---
title: "База команды и управление волонтёрами мероприятий"
description: "Ведите одну запись о каждом, кто у вас работает, набирайте волонтёров через форму, которую читает Fai, дайте каждому личную страницу и награждайте за часы."
canonical: "https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-and-volunteers/crew-and-volunteer-teams"
---

# База команды и управление волонтёрами мероприятий

1. [Event Operating System](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system)
2. [Команда и волонтёры](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-and-volunteers)
3. Команда и волонтёры

# Соберите команду и волонтёров, на которых можно рассчитывать каждый год

Большинство команд мероприятий каждый сезон собирают персонал с нуля: старая таблица с именами, форма, которая заваливает почту, и координатор волонтёров, который всю неделю отвечает на вопрос «во сколько мне выходить?». С Ticket Fairy у каждого, кто работает на любом вашем мероприятии, есть одна запись, построенная по его собственным сменам, поэтому вы знаете, кто пришёл в прошлый раз, ещё до того, как предложите хоть одно место. Волонтёры подают заявку с телефона, Fai читает каждую заявку с учётом нужных вам ролей, а вы принимаете решения пакетами, с одним письмом каждому. Каждый принятый волонтёр получает личную страницу для смен, обменов, расписания дня и инструктажа, а после мероприятия отработанные часы решают, кто заслужил бесплатный билет.

  [Заказать живое демо](https://www.ticketfairy.com/ru/event-ticketing/book-a-demo)

- Одна запись о каждом, кто работает на ваших мероприятиях
- Заявки волонтёров прочитаны и решены за минуты
- Бесплатные билеты волонтёрам, которые их заслужили

   ![Список «Люди» бренда в Ticket Fairy: мероприятия каждого человека, команда он или волонтёр, отработанные смены, доля явок и навыки](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-brand-people--people.png)

## Знайте каждого, кто работал на ваших мероприятиях

Раздел «Люди» в «Управлении мероприятиями» вашего бренда показывает каждого, кто входит в команду, является волонтёром или стоит в смене на любом из ваших мероприятий, по одному разу, на каком бы мероприятии он ни работал. Ищите по имени или адресу электронной почты и смотрите, на скольких мероприятиях работал каждый, последнее из них, и команда он или волонтёр. Повторное приглашение барменов и стюардов, которым вы доверяете, начинается с поиска, а не с раскопок в прошлогодних таблицах.

Каждая запись показывает то, что говорят его смены: отработанные смены, часы от отметки прихода до ухода, как часто он приходил и какие смены пропустил или отменил в последний момент. Каждая цифра берётся из ваших собственных записей о сменах по всем мероприятиям. Никто в вашей команде никого не оценивает, поэтому запись честна по отношению к человеку и полезна вам.

В той же записи вы видите его предстоящие смены и все мероприятия, на которых он работал, открываете график смен любого из них, чтобы добавить его в смену, отправляете ему ссылку «Мои смены» и видите, когда он последний раз её открывал, а когда он уходит из вашей команды, отключаете его ссылки.

- **Люди**: один человек на один адрес электронной почты по всем вашим мероприятиям
- **Что говорят его смены**: отработанные смены, часы и явки
- **Пропущенные или отменённые в последний момент**: смены, на которые он не пришёл или от которых отказался поздно
- **Предстоящие смены**: где он работает дальше

- [Find the crew and volunteers who work your events](https://www.ticketfairy.com/guides/find-the-crew-and-volunteers-who-work-your-events)

   ![Запись о волонтёре в Ticket Fairy: двенадцать отработанных смен, навыки, которые по ним предлагает Fai, её возраст, ссылка «Мои смены», документы и мероприятия](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-brand-people--person.png)

## Подбирайте навыки и возраст под смены, которым они нужны

Добавьте навыки каждого человека или примите одно из предложений Fai по командам и ролям, в которых он работал чаще всего. Смена, требующая навыка, например прав на погрузчик или опыта работы в баре, предлагается только тем, у кого он есть. Когда вы увидели чей-то документ, подтвердите, что человек достаточно взрослый для смен с минимальным возрастом, и запись сохранит, кто и когда это подтвердил.

Запись никогда не хранит дату рождения, только то, что человеку не меньше подтверждённого вами возраста. Люди, чей возраст никто не подтверждал, могут отметить, что достаточно взрослые, когда принимают смену с минимальным возрастом, поэтому вам не нужно проверять документы для каждой смены в баре перед отправкой предложений.

- **Навыки**: вводит ваша команда, с предложениями Fai
- **Подтверждённый возраст**: хранится с именем коллеги, который его подтвердил
- **Навык для смены**: смену предлагают только тем, у кого он есть

- [Закройте каждую смену и платите за каждый отработанный час](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-and-volunteers/staff-rota-and-shifts)

## Откройте форму для волонтёров, которую заполняют с телефона

Добавьте нужные роли и приветственный текст или одним действием скопируйте команды из графика смен как роли, а затем поделитесь ссылкой на заявку на вашем сайте и в соцсетях. Имя, электронная почта, телефон, дни, которые человек может отдать, контакт для экстренной связи и согласие запрашиваются всегда, поэтому вы добавляете только свои вопросы. Люди подают заявку с телефона, без создания аккаунта.

Задайте минимальный возраст, и младшего заявителя попросят указать имя, телефон и согласие родителя или опекуна. Заявители отмечают, что прочитали ваше уведомление о конфиденциальности. Пометьте любой вопрос о здоровье или о чём-то другом личном, чтобы ответы на него никогда не передавались Fai.

Если вы уже собираете заявки через форму на вашем мероприятии, подключите её к волонтёрам, команде, торговцам, прессе или контактам артиста. Сопоставьте каждое нужное списку поле с вопросом вашей формы, и каждый, кто её отправит, через мгновение будет добавлен в этот список, а его ответы останутся в форме, и всё лишнее попадёт в заметки. Никто не перепечатывает имена, и заявка никогда не добавляется дважды.

- **Форма заявки**: сделана для телефонов, без создания аккаунта
- **Команды из графика смен**: команды графика скопированы как роли
- **Минимальный возраст**: с согласием родителя или опекуна для младше 18
- **Ваши собственные формы**: каждый заявитель добавляется в выбранный вами список

- [Recruit volunteers for your event](https://www.ticketfairy.com/guides/recruit-volunteers-for-your-event)
- [Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew](https://www.ticketfairy.com/guides/add-form-applicants-to-your-event-teams)

   ![«Настройки волонтёров» в Ticket Fairy с включённым «Принимать заявки», ссылкой на заявку, приветственным текстом, ролями, вашими вопросами и уведомлением о конфиденциальности](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--settings.png)

## Пусть Fai прочитает каждую заявку, а вы решаете пакетами

Fai читает каждую заявку и отмечает, хорошо ли человек подходит на роль, может подойти или вряд ли подойдёт, объясняя причину простыми словами. Сужайте список по роли, по дню или только до хорошо подходящих и открывайте любую заявку, чтобы увидеть выбранные дни и роли, опыт и ответы на ваши вопросы. Fai предлагает, решаете вы.

Отметьте нужных людей, выберите «Принять», «Лист ожидания», «Отклонить» или «В краткий список», проверьте письмо и отправьте. Каждый получает от вас одно письмо, а его ответы приходят вам, при этом краткий список остаётся заметкой для вашей команды. Решение можно изменить позже, например принять кого-то из листа ожидания, когда освободится место, с письмом или без.

С одним списком могут работать несколько координаторов. Если коллега изменил статус человека одновременно с вами, этот человек останется как есть, а вам об этом сообщат, поэтому двое из вас никогда не отправят одному волонтёру противоречащие друг другу решения.

- **Оценка Fai**: хорошо подходит, может подойти или вряд ли подойдёт, с причиной
- **Решения пакетами**: принять, лист ожидания, отклонить или краткий список
- **По одному письму каждому**: с решением, а ответы приходят вам
- **Безопасно при работе с коллегами**: человека, которого только что изменил другой, не трогают

    ![Заявка волонтёра Amara Okafor в Ticket Fairy с оценкой Fai «хорошо подходит» для бара, её днями, ролями, контактами и историей](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--applicant.png)

## Верните лучших волонтёров прошлого года

Выберите прошлое мероприятие и посмотрите прошлогоднюю команду со сменами, которые отработал каждый, а Fai предложит, кого пригласить снова, например тех, кто отработал все смены. Пригласите всех, кого она предлагает, за один раз, и их прошлые ответы будут заполнены, поэтому повторная заявка займёт у них минуту.

Вернувшиеся волонтёры попадают в тот же список заявок, что и все остальные, поэтому решения по ним вы принимаете теми же пакетными письмами. Каждый заново указывает контакт для экстренной связи, поэтому в списке этого года данные этого года.

- **Вернувшиеся волонтёры**: прошлогодняя команда со сменами, которые отработал каждый
- **Кого предлагает Fai**: с причинами, например «отработал все смены»
- **Ответы уже заполнены**: из их прошлой заявки

    ![Окно «Пригласить волонтёров прошлого года» в Ticket Fairy со списком прошлогодней команды, сменами, которые отработал каждый, и теми, кого предлагает Fai](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--invite-returning.png)

## Дайте каждому волонтёру страницу, которая отвечает на его вопросы

Отправьте каждому принятому его личную страницу, по одному письму, которая открывается по личной ссылке без пароля. Волонтёры подтверждают смены, выбирают открытые смены и просят обменять смену или отказаться от неё, поэтому график заполняется без череды сообщений. На странице есть расписание дня с ключевым временем и руководителями команд, инструктаж, который нужно прочитать и подтвердить, и место для документов, которые запросила ваша команда.

Волонтёры могут выбрать только смену, которая соответствует вашим правилам отдыха и часов, а также её минимальному возрасту, навыку и документам, а их страница объясняет, какое правило им мешает. Каждый обмен или отказ вы одобряете или отклоняете, а обмен проходит, только если в новой смене есть место и она по-прежнему соответствует вашим правилам. Отключите выбор смен, когда захотите зафиксировать график.

Также они отвечают на вопрос «Всё в силе?», сообщают дни, когда могут работать, добавляют каждую смену в свой календарь и указывают пожелания по питанию для кухни команды. Отключите ссылку или создайте новую из заявки в любой момент. Для волонтёров, которые работают на нескольких ваших мероприятиях, ссылка «Мои смены» из раздела «Люди» показывает все мероприятия на одной странице.

- **Выбор дополнительных смен**: только смены, подходящие под правила графика
- **Запрос обмена или отказа**: каждый запрос одобряете или отклоняете вы
- **Расписание дня и инструктаж**: ключевое время, руководители команд и брифинг
- **Документы и фото**: добавляют они сами, открывают только ваши владельцы и администраторы

- [Give your event volunteers their own page and track their hours](https://www.ticketfairy.com/guides/give-volunteers-their-own-page-and-track-hours)

   ![Страница волонтёра Ticket Fairy на телефоне: его смены, открытые смены для выбора, расписание дня, инструктаж и документы](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--volunteer-page.png)

## Награждайте волонтёров за отданные часы

Смотрите часы, на которые каждый волонтёр записался в графике, рядом с часами, которые он отработал по отметкам прихода и ухода, вместе с его сменами и неявками. Задайте награду один раз, например бесплатный билет на выходные после определённого числа отработанных смен, и Fai скажет, кто её заслужил. Выдайте билеты одним действием, и каждый получит свой бесплатный билет по электронной почте как гостевой.

Никто не получает одну и ту же награду дважды, сколько бы раз ваша команда ни нажимала кнопку. Тот, кто отметил приход, но не отметил уход, выделяется, чтобы вы проверили его до выдачи наград, а у каждого волонтёра видны уже заслуженные награды.

Скачивайте список волонтёров с контактами и контактами для экстренной связи или без них, либо файл часов только с именами и часами, и каждое скачивание записывается с именем того, кто его сделал. Когда волонтёр просит удалить его данные, владелец или администратор навсегда удаляет его имя, контакты, ответы и файлы, а его смены и часы остаются в ваших итогах.

- **Отданные и отработанные часы**: по каждому волонтёру и в сумме
- **Награды**: билет за отработанные смены, число которых задаёте вы
- **Гостевые билеты**: отправляются по почте каждому, кто заслужил
- **Никогда дважды**: каждая награда достаётся человеку один раз

    ![Вкладка «Часы» волонтёров в Ticket Fairy с итогами отданных и отработанных часов, сменами каждого волонтёра и заслуженными наградами](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--hours.png)

## Поручите Fai рутину вместе с вами

Спросите Fai, кто отработал больше всего смен прошлым летом, попросите добавить навык в чью-то запись, принять хорошо подходящих в бар, пригласить прошлогоднюю команду или отправить волонтёрам этого года их страницы. Она читает тот же список «Люди» и те же заявки, что и вы, показывает, кто именно какое письмо или изменение получит, и ждёт вашего согласия, прежде чем что-либо сохранить или отправить.

Fai также может ответить на запрос волонтёра об обмене, назвать вам отданные и отработанные часы и выдать заслуженные награды после одобрения владельца или администратора. Она работает в рамках вашей роли, поэтому видит только те мероприятия и тех людей, что и вы.

- **Своими словами**: просите так, как попросили бы коллегу
- **Ваше одобрение**: каждое письмо и изменение ждёт вашего согласия

- [Пусть Fai настроит мероприятие и подготовит черновики работы за вас](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/fai-and-automation/fai-for-your-event)

## Как организаторы собирают команды с Ticket Fairy

- ### Фестиваль с сотнями волонтёров

  Координатор волонтёров приглашает всех, кто в прошлом году отработал все смены, до открытия публичной формы, а затем пакетами принимает хорошо подходящих на каждую роль. Волонтёры, отработавшие достаточно смен, получают бесплатный билет на выходные следующего года, отправленный одним действием после мероприятия.
- ### Благотворительный забег с маршалами

  Маршалы подают заявку по ссылке на сайте благотворительной организации, а участники младше 18 добавляют согласие родителя. Каждый маршал получает страницу со своим поворотом, брифингом и временем начала, поэтому сообщений утром в день забега почти не остаётся.
- ### Площадка снова набирает временный персонал

  Перед каждым сезоном менеджер площадки ищет в разделе «Люди» барменов, которые приходили на все смены, и добавляет навыки работы на погрузчике и первой помощи в нужные записи. Предложения на выходные открытия сначала уходят этим людям.
- ### Конференция со своей формой

  Организатор подключает существующую форму помощников спикеров к списку команды, поэтому каждый заявитель попадает в команду через мгновение после подачи заявки. Никто не копирует имена из формы в таблицу.
- ### Агентство, которое проводит несколько фестивалей

  У членов команды, которые работают на трёх фестивалях бренда агентства, одна запись со всеми мероприятиями и сменами и одна ссылка «Мои смены», которая показывает все три. Агентство бронирует самых надёжных людей на всё лето без второй базы данных.

    [Заказать демо-звонок](https://www.ticketfairy.com/ru/event-ticketing/book-a-demo) [Начать бесплатно](https://manage.ticketfairy.com/registration)

## Посмотрите, как это выглядит в панели управления

- ![Раздел «Волонтёры» в Ticket Fairy на вкладке «Заявки»: двое, по которым нужно решить, оценка Fai для каждого и кнопки для приглашения волонтёров прошлого года и отправки ссылок на страницы](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--applications.png) Смотрите каждую заявку с оценкой Fai и принимайте решения по людям пакетами.
- ![Окно Ticket Fairy для принятия трёх волонтёров с темой и текстом письма, которое получит каждый](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--accept.png) Проверьте письмо, которое получит каждый, прежде чем принять людей.
- ![Окно «Отправить волонтёрам их личные страницы» в Ticket Fairy с письмом, которое получит каждый принятый волонтёр](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--send-links.png) Отправьте каждому принятому волонтёру его личную страницу, по одному письму каждому.
- ![Окно «Скачать этот список» в Ticket Fairy для двенадцати волонтёров с выбором, включать ли контакты и контакты для экстренной связи](https://www.ticketfairy.com/embeds/posters/marketing-event-volunteering--download-list.png) Скачивайте список волонтёров с контактами или без них, и каждое скачивание записывается.

## Настройте шаг за шагом

Руководства доступны на английском языке.

- [Find the crew and volunteers who work your events](https://www.ticketfairy.com/guides/find-the-crew-and-volunteers-who-work-your-events)
- [Recruit volunteers for your event](https://www.ticketfairy.com/guides/recruit-volunteers-for-your-event)
- [Give your event volunteers their own page and track their hours](https://www.ticketfairy.com/guides/give-volunteers-their-own-page-and-track-hours)
- [Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew](https://www.ticketfairy.com/guides/add-form-applicants-to-your-event-teams)

## Частые вопросы: Ваша команда и волонтёры

### Команда и волонтёры

#### Кто может открыть раздел «Люди» и заявки волонтёров?

Нужна роль владельца, администратора или продюсера бренда для раздела «Люди» и мероприятия для раздела «Волонтёры». Каждое открытие раздела «Люди» записывается. У спортивного мероприятия «Волонтёры» видны сразу; на любом другом откройте их в блоке «Ещё разделы».

#### Откуда список «Люди» берёт людей?

Из разделов «Команда» и «Волонтёры» ваших мероприятий и из людей, добавленных прямо в смену. Один адрес электронной почты означает одного человека. Отмена в последний момент означает, что человек сообщил, что не сможет прийти, менее чем за 48 часов до начала.

#### Сколько навыков может быть у человека и какой возраст можно подтвердить?

До 30 навыков, каждый короче 60 символов, а навык вроде «Права на погрузчик» также подходит для смены, где требуется «Погрузчик». Подтвердить можно возраст от 14 до 25 лет.

#### Могут ли волонтёрами быть люди младше 18?

Да. Минимальный возраст по умолчанию 16 лет, и его можно изменить. Тех, кому меньше 18, просят указать имя, телефон и согласие родителя или опекуна.

#### Что будет, если человек подаст заявку дважды?

Повторная заявка с того же адреса электронной почты обновляет первую, и заявителю сообщают, что его ответы обновлены.

#### Почему решение сохранено как предложение на странице «Сегодня»?

Письма не ушли сразу, поэтому решение ждёт на странице «Сегодня» мероприятия, пока его одобрит владелец или администратор.

#### Скольких прошлых волонтёров можно пригласить снова и скольких наградить?

Приглашения вернувшимся волонтёрам доходят до 5000 человек с 25 прошлых мероприятий, а приём заявок должен быть открыт, чтобы у приглашения была форма. Награды выдаются до 500 людям за раз, за работу от 1 до 50 смен.

#### Что нужно, чтобы подключить свою форму к списку?

Вход с ролью владельца или администратора мероприятия и форма на странице «Формы» мероприятия. Людей, подавших заявку до подключения формы, тоже можно добавить, по одной заявке за раз.

#### Кто может открывать документы волонтёра и выдавать награды?

Только владельцы и администраторы мероприятия. Продюсеры отправляют ссылки на страницы и отвечают на запросы по сменам. Скачанный список содержит до 5000 строк, поэтому если он длиннее, отфильтруйте его и скачайте частями.

## Узнайте больше об Event Operating System

- [График смен и часы Планируйте смены по командам и часам, закрывайте пробелы предложениями подходящим людям, узнавайте об отказах накануне, отмечайте приход команды и утверждайте отработанные часы. Команда и волонтёры](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-and-volunteers/staff-rota-and-shifts)
- [Сертификаты и инструктажи Запрашивайте сертификаты, нужные для каждой смены, собирайте каждый документ один раз для всех мероприятий, проводите один инструктаж по безопасности с коротким тестом и проверяйте его до выдачи пропуска. Питание и безопасность команды](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-meals-and-safety/certificates-and-inductions)
- [Питание команды Время питания из ваших смен, живой подсчёт для кухни без имён, каждая порция выдаётся по пропуску, а внешние команды получают счета за питание своих людей. Питание и безопасность команды](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-meals-and-safety/crew-catering)
- [Сообщения и инциденты Отправляйте письма или SMS команде, волонтёрам и внешним командам, которым нужно знать, смотрите, до кого дошло, рассылайте списки по расписанию и регистрируйте, разбирайте и отслеживайте каждый инцидент с мгновенным оповещением ответственного за безопасность. День шоу](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/show-day/team-messages-and-incidents)

       [Вернуться **Команда и волонтёры**](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-and-volunteers) [Назад **График смен и часы**](https://www.ticketfairy.com/ru/event-operating-system/crew-and-volunteers/staff-rota-and-shifts)

Ticket Fairy im Überblick: [Event-Ticketing-Portal](https://www.ticketfairy.com/event-ticketing/), mit den Funktionen, Preisen und dem Support hinter dieser Seite.

## Готовы построить более сильный бизнес мероприятий?

Закажите живое демо, и мы настроим ваше первое мероприятие в [Event Operating System](https://www.ticketfairy.com/event-operating-system) вместе с вашей командой.

## Начните продавать билеты онлайн

Зарегистрируйтесь без банковской карты и создайте тестовое мероприятие, прежде чем принимать решение. Когда будете готовы, запустите продажи за минуты.

    Для продажи билетов не нужна ежемесячная подписка    Начните продавать билеты немедленно    Инструменты продажи билетов включены в сервисный сбор   [Начать бесплатно](https://manage.ticketfairy.com/registration) [Поговорить с Fai сейчас](#)

Спросите Fai, нашего ИИ-помощника, о возможностях и тарифах Ticket Fairy и о том, как платформа может подойти для вашего мероприятия.

Кредитная карта не требуется

## Demo‑Gespräch buchen

Sieh dir das Empfehlungsmodell an, das im Durchschnitt 20 % mehr Ticketverkäufe bringt, erfahre, welche Kampagnen Tickets verkaufen, antworte Käufern schneller und halte Warteschlangen in Bewegung.

                     Wie viele Tickets verkaufst du pro Jahr?                                45‑Minuten‑Videoanruf    Wähle eine Zeit, die dir passt

The Ticket Fairy, Inc. является финтех-компанией и технологической платформой. The Ticket Fairy, Inc. не является банком, финансовым учреждением или регулируемым поставщиком финансовых услуг. Банковские услуги Vault предоставляются через регулируемых банковских партнёров. Финансирование Ticket Fairy Capital предоставляется сторонними частными кредитными партнёрами. The Ticket Fairy, Inc. не принимает кредитных решений, а все условия финансирования, одобрения и требования определяют эти кредитные партнёры.