Cada artista con hotel, recogido y en el escenario a tiempo

Registra cada bloqueo de hotel exactamente como lo acordó el hotel

Tu equipo trabaja con el mismo acuerdo que firmó el hotel. Agrega un bloqueo con su primera y su última noche, las habitaciones que el hotel aparta cada noche y una cifra distinta en las noches que lo necesiten. Ingresa la tarifa por habitación en la moneda del hotel, lo que incluye la tarifa, la fecha de liberación y el contacto del hotel, y ponle un nombre al bloqueo, como Habitaciones del equipo, cuando un hotel tiene más de uno.

Los acuerdos con los hoteles cambian, y el bloqueo se mantiene al día. Cambia las noches o las habitaciones de cualquier noche y ve cuántas noches de habitación agregas o devuelves, con un motivo que tu equipo lee en el historial del bloqueo. Cuando un hotel tiene dos bloqueos, elige qué bloqueo cuenta una estancia, y cierra un bloqueo cuando esté liquidado para que sus habitaciones se queden como están.

Antes de tener hotel, pídele a Fai desde la página de un artista opciones de hospedaje cerca de tu recinto con sus tarifas por noche, u opciones de vuelo con escalas y precios estimados. Tú las comparas y reservas la que elijas.

• Habitaciones noche por noche: la misma cifra cada noche, o una distinta en cada una
• Tarifa en su propia moneda: la tarifa del hotel, aunque tus boletos se vendan en otra
• Historial: quién cambió el bloqueo, qué cambió y por qué
• Cerrar y reabrir: un bloqueo liquidado se queda como está hasta que lo reabras

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Ve cómo se llena cada bloqueo a medida que llegan las estancias

Nadie cuenta habitaciones a mano. Cuando le das a un artista, un ponente, un atleta o un miembro del equipo una estancia en el hotel con sus fechas, el bloqueo cuenta sus habitaciones en cada noche que aparta. Sobre los bloqueos, una lista nombra a cada artista que todavía necesita habitación, así que los últimos en sumarse nunca son los que se quedan sin cama.

Una estancia cuenta las habitaciones de la lista de habitaciones o, si no, las habitaciones que necesita el grupo de viaje del artista según su advance. Cada noche muestra las habitaciones apartadas, ocupadas y libres, y una noche con más habitaciones ocupadas de las que aparta el hotel lleva un aviso, para que le pidas más al hotel antes de que alguien llegue y lo encuentre lleno.

Con una tarifa en el bloqueo, ves cuánto cuestan las habitaciones ocupadas y cuánto pagarías si el hotel cobrara todas las habitaciones que aparta. Una estancia sin tarifa propia se cuenta con la tarifa de su bloqueo en el costo total de ese artista, así que el hotel aparece en el costo del artista sin una segunda hoja de cálculo.

• Apartadas, ocupadas y libres: noches de habitación en todos los bloqueos, y en cada noche de uno
• Artistas todavía sin habitación: según su grupo de viaje y las habitaciones que permite su oferta
• Costo del bloqueo: las habitaciones ocupadas y todas las apartadas, lado a lado

• Sabe cuánto costará tu evento antes de que lleguen las facturas
• See the all-in cost of each act on your event

Devuelve las habitaciones vacías antes de pagarlas

Cuando se acerca la fecha de liberación, Fai compara las habitaciones vacías con los artistas que todavía no tienen una. Sugiere devolver las habitaciones sobrantes y conservar suficientes para esos artistas, o redacta un correo para pedirle más al hotel cuando tus artistas las necesitan, y no sale nada hasta que un compañero lo aprueba en la página Hoy del evento.

Devuelve habitaciones tú mismo con dos opciones: todas las habitaciones vacías, o noche por noche con las habitaciones que quieres conservar. Avísale al hotel por correo qué habitaciones se devuelven desde el mismo diálogo, y el motivo y el correo se quedan en el historial del bloqueo. Una habitación ocupada por un artista o un miembro del equipo nunca se devuelve. El próximo año, copia los bloqueos al nuevo evento con sus fechas movidas.

• Recordatorio de Fai: devolver habitaciones o pedir más, en espera de tu sí en Hoy
• Días para la fecha de liberación: una cuenta regresiva en cada bloqueo con habitaciones vacías
• Aviso al hotel por correo: qué habitaciones se devuelven, enviado desde el mismo diálogo

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Empieza cada día sabiendo qué te toca y quién hace qué

Dale a cada hotel una lista de habitaciones que se actualiza sola

La lista de habitaciones se llena con el hotel y las fechas que le das a cada artista y miembro del equipo, así que no hay nada que volver a escribir. Agrega el tipo de habitación, el número de habitaciones y una nota para el hotel, como una llegada tarde, una habitación accesible o una cuna, y luego envía al hotel un enlace privado y nunca vuelvas a reenviar una hoja de cálculo.

El hotel abre el enlace sin cuenta y ve nombres, fechas de llegada y salida, tipos de habitación y tus notas, actualizados cada minuto, legibles aunque se caiga la conexión y listos para imprimir. Muestra teléfonos y correos solo cuando el hotel los necesita, ve cuántas veces se abrió cada enlace y desactiva un enlace en cualquier momento.

Para el equipo en la base, envía por correo la lista de habitaciones o las recogidas del día cada día o cada semana como descarga, para que la oficina de producción tenga una copia sin pedirla.

• Datos de la habitación: Sencilla, Doble, Dos camas, Suite o un tipo de habitación propio
• Compartir con el hotel: un enlace privado sin iniciar sesión
• Aperturas y desactivación: cuántas veces se abrió cada enlace, y Desactivar cuando lo necesites
• Enviar con regularidad: la lista de habitaciones o las recogidas por correo de forma programada

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Planea cada recogida con los choques detectados antes de guardar

Planea con las personas y los vehículos que realmente tienes: personal y voluntarios de tu equipo por nombre, un chofer contratado con su teléfono, y cada camioneta y auto con sus asientos para pasajeros y las maletas grandes que caben. Las recogidas salen de los vuelos y trenes de Viajes, con el número de personas tomado del grupo de viaje del artista, y a cada una le das un chofer, un vehículo, un tiempo de traslado y las maletas.

El planificador revisa el plan antes de que lo guardes. Señala a un chofer o un vehículo en dos viajes a la vez, a un chofer con un turno a la misma hora, a un chofer con muy poco descanso o una jornada demasiado larga según tus reglas de turnos, y más personas o maletas de las que caben en el vehículo. Lo corriges, o planeas de todos modos cuando sabes algo que el sistema no, y cada aviso del día espera en las recogidas por revisar.

Los tiempos de traslado se recuerdan, así que la siguiente recogida entre el mismo aeropuerto y el mismo hotel ofrece el tiempo que ingresaste la última vez. Un evento deportivo traslada a sus equipos, una conferencia a sus ponentes y un festival a sus artistas, todos con la misma lista de choferes y vehículos.

• Choferes de tu equipo: personal y voluntarios por nombre, con sus turnos revisados
• Asientos y espacio para maletas: para cada camioneta, auto y minibús
• Revisión antes de guardar: cada choque señalado, con la opción de planear de todos modos
• Tiempos de traslado recordados: se ofrecen de nuevo entre los mismos lugares

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Haz el advance de cada artista sin perseguir cadenas de correos

Vuelve a planear todo el día cuando un vuelo aterriza tarde

Un vuelo retrasado ya no significa una tarde de llamadas. Un vuelo con seguimiento mueve su recogida por sí solo, o ingresas cuánto viene retrasado. Cuando una recogida planeada se mueve lo suficiente para importar, Fai revisa el día del chofer y sugiere un plan nuevo, con el mismo chofer cuando está libre o con el chofer libre menos ocupado y un vehículo adecuado.

El plan nuevo espera en Planes nuevos de Fai y en la página Hoy del evento, ya revisado con las mismas reglas de asientos, maletas, descanso y horas de trabajo que un plan que haces tú. Los choferes con teléfono reciben un mensaje de texto solo cuando lo apruebas, así que nadie se entera de un cambio que no has aceptado.

• El vuelo viene tarde: la recogida se mueve con la hora de aterrizaje
• Planes nuevos de Fai: un plan revisado para el resto del día del chofer
• Aprobar y avisar a los choferes: nadie recibe un mensaje hasta que dices que sí

Opera shuttles y dale a cada chofer su día en su teléfono

Traslada a muchas personas del equipo y artistas con un horario en el que todos pueden confiar. Agrega un shuttle con su ruta, sus días, la primera y la última salida y cada cuánto sale, y luego sus asientos, su vehículo y su chofer, y si regresa después de cada viaje. Cada recorrido aparece con las recogidas del día.

Cada chofer abre un enlace privado sin cuenta y ve solo sus propias recogidas y recorridos de shuttle: cuántos tiene, cuándo es el primero, y los pasajeros, las maletas, el vehículo y la dirección de destino de cada recogida, con cualquier horario que se movió marcado. Muestra los teléfonos de los viajeros en el enlace solo cuando el chofer los necesita.

Los choferes tocan Recogido y Entregado sobre la marcha, con Deshacer después de un error. Cada toque actualiza la recogida en Viajes y las llegadas del día del show, así que sabes dónde está cada artista sin llamar a nadie.

• Horario del shuttle: primera y última salida y cada cuánto sale
• El día del chofer: solo sus propias recogidas y recorridos de shuttle
• Recogido y Entregado: un toque cada uno, con Deshacer después de un error

Muestra a cada artista toda su estancia y lo que cambió

Dale a cada artista un solo itinerario en lugar de una serie de correos sueltos. Su estancia completa muestra los vuelos, la recogida, las noches de hotel y cada llamado, desde el montaje y la prueba de sonido hasta su set, en orden y en la hora local del evento. Está en la hoja del día del artista, así que tu equipo de enlace con artistas y el tour manager leen el mismo plan.

Un solo cambio que se pasa por alto deja a un artista varado en el aeropuerto. Cada vez que el artista abre el enlace de su hoja del día, se guarda la lista que vio, así que su estancia completa marca lo que se agregó, se quitó o se movió desde entonces, con los horarios anterior y nuevo. Tu equipo ve el mismo número de cambios que el artista aún no ha visto, y Fai te dice qué cambió para cualquier artista cuando se lo preguntas.

Un vuelo desde otra zona horaria muestra a qué hora aterriza en la hora de tu evento, así que nadie hace cuentas de zonas horarias en la sala de llegadas.

• Estancia completa: viaje, hotel y llamados en orden
• Hora local del evento: un vuelo desde otra zona horaria muestra a qué hora aterriza aquí
• Cambios desde tu última visita: lo agregado, lo quitado y lo movido, con los horarios anterior y nuevo

• Show each act their whole stay and what changed
• Planea cada cue, dirige el show en vivo y mantén a todos los equipos con la misma hora