Planea cada escenario desde el primer camión que llega hasta el último que sale

Ve el día de cada escenario en una sola línea de tiempo

Cada día de tu evento tiene su propia línea de tiempo, con una fila por escenario y cada set distribuido en las horas, así que un escenario prometido a dos artistas a la misma hora resalta antes de que alguien lo descubra el día del show. Dos sets que se empalman en un escenario se marcan como conflicto, con el nombre del set con el que chocan. Abre cualquier set para cambiarlo, y todos los que leen la línea de tiempo ven el cambio.

Cambia a la tabla cuando quieras ver cada set en una lista, y luego fíltrala por escenario o por día, o busca un artista, un escenario o una nota. Un set que pasa de la medianoche se queda en el día en que empezó, que es como lo piensan quienes trabajan en él, y el set que está en el escenario ahora queda marcado mientras transcurre el día.

El historial de versiones guarda cada cambio a un set con quién lo hizo y cuándo, así que un horario movido nunca es un misterio. La misma línea de tiempo sirve para la agenda de un congreso, las proyecciones de un festival de cine y los partidos de un evento deportivo, cada uno con los nombres que usa ese tipo de evento.

• Una fila por escenario: cada set distribuido en las horas del día
• Conflictos marcados: dos sets reservados en un escenario a la vez
• Línea de tiempo o tabla: por escenario y por día, con búsqueda

• Build the running order for your event day

Configura una sola vez cada escenario, sala o cancha

Agrega cada lugar donde no pueden pasar dos cosas a la vez, con su capacidad, su ubicación, su especificación técnica y su color. Los nombres siguen a tu evento: escenarios en un festival, salas en un congreso, cines en un festival de cine y sedes en un evento deportivo. Cada uno se convierte en una fila de la línea de tiempo y tiene su propia página, así que tu stage manager abre una sola página para todo lo de su escenario.

La página de un escenario reúne los sets del escenario para cada día, su minuto a minuto, los departamentos y responsables con cues en él, sus turnos del rol, sus notas técnicas y sus tareas abiertas. El color del escenario se mantiene en el minuto a minuto y en sus camerinos, así que una oficina de producción con mucho movimiento entiende el día de un vistazo.

Cada escenario también tiene sus propias reglas de horario: su cambio de escenario más corto, sus horas de apertura y cierre y los días que está cerrado. Defínelas una vez en el escenario y cada revisión del orden de presentaciones las usa.

• Escenarios: o salas, cines y sedes, con el nombre de tu evento
• Especificación técnica: lo que ya tiene el escenario, para cada artista
• Página del escenario: sets, minuto a minuto, equipos, rol de turnos y notas técnicas juntos

Detecta cambios cortos y problemas de toque de queda a tiempo

El orden de presentaciones cambia muchas veces conforme se mueven horarios de set, vuelos y escenarios. Fai revisa cada día cada vez que cambia y señala el problema antes de que lo encuentre un artista, un stage manager o el toque de queda: sets que se empalman, un cambio de escenario más corto de lo que permite el escenario, un artista reservado en dos escenarios, un vuelo que aterriza después de la prueba de sonido, un set fuera del horario del escenario o después del toque de queda, y una línea del rider que el escenario no puede cumplir.

Cada problema llega con soluciones que Fai ya probó contra el resto del día, así que una solución nunca agrega un problema grave en otro lado. Ves cada cue que mueve y el horario nuevo antes de aplicarla, y puedes deshacerla justo después. Un escenario bloqueado, o un cue ya llamado en el día del show, nunca se mueve.

Fai compara el rider técnico de cada artista con la especificación técnica del escenario donde toca, incluidas líneas como Sin tarima de batería. Ves la diferencia con tiempo para rentar el equipo, acordar un sustituto con el artista o pasarlo a un escenario que lo tenga.

• Reglas de horario: cambio más corto, horario de apertura y días cerrados de cada escenario
• Soluciones de Fai: probadas contra el resto del día y deshechas en un paso
• Diferencias con el rider: lo que un escenario no puede cumplir para un artista

• Check your running order for clashes before show day
• Elige a tus artistas, arma bien el orden de presentación y anuncia tu cartel a tiempo

Pon los días de montaje y desmontaje en el minuto a minuto

Agrega un día de montaje antes del show o un día de desmontaje después, y marca los cues habituales para llenar la carga, el rigging y la prueba de sonido, o el desarmado y la descarga. Los días de montaje y desmontaje funcionan como cualquier día de show, en el minuto a minuto y en las hojas del día, así que tu equipo ve sus horarios de llamado de la misma forma toda la semana y el montaje del recinto se planea con el mismo cuidado que el set principal.

Reserva camerinos en el mismo minuto a minuto, con Fai sugiriendo un camerino para cada artista alrededor de su set y marcando cualquier reserva que se empalme con otra. Cada reserva aparece en el minuto a minuto, en las hojas del día y en las páginas del artista y del escenario, así que nadie llega a un camerino donde ya está otra persona.

• Días de montaje: carga, rigging y prueba de sonido
• Días de desmontaje: desarmado y descarga
• Camerinos: un camerino para cada artista alrededor de su set

• Book dressing rooms and plan build and break days for your event
• Planea cada cue, dirige el show en vivo y mantén a todos los equipos con la misma hora

Lleva el plano, las entradas y la electricidad de cada artista

Tu stage manager no debería estar leyendo seis riders a un lado del escenario mientras espera el siguiente artista. Cada escenario enumera el plano de escenario, la lista de entradas y la electricidad que necesita cada artista, uno por uno a lo largo del día, a partir de su rider técnico. Tu stage manager, tu ingeniero de monitores y tus electricistas leen la misma especificación, así que el escenario está listo para cada artista antes de que suba.

Las especificaciones parten de los riders que tu equipo ya reúne en Preparación de artistas, y de la lista de renta que ya toma línea por línea lo que necesita cada artista según su rider. Un cambio en un rider queda en espera de tu revisión ahí, así que un cambio del artista nunca sobrescribe una decisión que tu equipo tomó a mano.

• Plano de escenario: dónde va todo para cada artista
• Lista de entradas: cada canal que necesita cada artista
• Electricidad: lo que necesita cada artista en el escenario

• Haz el advance de cada artista sin perseguir cadenas de correos

Planea cada cambio de escenario y convoca al equipo para él

Planea el cambio entre cada artista y el siguiente, para que cada cambio siga un plan que tu equipo puede ver. Los llamados al equipo para cada cambio están en el orden de presentaciones, así que los stagehands, los técnicos de backline y el ingeniero de monitores llegan cuando empieza el cambio, con el equipo correcto para el artista que sube.

Fai ya prepara la carga, la prueba de sonido, el cambio de escenario, el llamado a escenario y el set de cada artista, y los cues de cada departamento, por correo y por mensaje de texto cuando hay un número de celular. Cada borrador espera en Hoy hasta que lo apruebas, y un cue movido lo vuelve a preparar, así que nadie llega a un horario viejo.

• Planes de cambio de escenario: entre cada artista y el siguiente
• Llamados al equipo: para cada cambio en el orden de presentaciones
• Horarios de llamado de Fai: preparados para artistas y departamentos, enviados cuando los apruebas

Calcula qué rentar y quién lo suministra

Fai calcula el backline y la producción que hay que rentar a partir de cada rider, escenario por escenario y día por día, y descuenta lo que ya tiene cada escenario, así que rentas lo que necesita el día más ocupado y nada más. La sección Producción reúne el trabajo de todo el evento que no pertenece a un artista ni a un miembro del equipo, como tareas, notas y artículos para finanzas, técnica, hospitalidad, catering y viajes.

Describe lo que necesitas, como escenarios, rigging, generadores o estructuras temporales, y Fai investiga empresas de producción cerca de tu evento con su sitio web y cómo contactarlas. Las respuestas y cotizaciones de los proveedores aparecen en la actividad junto al trabajo, así que el jefe de producción ve en qué punto está cada pedido.

• Renta a partir de los riders: backline y producción por escenario y por día
• Tareas, notas y artículos: para cada departamento de producción
• Encuentra proveedores con Fai: empresas de producción locales y cómo contactarlas

• Work out the backline and production to hire for your event
• Renta exactamente lo que necesita tu show y sabe dónde está cada pieza

Transmite tus sets a los fans que no pueden estar ahí

Los fans que no consiguieron boleto o no pudieron viajar igual quieren verlo. Tu programa de transmisión parte del orden de presentaciones que ya lleva tu equipo de producción, con cada artista en su escenario y su horario de set, y los derechos de transmisión de cada artista salen de su contrato, así que solo salen los sets que puedes transmitir. La transmisión se reproduce en la página de tu evento, donde los fans ya compran sus boletos.

Acuerda la transmisión en el contrato antes del show. Fai prepara el contrato de cada artista o ponente a partir de la reserva, lo firman en línea sin cuenta, y ambos reciben la copia firmada, así que los derechos con los que transmites quedan registrados y tu equipo nunca tiene que buscar un acuerdo firmado el día del show. Publica tu line-up y tus horarios de set en la página de tu evento desde Cartel público, después de revisar cada cambio. Cuando se mueven los horarios de set, puedes enviar por correo a quienes tienen boletos un borrador con los cambios, para que quienes lo ven desde casa y quienes están en el recinto sepan cuándo empieza cada set.

• Programa de transmisión: armado a partir de tu orden de presentaciones
• Derechos de transmisión: para cada artista, según su contrato
• En la página de tu evento: la transmisión donde los fans compran sus boletos

• Consigue cada acuerdo del evento redactado, revisado y firmado