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Sabe lo que ganó, lo que debe y lo que paga cada evento

El director de finanzas de una empresa de eventos carga con el riesgo que nadie más ve: anticipos que salen meses antes de la venta, dinero de boletos retenido hasta después del show y un equipo de producción que gasta contra un presupuesto en una hoja de cálculo. Ticket Fairy pone los ingresos, los costos, el pago y los pagos a terceros de cada evento en los mismos registros con los que trabaja tu equipo. Dos personas aprueban cada pago, cada liquidación muestra su cálculo y Fai prepara el trabajo financiero de rutina para que lo aceptes.

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  • Los ingresos, los costos y el pago de cada evento a la vista
  • Pagos aprobados por una segunda persona
  • Liquidaciones que tus socios pueden revisar línea por línea
Dinero de un evento terminado en Vault de Ticket Fairy, con las ventas de boletos y complementos, los reembolsos, los cargos, las partes de los socios, el Capital pagado y el estimado de lo que te llega

Ve lo que ganó cada evento y cuándo te pagan

La página Desempeño de tu evento muestra los ingresos netos desde la primera venta, con los ingresos de complementos y mesas incluidos y las ventas de taquilla en su propia tarjeta. Los datos de pago de cada revisión de publicación indican cuándo vence el pago de ese evento y qué puede retenerlo. En Vault, el dinero de cada evento muestra las ventas de boletos y complementos, los reembolsos, los cargos, las partes de los socios y el estimado de lo que te llega.

Ingresos brutos muestra el precio del boleto antes del impuesto sobre ventas, e Ingresos muestra lo que te quedas de él según tu acuerdo de cargos, así la cifra que proyectas y la cifra que recibes nunca se confunden. Cuando Ticket Fairy envía el dinero de un evento cuyos pagos cobra, la tarjeta Ingresos netos se marca como Liberado al banco. La lista Eventos de Vault muestra el pago de cada evento junto a cualquier Capital pendiente de pagar, así la posición de caja de toda una temporada es una sola lista que leer. La vista para fundadores va más allá: pérdidas y ganancias por edición y por marca, un pronóstico de flujo de caja a partir de tu ritmo de ventas y tus fechas de pago, y un informe de una página para el consejo.

Cada evento puede depositar en la cuenta bancaria habitual de la marca o en datos de pago alternativos propios, lo que funciona para un show en copromoción o una empresa conjunta con su propia cuenta. Revisar esos datos antes del evento, y no después, es la diferencia entre un pago a tiempo y una devolución.

  • Página Desempeño: ingresos netos desde la primera venta, actualizados mientras miras
  • Dinero de cada evento: ventas, reembolsos, cargos, partes de los socios y el estimado
  • Fechas de pago: cuándo paga cada evento y qué puede retenerlo

Reportes de ventas Cobros y pagos Vault

Página Eventos de Vault de Ticket Fairy con seis eventos, a dónde va el dinero de los boletos de cada uno, su pago y el Capital por pagar

Ten un solo presupuesto en el que confíen finanzas y producción

La página Presupuesto de tu evento y el presupuesto con el que trabaja tu equipo de producción son el mismo presupuesto, así que finanzas y producción leen las mismas cifras. Planea cada sección, registra los costos reales a medida que llegan, y ve al lado las órdenes de compra aprobadas, los costos de contratación y las rentas pedidas como costos comprometidos. El sobregasto aparece mientras todavía hay tiempo de actuar.

El costo total de cada artista, del pago y la comisión de agencia a los vuelos, el hotel, los viáticos y el backline, llega solo al presupuesto, y las horas aprobadas de cada turno llegan al costo por hora de ese turno. Cada moneda conserva su propio total, así una gira por Europa nunca esconde una sorpresa del tipo de cambio dentro de una sola cifra.

En toda tu marca, Gastos compara los costos planeados y registrados de cada evento en un periodo, tus proveedores más grandes y el costo por cada persona escaneada en la puerta. Ves qué eventos recuperaron sus costos y qué proveedor se convirtió sin hacer ruido en el más grande. Las personas cuyo rol no puede ver las finanzas de tu evento nunca ven el presupuesto ni los contratos.

  • Previsto y real: la diferencia para cada sección, escenario o día del show
  • Costos comprometidos: órdenes de compra, contrataciones y renta de equipo pedida
  • Costos de personal: horas aprobadas al costo por hora de cada turno
  • Gastos de todos tus eventos: costos por evento, por proveedor y por asistente

Presupuesto y costos Contratos y pagos

Presupuesto de un evento en Ticket Fairy con los costos planeados y reales por sección y los costos comprometidos al lado

Paga a cada artista, proveedor y miembro del personal con doble control

Pagos pendientes muestra cada anticipo, saldo, viático, backline y pago a proveedores como vencido, por vencer esta semana o próximo. Envía una orden de compra, relaciona con ella la factura del proveedor y paga desde tu saldo de Vault en un solo lote a todas las personas a las que les debe el evento. Activa la aprobación de pagos y un propietario o administrador distinto envía cada pago que alguien prepara.

La regla de aprobación cubre los lotes de pagos, los pagos individuales y los pagos recurrentes, y la persona que preparó un lote nunca puede enviarlo. Un proveedor al que pagas en cada evento puede marcarse como de confianza, lo que requiere que un propietario o administrador lo solicite, un periodo de espera y un segundo propietario o administrador que lo apruebe. Cada lote guarda el historial de quién lo preparó y quién lo envió, y un pago enviado viene con una carta de confirmación que puedes darle a un artista o proveedor que dice que nunca le pagaron.

Fai lee cada factura de proveedor y dice si coincide con la orden de compra, así una factura inflada se detecta antes de pagarla. Dale a tu personal tarjetas de Vault con los límites, las fechas y los tipos de comercio que definas, y agregan una foto de cada recibo al pago y lo vinculan al evento, así el gasto con tarjeta llega al presupuesto correcto sin un formulario de gastos.

  • Órdenes de compra: la factura del proveedor relacionada con la orden
  • Lotes de pagos: todas las personas a las que un evento les debe, pagadas juntas
  • Aprobación de pagos: una segunda persona envía lo que alguien prepara
  • Tarjetas con límites: para cada miembro del personal, con recibos en cada pago

Vault Contratos y pagos

Lote de pagos de Vault de Ticket Fairy visto por la persona que lo preparó, indicando que otra persona tiene que enviarlo

Liquida cada show y cobra lo que te deben los socios

Fai prepara el borrador de cada liquidación a partir de tus ventas de boletos, tus costos y el acuerdo, y cada línea muestra cómo se calculó su cifra, así el equipo del artista puede revisarla antes de que la marques como acordada. Los vendedores ingresan sus ventas y tú facturas tu parte, los patrocinadores pagan facturas de Vault con conceptos y una fecha de vencimiento, y un enlace de pago cobra un anticipo de mesa o una renta.

Una liquidación toma las ventas de boletos después de reembolsos, los costos de los reales del presupuesto y el pago del acuerdo, y suma el viaje, el hotel y la comisión de agencia del propio artista sin contar nada dos veces. Un reembolso tardío o un costo nuevo está a una actualización de distancia. Una línea equivocada se revierte con una línea nueva, y ambas se quedan en la hoja, así el registro de lo acordado nunca cambia a espaldas de nadie. Una vez compartida, las líneas quedan bloqueadas, y cualquier cambio se convierte en una nueva versión.

La parte de cada artista de su merch y el gasto sin efectivo por barra y por vendedor también entran en tus liquidaciones. Fai lee los reportes de caja y de terminal de cada vendedor y dice si coinciden con la cifra ingresada, tu porcentaje mínimo y máximo de las ventas se aplica por ti, y la factura sale con un enlace para pagar. Los equipos externos pagan las comidas del personal que comió su gente.

  • Liquidaciones preparadas: cada línea con cómo se calculó su cifra
  • Ventas de los vendedores: tu parte de las ventas facturada a cada vendedor
  • Facturas y enlaces de pago: patrocinios, rentas y anticipos pagados a Vault

Contratos y pagos Vendedores y mercados Operaciones del recinto

Liquidación compartida de Ticket Fairy para un show en vivo con sus líneas bloqueadas y Marcar como acordada y Reabrir arriba

Financia tus anticipos y elige cuándo te llega el dinero de los boletos

Elige para cada marca si Ticket Fairy cobra los pagos con tarjeta y te paga después del evento, o si el dinero va a tu propia cuenta de procesamiento de pagos a medida que pagan los compradores. Decide quién paga el cargo por reserva en cada evento, y ofrece planes de pago para los boletos más caros. Cuando el headliner y el recinto quieren anticipos antes de tu venta, solicita Ticket Fairy Capital.

El pago después del evento funciona para un negocio que quiere que Ticket Fairy cobre los pagos con tarjeta por él. El dinero a medida que se venden los boletos funciona para un negocio establecido que necesita su efectivo para anticipos y tiene una cuenta de procesamiento para recibirlo. En ambos casos, la página Desempeño y la lista Eventos de Vault muestran lo que ha ganado cada evento y cuándo se paga.

Ticket Fairy Capital es un adelanto sobre tus futuras ventas de boletos, evaluado con tu historial de ventas de cualquier plataforma de boletaje y pagado con tus ventas de boletos a medida que llegan. La lista Eventos de Vault muestra lo que a cada evento todavía le falta por pagar.

  • Momento del pago: después de tu evento, o conforme se venden los boletos
  • Elección del cargo por reserva: agregado, absorbido o agregado después en el checkout
  • Ticket Fairy Capital: un adelanto que se paga con tus ventas de boletos

Cobros y pagos Capital

Elección de pago de Ticket Fairy durante el registro, con Antes de tu evento, conforme se venden los boletos elegido y el botón que vincula una cuenta de pagos con tarjeta

Deja que Fai prepare el trabajo financiero y dale a tu contador cada cifra

Después de cada evento, Fai calcula a quién pagar a partir de tus contrataciones, el pago final de un acuerdo por porcentaje a partir del contrato y las ventas de boletos, los lotes de pagos y los recordatorios de facturas. Cada sugerencia muestra cada paso de su cálculo con el contrato o el dinero del evento de donde salió, y tú la aceptas, la cambias primero o la descartas.

Elige Desactivado, Sugerir o Hazlo por mí para cada tipo de trabajo financiero. Aceptar una sugerencia de dinero solo la prepara, como un beneficiario en la lista del evento o un lote listo para enviar, y una persona de tu equipo es quien lo envía. Descarta una sugerencia con un motivo y Fai no volverá a ofrecerla a menos que cambien sus datos.

Para la contabilidad, Vault da un estado de cuenta oficial en PDF para cada moneda con saldos inicial y final, o una hoja de cálculo con cada pago recibido y enviado. Las exportaciones de pedidos dan una fila por pedido o una fila por boleto, y un usuario de Estadísticas permite a tu contador leer todos los reportes sin poder cambiar nada. Cada persona en la lista de a quién le debe un evento indica quién la cambió por última vez y cuándo, así la respuesta a la pregunta de un auditor ya está registrada.

  • Preparado para ti: a quién pagar, pagos de acuerdos, lotes y recordatorios
  • Cada paso a la vista: el cálculo y las cifras de donde salió
  • Estados de cuenta y exportaciones: estados de cuenta de Vault, movimientos y exportaciones de pedidos

Fai Equipos y seguridad

Sugerencia de Vault de Ticket Fairy para el trato por porcentaje de un artista, con cada paso del cálculo de Fai y el contrato y el dinero del evento de donde salió

Cómo usan Ticket Fairy los equipos de finanzas

  • Un festival con decenas de proveedores

    Las órdenes de compra salen desde el evento, Fai revisa cada factura frente a su orden, y los pagos de saldo salen en un solo lote que aprueba un segundo director. Al cierre del año, Gastos muestra qué proveedores crecieron y cuánto costó recibir a cada asistente.

  • Un recinto que liquida shows cada semana

    Fai prepara el borrador de cada liquidación la mañana después del show a partir de las ventas de boletos y el presupuesto. El tour manager revisa cada línea, ambas partes la marcan como acordada, y el pago sale con una carta de confirmación.

  • Un promotor que financia una gira

    Ticket Fairy Capital paga los anticipos del headliner antes de la venta, y los pagos salen de las ventas de boletos fecha por fecha. La lista Eventos de Vault muestra lo que ha ganado cada fecha y lo que todavía le falta por pagar.

  • Un festival gastronómico que cobra un porcentaje de las ventas

    Los vendedores suben sus reportes de caja después del fin de semana, Fai lee cada uno, y el equipo de finanzas acepta las cifras y emite todas las facturas por porcentaje de ventas esa misma tarde. La lista de facturas muestra quién ha pagado y quién no.

  • Una productora con personal de gira

    Cada jefe de equipo lleva una tarjeta de Vault limitada a las fechas de la gira y a los tipos de comercio que necesita. Los recibos se agregan a cada pago en el momento, y el gasto con tarjeta llega al presupuesto del evento correcto sin un formulario de gastos.

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Todo lo que necesitas para manejar el dinero detrás de tus eventos

Maneja las finanzas de tus eventos paso a paso

Las guías están en inglés.

Preguntas sobre Ticket Fairy para Directores de finanzas

Directores de finanzas

No. The Ticket Fairy, Inc. es una plataforma tecnológica y no es un banco. Los servicios bancarios de Vault se ofrecen a través de socios bancarios regulados, y el financiamiento de Ticket Fairy Capital lo otorgan socios de crédito privado externos, que toman todas las decisiones de financiamiento.

En un evento cuyos pagos cobra Ticket Fairy, los pagos se procesan de 10 a 15 días hábiles después de que termina el evento. Si cobras los pagos con tarjeta en tu propia cuenta, te pagan según el calendario de esa cuenta. Los eventos pospuestos, las solicitudes de reembolso pendientes y los contracargos pueden alargar la espera, y la revisión de publicación indica los tiempos del evento que tienes enfrente.

Un propietario o administrador abre la cuenta de Vault para tu marca y completa una verificación. Puedes terminar la configuración en Ticket Fairy para un negocio en Estados Unidos, Australia, Canadá, el Reino Unido, Singapur, cualquier país de la UE, Islandia, Liechtenstein o Noruega.

Es lo que Vault puede mover hoy. No descuenta los reembolsos que todavía debes, el Capital que no has pagado ni el dinero que les corresponde a otros, así que réstalos antes de comprometerte a un pago.

Los propietarios y administradores de la marca usan Vault, y solo el propietario de la marca activa o desactiva la aprobación de pagos. Los propietarios, los administradores y los usuarios de Estadísticas ven toda la página Desempeño, aunque Ingresos brutos se oculta a un usuario de Estadísticas salvo que esté habilitado para tu cuenta. Presupuesto y Contratos solo aparecen para las personas cuyo rol puede ver las finanzas de tu evento.

Una solicitud inicia un periodo de espera de 24 horas, durante el cual cualquier propietario o administrador puede rechazarla. Después, un segundo propietario o administrador, nunca la persona que la pidió, la aprueba tras revisar los datos bancarios. Si los datos cambian después de la solicitud, la aprobación se detiene y se necesita una nueva solicitud.

No en el costo total de un artista ni en el gasto de tu marca. Ahí cada moneda tiene su propio total. Un pago de Vault puede salir de un saldo en otra moneda, con el tipo de cambio y el cargo mostrados antes de que alguien lo envíe.

No. Aceptar una sugerencia financiera solo prepara algo, como un beneficiario en la lista de un evento o un lote de pagos listo para enviar. Una persona de tu equipo lo envía después de confirmar que es ella, y una segunda persona lo aprueba cuando la aprobación de pagos está activada. Hazlo por mí solo se ofrece para el trabajo financiero que no mueve dinero ni envía correos.

Hasta un año, que termine a más tardar hoy. Prepararlo suele tardar unos minutos, y un archivo listo se puede descargar durante 30 días.

Si tu negocio de eventos cumple los requisitos, puedes solicitar hasta $3M en Estados Unidos, hasta €3M en Europa y hasta £5M en el Reino Unido. Un socio de financiamiento revisa tu historial de ventas de boletos, tu trayectoria en eventos y tus ventas proyectadas, decide si aprueba tu solicitud y fija las condiciones.

Event Ticketing Platform in España

What can Ticket Fairy do for events in España?

Sell tickets in EUR, grow sales with buyer referrals, see which campaigns produce revenue and scan guests from most iOS or Android phones and tablets.

How can ticket buyers pay in España?

With Stripe, buyers can pay in EUR by card, Apple Pay or Google Pay. Payment plans and daily payouts are available with eligible Stripe payment processing accounts.

Can your festival ticketing platform handle summer festivals in España?

Yes. Sell multi-day passes, camping, parking and VIP upgrades. Connect your existing RFID or cashless partner after we confirm the integration for your event. Current integrations include Billfold, MyCashless, Weezevent or Weeztix, PlayPass, WRSTBND and Intellitix.

Ticket Fairy al completo: sistema de venta de entradas para eventos, con las funciones, los precios y el soporte que hay detrás de esta página.

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