadores pasan al presupuesto de tu evento como ingresos, con el efectivo y el especie por separado, así que tu presupuesto muestra lo que aporta el patrocinio sin una segunda hoja de cálculo. Un patrocinador que rechaza o se cae sale del presupuesto por sí solo.

Dale a un patrocinador su propia página y verá cuántos de sus compromisos están cumplidos y las ventas que generó su enlace de seguimiento. Tu equipo de alianzas responde "¿qué obtuvimos?" antes de que el patrocinador pregunte, y la renovación empieza con pruebas.

• Patrocinadores: nivel, estado, valor en efectivo y en especie
• Tareas a partir de compromisos: cada compromiso en el tablero de tareas de tu equipo
• En tu presupuesto: ingresos de patrocinio, con el efectivo y el especie por separado
• Página del patrocinador: compromisos cumplidos y resultados del enlace de seguimiento

• Sabe cuánto costará tu evento antes de que lleguen las facturas
• Empieza cada día sabiendo qué te toca y quién hace qué

Respeta la decisión de cada visitante sobre el contacto

Los asistentes le confían sus datos a tu evento, y los expositores quieren contactos que puedan usar. Cuando un visitante dice en el stand que prefiere que no lo contacten, el personal lo marca antes de guardar, y el expositor nunca ve el correo ni el teléfono de ese visitante. El personal del stand solo ve nombres, calificaciones y notas.

Registra también una solicitud posterior, y los datos del visitante desaparecen de los contactos y de la descarga del expositor, y se detiene cualquier seguimiento que aún no se haya enviado. Un visitante que usa el enlace de un seguimiento para dejar de recibir correos del expositor recibe el mismo trato. A quienes compran boletos se les informa en la confirmación de su orden que los expositores pueden escanear su boleto, en cuanto tu evento tiene un enlace de escáner activo.

• No quiere que lo contacten: se marca en el stand antes de guardar el contacto
• Ya no quiere que lo contacten: datos ocultos y seguimientos no enviados detenidos
• Informado al comprar: los compradores saben que los expositores pueden escanearlos