1. Event Operating System
  2. Vendedores y mercados
  3. Espacios y ventas

Distribuye cada espacio con tus reglas y factura tu parte de las ventas

Ubicar una zona de comida o un mercado significa mantener separados los carritos de café, la ruta de bomberos despejada y cada zona dentro de su electricidad, y luego decirle a cada vendedor dónde instalarse. Después del evento, una cuota de espacio con una parte de las ventas depende de ventas reales en las que puedas confiar. Con Ticket Fairy, arrastras a los vendedores a los espacios del mapa de tu sitio, ingresas tus reglas como las dirías y dejas que Fai ubique al resto. Tu electricista trabaja con una hoja de electricidad siempre actualizada. Los vendedores ingresan sus ventas con el reporte de caja adjunto, Fai revisa las cifras, y tu parte se calcula con la cuota que acordaste, con su mínimo y su máximo aplicados.

Reserva una demo en vivo
  • Cada vendedor en un espacio que respeta tus reglas
  • Una hoja de electricidad en la que tu electricista puede confiar
  • Tu parte de las ventas facturada a partir de ventas revisadas
Mapa del sitio de un festival en Ticket Fairy con el espacio F2 seleccionado y dos vendedores aprobados en Vendedores por ubicar, cada uno con Ubicar aquí

Arrastra a cada vendedor a su espacio

Cada vendedor aprobado sin espacio espera en Vendedores por ubicar junto al mapa de tu sitio. Arrastra uno a un espacio, o elige Ubicar aquí en el espacio, y el vendedor toma el nombre del espacio y la zona que lo rodea, como la zona de comida. Su página de vendedor muestra entonces su número de espacio, la zona y un mapa del área alrededor, y cambia en cuanto lo mueves.

Los espacios son las áreas que ya dibujaste en el mapa del sitio de tu festival, así que no hay un segundo plano que mantener al día. Cuando un espacio está ocupado, el diálogo indica quién está ahí antes de que hagas el cambio. Un vendedor que llama la mañana del montaje para preguntar a dónde ir puede abrir su propia página y ver el mapa, y tu equipo ve el mismo espacio en el panel del vendedor.

Un mercado pequeño sin mapa del sitio también funciona. Ingresa un número de espacio en el panel del vendedor, y su página muestra el número sin el mapa.

  • Vendedores por ubicar: arrastrar y soltar en los espacios que dibujaste
  • Espacio y zona: se muestran en el panel del vendedor y en su página
  • Espacios ocupados: el diálogo indica quién está ahí antes del cambio
Panel de un vendedor de barbacoa en el espacio F1 de la zona de comida en Ticket Fairy, con los pases de personal, el equipo externo, las otras fechas de mercado y las ventas

Ingresa las reglas de espacios como las dirías

Ingresa una regla como mantener separados los dos carritos de café, mantener la comida caliente cerca de las mesas o mantener despejada la ruta de bomberos, y Fai la lee contra tu mapa y te muestra la regla que va a revisar. Las reglas pueden mantener a los vendedores separados o cerca de un lugar, limitar los vendedores de una zona, mantener un lugar despejado o fijar la electricidad que tiene una zona. La revisión de espacios muestra entonces cada espacio que hay que corregir y cada uno que vale la pena revisar.

Cada problema se marca en el mapa, así que ves el carrito de café estacionado en la ruta de bomberos en lugar de leerlo. Una regla que Fai no puede leer se abre para que indiques qué hace y a qué vendedores y lugares se refiere, así que ninguna regla se pierde porque las palabras eran poco comunes. Desactiva una regla un fin de semana en que no aplica y vuelve a activarla después sin ingresarla dos veces.

Las reglas te guían sin bloquearte. Puedes seguir ubicando a un vendedor en cualquier lugar a mano y ver qué se rompe, mientras que el plan de Fai y las respuestas a las solicitudes de cambio no usan un espacio que hay que corregir.

  • Reglas con tus palabras: leídas por Fai y mostradas como la revisión que aplica
  • Revisión de espacios: hay que corregirlo y vale la pena revisar, marcados en el mapa
  • Desactivar una regla: pausarla sin perderla
Diálogo Regla de espacios de Ticket Fairy para una regla que Fai no pudo leer, con las palabras, lo que hace la regla y los vendedores y lugares a los que se refiere

Deja que Fai prepare el plan para los vendedores que aún no tienen espacio

Pide el plan de espacios de Fai y ella coloca a los vendedores que aún no tienen espacio en espacios libres que respetan cada regla y no se traslapan con nada, con su motivo para cada uno. Desmarca a quien prefieras ubicar tú, y luego ubica al resto juntos. Nada se mueve hasta que lo dices, y la revisión de espacios indica Nada que corregir cuando cada espacio respeta tus reglas.

El plan de Fai convierte una noche de mover nombres en una hoja de cálculo en unos minutos de revisar sus motivos. Cada ubicación se vuelve a revisar al aplicarse, así que si un compañero toma un espacio mientras revisas el plan, ese vendedor se rechaza y se te pide que intentes de nuevo, y nadie termina en un espacio dos veces.

  • Plan de espacios de Fai: espacios libres que respetan cada regla, cada uno con un motivo
  • Tú lo apruebas: desmarca a cualquier vendedor antes de aplicar el plan
  • Nada que corregir: la revisión confirma toda la distribución
Vista Reglas y plan de la zona de comida de un festival en Ticket Fairy, con las reglas de espacios, la revisión de espacios en el mapa y el plan de espacios de Fai para dos vendedores

Responde cada solicitud de cambio de espacio

Un vendedor con espacio pide cambiarse desde su propia página, con el motivo y dónde le gustaría estar, así que nadie tiene que llamarte. Eliges un espacio libre, el diálogo lo revisa contra tus reglas antes de que confirmes, y el vendedor ve la respuesta en su página y por correo.

Cada solicitud espera en una sola lista de Solicitudes de cambio con el motivo del vendedor, como necesitar un espacio plano y firme para un carrito de café. Recházala con una nota cuando no se puede cambiar, y la nota le llega en su página y en su correo. Cada solicitud anterior conserva quién la pidió, quién respondió y cuándo, así que una disputa el día del evento tiene una respuesta clara.

  • Solicitudes de cambio: cada una con el motivo y la preferencia del vendedor
  • Revisado contra tus reglas: rutas de bomberos, límites de zona y electricidad respetados
  • Respuesta por correo: el nuevo espacio o tu motivo, también en su página
Diálogo de Ticket Fairy para cambiar de espacio un carrito de café, con el motivo del vendedor, un espacio libre, la revisión del espacio y una nota para el vendedor

Dale a tu electricista una hoja de electricidad siempre actualizada

Crea un enlace privado para una zona o todo el sitio y envíaselo a tu electricista. La hoja muestra cada espacio con su vendedor, los amperes que necesita y si necesita agua, agrupados por zona con los totales arriba. No necesita iniciar sesión y muestra los espacios como están ahora, así que un vendedor que mueves aparece en el lugar correcto la próxima vez que se abre.

La hoja de electricidad nunca muestra los datos de contacto de un vendedor, así que puedes enviarla a un contratista sin pensarlo dos veces. El enlace muestra cuántas veces se abrió, así que sabes que tu electricista la revisó antes de que empiece el montaje, y puedes detenerlo cuando quieras. Las mismas cifras de amperes y agua están en la vista Espacios para tu propio equipo del sitio.

  • Hojas de electricidad: amperes y agua de cada espacio, por zona
  • Número de aperturas: ve que tu electricista la revisó
  • Detener enlace: corta el acceso cuando quieras
Hoja de electricidad de la zona de comida en Ticket Fairy, con cada espacio, su vendedor, los amperes que necesita y si necesita agua, y los totales

Recibe las ventas con el reporte de caja adjunto

Cuando una cuota de espacio incluye una parte de las ventas, lo difícil es conseguir ventas reales después del evento. La página de cada vendedor pide sus ventas totales, con tarjeta y efectivo si quiere, y sus reportes de caja o de terminal como PDF, foto u hoja de cálculo. Un vendedor que te entrega una hoja de papel es igual de fácil, porque tú ingresas sus ventas y la cifra aparece como ingresada por el equipo del evento.

La parte en sí se acordó antes de que abrieran los accesos. Una cuota de espacio lleva un porcentaje de las ventas con un mínimo y un máximo si los quieres, así que un fin de semana flojo te deja de todos modos el mínimo y un vendedor que lo vende todo nunca paga más del máximo. Los vendedores ven la cuota cuando envían su solicitud y, después del evento, cuál sería su parte.

  • Reportes para cada cifra: reportes de caja y de tarjeta enviados con las ventas
  • Tarjeta y efectivo: desglosados cuando el vendedor tiene las cifras
  • Ingresar ventas: para los vendedores que reportan en papel
  • Cuotas mínimas y máximas: un piso y un techo en cada parte de las ventas
Diálogo de Ticket Fairy para ingresar las ventas de un vendedor, con el vendedor, las ventas totales, tarjeta y efectivo y una nota

Deja que Fai compare cada reporte con la cifra ingresada

Fai lee cada reporte y marca las ventas como Los reportes coinciden, Los reportes no coinciden o Reportes poco claros, con lo que encontró, como un total de exportación de tarjeta mayor que lo que ingresó el vendedor. Abre los reportes junto a su lectura, y si no puede leer un archivo, pídele que lo lea de nuevo o revísalo tú. Fai solo lee, y tú decides qué cifra queda.

Cuando los números no cuadran, pregúntale al vendedor con una nota sobre lo que está mal. El vendedor recibe un correo, su página le pide que vuelva a ingresar sus ventas, y la nueva cifra regresa a ti para revisarla. La cifra anterior se queda en el panel del vendedor marcada como Reemplazada, así que el historial de cada declaración está ahí si alguien pregunta después.

  • Lo que leyó Fai: los totales que encontró en cada reporte
  • Coinciden, no coinciden o poco claros: una lectura para cada vendedor en la vista Ventas
  • Preguntar: tu nota al vendedor, por correo y en su página
  • Cifras reemplazadas guardadas: cada declaración anterior en el historial del vendedor
Ventas de un vendedor de café en Ticket Fairy, donde Fai leyó en la exportación de tarjeta un total mayor que el que ingresó el vendedor

Factura tu parte y ve quién ya pagó

Acepta las ventas y la parte se calcula con la cuota de espacio del vendedor, y el panel indica si se aplicó el mínimo o el máximo. Genera la factura de la parte de las ventas y el vendedor la recibe por correo con un enlace para pagar. La vista Facturas muestra cada factura de vendedor con su concepto y si está pagada, con los totales pagados y por pagar en cada moneda.

Las cuotas de espacio, los anticipos, los saldos y las partes de las ventas están juntos en la vista Facturas, así que finanzas ve lo que debe cada vendedor por el evento sin abrir cada panel. Cada factura de vendedor también aparece en Facturas masivas con el resto de tus facturas, y los vendedores pagan en la propia cuenta de pagos de tu evento.

  • Factura de la parte de las ventas: generada a partir de la cifra aceptada, con un enlace para pagar
  • Vista Facturas: cuotas, anticipos, saldos y partes de las ventas juntos
  • Pagado y por pagar: totales en cada moneda
Vista Facturas de Ticket Fairy con cada factura de vendedor, su concepto, si está pagada y los totales pagados y por pagar

Cómo gestionan espacios y ventas los organizadores con Ticket Fairy

  • La zona de comida de un festival

    El organizador ingresa tres reglas: mantener separados los carritos de café, mantener despejada la ruta de bomberos y mantener la comida caliente cerca de las mesas. Fai ubica a los últimos doce vendedores con un motivo para cada uno, y la revisión de espacios indica Nada que corregir antes de que el equipo del sitio marque el terreno.

  • Un mercado con electricidad limitada

    Cada zona tiene una regla de electricidad, y el electricista tiene una hoja de electricidad para cada una. Cuando un puesto de crepas se mueve a la zona junto al río, la hoja lo muestra ahí la próxima vez que se abre, y nadie tiene que reenviar una hoja de cálculo.

  • Un carrito de café en una pendiente

    El vendedor pide cambiarse desde su página porque el espacio no está nivelado. El organizador elige un espacio plano y firme que el diálogo confirma que respeta cada regla, y el vendedor lee su nuevo número de espacio por correo antes de salir.

  • Un fin de semana de espacios con comisión

    Cada vendedor de comida paga el diez por ciento de sus ventas con un mínimo. Fai encuentra una exportación de tarjeta mayor que la cifra ingresada, el organizador pregunta, y la cifra corregida genera una factura justa con la original guardada en el registro.

  • Un sábado arruinado por la lluvia

    Las ventas son bajas en todo el sitio, y la cuota mínima se aplica a la mayoría de los vendedores. El panel lo indica para cada uno, así que la conversación con los vendedores es sobre las condiciones acordadas y no sobre el clima.

Configúralo paso a paso

Las guías están en inglés.

Preguntas sobre los espacios y las ventas de los vendedores

Espacios y ventas

No. Puedes seguir arrastrando a un vendedor a cualquier espacio, y la revisión de espacios muestra lo que se rompa. El plan de Fai y las solicitudes de cambio rechazan un espacio que hay que corregir, como uno en una ruta de bomberos o que excede la electricidad de una zona.

Con una escala en el mapa, 25 metros para mantener separados a los vendedores y 50 metros para mantenerlos cerca de un lugar, a menos que tu regla indique una distancia. Sin escala, la revisión usa una proporción del tamaño del plano.

Hasta 150 vendedores aprobados en un plan. Si hay más, aplica primero ese plan y luego pide otro plan para el resto. Un evento puede tener hasta 50 reglas de espacios.

Las áreas del mapa de tu sitio con el símbolo de vendedor, o nombradas como espacio, como Espacio F8. Cada espacio admite un vendedor, así que dibuja dos áreas una junto a la otra si dos vendedores comparten un lugar.

Usa una computadora. El mapa del sitio es solo de lectura en un teléfono. Los vendedores pueden abrir su propio espacio y pedir un cambio desde cualquier teléfono.

3, 7, 14, 30 o 60 días, con 14 elegido de forma predeterminada. Cuando termina, tu electricista ve una página que pide un enlace nuevo. Un vendedor con un número de espacio escrito y sin área en el mapa queda fuera de la hoja de una zona, y una hoja de todas las zonas lo muestra como fuera del mapa del sitio.

No. Fai lee los reportes e indica si coinciden con la cifra que ingresó el vendedor, y tú aceptas la cifra o le preguntas al vendedor. Intenta leer un reporte tres veces antes de pedirte que lo revises tú.

Hasta 5 reportes con cada declaración, de hasta 25 MB cada uno. Un vendedor puede enviar sus ventas hasta 5 veces al día, y una vez que aceptas sus ventas ya no puede volver a enviarlas.

Su cuota de espacio no tiene parte de las ventas, o las ventas están en una moneda distinta de la de la cuota de espacio. Elige una cuota de espacio con parte de las ventas, o pídele al vendedor la cifra en la moneda de la cuota. Deja vacío el mínimo o el máximo para que no haya límite de ese lado.

Sí, hasta que generes la factura: pregúntale al vendedor y él ingresa una cifra corregida. Una vez generada la factura, cancélala primero en Facturas masivas. Solo los propietarios, administradores y productores del evento ven las vistas Ventas y Facturas, y cada cifra aceptada genera una factura.

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