Cierra reservas grupales de empresas como compran los equipos de finanzas

Vende bloques de pases sin una hoja de cálculo aparte

Los equipos de congresos, premiaciones y hospitalidad venden algunos de sus pedidos más grandes a empresas, y esos compradores trabajan con órdenes de compra, códigos de presupuesto y condiciones de pago. La página Reservas grupales de tu evento muestra cada acuerdo con empresas con sus pases, el precio unitario, el total, las condiciones y en qué punto está: borrador, en espera de aprobación, aprobada, facturada, pagada o cancelada. Todo tu equipo ve la misma lista, y el filtro de estado muestra los acuerdos que esperan por ti.

Elige una reserva de empresa cuando una organización compra un bloque, paga con plazo y quiere una sola factura. Cuando amigos, un equipo de trabajo o un grupo que viaja en autobús solo quieren un precio más bajo por comprar juntos en el pago, un descuento grupal se lo da sin ningún trámite.

• Una fila para cada empresa: pases, precio, total, condiciones y estado
• Filtro de estado: los acuerdos que esperan aprobación o pago
• Junto a tus descuentos grupales: la herramienta correcta para cada tipo de grupo

• Sell a block of tickets to a company and invoice them
• Ofrece el precio correcto a los compradores correctos y ve lo que vendió

Toma el pedido tal como lo hizo la empresa

Cada reserva indica la empresa y el comprador, la persona que recibe la factura y reparte los pases a su equipo. Busca al comprador entre las personas que ya te han comprado, o agrégalo como un contacto nuevo. El bloque se arma con tus propios tipos de boleto y extras, con precios en la moneda de tu evento, así el acuerdo usa el mismo cupo y los mismos reportes que cualquier otra venta.

Registra el número de orden de compra, las condiciones de pago, el código de presupuesto y el centro de costos que te dio la empresa, con notas sobre lo que tu equipo deba saber. Se quedan en la reserva para tu equipo y para el seguimiento de finanzas, y la factura que recibe la empresa queda limpia. Deja en blanco el número de factura y Ticket Fairy numera la factura por ti cuando la emites.

Un total acumulado se actualiza a medida que agregas boletos y extras, y las líneas pueden quedarse sin precio mientras todavía se negocia el acuerdo. Si el correo del comprador ya tiene una cuenta, la reserva se vincula a ella y sigue usando el nombre que ingresaste.

• Empresa y comprador: la persona que recibe la factura y reparte los pases
• Boletos y extras: armados con tus propios tipos de boleto y precios
• Orden de compra y condiciones: con el código de presupuesto y el centro de costos para tu equipo

Pon precio a cada pase o cobra un total acordado

La mayoría de los bloques tiene precio por pase, lo que mantiene las cuentas a la vista de ambas partes y coincide con lo que aprobó la empresa. Cuando el acuerdo se cerró como un monto global, como un paquete de patrocinio o un precio de mesa negociado, cobra un solo total acordado, y la factura muestra una sola cifra sin desglose por pase.

Las condiciones de pago van desde pago inmediato hasta sesenta días, así la reserva siempre registra lo que la empresa aceptó. Una factura por pase ayuda a un equipo de finanzas a cotejarla con su orden de compra, y un solo total evita que un paquete negociado se convierta en un regateo línea por línea.

• Precio por pase: las cuentas a la vista de ambas partes
• Un total acordado: una sola cifra para un paquete
• Condiciones de pago: las condiciones con las que trabaja la empresa

Obtén aprobación en los acuerdos grandes antes de facturar

Un acuerdo con descuento o un bloque grande suele necesitar una segunda revisión. Exige aprobación en una reserva y envíala a los aprobadores que indiques, y no se puede facturar hasta que todos la hayan aprobado. La decisión de cada aprobador queda registrada junto a su nombre con la fecha, así "¿quién aceptó este precio?" siempre tiene respuesta.

Un rechazo devuelve la reserva a borrador con su motivo, así cambias las condiciones y la vuelves a enviar a aprobación. Una reserva que no necesita aprobación se puede aprobar de inmediato, así los acuerdos pequeños avanzan tan rápido como tú.

• Enviar a aprobación: a cada aprobador que indiques
• Aprobar o Rechazar: registrado junto a cada aprobador con la fecha
• De vuelta a borrador: una reserva rechazada lista para cambiar y reenviar

Envía una sola factura que vence según las condiciones de la empresa

Una vez aprobada una reserva, emite su factura con la fecha de vencimiento que marcan las condiciones de la empresa, como treinta días a partir de hoy. Ticket Fairy envía de inmediato por correo la factura y su enlace de pago al comprador, o la guarda para que la envíes después. La empresa paga en línea con el enlace, y la reserva pasa a pagada cuando llega el dinero, sin que nadie tenga que revisar un estado de cuenta bancario.

• Emitir factura: con su propio número de factura y fecha de vencimiento
• Enlace de pago: la empresa paga la factura en línea
• Enviada por correo al comprador: la factura y el enlace enviados por ti

• Dale tarjetas a tu equipo y cobra todo lo que no es un boleto

Mantén seguros los pases de la empresa mientras se paga la factura

Los boletos y extras de una factura se retiran de la venta desde el momento en que se envía hasta que se paga, así el bloque no se puede agotar mientras el equipo de finanzas de la empresa la procesa. Una vez pagada la factura, el comprador recibe un correo para repartir los pases a su equipo, y la empresa lleva su propia lista de quién va a ir.

Si la empresa se retira, cancelar la reserva anula también una factura sin pagar, así su enlace de pago deja de funcionar y los boletos vuelven a la venta. La reserva cancelada se queda en la lista, así el bloque y el motivo de su cancelación siguen consultables meses después.

• Retirados de la venta: desde el momento en que se envía la factura
• Pases para el equipo: repartidos por el comprador en cuanto se paga la factura
• Cancelar reserva: anula una factura sin pagar y su enlace de pago

Trabaja los acuerdos con empresas en equipo, con Fai a tu lado

Cuando dos personas cambian la misma reserva, el segundo guardado no sobrescribe el primero. Todo lo que ingresaste se queda en el formulario, y eliges conservar tus cambios o volver a cargar los de tu compañero. Dile a Fai, la asistente dentro de tu panel, la empresa, el comprador, los boletos, la orden de compra y las condiciones, y ella redacta la reserva para que la revises.

Fai puede cambiar un borrador, enviar una reserva a aprobación, emitir la factura, cancelar una reserva y decirte qué acuerdos todavía esperan aprobación o pago. Cada uno de esos pasos compromete dinero o llega a la empresa, así que te pregunta antes de cada uno.

• Edición segura en equipo: no se pierden los cambios de nadie cuando editan dos personas
• Reservas grupales con Fai: una reserva redactada a partir de una frase
• Tú apruebas cada paso: antes de que algo llegue a la empresa

• Saca adelante el trabajo de tu boletaje pidiéndoselo a Fai