Llena cada sala con los asistentes correctos y haz que conversen

Convierte tu agenda en sesiones que los asistentes pueden elegir

Cada charla y taller de tu agenda que los asistentes aún no pueden elegir espera en Sesiones, listo para abrirse. Su título, horario y sala salen directamente de la agenda, así que solo agregas cuántas personas caben en la sala, una línea temática como Diseño o Liderazgo, y una descripción que los asistentes leen antes de elegir.

Abre una sesión para que se elija ahora, o prepárala y ábrela cuando tu programa esté listo. Agrupa las sesiones por tipo y línea temática como lo hace tu programa impreso, así un asistente que busca todos los talleres de liderazgo los encuentra juntos. Agrega también sesiones que no están en tu agenda, como el desayuno informativo de un patrocinador.

Activa una lista de espera para las sesiones que esperas que se llenen. Cuando alguien deja una sesión, la siguiente persona de la lista recibe un correo para tomar el lugar, así que un taller popular se mantiene lleno sin que tu equipo persiga a nadie.

• Desde tu agenda: título, horario y sala ya llenos
• Tipos y líneas temáticas: charlas y talleres agrupados como en tu programa
• Lista de espera: la siguiente persona recibe un correo cuando se libera un lugar

• Let ticket holders pick the conference sessions they attend

Dale a cada asistente su propia agenda

Los asistentes encuentran Tus sesiones en la página de la orden que ya tienen, con el día, el horario, la sala y los lugares que quedan de cada sesión. Eligen, dejan una sesión o se unen a una lista de espera, y un solo botón agrega todo lo que eligieron a su propio calendario. Quien compró para sus colegas elige por cada uno de ellos.

Una sesión que choca con otra que el asistente ya eligió le dice con cuál antes de que la toque, así que nadie ocupa dos lugares a la misma hora y deja un asiento vacío. No hay app que descargar ni una segunda cuenta que crear, porque la agenda vive en la orden que los asistentes recibieron al comprar.

Tu equipo también ve lo que eligió cada asistente. Busca a cualquier titular de boleto, ve las sesiones que eligió y agrégalo a otra, lo que sirve para el invitado de un ponente o un patrocinador que necesita un asiento en una sala llena.

• Elegir y dejar: en la página de la orden que los asistentes ya tienen
• Avisos de choques: antes de que dos elecciones se empalmen
• Su calendario: todo lo elegido agregado en un solo paso
• Agregar a una sesión: tu equipo asigna a un asistente a mano

Cambia una sesión sin arruinar los planes de nadie

Una vez que los asistentes eligieron una sesión, su horario y sus lugares se quedan como están, así que nadie pierde un lugar ni se encuentra con un choque que nunca eligió. Aún puedes cambiar el título, la sala, la línea temática y la descripción, lo que cubre los cambios de ponente y de sala que ocurren en la última semana.

Cuando una charla cambia de horario en tu agenda, su sesión indica El horario del programa cambió, así que tu equipo ve la diferencia y nunca trabaja con dos horarios distintos. Pídele a Fai que cree una sesión a partir de un elemento de la agenda o que abra una para que se elija, y te muestra la sesión antes de guardarla.

• Elecciones protegidas: horario y lugares fijos una vez que los asistentes eligieron
• Todo lo demás se puede cambiar: título, sala, línea temática y descripción
• El horario del programa cambió: se marca cuando la charla cambia en tu agenda

Deja pasar por la puerta de cada sesión solo a quienes la eligieron

Tu equipo de acceso escanea cada boleto en la puerta de la sala. La puerta dice Puede entrar, Ya entró con la hora en que entró por primera vez, o No es para esta sesión con el motivo en palabras simples: no la eligió, la sala está llena, la puerta aún no abre, la sesión ya terminó u otro boleto de la misma cuenta ya usó el lugar.

La puerta muestra cuántas personas hay adentro, cuántas eligieron la sesión y cuántos lugares tiene la sala, así que tu sala nunca rebasa su cupo y tu equipo de acceso nunca tiene que contar cabezas. Dos puertas que escanean el mismo boleto en el mismo momento lo dejan entrar una sola vez.

• Puerta de la sesión: admite a los asistentes que la eligieron
• Motivos claros: cada rechazo explicado en palabras simples
• Adentro, elegidas y lugares: los números de la sala a simple vista

• Scan delegates into event sessions at the door and see who came

Pon a un voluntario en la puerta de cada sala

Comparte un enlace de puerta para cada sesión, y un voluntario escanea los boletos desde su propio teléfono sin iniciar sesión en el panel. La página de la puerta muestra el nombre de pila y el tipo de boleto de cada persona para que el voluntario la salude, y nunca un correo ni una orden.

Cada enlace abre la puerta de una sola sesión y nada más, y lo detienes cuando termina la sesión. Pídele a Fai que cree un enlace de puerta para una sesión, y te lo muestra antes de crearlo.

• Enlace de puerta de la sesión: una sesión, un teléfono, sin iniciar sesión
• Solo lo que necesita la puerta: nombre de pila y tipo de boleto
• Fai: crea un enlace de puerta después de tu confirmación

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Planea el próximo año a partir de las sesiones a las que fue la gente

Asistencia muestra, para cada sesión, cuántos asistentes la eligieron, entraron, no llegaron y fueron rechazados, con las sesiones más y menos elegidas arriba. Define con eso el tamaño de las salas del próximo año, repite los talleres que se llenaron y replantea los que no.

Las inasistencias son la cifra que la mayoría de los organizadores nunca ve. Una sesión donde muchos asistentes eligieron un lugar y nunca llegaron te dice que la próxima vez la sobrevendas o la alejes de la hora de la comida, y una sesión que rechazó gente en la puerta te dice que necesita una sala más grande.

• Asistencia: eligieron, entraron, no llegaron y rechazados
• Más y menos elegidas: tus sesiones más fuertes y más débiles primero
• Inasistencias: asistentes que eligieron un lugar y nunca llegaron

Ayuda a los asistentes a conocer a las personas por las que vinieron

Activa el directorio de asistentes y quienes tienen boleto ven Conoce a otros asistentes en la página de su orden. Cada asistente elige lo que ven los demás, desde su puesto y empresa hasta sus intereses y a quién le gustaría conocer, y solo los asistentes que se unieron se ven entre sí. A las personas que comparten un interés, como la boletería o la sustentabilidad, se les sugiere conocerse.

Agrega tus lugares de reunión, como la sala de reuniones del nivel 2, con cuántas reuniones caben a la vez en cada uno, y luego agrega bloques de horarios de reunión para cada día. Los asistentes se piden reuniones entre sí con una selección de tus horarios, la persona invitada acepta uno y cada reunión reservada recibe una mesa libre. Nadie, y ninguna mesa, se reserva dos veces a la misma hora, y cada solicitud, respuesta y cambio le llega a la otra persona por correo. Los expositores activan las reservas de reuniones desde su propia página de expositor, agregan lo que ofrecen y sus propios horarios, tus horarios de reunión o ambos. Quienes tienen boleto los encuentran en Expositores en la página de su orden y reservan, el equipo del expositor acepta o rechaza cada reserva, y tú ves cada reunión con expositores junto a las demás en Reuniones.

Un asistente que no sabe qué decirle a un desconocido le pide a Fai un primer mensaje. Ella prepara una nota corta en su idioma a partir de lo que ambas personas eligieron mostrar, y el asistente la edita y la envía él mismo. Fai nunca envía una solicitud de reunión en nombre de nadie.

• Directorio de asistentes: los asistentes se unen y eligen qué se muestra
• Reuniones en tus mesas: reservadas en los horarios que defines, nunca dobles
• Intereses en común: se sugiere que se conozcan las personas indicadas
• Un primer mensaje: preparado por Fai y enviado por el asistente

• Haz que cada expositor y patrocinador se vaya con resultados que puede ver

Dale a cada sesión preguntas en vivo y encuestas

Agrega una sesión de preguntas para una conferencia magistral o un panel, vinculada a su sesión en tu agenda, y muestra su código QR en el proyector. Los asistentes lo escanean con la cámara de su teléfono para hacer preguntas, votar por las que quieren que se respondan y contestar encuestas, sin app y sin iniciar sesión.

Elige si las preguntas se muestran de inmediato o después de que las apruebe un moderador, permite preguntas anónimas cuando quieras preguntas sinceras, y decide si los asistentes ven los resultados de una encuesta después de votar. Tu moderador muestra, marca como respondida, oculta o vuelve a mostrar cada pregunta.

La vista del presentador pone las preguntas principales en letra grande con la encuesta abierta a un lado, así que tu ponente percibe el ambiente de la sala de un vistazo. Las preguntas nuevas llegan en segundos, y cerrar una sesión de preguntas guarda cada pregunta para después, lista para volver a abrirse.

• Código QR y enlace: se muestran en la sala, sin iniciar sesión
• Moderación: muestra, marca como respondida, oculta o vuelve a mostrar cada pregunta
• Encuestas: con resultados para la sala o solo para ti
• Vista del presentador: las preguntas principales en letra grande