Avisa rápido a las personas correctas y atiende cada incidente desde el reporte hasta el cierre

Llega solo a las personas que necesitan saberlo

Marca los grupos a los que va un mensaje: áreas, personas en el rol de turnos, todo el equipo, voluntarios, equipos de artistas, vendedores, prensa, patrocinadores o las personas que respondieron uno de tus formularios. Filtra cada grupo por su estado, rol, día, equipo o turno, así un cambio de puerta llega a los stewards de acceso del sábado y a nadie más, y alguien que está en dos grupos recibe el mensaje una sola vez.

Cada equipo que trabaja en tu evento ya está en el panel, así que no hay lista que exportar ni chat de grupo que mantener al día. Filtra a las personas que respondieron un formulario según tu decisión o según una de sus respuestas, como todos los aspirantes a voluntario que aceptaste, o todos los que eligieron el equipo de barra en sus respuestas.

• Quién lo recibe: cada equipo que trabaja en tu evento, listo para marcar
• Filtra cada grupo: por estado, rol, día, equipo o turno
• Personas que respondieron un formulario: filtradas según tu decisión o según una respuesta

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Dilo rápido con plantillas del día del show y borradores de Fai

Empieza con un mensaje rápido del día del show como Pausa por clima, Cambio de puerta, Cambio de horario, Retraso o Todo en orden, o dile a Fai lo que quieres decir y ella lo prepara con la voz de tu marca. Agrega el nombre de pila, el horario de turno, el equipo, el rol o el escenario de cada persona para que cada mensaje se lea como escrito para ella, y envíalo por correo, por SMS o por ambos.

Bajo presión, nadie quiere redactar un mensaje desde cero. Las plantillas traen las palabras que usa un equipo de eventos, con los huecos marcados para el acceso, la hora o el escenario, y el borrador de Fai te da un punto de partida que puedes cambiar antes de que salga nada. Con el grupo de un formulario marcado, puedes insertar la respuesta de cada persona a una de sus preguntas, como el día en que llega.

Cuando el horario de un set en el minuto a minuto se mueve un cuarto de hora o más, Fai sugiere en la página Hoy del evento un correo a los equipos afectados, y no sale nada hasta que alguien de tu equipo lo aprueba.

• Mensajes rápidos del día del show: pausa por clima, cambio de puerta, retraso y más
• Pídele un borrador a Fai: di lo que necesitas y revisa sus palabras
• Los datos de cada persona: nombre de pila, horario de turno, equipo, rol o escenario
• Correo y SMS: un canal o ambos en el mismo mensaje

Revisa quién lo recibe y envíalo ya o más tarde

Antes de que salga nada, ve quién lo recibe por correo y por SMS, y quién queda fuera y por qué, como un celular que falta o un número que respondió STOP. Envíalo de inmediato o prográmalo en la zona horaria del evento, y cancela un mensaje programado en cualquier momento antes de que salga. El día del show, Escribir a personas también está en la parte superior de la vista del día del show.

Si el grupo cambia entre tu revisión y tu envío, como cuando se suman nuevos voluntarios al rol de turnos, ves el nuevo conteo y vuelves a revisar, así que el número que aceptaste es el número que se envía. Programa las indicaciones de la mañana siguiente la noche anterior, y el equipo las recibe en el desayuno mientras tú duermes.

• Revisa antes de enviar: cada persona que lo recibe, por canal
• Enviar después: a la hora que elijas, en la zona horaria del evento
• Cancelar: un mensaje programado, hasta que sale

Ve a quién le llegó cada mensaje y vuelve a enviarlo

Abre cualquier mensaje para ver a cada persona como enviado, abierto, en camino o no enviado, y filtra a las personas a las que no les llegó. Cuando termine de enviarse, vuelve a enviarlo solo a esas personas, y abre a cualquier persona del equipo para ver cada mensaje que se le envió sobre el evento.

Cuando un steward dice que nunca se enteró del cambio de puerta, puedes ver qué se le envió y cuándo, y si le llegó. Las respuestas por correo van a la dirección de correo de tu marca, así que la respuesta de un vendedor le llega a las personas que pueden contestarla.

• Entrega: enviado, abierto, en camino o no enviado para cada persona
• Enviar de nuevo: solo a las personas a las que no les llegó
• Mensajes a una persona: todo lo que se le envió sobre el evento

Envía tu rol de turnos y tus listas al equipo de forma programada

Envía el rol de turnos, el minuto a minuto, el estado del advance, la lista de habitaciones o las recogidas a las personas correctas cada día o cada semana, el día y a la hora que elijas. Cada persona recibe un correo con un enlace e inicia sesión para descargar el archivo, que siempre se genera con la lista tal como está en ese momento. Genera un archivo cuando lo necesites, y pausa o detén una programación en cualquier momento.

Esto reemplaza la ronda de hojas de cálculo de los lunes: el rol de turnos para el jefe de seguridad, la lista de habitaciones para el equipo de viajes, las recogidas para el gerente de transporte. Las listas que tienen nombres de personas solo van a dueños y administradores, cada archivo y cada descarga queda registrado, y si ya nadie de los elegidos puede ver una lista, Ticket Fairy pausa la programación y avisa a los dueños y administradores.

• Enviar con regularidad: cada día o cada semana, a tu hora
• Tus listas: rol de turnos, minuto a minuto, advance, lista de habitaciones y recogidas
• Descargas con inicio de sesión: un enlace al archivo, nunca un adjunto

• Send your event lists to your team on a schedule

Registra lo que pasó en segundos

Ingresa qué pasó, dónde y qué tan grave es, y el reporte queda hecho. La hora es ahora y quien reporta eres tú a menos que los cambies, y puedes elegir el lugar en el mapa de tu recinto. Las personas involucradas van en más detalles, separadas de lo que pasó, donde solo tu equipo de seguridad puede leerlas. Cualquiera del equipo de tu evento también puede pedirle a Fai desde su teléfono que registre un incidente o agregue una actualización, y ella espera primero su confirmación.

La gravedad viene con una descripción simple para cada nivel, así que un steward sabe que un peligro para la vida es crítico y un golpe menor anotado para el registro es bajo. Marca un reporte como confidencial y solo tu equipo de seguridad y la persona que lo reportó lo leen completo; los demás solo ven que algo pasó, cuándo y qué tan grave es. Los incidentes médicos, de protección y de bienestar empiezan como confidenciales, y cada vez que se abre un incidente confidencial queda registrado.

• Tres respuestas: qué pasó, dónde y qué tan grave es
• Elige en el mapa: el lugar en el plano de tu recinto
• Confidencial: activado desde el inicio para incidentes médicos, de protección y de bienestar
• Reporta con Fai: para cualquiera del equipo de tu evento

• Report and handle incidents at your event

Avisa a tu responsable de seguridad en cuanto pase algo grave

Cuando un incidente se reporta como alto o crítico, o se sube a cualquiera de los dos después, Fai envía de inmediato un correo a tu responsable de seguridad y a los dueños y administradores del evento, con qué tan grave es, el tipo, dónde y cuándo, y un enlace al incidente. El correo nunca dice qué pasó ni quién estuvo involucrado. Si un incidente crítico sigue abierto más tarde, reciben otro correo y una tarea urgente le muestra a tu equipo que se le está dando seguimiento.

Fai también revisa cada hora tu registro de incidentes en busca de patrones. Cuando varios incidentes del mismo tipo ocurren en el mismo lugar en poco tiempo, como llamadas médicas en la barra principal, prepara un correo a tu responsable de seguridad preguntando si el área necesita más cobertura, o una tarea cuando no hay responsable de seguridad, para que tu equipo lo apruebe.

• Alertas de seguridad: para cada reporte alto o crítico
• Subidos después: un incidente que se vuelve más grave también les avisa
• Patrones: el mismo tipo de incidente en el mismo lugar

• Gestiona tu sala de control, tu público y tu carpa médica desde una sola imagen en vivo

Deja que Fai clasifique cada reporte mientras tu equipo decide

Fai lee cada reporte y sugiere su tipo y qué tan grave es, y la persona que lo atiende toma su sugerencia con un botón o se queda con la suya. Indica quién lo atiende, pasa el incidente de nuevo a en atención, resuelto y cerrado, y agrega actualizaciones a medida que pasan las cosas. Cada paso se suma a su línea de tiempo con quién lo dio y cuándo, y las actualizaciones se agregan, nunca se sobrescriben.

El registro lista primero lo que hay que atender, lo más grave arriba, con conteos por estado, así que el gerente de turno ve a simple vista lo que está abierto. Los incidentes nunca se borran: uno registrado por error se cierra con una nota, y un incidente cerrado se puede reabrir. Cuando llegue el momento, quita los datos personales de un incidente, y se borran las personas involucradas y el texto de cada actualización mientras el registro de quién hizo qué y cuándo queda completo.

Cada incidente también alimenta el siguiente evento. Fai lee los incidentes de los eventos anteriores de tu marca cuando prepara un registro de riesgos, así que un tipo de incidente que se repite aparece en el registro del próximo año con su conteo a un lado.

• Fai sugiere: el tipo y qué tan grave es
• Siguiente paso: empezar a atender, marcar como resuelto, cerrar o reabrir
• Lo que ha pasado hasta ahora: cada paso y actualización con quién y cuándo
• Quitar datos personales: las personas y las actualizaciones se borran, el registro se queda

• Ve venir el clima y los riesgos, y ten tu plan listo