Deja que Fai configure tu evento y te prepare el trabajo

Empieza con lo que Fai ya sabe de tu evento

Abre Operaciones en un evento nuevo y Fai te saluda con lo que ya sabe, como la fecha, el recinto y los tipos de boleto a la venta, y luego sugiere qué tipo de evento es. Confírmalo o marca todos los tipos de evento que correspondan, y las secciones aparecen con los nombres que usa tu evento: Ponentes y Salas para un congreso, Atletas y Sedes para un evento deportivo, Vendedores y Stands para un festival de comida o bebida.

Cada respuesta se guarda en cuanto la das, así que puedes salir a la mitad y volver a la misma pregunta. Si prefieres explorar primero, sáltalo y Fai te muestra las secciones habituales para tu tipo de evento, con cada opción disponible para elegirla después.

• El saludo de Fai: la fecha, el recinto y los tipos de boleto que ya conoce
• Tipo de evento: confirma su sugerencia o marca cada tipo de evento
• Se guarda sobre la marcha: sal y vuelve a la misma pregunta

• Run your event from its Today page

Muestra a tu equipo solo las secciones que necesita tu evento

Dile a Fai en qué quieres ayuda: line-up y preparación de artistas, día del show, staff y voluntarios, seguridad, dinero, patrocinadores y socios, o comida, bebida y vendedores. Un congreso pregunta por ponentes y un evento deportivo por atletas. Tus elecciones deciden las secciones que ve tu equipo, así que una noche de club no se llena de planeación de campamentos y a un congreso no se le pregunta por riders.

Tu rol decide dónde se abre el evento para ti: un stage manager empieza en Ahora y después, un jefe de producción en Minuto a minuto, o en Preparación de artistas cuando faltan semanas para el evento, y todos los demás en Hoy. Cambia en qué te ayuda Fai cuando quieras, agrega una sección para todo el equipo o fija las secciones que más usas arriba de tu propia lista sin cambiar la de nadie más.

Antes de terminar, la lista que verá tu equipo aparece debajo de tus elecciones, para que a nadie le sorprenda una sección que falta. Una sección que ya tiene algo siempre aparece.

• En qué te ayuda Fai: las partes del evento en las que quieres ayuda
• Tu rol: promotor, jefe de producción, gerente del recinto o stage manager
• Tus propias secciones fijadas: las secciones que más usas arriba de tu lista

Dale a Fai tus documentos y la configuración del año pasado

Arrastra contratos, riders, una hoja de line-up o el minuto a minuto del año pasado a Empieza con Fai. Fai carga los contratos y riders en tu line-up y guarda todo lo demás en Documentos, extrayendo el line-up, las fechas y las fechas límite. Cada archivo aparece cuando empieza con él, así que el evento se va llenando mientras sigues con el siguiente trabajo.

Fai también encuentra el evento que se parece a tu última edición y te ofrece copiar su configuración. Ves lo que agrega cada parte y marcas lo que se copia antes de que se copie nada, y nunca se copian personas, reservas, respuestas ni dinero gastado. En Hoy, sugiere un plan de preparación para tu tipo de evento, desde conseguir cada contrato firmado hasta hacer la liquidación después del show, como tareas con sus fechas de entrega ya calculadas. Desmarca las tareas que no necesitas y cambia el nombre de las que quieras antes de que lleguen a tu tablero.

Conecta tu buzón y Fai archiva el correo del evento y encuentra los pendientes en él desde el principio, así que una fecha límite escondida en el correo de un agente aparece en Hoy como sugerencia.

• Dame algo para leer: contratos, riders, hojas de line-up y minutos a minuto
• Empieza desde tu último evento: tú eliges lo que se copia
• Plan de preparación: las primeras tareas, cada una con su fecha de entrega
• Conectar tu buzón: el correo del evento archivado desde el principio

• Aprende de este año y empieza el próximo ya configurado
• Haz que cada correo, llamada y documento trabaje para tu evento

Entérate de los problemas cuando todavía hay tiempo de resolverlos

Cada hora, Fai revisa el evento y enumera lo que encuentra en Espera tu decisión: tareas atrasadas que hay que perseguir o asignar, artistas sin viaje ni hotel cuando se acerca el evento, habitaciones vacías en un bloque de hotel antes de su fecha de liberación, dos sets reservados en el mismo escenario a la vez y fechas límite que leyó en tus contratos, correos y notas de llamadas. Cada tarjeta dice qué notó, qué hace aprobarla y en qué se basa.

Hoy pone primero las sugerencias más importantes, con la cuenta regresiva, los boletos vendidos frente a la semana anterior, las tareas atrasadas y lo que vence esta semana arriba de ellas. Cuando un horario de set en tu minuto a minuto se mueve lo suficiente para importar, Fai prepara un correo para los equipos afectados. Después de un cambio grande, como un contrato nuevo o un set movido, pídele a Fai que revise el evento de inmediato y te dice cuántas cosas nuevas encontró.

Fai cierra una sugerencia ella misma cuando el problema se resuelve de otra forma, por ejemplo cuando se reserva el viaje del artista, así que la lista sigue siendo una lista de trabajo real.

• Revisión cada hora: cada parte del evento, cada hora
• Basado en: los registros detrás de cada sugerencia
• Pedir a Fai que revise este evento: una revisión nueva después de un cambio grande

• Empieza cada día sabiendo qué te toca y quién hace qué

Aprueba, cambia, pospón o rechaza cada borrador

Aprueba una tarjeta y se ejecuta de inmediato: el correo se envía, las tareas llegan a tu tablero o se hace el cambio. Edita antes los destinatarios, el asunto o el mensaje de un correo, o desmarca y cambia el nombre de las tareas antes de que se agreguen. Pospón una sugerencia hasta mañana o la próxima semana, o recházala con un motivo, y deja de recibir ese tipo de sugerencia en el evento si no te sirve.

Las sugerencias del mismo tipo comparten una tarjeta, así que diez tareas atrasadas están en una sola tarjeta que abres para ver cada una. Cuando un compañero atiende primero una sugerencia, nada se ejecuta dos veces y la tarjeta muestra en qué estado está. Actividad reciente indica quién aprobó, pospuso o rechazó cada una, y Tiempo ahorrado por Fai muestra las horas que le ha ahorrado a tu equipo en el evento.

Si un envío empezó pero su resultado nunca regresó, la tarjeta avisa que el correo quizá no salió, para que revises tus enviados antes de enviarlo otra vez y nadie reciba un mensaje dos veces.

• Aprobar: el correo, las tareas o el cambio, con un solo clic
• Editar primero: cambia el borrador antes de que salga
• Ahora no: recordármelo después, rechazarlo o dejar de sugerir este tipo
• Tiempo ahorrado por Fai: las horas que le ha ahorrado a tu equipo

Envía cada correo a tu nombre y con la imagen de tu marca

Con tu buzón de Google conectado para enviar, Fai envía el correo desde él, a tu nombre, y aparece en tus enviados. Si no, sale a nombre de tu marca y las respuestas te llegan a ti. Cada correo lleva el logo, el color y la tipografía de tu kit de marca, así que un agente, un proveedor o un voluntario ve tu marca en cada mensaje.

Cómo se ven tus correos muestra un correo real del evento antes de que nadie lo reciba, con de dónde salen el remitente, las respuestas, el logo, el color, la tipografía y el pie. Un festival con identidad propia puede usar su propio logo o color principal mientras tus otros eventos conservan el kit de marca, y un solo paso lo regresa como estaba. La misma imagen cubre solicitudes de advance, ofertas, contratos, listas de renta, hojas del día, correos de turnos y de voluntarios y la encuesta de opinión.

• Desde tu buzón: a tu nombre, en tus enviados
• Tu kit de marca: logo, color y tipografía en cada correo
• Vista previa en vivo: un correo real del evento antes de que salga

• Choose how your event emails look

Elige el trabajo que hace Fai en cada evento

Una noche de club no necesita que se lea el catering y un congreso no necesita revisiones de riders. Lo que hace Fai enumera el trabajo que hace por su cuenta en el evento, como leer contratos, riders y certificados de seguro o encontrar pendientes en documentos y correos, y desactivas lo que quieras solo para este evento. Tus otros eventos conservan sus propios ajustes, y volver a activarlo es un solo paso.

Lo que Fai puede hacer enumera cada acción que realiza en el evento cuando se lo pides, cada una marcada como Te pregunta primero o Solo lectura, para que tu equipo sepa desde antes que todo lo que cambia el evento espera a una persona. En el rol de turnos decides por separado si Fai puede enviar sola las primeras ofertas de un turno y la pregunta ¿Sigues viniendo?

• Lo que hace Fai: activa o desactiva cada tipo de trabajo para este evento
• Lo que Fai puede hacer: las acciones que realiza cuando se lo pides
• Te pregunta primero: cada acción que cambia algo te espera

• Choose what Fai does on your event

Pídele a Fai cualquier trabajo del evento con tus propias palabras

Pide las cosas como se las pedirías a un colega, escribiendo o en voz alta. Fai puede registrar la llegada de un steward en el rol de turnos, ofrecer un turno abierto, llenar un advance a partir de un rider, reportar un incidente, agregar riesgos a tu registro, copiar la configuración del año pasado o programar la encuesta de opinión. Te pregunta cuando una petición puede significar dos cosas, te muestra exactamente lo que va a enviar o cambiar y espera tu sí.

Habla con Fai mientras recorres el recinto: responde mientras todavía estás hablando, se detiene en cuanto la interrumpes y cada palabra aparece en el panel para que puedas seguir escribiendo después. Un cambio nunca se aplica con un sí casual. Lo apruebas en el panel, o en voz alta diciendo las palabras exactas que Fai lee para ese cambio.

Fai lee correos, riders y archivos como información, nunca como instrucciones, y trabaja dentro de tus permisos, así que solo llega a las marcas y eventos a los que llega tu rol. Pídele una gráfica cuando importa más la forma que las cifras, o un resumen escrito cuando la respuesta va para un socio.

• Tus propias palabras: sin necesidad de nombres de reportes ni de campos
• Habla con Fai: pregunta en voz alta y sigue hablando mientras trabaja
• Tus permisos: Fai solo puede hacer lo que tú puedes hacer
• Tu aprobación: en el panel o con las palabras exactas que ella lee

• Ask Fai about your event
• Saca adelante el trabajo de tu boletaje pidiéndoselo a Fai