Driv produktionen
Godkänn timmarna som ditt eventteam och dina volontärer arbetade
Crewansvariga på festivaler och eventarenor betalar extrapersonal och belönar volontärer för de timmar de faktiskt arbetade. När du godkänner timmar från in- och utcheckningarna för arbetspassen får du en gemensam siffra för varje person, med alla ändringar och deras orsaker sparade bredvid.
Godkänn varje persons timmar på eventet utifrån in- och utcheckningarna. Fai kontrollerar varje rad först, så du kan godkänna allt utan avvikelser på en gång, rätta resten med en orsak och kontrollera fakturan mot arbetade timmar.
- För
- Godkänna arbetade timmar för crew, extrapersonal och volontärer
- Tar
- 7 minuter
Innan du börjar
- Du är ägare, administratör eller producent för eventet. Sidan Drift är bara tillgänglig för dessa roller.
- Ditt crew och dina volontärer är tilldelade arbetspass, och ditt team checkar in och ut dem för varje arbetspass i Checka in under Arbetspass.
-
Öppna vyn Timmar
Öppna eventet, välj Drift, välj Arbetspass och välj sedan Timmar högst upp.
Obs: Varje person får en rad per arbetspass när personen checkar in eller när arbetspasset slutar. Välj en dag, avdelning eller ett externt team ovanför listan för att begränsa den.
Timmarna som väntar på godkännande, med det Fai lade märke till på varje rad.
Fais kontroller av varje rad
En rad räknas från incheckning till utcheckning och aldrig mer än en timme efter arbetspassets slut. Fai flaggar en rad med Inte utcheckad, Checkade inte in, Gick sent, Mycket kort om den omfattar mindre än halva arbetspasset, Två pass samtidigt för samma person eller Tider ändrade efter godkännande. En flaggad rad visar Kontrollera i stället för Godkänn.
-
Godkänn raderna utan avvikelser
Välj knappen som anger hur många rader Fai inte hittade några avvikelser i, till exempel Approve 1 line, och välj sedan Godkänn.
Obs: När du godkänner fastställs timmarna för varje rad och arbetspassets timkostnad. Processen fortsätter även om du stänger sidan. Stoppa avslutar den.
Godkänna raderna där Fai inte hittade några avvikelser. -
Öppna en flaggad rad
Välj Flaggade av Fai ovanför listan och välj sedan Kontrollera på en rad.
Obs: Raden visar med vanliga ord vad Fai lade märke till, planerade och registrerade tider, eventuella ändringar av timmarna och kostnaden om du godkänner den nu.
En rad utan utcheckning. -
Ändra timmarna om de är fel
Välj Ändra timmarna, ange hur mycket tid som ska läggas till eller dras av, ange varför timmarna ändras och välj sedan Spara.
Obs: Välj Ange totalen för att ange hur många timmar raden egentligen ska ha. Använd den planerade tiden på raden fyller i arbetspassets planerade timmar åt dig.
Ändra timmarna med en orsak. -
Godkänn raden
Välj Godkänn på raden.
Obs: Raden flyttas till Godkänd och visar ditt namn och tiden. Timmarna och kostnaden förblir godkända.
Prova de här stegen på ditt eget evenemang
Skapa ett gratis konto, bygg ditt evenemang och följ stegen ovan i din egen instrumentpanel. Det tar några minuter och du behöver inte boka något säljsamtal.
Inga startavgifter. Ingen obligatorisk månadsavgift. Inget kreditkort krävs.
Eller låt det göras åt dig
Fai läser timraderna för en dag och visar vad hon lade märke till på varje rad. Hon godkänner de rader du väljer eller alla rader utan avvikelser, berättar hur många rader hon kommer att godkänna och väntar först på ditt ja.
I din instrumentpanel, med Fai
Godkänn timmarna på <EVENT NAME> på lördag som inte har några avvikelser
Låt Fai göra det åt dig
Fai arbetar inuti din Ticket Fairy-instrumentpanel. Skapa ditt konto, öppna Fai och klistra in instruktionen ovan.
Inga startavgifter. Ingen obligatorisk månadsavgift. Inget kreditkort krävs.
Kontrollera en faktura från ett externt team
-
Ange det externa teamet och kostnaden för arbetspasset
Öppna arbetspasset i Planera, välj Fler detaljer (valfritt), välj sedan Externt team och ange Timkostnad.
Obs: Det externa teamet är den byrå eller det företag som tillhandahåller personerna för arbetspasset. Godkända timmar multiplicerade med timkostnaden förs in i eventets budget.
Det externa teamet och timkostnaden för ett arbetspass. -
Jämför teamets timmar med fakturan
Välj Timmar och välj sedan Per externt team.
Obs: Varje team visar sina personer och rader, registrerade och godkända timmar, det som fortfarande väntar och den godkända kostnaden. Öppna ett team för att se dess rader.
Timmar per externt team.
Fai läser timmarna per externt team och anger ett arbetspassets externa team och timkostnad efter att du har bekräftat.
I din instrumentpanel, med Fai
Hur många timmar arbetade SecureCos värdar på <EVENT NAME> och hur många är godkända?
Ladda ner timmarna
-
Ladda ner filen
Välj den dag, avdelning eller det externa team du behöver i Timmar och välj sedan Ladda ner. När filen är klar väljer du Ladda ner filen.
Obs: Filen innehåller tider, ändringar, total, status, vem som godkände raden samt taxa och kostnad för varje rad. Den finns kvar i vyn Timmar i 7 dagar, och varje nedladdning registreras med ditt namn.
Fai startar samma fil med de timrader du väljer efter att du har bekräftat. Du laddar ner den från vyn Timmar, där den finns kvar i 7 dagar och varje nedladdning registreras.
I din instrumentpanel, med Fai
Ge mig de godkända timmarna på <EVENT NAME> för SecureCo som en fil
Ändra redan godkända timmar
-
Öppna den godkända raden
Välj Godkänd ovanför listan och välj sedan raden.
Obs: Raden visar vem som godkände den och när, varje ändring av timmarna med orsaken samt historiken.
En godkänd rad med en ändring och dess historik. -
Ändra timmarna
Välj Ändra timmarna, ange ändringen och orsaken och välj sedan Spara.
Obs: Raden flyttas tillbaka till Väntar på godkännande och behåller den timkostnad som den först godkändes med. Godkänn den igen när timmarna stämmer.
Fai ändrar en rads timmar med den orsak du anger efter att du har bekräftat, och raden skickas tillbaka för godkännande.
I din instrumentpanel, med Fai
Dra av 30 minuter från Ana Limas barpass på lördag på <EVENT NAME> för en obetald rast
Frågor du kanske har
- Varför blev vissa rader kvar när jag godkände alla?
- Varje rad kontrolleras igen när den godkänns. När godkännandet är klart visar vyn Timmar de rader som blev kvar för kontroll, med orsaken, till exempel en rad som ändrades efter att Fai kontrollerade den.
- Vad händer om någon ändrar en rad medan jag godkänner den?
- Ditt godkännande lämnar raden som den är och listan visar de nya siffrorna, så ingen godkänner timmar som de inte har sett. Kontrollera raden igen och godkänn den.
- Dras raster av från timmarna?
- Inte automatiskt. Använd Ändra timmarna med orsaken Obetald rast för att dra av en rast från en rad.
- Vad händer när en utcheckning ändras efter att jag har godkänt?
- De godkända timmarna förblir oförändrade och Fai flaggar raden med Tider ändrade efter godkännande. Ändra timmarna om de nya tiderna stämmer.
- Vart går kostnaden för timmarna?
- Till eventets budget, i avsnittet Staff and crew: kostnaden för godkända timmar och den planerade kostnaden för timmar som ännu inte har godkänts. Avsnittet visas när ett arbetspass har en timkostnad.
- Vem mer kan godkänna timmar?
- En avdelningsansvarig godkänner timmarna för avdelningens arbetspass, men aldrig sina egna och ser aldrig kostnader. Avdelningsansvariga godkänner från sidan My shifts.
- Ersätter detta volontärtimmarna och belöningarna?
- Nej. Timmar under Volunteers jämför fortfarande varje volontärs anmälda timmar med arbetade timmar och skickar deras belöningar. Därifrån finns en länk till vyn Timmar under Arbetspass.
Har du fortfarande en fråga?
Boka en demo så svarar vi på den i ett samtal, utifrån din typ av evenemang. Eller skapa ditt konto och se själv.
Inga startavgifter. Ingen obligatorisk månadsavgift. Inget kreditkort krävs.
Relaterade guider
Gör det på ditt eget evenemang
Skapa ditt konto, bygg evenemanget och följ stegen i din egen kontrollpanel. Du behöver inte boka ett säljsamtal.