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title: "Messagerie des équipes et signalement d’incidents"
description: "E-mail ou SMS aux seules équipes concernées en voyant qui il a atteint, et chaque incident consigné en secondes, le responsable sécurité alerté si c’est grave."
canonical: "https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/show-day/team-messages-and-incidents"
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# Messagerie des équipes et signalement d’incidents

1. [Event Operating System](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system)
2. [Jour J](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/show-day)
3. Messages et incidents

# Prévenez vite les bonnes personnes et suivez chaque incident du signalement à la clôture

Un changement de porte ou une pause météo doit atteindre chaque agent de sécurité, chaque bénévole du bar et chaque commerçant en quelques minutes, et un malaise au bar doit parvenir à la personne qui peut aider sans série d’appels. Avec Ticket Fairy, vous choisissez les groupes concernés, partez d’un modèle du jour J ou d’un brouillon de Fai, vérifiez exactement qui le reçoit et l’envoyez tout de suite ou à l’heure de votre choix, puis voyez qui il a atteint et le renvoyez à toute personne qu’il a manquée. Toute personne de votre équipe consigne un incident en trois réponses, Fai suggère son type et sa gravité, et votre responsable sécurité reçoit un e-mail dès qu’un incident grave arrive. Chaque message et chaque incident garde son historique complet pour votre débriefing et votre interlocuteur en charge des autorisations.

  [Réserver une démo en direct](https://www.ticketfairy.com/fr/event-ticketing/book-a-demo)

- Les bons groupes prévenus par e-mail ou SMS en quelques minutes
- Chaque incident consigné en quelques secondes et votre responsable sécurité aussitôt prévenu
- Un historique complet de qui a été prévenu et de ce qui a été fait

   ![Section Messages de Ticket Fairy avec une pause météo programmée et un changement de porte envoyé, chacun indiquant à qui il est parti et combien de personnes il a atteintes](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-messages--messages.png)

## Ne prévenez que les personnes concernées

Cochez les groupes à qui s’adresse un message : équipes, personnes au planning, toute l’équipe, bénévoles, équipes des artistes, commerçants, presse, sponsors ou personnes ayant répondu à l’un de vos formulaires. Affinez chaque groupe par statut, rôle, jour, équipe ou créneau : un changement de porte part aux agents de l’entrée du samedi et à personne d’autre, et une personne présente dans deux groupes reçoit le message une seule fois.

Chaque équipe qui travaille sur votre événement est déjà dans le tableau de bord : aucune liste à exporter ni conversation de groupe à tenir à jour. Affinez les personnes ayant répondu à un formulaire selon votre décision ou l’une de leurs réponses, comme chaque candidat bénévole que vous avez accepté, ou toutes les personnes qui ont choisi l’équipe du bar dans leurs réponses.

- **Destinataires**: chaque équipe qui travaille sur votre événement, prête à cocher
- **Affiner chaque groupe**: par statut, rôle, jour, équipe ou créneau
- **Personnes ayant répondu à un formulaire**: filtrées selon votre décision ou une réponse

- [Message the crew, volunteers and traders working on your event](https://www.ticketfairy.com/guides/message-the-people-working-on-your-event)

   ![Fenêtre Écrire aux personnes de Ticket Fairy avec les groupes à choisir, e-mail ou SMS, les messages rapides du jour J, un champ pour demander un brouillon à Fai et les champs du message](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-messages--message-people.png)

## Écrivez vite avec les modèles du jour J et les brouillons de Fai

Partez d’un message rapide du jour J comme Pause météo, Changement de porte, Changement d’horaire, Retard ou Feu vert, ou dites à Fai ce que vous voulez dire et elle le rédige dans le ton de votre marque. Ajoutez le prénom, l’horaire du créneau, l’équipe, le rôle ou la scène de chaque personne pour que chaque message semble écrit pour elle, et envoyez-le par e-mail, par SMS ou les deux.

Sous pression, personne ne veut rédiger un message de zéro. Les modèles reprennent les mots d’une équipe événementielle, avec des emplacements marqués pour l’entrée, l’heure ou la scène, et le brouillon de Fai vous donne un point de départ à modifier avant tout envoi. Avec le groupe d’un formulaire coché, vous pouvez insérer la réponse de chaque personne à l’une de ses questions, comme son jour d’arrivée.

Quand un horaire de passage du conducteur bouge d’un quart d’heure ou plus, Fai suggère un e-mail aux équipes concernées sur la page Aujourd’hui de l’événement, et rien ne part avant qu’une personne de votre équipe ne l’approuve.

- **Messages rapides du jour J**: pause météo, changement de porte, retard et plus
- **Demander un brouillon à Fai**: dites ce dont vous avez besoin et vérifiez ses mots
- **Les informations de chacun**: prénom, horaire du créneau, équipe, rôle ou scène
- **E-mail et SMS**: un canal ou les deux dans le même message

## Vérifiez qui le reçoit, puis envoyez maintenant ou plus tard

Avant tout envoi, voyez qui le reçoit par e-mail et par SMS, et qui est laissé de côté et pourquoi, comme un numéro de portable manquant ou un numéro qui a répondu STOP. Envoyez-le tout de suite ou programmez-le dans le fuseau horaire de l’événement, et annulez un message programmé à tout moment avant son départ. Le jour J, Écrire aux personnes figure aussi en haut de la vue du jour J.

Si le groupe change entre votre vérification et votre envoi, par exemple quand de nouveaux bénévoles rejoignent le planning, vous voyez le nouveau nombre et vérifiez à nouveau : le nombre que vous avez accepté est celui qui part. Programmez le briefing du lendemain matin la veille au soir, et l’équipe le reçoit au petit-déjeuner pendant que vous dormez.

- **Vérifier avant l’envoi**: chaque destinataire, par canal
- **Envoyer plus tard**: à l’heure choisie, dans le fuseau horaire de l’événement
- **Annuler**: un message programmé, jusqu’à son départ

## Voyez qui chaque message a atteint et renvoyez-le

Ouvrez n’importe quel message pour voir chaque personne comme envoyé, ouvert, en route ou non envoyé, et filtrez sur les personnes qu’il n’a pas atteintes. Une fois l’envoi terminé, renvoyez-le à ces seules personnes, et ouvrez la fiche de n’importe quel membre de l’équipe pour voir tous les messages qu’il a reçus au sujet de l’événement.

Quand un agent de sécurité dit n’avoir jamais entendu parler du changement de porte, vous voyez ce qui lui a été envoyé et quand, et si cela lui est parvenu. Les réponses par e-mail arrivent à l’adresse e-mail de votre marque : la réponse d’un commerçant parvient aux personnes qui peuvent y répondre.

- **Distribution**: envoyé, ouvert, en route ou non envoyé pour chaque personne
- **Renvoyer**: seulement aux personnes qu’il n’a pas atteintes
- **Messages à une personne**: tout ce qu’elle a reçu au sujet de l’événement

    ![Panneau de message Ticket Fairy qui montre qui un changement de porte a atteint, qui l’a ouvert et qui il n’a pas atteint](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-messages--delivery.png)

## Envoyez votre planning et vos listes à l’équipe selon un calendrier

Envoyez le planning, le conducteur, l’état de la préparation, la liste des chambres ou les transferts aux bonnes personnes chaque jour ou chaque semaine, au jour et à l’heure de votre choix. Chaque personne reçoit un e-mail avec un lien et se connecte pour télécharger le fichier, toujours généré à partir de la liste telle qu’elle est à ce moment-là. Générez un fichier à tout moment, et mettez en pause ou arrêtez un envoi programmé quand vous voulez.

Cela remplace la tournée des tableurs du lundi : le planning au responsable sécurité, la liste des chambres à l’équipe voyages, les transferts au responsable des transports. Les listes qui contiennent des noms ne partent qu’aux propriétaires et administrateurs, chaque fichier et chaque téléchargement est enregistré, et si plus aucun destinataire choisi ne peut voir une liste, Ticket Fairy met l’envoi en pause et prévient les propriétaires et administrateurs.

- **Envoi régulier**: chaque jour ou chaque semaine, à votre heure
- **Vos listes**: planning, conducteur, préparation, liste des chambres et transferts
- **Téléchargements avec connexion**: un lien vers le fichier, jamais une pièce jointe

- [Send your event lists to your team on a schedule](https://www.ticketfairy.com/guides/send-your-event-lists-to-your-team-on-a-schedule)

   ![Fenêtre Ticket Fairy pour envoyer régulièrement le planning, avec la fréquence, le jour et l’heure, les destinataires de l’e-mail, l’envoi déjà programmé et le dernier fichier](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-logistics--send-regularly.png)

## Consignez ce qui s’est passé en quelques secondes

Saisissez ce qui s’est passé, où et avec quelle gravité, et le signalement est fait. L’heure est maintenant et l’auteur du signalement, c’est vous, sauf si vous les changez, et vous pouvez choisir l’endroit sur votre plan du site. Les personnes impliquées se saisissent dans les détails supplémentaires, séparées du récit, et seule votre équipe sécurité peut les lire. Toute personne de l’équipe de votre événement peut aussi demander à Fai de consigner un incident ou d’ajouter une mise à jour depuis son téléphone, et elle attend d’abord son accord.

Chaque niveau de gravité s’accompagne d’une description simple : un agent de sécurité sait qu’un danger de mort est critique et qu’un petit choc noté pour mémoire est faible. Marquez un signalement comme confidentiel, et seuls votre équipe sécurité et son auteur le lisent en entier ; tous les autres voient seulement qu’il s’est passé quelque chose, quand et avec quelle gravité. Les incidents médicaux, de protection des personnes vulnérables et de bien-être sont confidentiels dès le départ, et chaque ouverture d’un incident confidentiel est enregistrée.

- **Trois réponses**: ce qui s’est passé, où et avec quelle gravité
- **Choisir sur le plan**: l’endroit sur votre plan du site
- **Confidentiel**: activé dès le départ pour le médical, la protection et le bien-être
- **Signaler via Fai**: pour toute personne de l’équipe de votre événement

- [Report and handle incidents at your event](https://www.ticketfairy.com/guides/report-and-handle-incidents-at-your-event)

   ![Fenêtre Signaler un incident de Ticket Fairy avec ce qui s’est passé, où, la gravité et l’option Confidentiel](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-staffing--report-incident.png)

## Prévenez votre responsable sécurité dès qu’un incident grave survient

Quand un incident est signalé comme élevé ou critique, ou relevé à l’un de ces niveaux plus tard, Fai envoie aussitôt un e-mail à votre responsable sécurité et aux propriétaires et administrateurs de l’événement, avec la gravité, le type, le lieu et l’heure, et un lien vers l’incident. L’e-mail ne dit jamais ce qui s’est passé ni qui était impliqué. Si un incident critique est toujours ouvert plus tard, ils reçoivent un nouvel e-mail et une tâche urgente montre à votre équipe qu’il fait l’objet d’une relance.

Fai vérifie aussi votre registre des incidents chaque heure pour repérer des tendances. Quand plusieurs incidents du même type surviennent au même endroit en peu de temps, comme des appels médicaux au bar principal, elle rédige un e-mail à votre responsable sécurité pour demander si la zone a besoin de plus de monde, ou une tâche si aucun responsable sécurité n’est désigné, que votre équipe approuve.

- **Alertes sécurité**: pour chaque signalement élevé ou critique
- **Relevé plus tard**: un incident dont la gravité augmente les alerte aussi
- **Tendances**: le même type d’incident au même endroit

- [Gérez PC sécurité, foule et poste de secours depuis une seule vue en direct](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/event-control-and-safety/event-control-room)

## Laissez Fai trier chaque signalement pendant que votre équipe décide

Fai lit chaque signalement et suggère son type et sa gravité, et la personne qui le traite accepte sa suggestion d’un bouton ou garde la sienne. Indiquez qui le traite, faites passer l’incident de nouveau à en cours de traitement, résolu puis clôturé, et ajoutez des mises à jour au fil des événements. Chaque étape rejoint sa chronologie avec qui l’a franchie et quand, et les mises à jour s’ajoutent sans jamais rien écraser.

Le registre liste d’abord ce qu’il faut traiter, le plus grave en haut, avec les nombres par statut : le responsable de permanence voit d’un coup d’œil ce qui est ouvert. Les incidents ne sont jamais supprimés : un incident consigné par erreur est clôturé avec une note, et un incident clôturé peut être rouvert. Le moment venu, supprimez les données personnelles d’un incident : les personnes impliquées et le texte de chaque mise à jour sont effacés, tandis que l’historique de qui a fait quoi et quand reste complet.

Chaque incident nourrit aussi l’événement suivant. Fai lit les incidents des événements précédents de votre marque quand elle rédige un registre des risques : un type d’incident qui se répète apparaît dans le registre de l’an prochain avec le nombre à côté.

- **Suggestions de Fai**: le type et la gravité
- **Étape suivante**: prendre en charge, marquer comme résolu, clôturer ou rouvrir
- **Ce qui s’est passé jusqu’ici**: chaque étape et mise à jour avec qui et quand
- **Supprimer les données personnelles**: les personnes et les mises à jour effacées, l’historique conservé

- [Voyez venir la météo et les risques, avec votre plan prêt](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/event-control-and-safety/weather-and-risk)

   ![Panneau d’incident Ticket Fairy pour un mouvement de foule, avec sa gravité, l’étape suivante, la suggestion de Fai, les personnes impliquées et ce qui s’est passé jusqu’ici](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-staffing--incident.png)

## Comment les équipes événementielles informent et protègent tout le monde

- ### Une pause météo sur un festival en plein air

  De la foudre est annoncée pour seize heures. Le responsable du site envoie le modèle Pause météo par SMS à chaque agent de sécurité et chaque bénévole du bar au planning du samedi ainsi qu’aux commerçants, vérifie qui il atteindra, et envoie Feu vert aux mêmes personnes une heure plus tard.
- ### Un changement de porte pour un concert en stade

  La porte C ferme après une rupture de canalisation. Les agents de la porte sur ce créneau reçoivent un SMS avec leur prénom et la nouvelle porte, le panneau du message montre deux personnes qu’il n’a pas atteintes, et le superviseur le renvoie à ces deux-là seulement.
- ### Une soirée chargée dans un club

  Les agents de sécurité consignent trois malaises près du bar principal en moins d’une heure. Fai repère la tendance et rédige un e-mail au responsable sécurité, qui ajoute un agent de prévention et de l’eau au bar avant la tête d’affiche.
- ### Une conférence avec des bénévoles

  Le planning part au coordinateur des bénévoles chaque matin à sept heures, et les candidats bénévoles acceptés reçoivent leur briefing du premier jour programmé la veille au soir. Le jour J, un incident de badge perdu est consigné via Fai depuis un téléphone à l’accueil.
- ### Un marché avec de nombreux commerçants

  L’organisateur envoie un SMS à chaque commerçant, avec son prénom, pour annoncer que les branchements électriques sont activés une heure plus tôt. Une glissade sur le sol mouillé est consignée avec un repère sur le plan du site et clôturée avec la mise à jour du secouriste.

    [Réserver un Appel Démo](https://www.ticketfairy.com/fr/event-ticketing/book-a-demo) [Lancez-vous gratuitement](https://manage.ticketfairy.com/registration)

## Voyez-le dans votre tableau de bord

- ![Registre des incidents Ticket Fairy pour un festival, avec les nombres par statut et les incidents à traiter, les plus graves en premier](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-staffing--incidents.png) Le registre des incidents liste d’abord ce qu’il faut traiter, le plus grave en haut.
- ![Liste Ticket Fairy de tous les messages reçus par un membre de l’équipe au sujet de l’événement](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-messages--person-messages.png) Ouvrez la fiche de n’importe quel membre de l’équipe pour voir tous les messages qu’il a reçus au sujet de l’événement, avec le sort de chacun.

## Configurez-le étape par étape

Les guides sont en anglais.

- [Message the crew, volunteers and traders working on your event](https://www.ticketfairy.com/guides/message-the-people-working-on-your-event)
- [Send your event lists to your team on a schedule](https://www.ticketfairy.com/guides/send-your-event-lists-to-your-team-on-a-schedule)
- [Report and handle incidents at your event](https://www.ticketfairy.com/guides/report-and-handle-incidents-at-your-event)

## Questions fréquentes : Messages d’équipe et incidents

### Messages et incidents

#### Qui peut envoyer des messages et voir le registre des incidents ?

Les propriétaires, administrateurs et producteurs de l’événement, depuis Messages et Incidents sur la page Opérations de l’événement, une fois votre marque et votre compte vérifiés pour la messagerie. Tout membre de l’équipe de votre événement peut demander à Fai de consigner un incident ou d’ajouter une mise à jour, et Fai attend d’abord son accord.

#### À combien de personnes puis-je écrire ?

Un message peut partir à 2 000 personnes au maximum, et votre équipe peut écrire à 10 000 personnes par jour et envoyer 20 messages par heure. Un SMS fait jusqu’à 480 caractères, et les numéros qui ont répondu STOP sont laissés de côté.

#### Quand un message programmé peut-il partir ?

Au moins 5 minutes et au plus 60 jours à partir de maintenant, dans le fuseau horaire de l’événement. Un message ne peut pas être repris une fois envoyé.

#### Où vont les réponses ?

Les réponses par e-mail arrivent à l’adresse e-mail de votre marque. Les réponses à un SMS reçoivent une réponse automatique et ne sont pas recueillies : demandez aux gens de répondre par e-mail ou par téléphone.

#### Puis-je écrire aux détenteurs de billets ici ?

Non. Messages s’adresse aux personnes qui travaillent sur l’événement. Envoyez un e-mail ou un SMS à vos acheteurs de billets depuis la page Messagerie de l’événement.

#### Qui peut recevoir une liste programmée ?

Jusqu’à 10 personnes de l’équipe de votre événement. Le planning, la liste des chambres et les transferts contiennent des noms : seuls les propriétaires et administrateurs les programment et les reçoivent. Chaque fichier reste disponible 7 jours.

#### Qui reçoit l’alerte pour un incident grave ?

Votre responsable sécurité, désigné avec son e-mail dans Règles du planning, et les propriétaires et administrateurs de l’événement, jusqu’à 20 personnes, une fois à chaque passage à élevé ou critique. Un incident critique toujours ouvert 30 minutes après son signalement fait l’objet d’une nouvelle relance lors de la vérification horaire suivante de Fai.

#### Qu’est-ce qui compte comme une tendance ?

Trois incidents ou plus du même type au même endroit en moins de deux heures. Fai rédige un e-mail à votre responsable sécurité, ou une tâche si Règles du planning n’en désigne aucun, et le responsable sécurité décide de la suite.

#### Puis-je supprimer un incident consigné par erreur ?

Non. Les incidents ne sont jamais supprimés, pour que l’historique reste complet. Clôturez-le avec une note indiquant qu’il a été consigné par erreur. La suppression des données personnelles est irréversible.

#### Où trouver le registre des incidents ?

Sur la page Opérations de l’événement, sous Incidents. Les événements sportifs et les festivals gastronomiques l’affichent dès le départ ; pour tout autre événement, ouvrez-le depuis Autres rubriques. Le registre s’actualise toutes les 20 secondes.

## Découvrez d’autres parties de l’Event Operating System

- [Conducteur Construisez le conducteur à partir du brouillon de Fai, repérez chevauchements et fins tardives, lancez chaque top en direct, rattrapez une scène en retard en une étape et donnez à chaque équipe sa feuille de route, son écran backstage et son agenda. Jour J](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/show-day/run-of-show-and-show-calling)
- [PC sécurité Une seule main courante en direct pour tout votre site, chaque intervention transmise à la bonne équipe sur le bon canal, le comptage des zones face à leur jauge avec l’alerte de Fai, et un registre médical et d’assistance privé. Régie et sécurité](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/event-control-and-safety/event-control-room)
- [Météo et risques La météo, les alertes et l’historique météo de votre lieu, des seuils de vent, de foudre, de chaleur et de foule reliés à votre plan d’urgence, et un registre des risques préparé par Fai et tenu à jour par votre équipe. Régie et sécurité](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/event-control-and-safety/weather-and-risk)
- [Planning et heures Planifiez les créneaux par équipe et par heure, comblez les trous avec des propositions aux bonnes personnes, repérez les désistements la veille, pointez votre équipe et approuvez ses heures. Équipe et bénévoles](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/crew-and-volunteers/staff-rota-and-shifts)

       [Retour à **Jour J**](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/show-day) [Précédent **Conducteur**](https://www.ticketfairy.com/fr/event-operating-system/show-day/run-of-show-and-show-calling)

Ticket Fairy im Überblick: [Online-Ticketsystem](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/), mit den Funktionen, Preisen und dem Support hinter dieser Seite.

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