Renta exactamente lo que necesita tu show y sabe dónde está cada pieza

Deja que cada rider llene tu lista de backline

Contrata a tus artistas con sus horarios de set y agrega sus riders técnicos en Preparación de artistas, y Renta de backline se llena sola, con cada pieza en el escenario y el día correctos y la necesidad de cada artista citada de su propio rider. Una línea que dice que el artista trae su propio equipo se deja fuera, y las líneas demasiado confusas para contarlas se listan para que las revises en el rider. Cuando cambia un rider, la lista lo sigue.

Fai lee cada rider cuando llega y de nuevo cuando cambia, y sugiere agregar piezas que encuentra en los documentos de producción que subes. Cuando un rider cambia una necesidad que tu equipo definió a mano, la pieza dice Rider cambiado: revisar, y tú eliges usar el rider o quedarte con la tuya. Un rider nunca sobrescribe una decisión que tomó tu equipo.

• Leído de los riders: la necesidad de cada artista citada de su propio rider
• Líneas confusas marcadas: con un acceso directo al rider para revisarlas
• Rider cambiado: revisar: usa el rider o quédate con la cifra de tu equipo

• Haz el advance de cada artista sin perseguir cadenas de correos
• Work out the backline and production to hire for your event

Renta cada pieza una sola vez para el día de más demanda

Los artistas de un mismo escenario y día comparten, así que cuenta la necesidad del artista que más pide y un artista que necesita su propio equipo se suma encima. El equipo reutilizable se renta una sola vez para el día de más demanda en cada escenario, lo que se gasta, como parches, cuerdas y cinta, se suma cada día, y lo que el escenario ya tiene o lo que ya es tuyo se descuenta primero. Dejas de pagar por un tercer juego de CDJs que se quedaría en un flight case todo el fin de semana.

Cómo lo calculamos, en cada pieza, muestra cada día y escenario detrás del número, así que puedes responderle al promotor que pregunta por qué rentaste cuatro y no seis. Las especificaciones técnicas del propio escenario y el equipo que es tuyo se leen igual que un rider, así que un sistema de audio de la casa o tus propias mezcladoras se descuentan del conteo.

La renta de producción está junto al backline con el mismo cálculo. Agrega el audio, la iluminación, la escenografía, la electricidad y cualquier otra cosa que rentes, con dónde va, los días en que se necesita y si se puede reutilizar, y una pieza igual se suma a la línea que ya existe. Define los días de carga antes y de descarga después, y cada periodo de renta y precio por día los sigue. En un congreso, agrega el equipo de cada sala de la misma forma.

• Reutilización entre días: el equipo se renta una vez, lo que se gasta se cuenta cada día
• Tu equipo primero: las especificaciones del escenario y tu propio equipo se descuentan
• Renta de producción: audio, iluminación, escenografía, electricidad y más
• Periodo de renta: días de carga y descarga en cada línea

Envía a cada proveedor solo lo que cambió

Fai prepara el correo para cada proveedor a partir de sus piezas, fechas de renta y horarios de entrega y recolección, para que lo leas y lo envíes. Cada envío guarda una copia de la lista tal como estaba, así que cada pieza que cambió después lo indica, y el siguiente correo lista solo esos cambios. Tu empresa de backline nunca arma tu show con la versión del mes pasado.

Sigue cada línea de Por pedir a Cotizado, Pedido, Confirmado, Entregado y Devuelto. Las piezas marcadas como pedidas cuentan como costos comprometidos en el presupuesto de tu evento, y las piezas con precio de un proveedor se convierten en un borrador de orden de compra en un solo paso. Imprime una hoja limpia para cualquier proveedor con cada pieza, cuántas y las fechas de renta, con la entrega y la recolección arriba.

¿Necesitas un proveedor cerca de un recinto donde no has trabajado antes? Describe lo que necesitas y Fai te da una lista de proveedores locales con su sitio web y sus datos de contacto.

• Fai prepara el correo: piezas, fechas, entrega y recolección
• Envía los cambios: un correo corto solo con lo nuevo
• Orden de compra: las piezas con precio de un proveedor en un solo paso
• Presupuesto: piezas pedidas contadas como costos comprometidos

• Send your event hire lists to suppliers
• Sabe cuánto costará tu evento antes de que lleguen las facturas

Consigue que confirmen cada pedido y que lean cada cotización por ti

Dale a cada proveedor de renta su propia página, sin iniciar sesión, y envíale el enlace por correo. En Lo que te pedimos, el proveedor ve cada línea con sus fechas, escenarios y precio, y las confirma de una vez. Cuando solo puede surtir menos, otra cosa o a otro precio, pide un cambio, o pide mover los horarios de entrega y recolección, y tú aceptas o rechazas cada solicitud.

El proveedor sube su cotización como PDF o foto, o tú agregas una que te envió por correo. Fai la lee frente a tus líneas y deja una sugerencia en Hoy con los precios cotizados y cualquier sustituto, y nombra las líneas que la cotización deja fuera o que trae en menor cantidad. Apruébala y los precios se llenan en tus líneas, así que nadie captura una cotización a mano.

La página del proveedor siempre muestra cada línea como está ahora, y cada enlace nuevo que envías detiene el anterior, así que solo funciona tu correo más reciente. Pregúntale a Fai qué han pedido tus proveedores y en qué estado está cada cotización.

• Por confirmar: cada línea pedida confirmada por el proveedor
• Pedir un cambio: menos, otra cosa, otro precio u otros horarios
• Cotizaciones que lee Fai: precios, sustitutos y faltantes, para que los apruebes

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Cuenta lo que entra y sale y paga solo por lo que llegó

Cuando llega una entrega al andén, tu equipo cuenta cuántas piezas llegaron y cuántas vienen dañadas, con una nota. Cuando el proveedor recoge, cuentan lo que se devolvió. Así cada línea muestra cuántas faltan, cuántas sobran o cuántas están dañadas, y el último conteo indica quién contó y cuándo.

Abre la orden de compra del proveedor y Lo que llegó compara cada línea pedida con lo que se contó al llegar y al devolverse. Un faltante o un daño se marca en palabras simples, así que cuestionas la factura con los datos enfrente y pagas solo por lo que recibiste. Un error en el andén se deshace en un solo paso.

• Contar entrada: cuántas llegaron y cuántas están dañadas
• Contar salida: lo que se devolvió y en qué estado
• Lo que llegó: lo pedido frente a lo contado, línea por línea

• Paga a todos a tiempo y liquida cada show con cifras que ambas partes pueden revisar

Entrega radios y equipo por escaneo y ve quién tiene qué

Pon todo tu equipo en una sola lista: una pieza individual con su propia etiqueta, como un carrito de golf o un juego de llaves, un juego numerado como todos los radios, o un lote que se cuenta, como chalecos reflectantes. En el mostrador de equipo, un lector de códigos de barras lee la etiqueta y abre el paso correcto, así entregas equipo a una persona del equipo, a un voluntario o a cualquiera por nombre, con una nota de depósito y una hora de devolución, tan rápido como avanza la fila.

Recibe cada pieza de vuelta con el estado en que volvió, y el equipo dañado se marca en la lista de equipo para que un radio con falla no se vuelva a entregar de inmediato. Quién tiene qué muestra todo lo que está fuera, por persona o por pieza, con lo que está vencido, y recibes de vuelta todo el equipo de un equipo de trabajo de una vez cuando termina su turno. Después del evento, pídele a Fai que prepare un recordatorio para cada persona que aún tiene equipo, apruébalos en Hoy y marca lo que se perdió con su historial guardado.

Ten tu plan de radio junto a tu equipo, con cada canal como aparece en el radio, quién lo usa y cada indicativo con la persona que responde. Imprime una hoja de radio para colgarla, y la hoja del día de cada equipo muestra sus propios canales.

• Escanea o busca: un lector de códigos de barras abre el paso correcto
• Quién tiene qué: por persona o por pieza, con lo que está vencido
• Recordatorios de Fai: un correo para cada persona, aprobado por ti
• Plan de radio: canales, indicativos y quién responde

• Hand out radios and kit to your event crew

Deja que los equipos externos pidan tu equipo de sobra a tus precios

Los equipos de prensa, los contratistas y los expositores necesitan radios, carritos y mesas. Ofrece el equipo de tu lista al precio que definas para cada equipo, y cada equipo hace su pedido desde su propia página sin iniciar sesión, eligiendo las fechas y a dónde va el equipo. Cuántas piezas hay disponibles siempre sale de tu lista de equipo, así que nunca le prometes a un equipo lo que necesita tu propia gente.

Agrega tu propio costo para ver tu margen en cada pedido, y define lo máximo que puede pedir un equipo, un último día para pedir y qué tipos de equipo pueden pedirlo, así el mobiliario de stand va a los expositores y los radios a la prensa. Aprueba un pedido y el equipo queda apartado para ese equipo de inmediato, con una factura que el equipo paga desde su página.

Imprime una lista de preparación de los pedidos aprobados por día y lugar, entrega cada pedido para que el equipo aparezca en Quién tiene qué como titular del equipo, y recíbelo de vuelta línea por línea con su estado. El equipo puede volver a pedir lo mismo en tu siguiente evento en un solo paso.

• Tu lista de precios: lo que paga cada equipo, con tu margen
• Apartado al aprobarse: el equipo aprobado no se puede prometer dos veces
• Lista de preparación: por día y por lugar, lista para imprimir
• Factura: para cada pedido con precio, pagada desde la página del equipo

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Ten el seguro y el papeleo de cada proveedor antes de la carga

Pide a cada proveedor, proveedor de catering o contratista un seguro de responsabilidad civil, una evaluación de riesgos, un procedimiento de trabajo, o un certificado de manejo de alimentos, de instalación de gas o de instalación eléctrica, con una fecha límite y lo que debe mostrar el archivo. Cada equipo agrega el archivo en su propia página, y también se les pide a los equipos de ese tipo que agregues después.

Debajo de cada archivo, Fai muestra lo que leyó en él, como la fecha de vencimiento, la cobertura y el nombre asegurado, y dice lo que no coincide, como una póliza que termina antes que tu evento. Lo aceptas con la fecha de vencimiento confirmada, o lo devuelves con lo que debe cambiar, y el equipo recibe un correo en su propio idioma.

Cada solicitud muestra qué equipos ya cumplieron, qué archivos hay que revisar, quién está atrasado y qué vence pronto. Deja que Fai sugiera cada recordatorio en Hoy, o haz que los recordatorios se envíen antes de la fecha límite y antes de que venza un archivo aceptado. Los archivos aceptados quedan bajo cada equipo en Licencias y certificados, junto a los certificados de tus vendedores.

• Documentos comunes: seguros, evaluaciones de riesgos, procedimientos de trabajo y certificados de seguridad
• Lo que leyó Fai: fecha de vencimiento, cobertura y a quién asegura
• Recordatorios: antes de la fecha límite y antes del vencimiento

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams