Evakuering med glass og telt – planlegg ruter som unngår farer og propan på vinfestivalen

Å arrangere en vinfestival innebærer unike sikkerhetsutfordringer. En dyktig festivalprodusent vet at det å beskytte publikum og ansatte er like viktig som å begeistre dem med gode årganger. En av de viktigste planene som må være på plass, er en solid evakueringsstrategi som tar høyde for realitetene på en vinfestival – fra glass overalt til store smakstelt og drivstoff på området, som propan til matlaging. Ved å planlegge evakueringsruter som holder avstand til knusningsfare og brennbare materialer, og øve teamet på å reagere rolig, kan dere gjøre en stor forskjell i en nødsituasjon.

Når tusenvis av mennesker samles for å feire vin og mat, kan alt fra et plutselig uvær til en liten brann utløse en evakuering. Målet er å få alle trygt ut uten å skape panikk eller skader. Det betyr at dere må håndtere de spesifikke farene i arrangementsområdet og gi de ansatte grundig opplæring. Erfarne festivalarrangører understreker at tiden for å planlegge en nødsituasjon er lenge før portene åpner. Ved å ta lærdom fra festivaler over hele verden og utarbeide detaljerte planer kan selv små lokale vinfestivaler opprettholde de høyeste sikkerhetsstandardene. Denne veiledningen deler praktiske råd – basert på flere tiår med erfaring fra festivalproduksjon – om evakueringsplanlegging på vinfestivaler, inkludert konkrete eksempler på hva som fungerer, og hva dere bør unngå.

Forstå farene på vinfestivaler: glass, telt og propan

Alle festivalområder har sine farer, men vinfestivaler innebærer ofte noen særlige utfordringer:

• Mye glass: Vin serveres vanligvis i ekte glassflasker og glass. Det øker risikoen for knust glass på bakken. Under normale forhold kan de ansatte raskt oppdage og rydde opp etter et vinglass som har falt i bakken. Under en nødevakuering kan derimot en strøm av mennesker velte bord eller miste glass, slik at farlige glasskår blir liggende på bakken. Glasskårene kan føre til alvorlige kuttskader og snublefare på verst tenkelige tidspunkt. Noen store musikkfestivaler unngår denne risikoen helt ved å forby glass på området, siden knuste flasker tidligere har ført til skader. Selv om et glassforbud kanskje ikke er gjennomførbart på en vinfestival (med tanke på hva arrangementet faktisk handler om!), kan dere redusere risikoen ved å tilby splintsikre vinglass i akryl eller oppfordre publikum til å sette fra seg glassene hvis alarmen går. Sørg for at de ansatte tydelig (men rolig) ber gjestene om å sette fra seg alle glassflasker og -kopper under evakueringen. Det er bedre å miste noen glass enn at noen kutter foten under evakueringen.

  Free Tool: Size Your Festival Site

  Zoned capacity planning for arena, campsite, parking and entry lanes — against UK Purple Guide and NFPA density standards. Finds your bottleneck zone.

  Festival Capacity Planner See All Free Tools

• Teltområder: Mange vinfestivaler har store messe- eller marquee-telt – til smakinger, VIP-lounger eller leverandørboder. Det er menneskelig å søke ly under telt i en nødsituasjon som kraftig regn eller lyn, men et telt er ikke et trygt tilfluktssted i kraftig uvær. Sterk vind kan faktisk få telt til å kollapse, og telt beskytter ikke mot brann eller lyn. Festivalprodusenter må planlegge for å få alle raskt ut av teltene i en krise. Sørg for at alle store telt har flere tydelig merkede utganger (med belyste utgangsskilt hvis mulig), og hold teltgangene og rømningsveiene fri for hindringer. Ikke la leverandøroppsett eller møbler blokkere teltets utgangsåpninger. Lær opp sikkerhetsvakter eller frivillige til å lede folk ut og bort fra teltene hvis det for eksempel blir utrygt å oppholde seg inne på grunn av uvær. Ta også høyde for at selve teltet kan bli en del av faren i risikovurderingen (slik man har sett når scenetelt har kollapset under tidligere arrangementer på grunn av været). Ha alltid en plan for alternativt ly – hvis det finnes permanente bygninger i nærheten (for eksempel et vineri eller et besøkssenter), må dere vite hvordan dere skal lede publikum dit. Hvis ikke, utpek et åpent samlingsområde langt unna bygninger og trær.

• Propan og åpne flammer: Gourmetmat og kombinasjoner av mat og vin er høydepunkter på mange festivaler. Det innebærer ofte matlaging på området ved leverandørboder, noe som kan kreve propanflasker, griller eller generatorer. Dette er nødvendig utstyr, men utgjør en betydelig brann- og eksplosjonsfare. Alle propanflasker skal sikres stående og plasseres unna områder med mye publikum, også under normal drift. Vær svært oppmerksom på hvor disse drivstoffkildene befinner seg når dere kartlegger evakueringsrutene. Led aldri en strøm av evakuerende forbi matlagingsområdet eller propanlageret hvis det kan unngås. Hvis matområdet for eksempel ligger på én side av arrangementsområdet, bør dere planlegge hovedutgangene på motsatt side, slik at folkemengden ikke ledes forbi en mulig eksplosjonsfare. Et eksempel fra virkeligheten viser hvorfor: Under et arrangement i Chicago tok et cateringtelt fyr, noe som førte til at en propanflaske eksploderte på Soldier Field og skadet en ansatt. Det er lett å forestille seg hvor galt det kunne gått hvis hundrevis av publikummere hadde vært i nærheten. Hold derfor propan godt unna evakueringsrutene, og sett opplærte ansatte (utstyrt med brannslukkere) til å ha ansvar for området. I en nødsituasjon skal dere stenge propanventilene umiddelbart hvis det kan gjøres trygt, og vurder å evakuere folk i vindretningen fra en eventuell brann (for å unngå røyk) og bort fra drivstoffet.

  Planning a Festival?

  Ticket Fairy's festival ticketing platform handles multi-day passes, RFID wristbands, and complex festival operations.

  Festival Ticketing Software Festival Funding Options

• Alkohol og publikums oppførsel: Selv om dette ikke er en fysisk fare på samme måte som glass eller brann, må dere huske at mange på en vinfestival vil være litt beruset eller eldre (vinarrangementer tiltrekker seg ofte et eldre publikum enn for eksempel EDM-festivaler). Det kan gjøre at folk reagerer saktere, og krever en rolig og tydelig måte å gi instrukser på. Berusede gjester forstår kanskje ikke alvoret med én gang, eller kan reagere overdrevent i panikk. Planlegg for at sikkerhetsteamene skal hjelpe dem som trenger støtte til å gå, og sørge for at alle beveger seg i riktig retning. Hvis publikum inkluderer eldre vinkjennere eller familier med barn, må dere ta hensyn til dette i evakueringstiden – de kan trenge ekstra tid og veiledning.

Utform trygge evakueringsruter

Ruteplanlegging er kjernen i festivalens evakueringsstrategi. Lenge før festivaldagen bør dere gå gjennom området og utforme minst to eller tre evakueringsruter som raskt kan føre folk i sikkerhet. Slik gjør dere det effektivt:

1. Kartlegg flere utgangsruter: Unngå én enkelt utgang som blir et «flaskehals»-punkt. Publikum bør helst ha flere utgangsalternativer som leder til trygge samlingsområder. Studer områdekartet for brede gangveier eller porter som kan fungere som utganger. Hvis vinfestivalen holdes på et åpent jorde eller i en vingård, kan dere også bruke porter i yttergjerdet eller serviceveier som nødutganger. Merk alle disse på et evakueringskart. Stol aldri bare på hovedinngangen ved evakuering – det er en oppskrift på trengsel. Love Parade-katastrofen i 2010 viste hvor dødelig en flaskehals kan bli, da én tunnelinngang førte til en dødelig folkemengdeulykke. Lær av slike hendelser: sørg alltid for tilstrekkelig utgangskapasitet.

2. Unngå faresoner: Som nevnt må dere lede folk bort fra farer. Det betyr at planen med hensikt kan sikksakke rundt smaksteltet eller generatorområdet i stedet for å gå rett gjennom. Hvis det for eksempel finnes en stor stasjon for oppvask av glass eller en bar i sentrum, må dere ikke lede gjestene gjennom dette området – ett feiltrinn kan få stativer med glass til å velte. Hvis det oppstår en liten brann i kjøkkenområdet, vil dere heller ikke at evakuerende skal løpe forbi den. Bruk sperringer og skilting til å blokkere utrygge ruter og lede folk mot tryggere områder. Ha alltid en alternativ rute klar i tilfelle den første ruten blir blokkert av hendelsen (for eksempel hvis det bryter ut brann nær én utgang, bruker dere Plan B-ruten). Plasser evakueringskart rundt på området og backstage for de ansatte, slik at alle kjenner dem på forhånd.

   Free Tool: Project Your Bar Revenue

   Per-head spend benchmarks by event type turned into projected bar and food revenue, with a stock-mix estimate and gross-margin line. Free calculator.

   Bar Revenue Calculator See All Free Tools

3. Hold rutene åpne og vedlikehold dem: Når dere har identifisert en evakueringsrute, må dere holde den fri under arrangementet. Det høres selvsagt ut, men under det hektiske festivaloppsettet blir utgangsruter ofte fulle av leverandørkasser, parkerte vogner eller mennesker. Utpek en sikkerhetsansvarlig som jevnlig går gjennom «utgangsrutene» under festivalen for å kontrollere at det ikke finnes hindringer. Instruer leverandørene om at ingenting (verken vinkasser eller søppelbeholdere) under noen omstendigheter skal blokkere en utgang eller en utgangsrute. Ta også høyde for underlaget – hvis dere leder folk ut over et gressområde, hva skjer hvis det regner og området blir gjørmete? Vurder å legge ut midlertidige matter eller sklisikkert materiale på viktige ruter hvis været kan bli en utfordring. God belysning er også avgjørende: installer belysning og EXIT-skilt langs rutene hvis arrangementet varer utover kvelden. Folk kan ikke bevege seg rolig hvis de famler i mørket eller er usikre på veien, så sørg for å identifisere og tydelig merke rømningsrutene.

4. Transport og samlingspunkter: Hvor skal folk gå når de har kommet ut? Identifiser trygge samlingsområder langt unna festivalens strukturer – kanskje en parkeringsplass eller et åpent område et godt stykke fra telt og scener. Sørg for at områdene ligger unna farer (for eksempel ikke i le av et propanområde). Avklar plasseringen med lokale nødetater; ofte vil politi eller brannvesen møte de evakuerte der. For større festivaler må dere også planlegge hvordan busser eller biler skal håndteres hvis alle må forlate området samtidig. Samarbeid med trafikkmyndighetene hvis evakueringen kan føre ut på offentlige veier. Evakueringsruten slutter ikke ved porten – dere må sørge for at folk faktisk kan spre seg trygt når de er ute.

   Need Festival Funding?

   Get the capital you need to book headliners, secure venues, and scale your festival production.

   Explore Funding Music Festival Ticketing System

5. Tilgjengelighet: Husk at evakueringsrutene må fungere for personer med funksjonsnedsettelser. Hvis dere har gjester i rullestol eller på krykker (eller bare personer som har fått i seg litt for mye under smakingene!), trenger dere ruter som er så flate og jevne som mulig. Hvis festivalen holdes på en gård med ujevnt terreng, må dere identifisere den mest tilgjengelige ruten (selv om den er litt lengre) for dem som trenger den, og sette ansatte til å hjelpe. Sørg for at ADA-utgangene er tydelig merket og kommunisert.

Håndtering av teltområder i nødsituasjoner

Telt krever særlig oppmerksomhet i evakueringsplanleggingen. Som nevnt tidligere er telt ikke trygge ly i uvær, og de kan til og med bli farlige i seg selv. Slik håndterer dere teltområder:

• Værovervåking: Den beste evakueringen er den dere forhindrer. Følg nøye med på værmeldingene, og ha et system for værovervåking (for eksempel lynvarsler og værvarsler) hvis festivalen holdes utendørs. Hvis det er meldt sterk vind eller lyn, må dere være klare til å evakuere teltområdene proaktivt før situasjonen blir kritisk. Arrangørene av en stor utendørsfestival kan for eksempel beslutte å sette arrangementet på pause og flytte alle i ly hvis lynet befinner seg innenfor en bestemt radius. Det er langt tryggere å evakuere teltene rolig 20 minutter for tidlig enn å vente til stormvinden river dem i stykker.

• Kontroll av konstruksjoner: Sørg for at alle telt er profesjonelt montert og sikret med riktig ballast eller plugger. La en ingeniør eller en erfaren teltansvarlig godkjenne at hvert stort telt tåler forventet vindbelastning. Selv et godt bygget telt har likevel grenser. Kjenn grensene (de skal stå i teltspesifikasjonene), og ikke overskrid dem – hvis vinden nærmer seg farlige nivåer, må dere få folk ut. Etter at taket over scenen på Indiana State Fair kollapset i 2011 (flere mennesker omkom da en storm traff en midlertidig konstruksjon), innførte mange festivaler strengere regler for evakuering ved første tegn på ekstremvær. Ikke nøl med å avlyse hvis en storm er på vei.

• Ingen overnatting i telt: På vin- og matfestivaler over flere dager kan publikum noen ganger campe på området eller oppholde seg i telt over natten. Innfør en regel om at ingen skal sove i store festivaltelt, fordi sovende personer er mye vanskeligere å varsle og evakuere hvis det oppstår en nødsituasjon om natten (brann, uvær og så videre). Bruk i stedet små campingtelt i utpekte campingområder, og hold de store teltene stengt etter stengetid.

• Brannsikkerhet i telt: Behandle telt som bygninger når det gjelder brannforskrifter. Bruk flammehemmende materialer, og tillat aldri åpne flammer inne i telt med mindre det er helt nødvendig (og sørg i så fall for at brannslukkere og opplært personale er rett i nærheten). En liten brann i et telt kan spre seg raskere enn i en bygning fordi hele konstruksjonen er laget av stoff. Hvis et telt tar fyr, er førsteprioriteten rask evakuering – ikke prøv å slukke en stor teltbrann uten opplæring. Sørg for at festivalens beredskapsplan sier tydelig at når en t evakuering er iverksatt, skal de ansatte raskt gjennomsøke teltet, forlate det og la brannvesenet håndtere brannen. Øv på hvor raskt dere kan tømme et telt – et stort telt bør kunne tømmes på ett eller to minutter hvis utgangsrutene er åpne.

• Møteplasser: Etter at et telt er evakuert, må dere fortelle folk hvor de skal gå (for eksempel «gå til gressområdet nord for parkeringsplassen»). Dere vil ikke at evakuerte skal bli stående rett utenfor teltinngangen, særlig hvis det er fare for at teltet kan kollapse eller at materialer kan blåse av gårde. Skap avstand.

Kommunikasjon og gjennomføring av rolige øvelser

Selv de beste ruteplanene er ubrukelige hvis ingen kjenner dem, eller hvis det oppstår kaos under gjennomføringen. Effektiv kommunikasjon er avgjørende for en rolig evakuering. Slik sørger dere for at alle beholder roen og følger planen:

• Nødmeldinger: Planlegg nøyaktig hvordan dere skal kommunisere en evakueringsordre til publikum. De fleste festivaler bruker et høyttaleranlegg (PA-anlegg) eller en scenemikrofon til å gi en tydelig beskjed. Utform et enkelt manus på forhånd. Det bør kort si hva folk skal gjøre og hvor de skal gå, uten å skape panikk. For eksempel: «Damer og herrer, kan jeg få deres oppmerksomhet. Vi må sette festivalen på pause på grunn av en nødsituasjon. Gå rolig til nærmeste utgang og følg de ansattes instrukser. Ikke løp.» Unngå utløsende ord som «bombe» eller «angrep» over PA-anlegget – hvis det gjelder sikkerheten, kan dere bruke et kodeord eller bare si nødsituasjon. Det viktigste er å høres rolig og autoritativ ut. Hvis personen i mikrofonen er panisk, blir publikum også panisk. Vurder å la en artist eller vert med en beroligende stemme gi beskjeden (slik det skjedde på en festival der artisten på scenen, Janet Jackson, rolig beroliget publikum etter en skremsel på Global Citizen Festival). En trygg stemme kan virkelig roe et panisk publikum.

• Visuelle signaler og skilting: Ikke alle hører en PA-beskjed hvis de befinner seg langt unna eller det er mye støy. Suppler alltid lyd med visuelle signaler. Det kan være ansatte eller sikkerhetsvakter som aktivt gestikulerer og leder folk mot utgangene (vester med høy synlighet gjør dem lettere å identifisere), eller blinkende strobelys som signaliserer en nødsituasjon (vanlig på innendørsarenaer). Elektroniske informasjonstavler kan også vise evakueringsinstrukser hvis dere har slike. Utgangsskilt skal være svært synlige, særlig inne i telt eller innendørsområder, slik at folk instinktivt vet hvilken vei de skal gå, og at sikkerhetsprotokoller er på plass.

• Bruk teknologi: Ta i bruk teknologien dere har tilgjengelig. Hvis billettplattformen eller arrangementsappen kan sende pushvarsler eller tekstmeldinger til publikum, bør dere ha en forhåndsskrevet nødmelding klar til utsendelse. Noe som «Nødsituasjon på festivalen – følg de ansatte til utgangen. Gå til parkeringsområdet. Hold dere rolige og trygge.» Mange vil sjekke telefonen hvis de ser andre begynne å bevege seg brått, så et varsel kan forsterke de offisielle instruksene (men husk at ikke alle vil motta det i tide). Sosiale medier kan også brukes til instrukser eller oppdateringer, så lenge det ikke skaper forvirring. På et avgrenset festivalområde bør dere først prioritere kommunikasjon på stedet (PA-anlegg og ansatte), og deretter bruke sosiale kanaler til å informere personer som er utenfor området eller kommer senere.

• Opplæring og roller for de ansatte: De ansatte og frivillige er den viktigste ressursen deres under en evakuering. Lær dem opp i de konkrete rollene de har i en nødsituasjon. Hvem har ansvar for å slå av lyd og musikk på scenen (slik at beskjeder kan høres)? Hvem henter førstehjelpsutstyret? Hvem hjelper gjester med nedsatt mobilitet? Alle ansatte bør vite: 1) evakueringsrutene, 2) samlingspunktene og 3) sin egen oppgave (for eksempel «vertene ved port A leder folk ned Main Street og hindrer kjøretøy i å kjøre inn»). Hold en briefing med alle ansatte om morgenen på festivaldagen om disse rutinene. Det kan være nyttig å gi de ansatte kort eller brosjyrer i lommeformat med de viktigste punktene i beredskapsplanen.

• Øvelser og simuleringer: Selv om dere sannsynligvis ikke vil gjennomføre en full evakueringsøvelse med publikum (det er upraktisk logistisk og kan skremme folk), bør dere absolutt øve med de ansatte og gjennomføre skrivebordsøvelser. I ukene før festivalen bør dere gjennomføre en scenario-basert beredskapsøvelse med kjerneteamet. Simuler for eksempel en liten brann i matlagingsteltet: gå gjennom hvem som ringer 911, hvem som aktiverer PA-anlegget, hvem som leder hvilken folkemengde ut gjennom hvilken utgang, og hvor brannslukkerne befinner seg. Dere kan også la de ansatte øve fysisk på å gå til plassene sine og åpne utgangsportene. Slike øvelser gir en rolig reaksjon basert på muskelminne, slik at teamet reagerer nesten automatisk hvis det virkelig skjer. Musikkfestivaler og idrettsarrangementer gjør ofte dette med sikkerhetspersonellet hvert år. Som festivalarrangør bør dere ta øvelsen på alvor, men også oppmuntre de ansatte til å stille spørsmål og gi tilbakemeldinger – de kan oppdage en svakhet i planen som dere kan rette før arrangementet starter.

• Behold roen under press: Legg vekt på en rolig kultur i opplæringen. Minn de ansatte på at de setter tonen for publikum. Hvis sikkerhetsvakter eller frivillige beholder roen, smiler og leder folk bestemt, vil publikum følge signalene. Hvis de ansatte derimot ser redde ut eller begynner å rope, vil publikum merke det, og panikken kan spre seg. En måte å fremme ro på er å gi erfarne personer med kaldt hode ansvar for å sette i gang evakueringsbeskjeder og lede viktige flaskehalsområder. Forskning på folkemengders psykologi viser at folk ofte speiler stemningen til dem som leder dem. Som ordtaket sier: «Behold roen og fortsett» – teamet deres bør være et eksempel på dette i en nødsituasjon.

• Kommunikasjon i begge retninger: Opprett også en pålitelig intern kommunikasjonskanal (for eksempel radioer på en egen nødkanal) slik at teamet kan koordinere. En evakuering trenger ikke skje samtidig overalt; det kan være ett område som må tømmes, mens andre står i beredskap. Når dere vet nøyaktig hva som skjer (for eksempel «propanlekkasje nær leverandørraden, vi tømmer den sonen først»), kan lederne ta informerte beslutninger og gi riktige beskjeder. Det gjør også at ulike avdelinger (sikkerhet, medisinsk personell, produksjon og parkering) kan samordne innsatsen. Feilkommunikasjon kan føre til tabber – dere vil for eksempel ikke ha en situasjon der ansatte ved én port ber folk gå til venstre, mens ansatte ved en annen port sier høyre, slik at de kolliderer. Øv på radioprotokollen med teamet, og sørg for alternativer (som løpere eller håndsignaler) hvis radioene svikter.

Lærdom fra virkeligheten: suksesser og nestenulykker

Det kan være svært nyttig å lære av virkelige festivaler. Her er noen scenarier og læringspunkter fra arrangementer over hele verden:

• Tomorrowland Unite (Spania, 2017) – lærebokeksempel på evakuering: På denne elektroniske musikkfestivalen i Barcelona tvang en omfattende scenebrann over 22 000 mennesker til å evakuere. Takket være rask respons og en solid plan fikk myndighetene tømt området raskt og uten at det ble meldt om skader. Arrangørene ga senere nødetatenes effektive arbeid og planleggingen på forhånd æren for det trygge utfallet. Den viktigste lærdommen er at selv enorme folkemengder kan evakueres uskadd hvis dere har godt merkede utganger, profesjonelle ansatte og godt samarbeid med lokale myndigheter. Tenk på alternativet hvis de ikke hadde planlagt – en brann i et tett befolket område kan bli katastrofal, men i dette tilfellet kom alle seg trygt ut. La dette inspirere dere: Uansett hvor stort eller lite arrangementet er, bør dere sikte mot dette beredskapsnivået.

• Global Citizen Festival (USA, 2018) – faren ved panikk: Denne store konserten i Central Park i New York ble ikke evakuert på grunn av en reell trussel, men en falsk alarm utløste kaos. En barriere som falt, laget en høy lyd som mange trodde var skudd, og massepanikk oppsto blant publikum. Folk løp i alle retninger, noen klatret over gjerder og pådro seg mindre skader fordi de fryktet en aktiv skytter. Situasjonen kom under kontroll først etter at artister og myndighetspersoner ba publikum roe seg og forklarte at det var en falsk alarm. Lærdommen for festivalprodusenter er tydelig: Panikk kan være like farlig som enhver reell fare. Dere må utforme nødkommunikasjonen slik at den forebygger panikk. Hvis dere noen gang må evakuere på grunn av en oppfattet trussel, må dere raskt gi beroligende og tydelig informasjon. Hvis det for eksempel skjer noe høyt (som en generator som eksploderer eller en ballong som sprekker og høres ut som et skudd), bør dere umiddelbart si «Vær oppmerksom: Det er ingen fare. Forhold dere rolige» hvis dere har bekreftet at det ikke finnes noen trussel. Det er viktig å være rask – jo lenger folk er forvirret, desto flere rykter sprer seg. Hendelsen viser også hvorfor det er avgjørende å ha nok utganger og fjerne flaskehalser: En panisk folkemengde vil evakuere på egen hånd selv om dere ikke ber dem om det, så sørg for at de kan komme seg ut uten skader.

• Propanbrann i telt (USA, 2018) – isoler farene: Tidligere nevnte vi saken der et sponsortelt tok fyr under et veldedighetsarrangement i Chicago, noe som førte til en propanflaskeeksplosjon på Soldier Field. Bare én person ble skadet, men det kunne gått langt verre. Lærdommen for festivalplanleggere er å holde farlig utstyr unna publikum og ha brannslukkingsutstyr tilgjengelig. Hvis dere lagrer ekstra propanflasker, må de stå i et avsperret serviceområde, ikke bak en matbod ved siden av gjestene. Informer også leverandørene: Ingen bør bytte propanbeholdere eller fylle drivstoff på generatorer mens publikum er til stede, bortsett fra med riktige sikkerhetstiltak og helst når det er færre mennesker på området. Hvis en matleverandør for eksempel må bytte en propanflaske på kvelden, kan det gjøres før middagsrushet eller mens en brannansvarlig følger med. Det er slike små rutiner som forebygger store ulykker.

• Fiesta Nacional de la Vendimia (Argentina) – sikkerhet foran showet: En av verdens mest kjente vinfestivaler er Argentinas nasjonale druehøstfestival i Mendoza. I 2020, under prøvene til festivalens store show, skjedde det uvanlige ulykker – en lysrigg og en kran falt (uten publikum til stede), og arrangørene utsatte hovedarrangementet for å gjennomføre sikkerhetsinspeksjoner. De gjorde det klart at det ikke var verdt å fortsette showet for enhver pris, og understreket at sikkerheten kommer før showet. Vær alltid klare til å ta den vanskelige beslutningen om å utsette eller avlyse deler av festivalen hvis dere oppdager et alvorlig sikkerhetsproblem. Publikum kan bli skuffet der og da, men vil definitivt forstå at sikkerheten ble prioritert. I Mendoza kan beslutningen om å utbedre sceneinfrastrukturen før publikum ble sluppet inn, ha avverget en stor katastrofe. For deres festival betyr dette grundige områdekontroller (fra scenens stabilitet til teltplugger) og at dere ikke må være redde for å trykke på pauseknappen hvis noe ikke holder standarden.

• Lokale arrangementer og lokal kunnskap: I mindre vinregioner er festivaler ofte avhengige av lokale frivillige og lokal kunnskap for å ivareta sikkerheten. På vinfestivaler i for eksempel Barossa Valley på landsbygda i Australia eller Marlborough på New Zealand samarbeider arrangørene tett med lokale frivillige brannvesen og ambulansearbeidere som kjenner området. De kan plassere en brannbil på området eller ha et ambulanseteam klart, og disse lokale teamene deltar ofte i planleggingen før arrangementet. Ved å ta i bruk lokale ressurser kan dere styrke beredskapen betydelig. Lokalt politi eller brannvesen kan for eksempel påpeke at en bestemt utgangsrute oversvømmes når det regner, eller at et bestemt åpent område er det tryggeste evakueringsstedet. Ta kontakt med dem – inviter dem til å gå gjennom området sammen med dere før arrangementet. Noen festivaler involverer også lokalbefolkningen i planleggingen: En by kan for eksempel gjøre et kirkesamfunnshus tilgjengelig som evakueringsly hvis noe går galt under en festival på torget. Slikt samarbeid med lokalsamfunnet forbedrer ikke bare sikkerheten, men skaper også goodwill.

Samarbeid med myndighetene og følg regelverket

Ingen festival er en øy – dere må samarbeide med eksterne myndigheter for å få en god evakueringsplan. Erfarne festivalprodusenter understreker hvor viktig det er å bygge gode relasjoner med nødetater og tilsynsmyndigheter:

• Tidlig og jevnlig koordinering: Så snart dere begynner å planlegge vinfestivalen, bør dere involvere relevante myndigheter – vanligvis lokalt politi, brannvesen, medisinske tjenester og eiere av arrangementsområdet eller kommunale myndigheter. Del det foreløpige sikkerhets- og evakueringsopplegget, og be om innspill. Myndighetene kan ha krav dere må følge, for eksempel et minimum antall utganger per antall personer eller en bestemt bredde på branngater. Gå nøye gjennom lokale brannforskrifter og regler; de krever ofte synlige alarmsignaler, oppslåtte evakueringsplaner og at kapasitetsgrensene overholdes, så gå gjennom veiledningen for evakueringsplaner ved teltarrangementer. Å følge regelverket handler ikke bare om byråkrati – det handler om å holde folk trygge og begrense deres ansvar. I mange land må dere sende inn en beredskapsplan eller tilsvarende dokumentasjon for å få arrangementstillatelse. Gjør hjemmeleksen, og innarbeid alle lovpålagte sikkerhetskrav i planen.

• Sikkerhetsinspeksjoner: Regn med at branninspektører eller sikkerhetstilsyn kommer for å kontrollere området før eller under arrangementet. Hvis dere har koordinert godt, er dette positivt – de kontrollerer at utgangene er åpne, at brannslukkere og førstehjelpsutstyr er på plass, og så videre. Ta tak i eventuelle problemer de påpeker, umiddelbart. Det er lurt å la en sikkerhetsansvarlig på teamet gjennomføre en prøveinspeksjon ved hjelp av en sjekkliste (for eksempel kontrollere alle «Røyking forbudt»-skilt ved propan og at elektriske kabler er lagt på en trygg måte). Hvis dere oppdager problemene før myndighetene gjør det, blir festivalen enklere å gjennomføre.

• Nødetater på området: Avklar med myndighetene om de skal ha personell på området på arrangementsdagen. På større festivaler kan en skadestedsledelse med representanter fra politi, brannvesen og medisinske tjenester samlet på ett sted gjøre beslutningene langt mer effektive hvis noe skjer. Dette er vanlig på store arrangementer – alle nøkkelpersonene sitter i et kontrollrom og følger med på CCTV og værradar, klare til å handle. På en mindre vinfestival kan dere i det minste leie inn en politibetjent som har fri til sikkerhetsarbeid, eller ha et par ambulansearbeidere i beredskap. Presenter dem for teamet, og sørg for at de kjenner området. I en krise blir de deres beste samarbeidspartnere – stol på ekspertisen deres, og la dem ta ansvar for deler som publikumskontroll eller triage, mens dere (arrangøren) fokuserer på å gjennomføre arrangementsplanen (som beskjeder og logistikk).

• Kommunikasjon med myndighetene: Opprett en tydelig kommunikasjonslinje (for eksempel en direkte telefon- eller radiokanal) mellom festivalledelsen og kommunens nødsentral. Hvis dere ber om evakuering på grunn av for eksempel en bombetrussel, bør politiet allerede vite hva som skjer når dere ringer. I noen jurisdiksjoner kan dere leie inn private beredskapskonsulenter eller bruke systemer som er koblet til lokale varslingsnettverk. Vær likevel forsiktige – hvis et offentlig evakueringsvarsel sendes ut til et større område enn den umiddelbare faresonen, kan det utløse en skyggeevakuering av innbyggere som ikke er berørt, noe som kan føre til trafikkork og hindre utrykningspersonell. Koordiner slik at offentlige varsler når de riktige personene.

• Tillatelser og kapasitet: Hold dere til arrangementets godkjente kapasitet. For mange mennesker er en oppskrift på evakueringsproblemer – flere personer enn planlagt betyr at rutene kanskje ikke tåler belastningen. Sjekk også om skjenkebevillingen eller arrangementstillatelsen har spesifikke sikkerhetskrav (noen steder kreves et bestemt antall sikkerhetsvakter per X gjester og så videre). Ved å samarbeide tett med lokale myndigheter (brannvesen, politi og medisinske tjenester) og vise at dere tar sikkerhet på alvor, sørger dere for at alt er dekket. Myndighetene vil sette pris på en arrangør som prioriterer sikkerhet, og kan til og med stille med ekstra ressurser ved behov.

Skaler planene til festivaler i alle størrelser

Enten dere arrangerer en liten regional vinmesse for 500 personer eller en omfattende vin- og musikkfestival for 50 000, kan prinsippene for evakueringsplanlegging skaleres opp og ned:

• Små arrangementer: På en mindre vinfestival (for eksempel et helgearrangement på et vineri eller i en lokal park) kan rammene være mer intime, men dere trenger fortsatt en plan. Med færre gjester trenger dere kanskje bare et par utganger og ett enkelt samlingspunkt. Teamet kan være mindre, så gi de ansatte flere roller (parkeringsvakten kan også være veileder ved nødutgangen). Ikke gå i fellen «lite = trygt» – selv noen hundre paniske mennesker kan føre til en tragedie under feil forhold. Fordelen med små arrangementer er enklere kommunikasjon (dere kan kanskje til og med gi en muntlig beskjed til hele publikum uten spesialutstyr). Bruk nærheten til deres fordel: Hvis det oppstår et problem, kan dere raskt ta en mikrofon eller megafon og gi instrukser. Små festivaler er ofte avhengige av lokale beredskapsplaner – for eksempel kan kommunen ha en sirene eller en frivillig brannenhet. Koble dere på disse. Øv på en rask briefing av de ansatte: Kan dere informere og plassere alle medarbeidere på to minutter? Test det.

• Store arrangementer: For en stor vinfestival, kanskje en del av byens årlige turistkalender, vil dere ha flere interessenter og mer kompleks logistikk. Her bør dere utarbeide et detaljert dokument for beredskaps- og innsatsplan (EOP) som dekker ulike scenarier (brann, vær, medisinsk nødsituasjon, sikkerhetstrussel og så videre) og konkrete tiltak. Store festivaler har nytte av profesjonelle sikkerhetsselskaper, medisinske telt på området og avanserte verktøy som overvåking av publikumstetthet og PA-anlegg med forhåndsinnspilte nødmeldinger på flere språk (hvis dere har et internasjonalt publikum). Vurder også å fargekode sonene på området og lage evakueringsplaner for hver sone, for eksempel: «Hvis noe skjer i sone A (smakerommet i vinkjelleren), evakueres sone A via port 1 og port 2, mens sone B og C blir på stedet til området er klarert.» Dette hindrer full panikk hvis bare deler av området er berørt. Store vinfestivaler, som de i større byer eller vinregioner (tenk på Bordeaux Wine Festival i Frankrike eller Melbourne Food & Wine Festival i Australia), tiltrekker seg ofte turister som ikke snakker det lokale språket flytende. Derfor kan illustrerte skilt og flerspråklige ansatte eller beskjeder være viktig under en evakuering. Store festivaler bør også bruke billettdata – hvis dere for eksempel vet nøyaktig hvor mange som til enhver tid befinner seg på området (via skanningstall), er det enklere å koordinere med nødetatene eller telle opp etter evakueringen. Hvis 10 000 billetter er skannet inn, bør målet være at 10 000 personer befinner seg på samlingsområdet.

• Ulike målgrupper: Tilpass tilnærmingen etter hvem som deltar. Et yngre festivalpublikum som er ute etter fest, kan reagere godt på svært direkte instrukser og høye, tydelige alarmsignaler, mens et eldre publikum av vinentusiaster kanskje setter mer pris på en mykere tone og veiledning som «ta det med ro, og se hvor du går». Familier med barn trenger ekstra trygghet («hold dere sammen, ikke skynd dere»). Hvis dere for eksempel vet at en stor del av publikum er internasjonale turister (vanlig på kjente vinarrangementer), må dere sørge for at viktig nødinformasjon finnes på vanlige språk (kanskje ved hjelp av tospråklige ansatte eller trykt nødinformasjon i programmet). Vurder å sende ut en kort beskjed før arrangementet om sikkerhet: Noen festivaler har en side i programmet eller et skilt ved inngangen med teksten «Velkommen! Vær oppmerksom på at nødutgangene ligger [her]. Følg de ansattes instrukser og hold dere rolige i en nødsituasjon.» Det viser at dere har en plan, og gjør folk mer innstilt på å lytte hvis det blir nødvendig.

Verktøy for billettsalg og varsling av publikum

Moderne festivaler kan bruke billett- og teknologiplattformene sine til å støtte beredskapsarbeidet:

• Kontaktlister for publikum: Billettsystemet deres (som Ticket Fairy) inneholder verdifull kontaktinformasjon om publikum. Hvis dere må evakuere og kanskje ikke gjenoppta arrangementet (for eksempel hvis en dag avlyses på grunn av ekstremvær eller en ulykke), kan dere bruke plattformen til raskt å sende e-post eller tekstmeldinger til alle billettinnehavere med oppdateringer. Hvis dag 2 av vinfestivalen avlyses etter en stor evakuering på dag 1, kan en e-postutsendelse gjennom Ticket Fairy informere alle om refusjon eller nytt tidspunkt, slik at kunderelasjonen ivaretas også i en krise. Under en pågående nødsituasjon kan dere bruke denne kanalen til å sende instrukser hvis det lar seg gjøre («Vi har evakuert arrangementet på grunn av en hendelse. Ikke prøv å gå inn på området igjen før klarsignal er gitt. Følg med på Twitter for løpende oppdateringer.»).

• Sporing av kapasitet i sanntid: Enkelte avanserte billett- eller portsystemer viser hvor mange som befinner seg inne på området. Dette er svært nyttig for utrykningspersonell – hvis dere kan si til brannvesenet «vi har 4500 publikummere og 500 ansatte på området», kjenner de omfanget av evakueringen. Det hjelper også når evakueringen skal avsluttes: med oversikt over alle. I et ideelt scenario teller dere alle ved samlingsområdet (i praksis er det vanskelig), men dere kan i det minste oppdage om en stor gruppe mangler. Digitale skannedata fra Ticket Fairys inngangssystem kan for eksempel gi et omtrentlig antall som dere kan sammenholde med telleverk ved portene eller manuelle opptellinger.

• Kommunikasjonsapper og strømbrudd: Mange festivaler bruker nå mobilapper eller kontantløse armbånd til betaling og informasjon. Husk at disse systemene kan slutte å fungere i enkelte nødsituasjoner (som strømbrudd eller IT-svikt). Ha en plan for å kommunisere selv om Wi-Fi er nede. Gammeldagse løsninger som megafoner eller trykte skilt ved utgangene kan noen ganger være den pålitelige reserveløsningen. Hvis arrangementsappen har en frakoblet modus for kart, bør dere oppfordre publikum til å laste ned arrangementsinformasjonen til telefonen på forhånd – da kan de åpne kartet og se hvor utgangene er selv uten forbindelse.

• PR og sosiale medier: Etter en evakuering tar noe av det første publikum gjør, opp telefonen og sjekker sosiale medier eller meldinger for å finne ut hva som skjer. Utpek en person på teamet som umiddelbart skal publisere en offisiell uttalelse på festivalens sosiale medier ved en evakuering («Vi har en nødsituasjon på festivalen og evakuerer som et føre-var-tiltak. Forhold dere rolige og følg de ansattes instrukser. Flere oppdateringer kommer.»). Dette informerer ikke bare dem som er på området (hvis de har dekning), men også venner, familie og medier som ser meldingen. Det bidrar til å hindre feilinformasjon. Hvis billettplattformen kan integreres med sosiale medier, kan dere også sende varsler der. Det viktigste er å styre fortellingen med saklig og rolig informasjon.

• Billettskanning ved gjeninnslipp: Hvis nødsituasjonen er over og dere kan slippe publikum inn igjen (for eksempel etter en kort evakuering på grunn av et forbigående lynvær), må dere planlegge hvordan gjeninnslippet skal håndteres. Mange har allerede fått billettene skannet. Det er nyttig å bruke et billettsystem som støtter pause og gjenopptakelse av arrangementer – Ticket Fairy kan for eksempel kontrollere om noen allerede er sjekket inn, slik at dere ikke teller dem dobbelt. Alternativt kan dere utstede et engangsarmbånd som gjør det enkelt å gå ut og inn igjen uten ny skanning. Denne logistikken er viktig for å unngå en ny kø eller trengsel ved portene etter klarsignalet.

Husk gjennom alt dette teknologiarbeidet at teknologien skal støtte sikkerhetsplanen, ikke erstatte den. Avanserte verktøy er nyttige, men fritar dere ikke fra det grunnleggende: publikumshåndtering, god opplæring og fornuftige sikkerhetstiltak.

Viktigste læringspunkter

• Identifiser og reduser farer: Kjenn de unike risikoene på vinfestivalen – særlig knust glass, telt og propan. Gjør tiltak på forhånd (som å bruke splintsikre kopper eller isolere drivstoffkilder) for å redusere farene.

• Planlegg tydelige evakueringsruter: Kartlegg flere utgangsruter som unngår farlige områder. Hold rutene brede, godt belyst, tydelig skiltet og fri for hindringer til enhver tid.

• Samarbeid med eksperter: Følg alle sikkerhetsregler og veiledningen for evakueringsplaner ved teltarrangementer, og samarbeid tett med lokale myndigheter (brannvesen, politi og så videre) for å samordne planene med offisielle rutiner.

• Lær opp teamet: En plan på papir er ikke nok – lær opp ansatte og frivillige i nøyaktig hva de skal gjøre i ulike nødsituasjoner. Gjennomfør øvelser og simuleringer slik at alle reagerer rolig og effektivt ved å bruke strategier for å håndtere uventede situasjoner.

• Kommuniser rolig: Bruk PA-beskjeder, skilting og instrukser fra de ansatte til å lede publikum i en krise. Hold meldingene tydelige og rolige for å hindre panikk. Rask kommunikasjon kan stoppe forvirring (husk eksempelet fra Global Citizen, der panikk oppsto i mangel på informasjon).

• Lær av andre: Studer tidligere hendelser og suksesser på festivaler – fra branner som ble håndtert uten skader til kaotiske evakueringer – for å forbedre deres egne planer. Juster strategiene basert på reelle erfaringer, og oppdater beredskapsplanen etter hvert arrangement med nye læringspunkter.

• Publikum og størrelse betyr noe: Tilpass evakuerings- og sikkerhetstiltakene etter publikums størrelse og sammensetning. Små arrangementer trenger også planer, mens store arrangementer krever detaljert koordinering og kanskje sonevise tilnærminger. Ta alltid hensyn til publikummere med særskilte behov.

• Bruk billettsystemer og teknologi: Bruk billettplattformen deres (som Ticket Fairy) og andre teknologiverktøy til sikkerhetskommunikasjon og logistikk. Hold oversikt over antall publikummere, og vær klare til å sende meldinger til billettinnehavere ved behov. Ha også tekniske reserveløsninger i tilfelle strøm- eller signalbrudd.

• Sett alltid sikkerheten først: Til syvende og sist er ingen del av festivalen – band, vinsmaking eller program – viktigere enn sikkerheten. Vær klare til å utsette eller avlyse aktiviteter hvis noe virker utrygt. Publikum vil respektere en festival som tydelig setter deres trygghet først.

Ved å følge disse punktene kan neste generasjon festivalprodusenter sørge for at vinfestivalene ikke bare blir minneverdige og morsomme, men også eksempler på godt gjennomført sikkerhet. Med grundige forberedelser, samarbeid med lokalsamfunnet og et rolig og kompetent team kan dere håndtere alle overraskelser som måtte oppstå – og la glassene klirre igjen en annen dag, på en trygg måte.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke unike sikkerhetsfarer finnes på en vinfestival?

Vinfestivaler har spesifikke farer, blant annet mye glass som kan føre til skader, store telt som er utrygge i uvær, og propanflasker som brukes til matlaging. I tillegg kan et eldre eller beruset publikum trenge mer hjelp og tid under en evakuering enn yngre publikummere på andre arrangementer.

Hvordan bør arrangører håndtere glass under en festivalevakuering?

De ansatte må tydelig be publikum sette fra seg alle glassflasker og -kopper umiddelbart før evakueringen, slik at farlige glasskår ikke havner i utgangsrutene. For å redusere risikoen på forhånd kan arrangørene bruke splintsikre akrylglass eller sørge for at evakueringsrutene sikksakker bort fra sentrale smaksbarer og oppvaskstasjoner.

Er et festivaltelt et trygt tilfluktssted i kraftig uvær?

Nei, marquee-telt er ikke trygge tilfluktssteder i kraftig uvær som sterk vind eller lyn. Telt kan kollapse eller ikke gi beskyttelse mot brann, så arrangørene må evakuere publikum til permanente bygninger eller åpne samlingsområder unna bygninger og trær, i god tid før stormen treffer.

Hvordan utformer man trygge evakueringsruter for en utendørsfestival?

Utform minst to eller tre separate utgangsruter som unngår flaskehalser og faresoner som propanlagre eller generatorområder. Rutene må holdes fri for leverandørutstyr, være godt belyst med utgangsskilt og være tilgjengelige for personer med funksjonsnedsettelser eller andre som trenger hjelp i ujevnt terreng.

Hvilke sikkerhetsrutiner gjelder for propanflasker på matfestivaler?

Propanflasker må sikres stående, plasseres unna områder med mye publikum og holdes adskilt fra de viktigste evakueringsrutene for å hindre eksplosjonsfare i en krise. I en nødsituasjon bør opplærte ansatte stenge ventilene umiddelbart hvis det kan gjøres trygt, og publikum bør ledes i vindretningen fra en eventuell brann.

Hva er den beste måten å varsle en folkemengde om en nødevakuering på?

Bruk en rolig og autoritativ stemme over et høyttaleranlegg (PA-anlegg), med en forhåndsskrevet melding som unngår ord som kan utløse panikk. Suppler lydmeldinger med visuelle signaler som blinkende lys, digitale skilt og ansatte i vester med høy synlighet som gestikulerer mot utgangene, slik at alle får med seg beskjeden.

Hvordan kan billettteknologi bidra til beredskapsarbeidet på en festival?

Billettplattformer gir oversikt over kapasiteten i sanntid, slik at utrykningspersonell får vite hvor mange som er i folkemengden. De gjør det også mulig for arrangører å sende massevarsler via e-post eller pushvarsler i en app. Verktøyene bidrar til rask kommunikasjon av sikkerhetsinstrukser og gjør det enklere å håndtere gjeninnslipp eller informasjon om refusjon etter en evakuering.

Hvorfor er samarbeid med lokale myndigheter avgjørende for festivalsikkerheten?

Samarbeid med politi, brannvesen og medisinske tjenester sørger for at arrangementet følger lokale brannforskrifter og kapasitetsgrenser, samtidig som det etableres en samlet ledelsesstruktur. Tidlig koordinering gjør det mulig for myndighetene å gjennomgå evakueringsplanene, inspisere området for farer og gi viktig støtte, som trafikkontroll under en nødsituasjon.