Créer un événement
Réduire les absences aux événements gratuits et sur RSVP avec Freefund
Gardez l’entrée gratuite tout en donnant aux participants une raison de venir grâce aux dépôts remboursables.
- Pour
- Préparer la participation, le personnel, les stocks et les attentes des sponsors pour un événement gratuit
- Durée
- 8 minutes
- Commencez avec le modèle RSVP Freefund ou un événement existant
- Choisissez si Freefund s’applique à tous les billets d’admission
- Définissez le dépôt remboursable
- Choisissez la limite de contrôle d’accès
- Confirmez le comportement de facturation et enregistrez
- Scannez le billet de chaque participant
- Vérifiez ou modifiez la règle Freefund ultérieurement
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
- Vous avez un rôle de propriétaire ou d’administrateur pour l’événement. Freefund est disponible avec tous les forfaits.
- Votre événement a une heure de début et une heure de fin.
- Choisissez un montant de dépôt suffisamment important pour décourager les RSVP spéculatifs.
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Commencez avec le modèle RSVP Freefund ou un événement existant
Lorsque vous créez un événement, choisissez le modèle Freefund RSVP. Il ajoute le réglage pour tous les billets d’admission et un type de billet avec dépôt remboursable. Pour un événement existant, ouvrez Billets et utilisez les mêmes réglages ci-dessous.
Le modèle vous laisse effectuer la confirmation finale à côté du réglage Freefund.
Créer un événement, galerie de modèles. -
Choisissez si Freefund s’applique à tous les billets d’admission
Dans Billets, activez Make every admission ticket free when the attendee checks in si tous les prix des billets d’admission doivent fonctionner comme des dépôts remboursables. Pour un seul type de billet d’admission, activez plutôt Make this ticket free when the attendee checks in dans l’éditeur de ce billet.
La règle appliquée à l’ensemble de l’événement concerne tous les types de billets d’admission et prévaut sur les réglages individuels des billets. Les types de tables conservent leurs réglages de paiement existants.
Billets, Freefund. -
Définissez le dépôt remboursable
Saisissez le prix du billet comme montant du dépôt. Présentez-le sur la page de l’événement comme une entrée gratuite pour les participants qui se présentent au contrôle d’accès, garantie par un dépôt remboursable.
Le dépôt doit être supérieur à zéro. Pour une commande suffisamment proche de l’événement, une seule empreinte bancaire peut être utilisée pour tous ses dépôts Freefund. Chaque billet conserve toutefois son propre résultat de participation.
Billets, éditeur de billets. -
Choisissez la limite de contrôle d’accès
Choisissez Throughout the event, une option relative telle que 2 hours after the event starts, 4 hours before the event ends, ou une heure précise. Les nouveaux choix doivent rester compris entre l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
Un billet scanné après la limite permet l’accès, mais son dépôt n’est pas remboursé. Si vous raccourcissez l’événement et que la limite actuelle ne convient plus, elle reste visible afin que vous puissiez en choisir une nouvelle.
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Confirmez le comportement de facturation et enregistrez
Pour la règle appliquée à l’ensemble de l’événement, activez I confirm that tickets not scanned in time are charged, puis enregistrez. L’éditeur de billets affiche la même confirmation pour ce type de billet.
Ticket Fairy enregistre qui a confirmé la règle, la date et l’heure de la confirmation, ainsi que le délai de remboursement. Une règle au niveau du billet enregistre également son dépôt. Ticket Fairy vous demande une nouvelle confirmation lorsque vous modifiez les billets concernés par Freefund ou la limite de contrôle d’accès.
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Scannez le billet de chaque participant
Le personnel à l’entrée scanne chaque billet à l’arrivée du participant. Ticket Fairy informe immédiatement le participant éligible que le dépôt sera recrédité sur sa carte. Si trois billets d’une commande de cinq sont scannés avant la limite, leurs trois dépôts sont remboursés et les deux autres sont facturés. Si tous les billets couverts par une empreinte bancaire sont scannés à temps, Ticket Fairy libère l’intégralité de l’empreinte. Sinon, elle facture uniquement les dépôts des billets qui n’ont pas été scannés à temps.
L’émetteur de la carte peut mettre plusieurs jours à actualiser une empreinte libérée ou à afficher un remboursement effectué.
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Vérifiez ou modifiez la règle Freefund ultérieurement
Ouvrez à nouveau Billets pour vérifier, modifier ou désactiver Freefund. Confirmez à nouveau le comportement de facturation après avoir modifié les billets concernés par Freefund ou la limite de contrôle d’accès.
Chaque achat conserve les conditions Freefund acceptées lors du paiement. Votre modification enregistrée s’applique aux achats ultérieurs et ne modifie pas les commandes existantes.
Ou faites-le faire pour vous
Fai peut activer Freefund pour tous les billets d’admission ou pour un seul type de billet d’admission, définir une limite relative ou précise et afficher le comportement exact de facturation avant de vous demander de l’approuver. L’approbation enregistre votre confirmation.
Dans votre tableau de bord, avec Fai
Configure Freefund pour mon événement. Demande-moi s’il doit couvrir tous les billets d’admission ou un seul type de billet d’admission, quel dépôt utiliser et à quel moment le contrôle d’accès cesse de donner droit à son remboursement
Questions que vous pourriez avoir
- Ticket Fairy facture-t-il chaque dépôt lors du paiement ?
- Lorsqu’une empreinte bancaire peut rester en place jusqu’à la fin de l’événement, Ticket Fairy bloque un montant pour la commande, puis facture uniquement les dépôts des billets qui n’ont pas été scannés avant la limite. Sinon, Ticket Fairy facture la carte lors du paiement et effectue le remboursement de chaque billet éligible dès que le personnel le scanne.
- Que se passe-t-il lorsque tous les billets de la commande sont scannés ?
- Ticket Fairy libère l’intégralité de l’empreinte bancaire. Si la carte a été débitée lors du paiement, Ticket Fairy rembourse intégralement chaque billet éligible scanné.
- Quand un dépôt est-il conservé ou prélevé ?
- Pour une commande avec empreinte bancaire, Ticket Fairy facture uniquement, après la fin de l’événement, les dépôts des billets qui n’ont pas été scannés avant la limite. Si la carte a été débitée lors du paiement, le paiement reste débité et Ticket Fairy rembourse chaque billet éligible scanné.
Où aller ensuite
Faites-le sur votre propre événement
Créez votre compte, montez votre événement et suivez les étapes dans votre propre tableau de bord. Vous n’avez pas besoin de réserver un appel commercial.