Mantén al día el plano de tu recinto y cada entrega por el acceso correcto

Empieza con el plano que ya usa tu equipo del recinto

Sube como imagen el plano del recinto con el que ya trabaja tu equipo y dibuja directamente sobre él. Marca dos puntos cuya distancia conoces, ingrésala en metros, y cada lugar del mapa muestra su tamaño real, desde el largo de una línea de vallas hasta el área de una zona de camping. Planeas el terreno que de verdad tienes, y nadie mide un espacio dos veces.

Pon un mapa de calles o una foto satelital de tu recinto debajo del plano, alinéalo una sola vez, y tu equipo dibuja sobre el terreno real. El mapa de abajo también te da una forma rápida de definir la escala, o de comprobar la escala que definiste a mano, así que los tamaños de los espacios y las distancias a pie están en metros reales. Elige qué tan marcado se ve el mapa, para que tu propio dibujo siga siendo fácil de leer.

Cuando el plano cambia, sube la nueva versión y todo lo que dibujaste se queda donde estaba. Conservas meses de trabajo en el mapa a lo largo de cada revisión del dibujo.

• Tu propio plano: el dibujo que ya usa tu equipo del recinto
• Define la escala: largos y áreas en metros reales
• Mapa de fondo: un mapa de calles o una foto satelital debajo de tu plano

• Draw your event site map and share it

Pon cada escenario, barra, baño y ruta en un solo mapa compartido

Dibuja áreas para la arena, las zonas de camping y los estacionamientos, puntos para escenarios, barras, comida, baños, primeros auxilios, entradas, salidas, agua potable y electricidad, y líneas para rutas y vallas. Nombra cada lugar a tu manera, como Barra VIP o Camping Oro, y vincúlalo a un escenario o a un equipo. Todo tu equipo abre el mismo mapa en una computadora, tableta o teléfono, así que el stage manager, el jefe de seguridad y el gerente de barra ven el plano de esta semana.

Dibuja cada espacio de vendedor como un área y arrastra a tus vendedores aprobados a sus espacios, así el número de espacio del vendedor coincide con el mapa y su propia página de vendedor muestra dónde está. Ingresa cuántos baños tiene un módulo, y Fai los cuenta cuando revisa tu mapa. Cuando tu equipo reporta un incidente, puede elegir el lugar en el mismo mapa del recinto, así que la sala de control ve dónde pasó.

Dos personas pueden trabajar en el mapa al mismo tiempo. Cada lugar muestra quién lo cambió por última vez, y si dos de ustedes cambian el mismo lugar a la vez, el segundo guardado se detiene y el mapa muestra la versión de tu compañero, así que nadie sobrescribe por accidente el trabajo de un colega.

• Áreas, puntos y líneas: con deshacer y rehacer siempre a la mano
• Vinculados a escenarios y equipos: el mapa y el plan de tu evento coinciden
• Vendedores en sus espacios: cada vendedor aprobado arrastrado al mapa
• Edición en equipo: con quién cambió cada lugar por última vez

• Distribuye cada espacio con tus reglas y factura tu parte de las ventas

Deja que Fai revise lo básico de seguridad para tu público

Dile a Fai cuántas personas esperas en el momento de más afluencia, y ella revisa tu mapa para comprobar primeros auxilios, salidas, agua potable, baños y zonas de observación accesibles para un público de ese tamaño. Te dice en palabras simples lo que aún falta y cuántos de cada uno necesitas, y con un clic pone el punto que falta en tu plano, listo para arrastrarlo a donde va.

Es la revisión que de otro modo harías con una calculadora y una impresión la noche antes de la reunión del comité de seguridad. Vuelve a hacerla después de cada cambio al plano, y llegas a la reunión sabiendo que lo básico está en el mapa.

Fai también puede leer tu mapa, agregar, mover o quitar un lugar, vincularlo a un escenario o a un equipo, poner a un vendedor en un espacio, definir la escala y publicar o retirar el mapa para asistentes cuando se lo pides. Te muestra cada cambio y espera tu confirmación antes de hacerlo.

• Revisar mi mapa: primeros auxilios, salidas, agua, baños y zonas de observación accesibles
• A la medida de tu público: según las personas que esperas en el momento de más afluencia
• Colocar: cada punto que falta agregado a tu plano

Publica un mapa limpio que tus asistentes puedan seguir

Elige los lugares que necesitan los asistentes, como los escenarios, las barras, los baños, las entradas y los primeros auxilios, y publica. Los asistentes ven tu plano solo con esos lugares, debajo del cartel en la página de tu evento, mientras tus notas, los lugares privados y las áreas de backstage se quedan con tu equipo.

El mapa de tu equipo y el mapa para asistentes están separados, así que puedes seguir con los cambios de la próxima semana sin que los asistentes vean un plano a medias. Cuando estés listo, Actualizar mapa para asistentes muestra exactamente lo que verán los asistentes antes de publicarse, y puedes retirar el mapa para asistentes en cualquier momento. Imprime el plano con su leyenda para la pared de la oficina de producción, o guárdalo como PDF para un paquete de indicaciones.

• Solo lo que necesitan los asistentes: tus notas nunca llegan al mapa público
• En la página de tu evento: debajo del cartel que los asistentes ya leen
• Imprimir: el plano y su leyenda, o guardado como PDF

Da a los servicios de emergencia y a los proveedores un mapa en vivo con los lugares que necesitan

Crea un enlace privado al mapa para los bomberos, la ambulancia, un equipo de accesibilidad o un proveedor de electricidad. Elige Servicios de emergencia, Accesibilidad, Proveedores o los tipos exactos de lugar, y el enlace los agrega al mapa público: salidas, rutas, primeros auxilios y lugares que deben quedar despejados, o electricidad, agua, estacionamiento y backstage. Nadie necesita iniciar sesión, y el enlace siempre muestra tu recinto tal como está ahora.

Un punto contra incendios movido o una ruta nueva aparecen en el mapa la próxima vez que los bomberos abren el enlace, así que dejas de enviar un PDF nuevo por correo después de cada cambio. La página muestra nombres, formas y símbolos, nunca tus notas ni quién está en tu equipo.

Cada enlace cuenta cuántas veces se abrió, así que puedes ver que el comité de seguridad de verdad lo usa. Dale a un enlace una dirección nueva o detenlo en cuanto llegue a alguien que no debería tenerlo, y Fai puede crear, renovar o detener un enlace al mapa por ti después de que lo confirmes.

• Servicios de emergencia: salidas, rutas, primeros auxilios y lugares que deben quedar despejados
• Accesibilidad: lugares accesibles, baños, rutas y estacionamiento
• Proveedores: electricidad, agua, estacionamiento, entradas y backstage
• Detener o renovar: una dirección nueva o detenerlo en cualquier momento

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Reparte tus entregas a lo largo del día de montaje

Abre horarios de llegada para cada acceso o área, con cuántos vehículos admite cada uno, y tu día de montaje se llena con un flujo constante de entregas. Cada horario muestra cuántos lugares están reservados y se cierra cuando se llena, así que un horario muy solicitado de la mañana nunca se convierte en una fila de camiones en el camino de acceso.

Elige quién puede reservar cada horario: tus equipos externos, tus vendedores o ambos. Así, la carga de un vendedor y una entrega de escenografía comparten los mismos accesos sin estorbarse. Agrega lo que los choferes necesitan saber, como qué entrada usar y que el chaleco reflectante es obligatorio en el lugar, y cada equipo lo lee al reservar. Los horarios siguen hasta la mañana siguiente cuando necesitas una entrada nocturna.

• Horarios de llegada: por día, acceso o área y número de vehículos
• Quién puede reservarlo: equipos externos, vendedores o ambos
• Lo que los choferes necesitan saber: se muestra a cada equipo al reservar

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Deja que proveedores y vendedores reserven sus propios vehículos

Cada equipo externo abre su propia página, sin cuenta, elige un horario de llegada con lugares disponibles e ingresa la placa, el vehículo, la empresa de entregas, el chofer y lo que lleva. Recibe un código de referencia y un código que el acceso puede escanear, y puede cambiar los datos, mover el horario o cancelar hasta que llegue el vehículo. Te ahorras las llamadas y las cadenas de correos, y cada reserva llega completa.

Los equipos reciben un correo cuando se reserva, se mueve, se cancela o se decide una entrega, y cuando cambias su horario de llegada. Cuando un proveedor hace una reserva por teléfono, resérvala por él y envíale el código por correo. Mueve o cancela una entrega y su lugar vuelve al horario de llegada para alguien más.

Para las entregas que necesitan una segunda revisión, como una grúa o una carga sobredimensionada, agrega una regla de aprobación. Cada reserva que coincide espera a las personas indicadas en la regla con su lugar apartado, el equipo lee tu motivo si la rechazas, y el acceso no puede registrar su entrada hasta que se apruebe.

• Reservas en su página: placa, vehículo, chofer y carga
• Códigos de referencia y de acceso: para que el chofer los muestre al llegar
• Reglas de aprobación: las personas que deciden cada tipo de entrega

• Da a todos los que trabajan en tu evento el pase correcto, aprobado y listo antes de abrir los accesos

Gestiona el acceso desde un teléfono y sabe quién está en el recinto

Tu equipo de acceso abre el acceso en un teléfono o tableta y ve cuántos vehículos se esperan, cuántos están aquí, se fueron, van tarde, no llegaron o esperan aprobación. Encuentra un vehículo por su código o su placa, registra su entrada y registra su salida cuando se va. Siempre sabes qué proveedores están en el recinto y cuáles van tarde.

Un vehículo reservado para otro día te pregunta primero por qué lo dejas entrar, y un toque equivocado se deshace en un solo paso. Cuando termina un horario de llegada, marca un vehículo como no llegó, y registra su entrada como siempre si llega más tarde. Abrir el acceso y cada búsqueda quedan registrados, porque muestran los nombres y teléfonos de los choferes.

Pregúntale a Fai qué entregas llegan esta tarde, o pídele con tus propias palabras que reserve, mueva o cancele una entrega, agregue un horario de llegada o registre la entrada de un vehículo. Te muestra el cambio y espera primero tu confirmación.

• Vista de acceso: cada vehículo bajo su horario de llegada
• Referencia o placa: encuentra un vehículo reservado para cualquier día
• Registrar entrada y salida: con deshacer, tarde y no llegó