Dale tarjetas a tu equipo y cobra todo lo que no es un boleto

Deja que quienes organizan tus eventos paguen directo desde Vault

Cada miembro del equipo se agrega una vez como titular de tarjeta y puede tener una tarjeta virtual para pagar en línea, por teléfono y en apps, o una tarjeta física para las cajas en el lugar. La tarjeta está a su nombre y gasta de tu cuenta de Vault, así que a los proveedores se les paga el mismo día y nadie te persigue por gastos. Cada tarjeta lleva un apodo, como Fondo de producción, y el evento para el que paga.

Una tarjeta virtual tiene su número listo en cuanto se emite, lo que le conviene a un asistente que renta camionetas o a un tour manager que paga hoteles en línea. Una tarjeta física le conviene a alguien que compra materiales en una ferretería cerca del lugar. Cada pago en Actividad de tarjetas muestra el evento al lado, así que el gasto con tarjeta queda en el show correcto.

• Tarjetas virtuales: un número de tarjeta para pagar en cuanto se emite la tarjeta
• Tarjetas físicas: las lleva el titular y están a su nombre
• Vinculada al evento: cada pago muestra el evento al que corresponde

• Let your event team spend with Vault cards

Define los límites correctos eligiendo para qué es la tarjeta

Indica para qué es la tarjeta y Vault define reglas razonables que puedes cambiar. Una tarjeta de equipo funciona desde el día antes de que empiece tu evento hasta el día después de que termine, con un límite diario. Una tarjeta de proveedor paga a un solo tipo de negocio, hasta el monto que acuerdes y hasta la fecha que elijas. Una tarjeta para suscripciones solo funciona en línea con un límite mensual, y Tu propia configuración deja todas las reglas en tus manos.

Ajustar reglas les da a los usuarios avanzados todo lo demás: uno o varios pagos, límites por pago, por día o por mes, las formas en que la tarjeta puede pagar, los retiros de efectivo, y dónde y cuándo funciona. Una tarjeta configurada como Un pago y luego deja de funcionar sirve para un solo anticipo.

• Tarjeta de equipo para un evento: funciona en torno a las fechas de tu evento, con un límite diario
• Tarjeta de proveedor: un tipo de negocio, un monto, hasta la fecha que elijas
• Suscripciones en línea: solo en línea, con un límite mensual
• Ajustar reglas: pagos, límites, formas de pago, efectivo, lugares y fechas

• Let your event team spend with Vault cards

Dale una tarjeta a cada persona de tu equipo de una sola vez

Antes del montaje de un festival, dale a todo el equipo que necesita una tarjeta el mismo propósito, evento y límite de una sola vez. Vault sugiere un nombre para cada tarjeta, que puedes cambiar, y muestra cada tarjeta con sus reglas antes de que las emitas juntas. Cada persona recibe su propia tarjeta con los mismos límites y fechas, así que nadie comparte tarjeta y puedes congelar una sin detener las demás.

Los resultados muestran cada tarjeta como Emitida, o indican cuándo hay que corregir primero los datos de una persona en la página Titulares de tarjeta. Vuelve a intentar con las tarjetas que no se emitieron, y Vault nunca le da una segunda tarjeta a alguien que ya recibió una del mismo grupo.

• Emitir varias tarjetas: un solo conjunto de reglas para todo el equipo
• Un nombre en cada tarjeta: sugerido a partir del evento y de la persona
• Revisa antes de emitir: cada tarjeta y sus reglas en una sola lista

• Issue Vault cards to your whole event crew at once

Congela, cambia o cancela cualquier tarjeta en segundos

Congela una tarjeta perdida y cada pago nuevo con ella se rechaza hasta que la descongeles, y luego cancélala cuando sepas que se perdió para siempre. Sube un límite antes de un pedido grande a un proveedor, cambia dónde y cuándo funciona una tarjeta, cámbiale el nombre o vincúlala a otro evento desde Administrar esta tarjeta. Si un compañero cambió la misma tarjeta mientras la editabas, Vault te muestra la tarjeta como está ahora y no guarda nada encima de su cambio.

Pídele a Fai, la asistente dentro de tu panel, quién necesita una tarjeta, para qué es, el límite y el evento, y ella emite tarjetas virtuales para los titulares que agregaste, a una persona o a todo el equipo. Puede congelar, descongelar o cancelar una tarjeta, cambiar sus límites y reglas, cambiarle el nombre y vincularla a un evento. Te muestra cada tarjeta y cada cambio, y espera tu sí antes de hacerlo.

• Congelar y descongelar: los pagos se detienen de inmediato y se reanudan cuando lo dices
• Editar límites: por pago, por día y por mes
• Cancelar tarjeta: para una tarjeta que se perdió para siempre
• Pregúntale a Fai: tarjetas emitidas y cambiadas después de que aceptas

• Freeze, cancel or change the limits on an event team's Vault card
• Saca adelante el trabajo de tu boletaje pidiéndoselo a Fai

Ten un comprobante y un evento detrás de cada pago con tarjeta

Actividad de tarjetas lista lo que hizo cada tarjeta de Vault, de lo más reciente a lo más antiguo: el comercio, la tarjeta por su apodo, el monto y su estado. Agrega una foto o un PDF del comprobante a un pago, y Vault lee de él el total y el negocio. Si el total no coincide con el pago, el pago dice El monto no coincide, así que revisas que sea el comprobante correcto o agregas una nota que explique la diferencia.

Cada pago tiene una nota y el evento, y las columnas COMPROBANTE y EVENTO muestran qué pagos todavía necesitan uno. Las retenciones, las compras liquidadas, los reembolsos y las retenciones liberadas tienen cada uno su propia fila, y un pago en otra moneda muestra lo que cobró el comercio debajo de tu monto. Un pago rechazado explica por qué en una frase, con lo que hay que hacer después.

Recordatorios de comprobantes te permite elegir el monto que te importa. Cuando un pago con tarjeta igual o superior a ese monto sigue sin comprobante, Fai redacta un recordatorio para el titular y lo envía por correo cuando aceptas. Puede asignar los pagos con tarjeta al presupuesto del evento correcto, y señala los gastos con tarjeta que parecen fuera de lo normal, para que puedas congelar la tarjeta rápido.

• Comprobantes en los pagos: una foto o un PDF, y Vault lee el total por ti
• El monto no coincide: aparece cuando un comprobante no coincide con el pago
• Recordatorios de comprobantes: Fai los redacta y tú envías cada uno
• Gasto inusual con tarjeta: señalado para que puedas actuar sobre la tarjeta

• Add receipts, notes and events to your team's Vault card payments
• Track what your event team spends on Vault cards

Reporta con tus propias palabras un pago con tarjeta que salió mal

Un proveedor cobró dos veces a la tarjeta de producción, o el escenario nunca llegó. Usa Reportar un problema con este pago desde el propio pago y cuenta lo que pasó con tus propias palabras, por todo el pago o por una parte, con la factura, los correos del proveedor o la nota de entrega como evidencia. Vault abre la disputa con la red de tarjetas con el motivo que corresponde.

Disputas, en Actividad de tarjetas, sigue cada una, con lo que salió mal, el pago, el monto, su estado y cuándo cambió por última vez, desde Enviada a la red de tarjetas y En revisión hasta la decisión.

• Tus propias palabras: Vault le da a la red de tarjetas el motivo que corresponde
• Evidencia: facturas, correos del proveedor y notas de entrega
• Disputas: cada reporte con su estado y su último cambio

• Report a problem with an event supplier's Vault card payment and follow the dispute

Cobra anticipos de mesas, rentas y preventas de productos con un enlace

Un enlace de pago indica para qué es el pago, como Anticipo de mesa VIP, con el monto y la moneda, y se puede pagar una o muchas veces. Compártelo en tu confirmación de reserva o en un mensaje, o envíalo por correo desde tu marca. Quien paga abre una página con el nombre de tu marca, para qué es el pago y el monto, y el dinero llega a tu saldo de Vault.

Para preventas de mercancía o anticipos de grupo de distintos montos, deja que quien paga ingrese el monto en las monedas que aceptas. Más opciones agrega datos de quien paga, el evento al que corresponde el dinero y el último día para pagar. Enlaces de pago lista lo Cobrado con cada enlace, y desactivas un enlace cuando termines, y los pagos ya hechos se quedan en tu saldo.

• Monto fijo: el mismo monto para todos los que pagan, en una moneda
• Quien paga elige: quien paga ingresa el monto en la página de pago
• Enviar por correo: el enlace le llega a quien paga desde tu marca

• Collect table deposits, venue hire and sponsorship for your events with Vault payment links
• Gana más con cada comprador gracias a los extras que quiere

Factura a patrocinadores, comerciantes y recintos socios desde tu marca

Cuando un patrocinador o un recinto socio necesita una factura formal, emítela desde Vault. Cada factura lleva el cliente, la moneda y si paga en línea desde la factura o por transferencia bancaria, con una fecha de vencimiento y una nota como el evento y lo que cubre la factura. Las líneas de la factura salen de los productos y precios que guardas, como el patrocinio del escenario principal o un espacio para un puesto, y una factura finalizada tiene su propio enlace y su PDF para enviar.

Cada factura muestra su estado y si ya se pagó, así que tu equipo ve de un vistazo quién todavía te debe. Una factura pagada a través de su enlace aparece como Pagada. Cuando un cliente paga por transferencia bancaria, marca la factura como pagada cuando llegue el dinero. Si cambian los planes, anula una factura sin pagar, y se queda en la lista para tus registros.

Pídele a Fai que cree un enlace de pago, lo envíe por correo o lo desactive, y que agregue un cliente de facturación, redacte una factura, la finalice, la marque como pagada o la anule. Cuando llega dinero que coincide con una factura que enviaste, te sugiere marcarla como pagada, y redacta un recordatorio amable para una factura vencida. Cada cambio y cada correo espera tu sí.

• Clientes de facturación: las personas y empresas a las que factura tu marca
• Líneas de la factura: productos y precios guardados, con impuestos y totales
• Marcar como pagada o anular: para transferencias bancarias y cambios de planes
• Recordatorios de facturas vencidas: los redacta Fai y se envían desde tu marca cuando aceptas

• Invoice sponsors and partners for your event from Vault