Nachfolgeplanung: Das Festival in neue Hände geben

Nachfolgeplanung ist ein wichtiger, aber oft übersehener Teil des Festivalmanagements. In der Folk-Festival-Welt, in der viele Veranstaltungen auf jahrzehntelange Tradition zurückblicken, kann die Planung für die nächste Führungsgeneration den Unterschied machen zwischen einem Festival, das weitere 50 Jahre erfolgreich ist, und einem, das langsam verschwindet. Erfolgreiche Festivalveranstalter betrachten die Übergabe des Staffelstabs nicht als Krise, sondern als natürlichen Meilenstein in der Geschichte der Veranstaltung. Dieser Leitfaden zeigt anhand von Erfahrungen aus der Praxis, wie ihr alles dokumentiert, neue Führungskräfte entwickelt, Rollen wechselt, zentrale Werte bewahrt und Führungsübergaben feiert, damit euer geliebtes Festival über Generationen hinweg erfolgreich bleibt.

Alles dokumentieren: Leitfäden, Kontakte und Kultur

Einer der ersten Schritte bei der Nachfolgeplanung ist die Sicherung von Erfahrungswissen. Festivalveranstalter sollten detaillierte Leitfäden erstellen, die alle Bereiche der Veranstaltung abdecken – von Geländeplänen und Logistik-Checklisten bis zu Marketingplänen und Notfallverfahren. Indem ihr diese Abläufe dokumentiert, stellt ihr sicher, dass künftige Organisatoren nicht bei null anfangen. Als langjährige Folk-Veranstaltungen wie das Woodford Folk Festival in Australien einen Führungswechsel vorbereiteten, bündelten sie jahrzehntelange Erfahrung in Handbüchern und digitalen Archiven für das nächste Team. Das Team von Woodford startete eine Initiative zur „Zukunftssicherung“, um den Veranstaltungsort zu sichern und seinen operativen Leitfaden für künftige Generationen festzuschreiben.

Ebenso wichtig ist eine zentrale Kontaktliste aller Beteiligten: Veranstaltungsortbetreiber, Booking-Agenturen, Künstler, Sponsoren, Ticketing-Plattformen, Dienstleister und Partner aus der Community. Diese Beziehungen sind die Lebensader eines Festivals. Stellt sicher, dass Namen, Rollen und Kontaktdaten wichtiger Lieferanten und Unterstützer an einem zugänglichen Ort festgehalten werden. Wenn euer Folk-Festival auf ein bestimmtes Tonunternehmen oder eine Koordination für das Food Village angewiesen ist, stellt den Kontakt rechtzeitig den neuen Mitarbeitenden vor. Als die Gründer des Maleny/Woodford Folk Festival (Bill und Ingrid Hauritz) sich nach jahrzehntelanger Arbeit zurückzogen, hatten sie ein umfangreiches Kontaktnetzwerk aufgebaut. Weil diese Verbindungen innerhalb der Organisation dokumentiert und gepflegt worden waren, konnte das neue Team die Zusammenarbeit mit langjährigen Partnern nahtlos fortsetzen.

Vergesst auch nicht, die Kultur und Markenidentität des Festivals zu dokumentieren. Jedes Festival hat ein Ethos, das es prägt – vielleicht ist euer Folk-Festival stolz auf intime Jam-Sessions am Lagerfeuer, abfallfreie Nachhaltigkeitspraktiken oder eine familienfreundliche Atmosphäre. Schreibt diese Leitprinzipien und die Geschichten dahinter auf. Ein Community-Folk-Festival könnte zum Beispiel festhalten: „Unsere Veranstaltung wurde gegründet, um lokale Traditionen zu bewahren, und beginnt immer mit einem Segen der Stammesältesten.“ Solche kulturellen Details helfen neuen Organisatoren zu verstehen, was das Festival besonders macht. Das Cambridge Folk Festival im Vereinigten Königreich ist beispielsweise für seine entspannte Atmosphäre und den Austausch zwischen Künstlern und Community bekannt. Diese immateriellen Qualitäten werden weitergegeben, damit jedes neue Managementteam den einzigartigen Geist des Festivals schützt. Indem ihr nicht nur das Wie, sondern auch das Warum eurer Veranstaltung dokumentiert, gebt ihr künftigen Veranstaltern einen kulturellen Kompass für Entscheidungen, die dem Erbe des Festivals entsprechen.

Legt praktisch gesehen ein gemeinsames Archiv an – auf einem gesicherten Laufwerk oder in einem Ordner – mit Produktionszeitplänen, Geländeplänen, technischen Ridern, Budgetvorlagen, Marketingkalendern, Zugangsdaten zu Social-Media-Konten sowie behördlichen Genehmigungen und Versicherungsunterlagen. Fügt ein Verzeichnis aller Teammitglieder und Volunteers mit ihren jeweiligen Rollen hinzu. Das Ziel: Wenn morgen ein neues Team das Festival übernehmen müsste, hätte es eine „Festival-Bibel“ als Orientierung. Das erleichtert nicht nur die Nachfolge, sondern verbessert auch die Effizienz im Tagesgeschäft und senkt Risiken. Risikomanagement bei Festivals dreht sich nicht nur um Wetter und Sicherheit – es geht auch darum, sicherzustellen, dass die Show weitergehen kann, wenn eine Schlüsselperson ausscheidet. Eine gründliche Dokumentation ist eure Versicherung gegen den Verlust kritischen Wissens.

Beispiel aus der Praxis: Der Leitfaden des Newport Folk Festival

Das Newport Folk Festival (USA) zeigt eindrucksvoll, wie Dokumentation die Nachfolge unterstützt. Das 1959 gegründete Newport Folk ging durch mehrere Hände und legte sogar eine Pause ein, wurde aber unter der Struktur einer gemeinnützigen Stiftung wiederbelebt und ist heute erfolgreich. Wie? Ein Grund ist, dass Abläufe und Werte des Festivals sorgfältig festgehalten und weitergegeben wurden. Festivalgründer George Wein sorgte dafür, dass alle Bereiche – von Bühnenplänen bis zu Sponsorenbeziehungen – dokumentiert und an die Newport Festivals Foundation übergeben wurden. Heute kann Executive Producer Jay Sweet auf jahrzehntelange Archive und Dateien zu Künstlerbeziehungen zurückgreifen. Das hilft ihm, das Erbe von Newport zu bewahren und gleichzeitig jedes Jahr Neues zu entwickeln. Newport kündigt sein Line-up nicht einmal vor dem Ausverkauf an – dank eines Rufs, der auf Beständigkeit und Vertrauen beruht – eine Strategie, die Pollstar in seiner Berichterstattung hervorhebt – und der durch die Umsetzung des von Wein etablierten Leitfadens erhalten bleibt. Die Lehre: Egal, wie traditionsreich oder exklusiv euer Folk-Festival ist – führt gute Aufzeichnungen, damit seine DNA beim Übergang nie verloren geht.

Nachwuchsführungskräfte entwickeln – und zwar sichtbar

Eine gesunde Nachfolgeplanung entwickelt neue Führungskräfte aktiv, lange bevor sie gebraucht werden. Erfahrene Festivalveranstalter sollten engagierte, zuverlässige Personen in ihrem Team oder unter ihren Volunteers identifizieren und sie über mehrere Festivalzyklen hinweg begleiten. Diese Mentoring-Beziehung sollte praxisnah und deutlich sichtbar sein – sowohl für die Mentees als auch für die gesamte Community. Indem ihr aufstrebende Organisatoren offen stärkt, schafft ihr bei den Beteiligten Vertrauen in die Zukunft des Festivals.

Ein herausragendes Beispiel ist das Glastonbury Festival in England. Gründer Michael Eavis, der Glastonbury 1970 ins Leben rief, begleitete seine Tochter Emily Eavis über Jahre hinweg bei der Übernahme der Leitung. Emily erhielt nach und nach Verantwortung für das Booking der Headliner, die Kuratierung neuer Bühnen und die Pressearbeit. Unter der Anleitung ihres Vaters lernte sie im laufenden Betrieb. Heute ist sie Co-Organisatorin von Glastonbury und das öffentliche Gesicht der nächsten Festivalgeneration. Festivalbesucher sehen Michael und Emily Eavis bei wichtigen Ankündigungen Seite an Seite – ein Symbol für Kontinuität. 2025, als 200.000 Besucher auf die Felder von Glastonbury strömten, begrüßten Organisatorin Emily Eavis und ihr Vater Michael, der das Festival 1970 gründete, die ersten Festivalbesucher, wie Reuters während der Veranstaltung berichtete. Diese sichtbare Unterstützung sagte viel aus: Der Gründer vertraut der neuen Führung – und alle anderen können das ebenfalls tun. Die reibungslose Übergabe zwischen den Generationen bei Glastonbury ist kein Zufall, sondern Nachfolgeplanung in der Praxis.

Mentoring für Nachwuchsführungskräfte beschränkt sich nicht auf familiäre Nachfolge. Viele Folk-Festivals werden von der Community getragen. Sucht daher nach Führungspotenzial unter euren Volunteers, lokalen Kulturmanagern oder jüngeren Mitarbeitenden. Schafft Stellvertreterrollen oder Ausbildungsplätze, in denen Nachwuchskräfte aktuelle Veranstalter bei wichtigen Aufgaben begleiten können – etwa beim Künstler-Booking, im Betriebsmanagement oder bei Sponsorenverhandlungen. Das New Orleans Jazz & Heritage Festival hat diese Strategie beispielsweise angewandt. Obwohl es kein Folk-Festival ist, handelt es sich um eine kulturell bedeutende Veranstaltung: In den 1970er-Jahren holte Gründer George Wein einen jungen Einheimischen namens Quint Davis ins Team und brachte ihm die Grundlagen der Festivalproduktion bei. Quint entwickelte sich vom Auszubildenden zum Direktor und leitet Jazz Fest seit Jahrzehnten – lange nachdem Wein sich zurückgezogen hatte. Das zeigt, wie wirkungsvoll es ist, Führungskräfte aus der eigenen Community aufzubauen.

Mentoring kann auch durch Programme formalisiert werden. Internationale Initiativen wie The Festival Academy (von der European Festivals Association) bringen erfahrene Festivaldirektoren mit neuen Festivalveranstaltern aus aller Welt zu Schulungen und zum Wissensaustausch zusammen. Durch die Teilnahme an solchen Netzwerken zeigen etablierte Folk-Festival-Organisatoren, dass sie sich für die nächste Generation einsetzen. Manche Festivals haben sogar Jugendbeiräte oder Praktikumsprogramme. Ein Folk-Festival könnte beispielsweise mit dem Musik- oder Veranstaltungsmanagement-Studiengang einer örtlichen Hochschule zusammenarbeiten und Studierende hinter den Kulissen einbinden. Das vermittelt Nachwuchsführungskräften nicht nur praktische Erfahrung, sondern bringt oft auch frische Ideen und neue Energie in die Organisation.

Entscheidend ist, dass ihr das Mentoring sichtbar macht. Stellt euren Schützling wichtigen Kontakten vor und würdigt die geleistete Arbeit öffentlich. Vielleicht kann die Person gemeinsam mit euch auf der Bühne präsentieren, ein Community-Forum leiten oder als Sprecher für eine neue Initiative auftreten. Wenn Beteiligte – von Besuchern bis zu Sponsoren – neue Gesichter in Führungsrollen sehen und erkennen, dass die alte Führung sie unterstützt, entsteht Vertrauen. Es vermittelt die Botschaft, dass die Mission des Festivals größer ist als eine einzelne Person und dass fähige Hände das Steuer übernehmen. Wenn ein Gründer dagegen bis zu seinem plötzlichen Rückzug alle Aufgaben selbst behält, kann die entstandene Lücke Sponsoren und Fans gleichermaßen verunsichern. Vermeidet das, indem ihr euren Nachwuchsführungskräften schon vor der vollständigen Übergabe die Bühne gebt.

Rollen wechseln, um Burnout zu verhindern

Der Staffelstab lässt sich nur schwer weitergeben, wenn alle potenziellen Nachfolger ausgebrannt sind und das Festival verlassen haben. Festivals – besonders beliebte Folk-Festivals, die von Leidenschaft leben – stützen sich oft auf ein kleines Kernteam, in dem jeder mehrere Aufgaben übernimmt. Burnout ist eine reale Gefahr. Eine kluge Strategie besteht darin, Rollen regelmäßig zu wechseln und Verantwortlichkeiten neu zu verteilen, damit alle motiviert bleiben und mehrere Bereiche kennenlernen. Das verbessert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern sorgt auch dafür, dass mehr Menschen verschiedene Aspekte des Festivals verstehen – ein unschätzbarer Vorteil für die Nachfolge.

Denkt an ein Folk-Festival in einer Kleinstadt, das von einem Komitee aus Volunteers organisiert wird. Statt eine Person Jahr für Jahr dauerhaft als Logistikkoordinator oder Volunteer-Manager einzusetzen, könnte das Team eine Rotation einführen: Jedes Jahr oder alle paar Jahre übernimmt jemand anderes diesen Aufgabenbereich. Bei Veranstaltungen wie dem Sidmouth Folk Festival in England war dies in den Anfangsjahren üblich. Die Organisationsaufgaben wechselten zwischen Mitgliedern von Folk-Clubs und Führungspersönlichkeiten aus der Community. Die Rotation verhinderte, dass eine einzelne Person zu lange die gesamte Last trug, und ermöglichte den Wissenstransfer innerhalb der Gruppe. Außerdem zeigt sich so, wer das Talent und die Begeisterung hat, eines Tages vielleicht das gesamte Festival zu leiten.

Auch größere Festivals profitieren vom Rollenwechsel. Ermutigt eure Mitarbeitenden, ihre Fähigkeiten zu erweitern. Vielleicht verbringt eure Marketingmanagerin eine Saison als Lernende im Produktionsteam und arbeitet an der Bühnenlogistik mit, oder euer Betriebsleiter nimmt an Sponsorenmeetings teil. Durch diese bereichsübergreifende Einarbeitung entwickeln sich die Teammitglieder weiter, und das Festival wird weniger anfällig für einzelne Ausfallpunkte. Wenn die Person, die „immer den Bühnensound betreut hat“, ausscheidet, bringt das die Veranstaltung nicht aus dem Gleichgewicht, wenn andere bereits Einblick in diese Rolle erhalten haben. Das Woodford Folk Festival liefert erneut eine wichtige Lehre: Die Gründer gaben an, bei ihrem Rücktritt 2023 „völlig erschöpft“ gewesen zu sein, wie sie in Interviews mit The Music einräumten. Jahrelang hatten sie enorme Arbeitslasten getragen. Rückblickend hätte ein größerer Führungskreis und eine frühere Delegation ihre Belastung verringern und früher neue Perspektiven einbringen können. Glücklicherweise hatte Woodford ein loyales Team aufgebaut und wird heute von einer breiteren Gruppe geführt. Der Burnout der Gründer bleibt jedoch eine Warnung.

Rollenwechsel halten Menschen außerdem engagiert. Die Festivalproduktion ist intensiv, daher kann eine Veränderung der Verantwortlichkeiten erfahrenen Mitarbeitenden neue Energie geben. Wer beispielsweise fünf Jahre lang bei einem Folk-Festival die Dienstleister koordiniert hat, freut sich vielleicht darauf, beim nächsten Mal die Workshop-Bühne zu betreuen oder die Community-Arbeit zu leiten. Die Erfahrungen aus einem Bereich fließen in den anderen ein und verbessern oft beide. Außerdem schafft die Rotation auf mittlerer Ebene eine natürliche Pipeline für höhere Positionen. Vielleicht stellt sich heraus, dass eure Künstlerbetreuerin beim Einspringen für die Finanzleitung ein Talent für Budgetplanung hat und damit langfristig für die Festivalleitung infrage kommt.

Damit Rollenwechsel nicht im Chaos enden, erstellt für jede Rolle klare Standard Operating Procedures (SOPs) – und knüpft damit an die Bedeutung der Dokumentation an. So weiß eine neue Person, was zu tun ist. Plant eine Übergabephase ein, in der die bisherige Rolleninhaberin oder der bisherige Rolleninhaber die Nachfolge einarbeitet. Achtet außerdem darauf, nicht zu schnell zu rotieren: Menschen brauchen Zeit, um sich in einer Rolle einzufinden und sie zu beherrschen. Entscheidend ist, Stillstand und Überlastung zu vermeiden. Ein Team, das gemeinsam alle Bereiche des Festivals kennengelernt hat, ist letztlich deutlich widerstandsfähiger und besser darauf vorbereitet, bei Bedarf die Führung zu übernehmen.

Werte festschreiben, die Einzelpersonen überdauern

Jedes Festival hat eine Seele – eine Reihe von Werten und Prinzipien, die erklären, warum es existiert und was es für seine Community bedeutet. Zur Nachfolgeplanung gehört, diese zentralen Werte formell festzuschreiben, damit sie über die Amtszeit einzelner Veranstalter oder Organisatoren hinaus Bestand haben. Wenn die Werte des Festivals klar und gemeinsam vereinbart sind, wird eine neue Führung sie eher bewahren. Langjährige Besucher fühlen sich auch bei einem Managementwechsel weiterhin „zu Hause“.

Eine Möglichkeit besteht darin, ein Leitbild oder eine Satzung für das Festival zu entwickeln. Viele Folk-Festivals haben bereits Leitbilder, die sich auf den Erhalt des kulturellen Erbes, die Stärkung der Community oder die Feier künstlerischer Vielfalt konzentrieren. Geht einen Schritt weiter und schreibt die Werte auf, die eure Entscheidungen leiten. Das Leitbild könnte beispielsweise lauten: „Traditionelle Folk-Musik feiern und erhalten.“ Zu den Werten könnten „Authentizität, Zugänglichkeit, Community-Orientierung, Nachhaltigkeit und Innovation“ gehören. Diese Werte werden zu Orientierungspunkten, wenn schwierige Entscheidungen anstehen. Schlägt eine neue Leitung etwa vor, mehr Mainstream-Pop-Acts zu buchen, um den Ticketverkauf anzukurbeln, würde der festgeschriebene Wert „Authentizität im Folk-Programm“ dazu ermutigen, den Folk-Wurzeln des Festivals auch bei seiner Weiterentwicklung treu zu bleiben.

Ein bekanntes Beispiel dafür, wie Werte die Nachfolge leiten, ist Burning Man – kein Folk-Festival, aber ein Kulturfestival mit einem starken Ethos. Die Gründer von Burning Man legten zehn zentrale Prinzipien fest, darunter „Leave No Trace“ und „Radical Inclusion“, und schrieben sie ausdrücklich nieder. Als die ursprüngliche Führung an eine neue gemeinnützige Trägerschaft überging, sorgten diese Prinzipien dafür, dass die Kultur der Veranstaltung weiterlebte. Auch nach dem Tod des Gründers Larry Harvey bewahrt Burning Man seine Identität, weil nicht nur die Gründer, sondern die Werte den Weg weisen.

Betrachtet in der Folk-Welt das Ethos des Newport Folk Festival. Zu den Werten von Newport gehören musikalische Erkundung, Zusammenarbeit und Respekt vor der Folk-Tradition. Pete Seeger und die frühen Jahre des Festivals verkörperten diese Werte, die von den heutigen Veranstaltern weitergeführt werden. Jay Sweet verweist häufig auf die Gründungsideale von Newport. Der gemeinnützige Status des Festivals und sein Schwerpunkt auf musikalischer Bildung sind beispielsweise eine direkte Fortsetzung der von George Wein und Pete Seeger festgeschriebenen Werte. Wie Sweet anmerkte, ist Newport Folk heute nicht nur ein Festival, sondern „eine gemeinnützige Organisation mit Schwerpunkt auf musikalischer Bildung, die diese Mission mit zwei der bekanntesten Musikveranstaltungen der Welt feiert“, laut Sweets Interview mit Pollstar. Weil die zentrale Mission von Newport klar formuliert war, konnte das Festival unter neuer Führung weiter erfolgreich sein, ohne seinen Zweck zu verlieren.

Werte festzuschreiben kann auch bedeuten, Geschichten und Rituale zu bewahren, die diese Werte verkörpern. Beim Montreux Jazz Festival in der Schweiz – das wie viele Folk-Festivals als Nischenveranstaltung begann und zu einer globalen Institution wurde – hält das Team die Traditionen des verstorbenen Gründers Claude Nobs lebendig. Nobs war für seine Gastfreundschaft und sein mutiges Programm bekannt. Zehn Jahre nach seinem Tod veröffentlichte das Team von Montreux einen offenen Gedenkbrief, in dem es ihm dankte und festhielt, dass „die Entschlossenheit dieses Träumers zehn Jahre nach deinem Tod jeden Sommer weiterhin Künstler, Publikum und die MJF-Teams inspiriert“, wie es im Gedenkbrief des Festivals heißt. Das Team erinnerte alle daran, dass es „dem Geist zu verdanken ist, den du mit allen um dich herum geteilt hast“, dass das Festival weiterhin Unmögliches erreichen kann, und ehrte damit den bleibenden Geist des Gründers. Anders gesagt: Nobs’ visionäre Werte waren so tief in der Festival-Kultur verankert, dass sie das Festival lange nach seiner Amtszeit weiter leiten. Montreux schrieb diese Werte – Innovation, Exzellenz und Nähe zwischen Künstlern und Publikum – durch institutionelles Gedächtnis und sogar physische Würdigungen fest, etwa durch die Claude Nobs Foundation und nach ihm benannte Veranstaltungsorte. Für ein Folk-Festival könnten ähnliche Schritte darin bestehen, ein Archiv einzurichten, einen jährlich verliehenen Preis im Namen des Gründers zu schaffen oder während des Festivals jedes Jahr einen Moment einzuplanen, in dem die Vision des Gründers erwähnt und gewürdigt wird.

Wenn Werte klar sind, schützt auch die Community das Erbe. Eure Künstler, Crewmitglieder und Besucher werden zu Hütern des Festivalgeists. Wenn eine neue Führung zu weit davon abweicht, wird sie das zu hören bekommen. Positiv betrachtet geben festgeschriebene Werte neuen Führungskräften die Sicherheit, eigenständig Entscheidungen zu treffen. Sie kennen den Rahmen und können auf eine Weise innovativ sein, die die zentralen Prinzipien stärkt. Ist „Nachhaltigkeit“ beispielsweise ein festgeschriebener Wert eures Festivals, könnte sich eine neue Produktionsleitung ermutigt fühlen, eine grüne Initiative einzuführen – etwa eine solarbetriebene Bühne oder kompostierbares Geschirr –, um diesen Wert weiterzutragen. So werden Werte nicht nur bewahrt, sondern von jedem neuen Team aktiv gelebt und relevant gehalten.

Übergaben als Meilensteine feiern, nicht als Krisen

Allzu oft begegnen Festivals einem Führungswechsel mit Sorge und versuchen, ihn möglichst unauffällig zu gestalten, damit niemand beunruhigt wird. Ein klügerer Ansatz, der einen positiven Ton setzt, ist jedoch, Übergaben offen als Meilensteine zu feiern. Betrachtet den Führungswechsel als Gelegenheit, die Vergangenheit zu würdigen und alle für die Zukunft zu begeistern – nicht als Anlass zur Panik. Psychologisch rahmt ihr die Geschichte damit als Kontinuität und Fortschritt, nicht als Verlust.

Wie feiert man eine Übergabe? Beginnt damit, die Beiträge der scheidenden Festivalveranstalter oder Direktoren öffentlich anzuerkennen. Das kann beim Festival selbst geschehen: mit einem geplanten Moment auf der Hauptbühne, in dem ihr der scheidenden Führungskraft für ihren Einsatz dankt, vielleicht mit der Übergabe eines Preises oder einer Videomontage der wichtigsten Festivalmomente. Gleichzeitig könnt ihr die neue Führung auf festliche Weise dem Publikum vorstellen – indem ihr symbolisch einen Gegenstand wie eine Festivalflagge, ein Mikrofon oder eine Fackel von der alten an die neue Führung übergebt. Ein solches Ritual schafft nicht nur Abschluss und Anerkennung, sondern signalisiert Publikum und Presse auch, dass das Festival seine Zukunft bewusst gestaltet.

Als das Philadelphia Folk Festival 2023 eine schwierige Phase durchlebte und wegen einer Finanzkrise sogar abgesagt werden musste, versteckte sich die Organisation nicht vor dem Problem. Sie mobilisierte ihre Community aus Folk-Fans und machte das Comeback des Festivals 2024 zu einem Anlass zum Feiern. Langjährige Besucher, Musiker und Unterstützer wurden eingeladen, Teil der Lösung zu werden – durch Spenden, Benefizkonzerte und freiwillige Mitarbeit. So wurde das Überleben des Festivals zu einem gemeinsamen Erfolg. Das Ergebnis: Das Philadelphia Folk Festival 2024 fand statt und die Gesellschaft konnte ihre Schulden in Höhe von 200.000 US-Dollar begleichen, mit einem optimistischen Ausblick des neuen Festivaldirektors, wie Axios in einem Bericht über die Wiederbelebung ausführte. Indem das Team die Führungs- und Finanzprobleme direkt anging und die Wiederbelebung als Meilenstein behandelte – 60 Jahre Folk-Musik-Erbe, die fortbestehen –, machte es aus einer möglichen Krise einen inspirierenden Erfolg der Community. Diese Offenheit und das Feiern der Kontinuität können Goodwill und Loyalität deutlich stärken.

Bei geplanter Nachfolge veranstalten manche Festivals separate formelle Anlässe, um den Übergang zu markieren. Das könnte ein Abendessen zum Ruhestand der scheidenden Leitung sein, zu dem nur geladene Gäste kommen. Kolleginnen, Kollegen und Partner feiern dort das Erbe der bisherigen Führung, während die neue Leitung auf den bevorstehenden Weg anstoßen kann. Medien können zu solchen Veranstaltungen eingeladen werden, um positive Berichterstattung über die Stabilität des Festivals zu erzeugen. Statt Schlagzeilen wie „Festival X in Aufruhr, weil Gründer geht“ wollt ihr Geschichten wie „Gründer von Festival X geehrt, während neue Leitung das Steuer übernimmt und verspricht, beliebte Traditionen fortzuführen“. Als langjährige Führungskräfte bei Veranstaltungen wie dem Calgary Folk Music Festival oder dem Cambridge Folk Festival in den Ruhestand gingen, veröffentlichten ihre Organisationen Pressemitteilungen, die ihre Leistungen hervorhoben und die Qualifikationen und Vision der Nachfolge beschrieben. Wenn ihr diese Veränderungen als Meilensteine rahmt, wird die Geschichte zu einer der Weiterentwicklung. Das beruhigt Sponsoren und Besucher: Das Festival endet nicht – es wächst.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die scheidende Führung während der Übergangsphase als Berater oder in einer Ehrenfunktion einzubinden. Das kann Teil der Feier sein und muss kein Festhalten an der Macht bedeuten. Ernennt den Gründer beispielsweise zum „Festivalbotschafter“ oder „Ehrenvorsitzenden“, der das Festival weiterhin besucht und in symbolischer Funktion unterstützt. So fühlt sich die Übergabe wie die Kontinuität einer Familie an und nicht wie ein harter Schnitt. Die scheidende Führung behält ihre Verbindung – oft genau das, was Gründer am meisten zu verlieren fürchten – und die neue Führung hat bei Bedarf ein Sicherheitsnetz aus Erfahrung und Rat. Wichtig ist, dies klar zu kommunizieren, damit alle wissen, dass die scheidende Führung freiwillig zurücktritt und das neue Team unterstützt. Als Warren Hellman, Gründer von Hardly Strictly Bluegrass in San Francisco, starb, beruhigte das Festival seine Fans umgehend mit einer Nachricht auf seiner Website: „Ja, das Hardly Strictly Bluegrass Festival wird weitergehen! Die Termine im nächsten Jahr sind der 5., 6. und 7. Oktober …“, wie Jambands.com hervorhob. Die Botschaft lautete sinngemäß: „Unser Gründer hätte nicht gewollt, dass ihr euch Sorgen macht – dieses Festival ist größer als eine einzelne Person und wird in seinem Sinne fortbestehen.“ Die nächste Ausgabe des Festivals wurde Hellmans Andenken gewidmet. So wurde aus dem möglichen Ende einer Ära eine Feier des Erbes. Beim ersten Festival nach seinem Tod ließ Hardly Strictly sogar einen leeren Stuhl für Warren auf der Bühne stehen – eine bewegende Würdigung, die zugleich Verlust und Kontinuität symbolisierte.

Zusammengefasst: Begegnet Übergängen mit Zuversicht. Veränderung ist unvermeidlich. Festivals, die über viele Generationen bestehen – von kleinen Folk-Treffen bis zu riesigen Musikveranstaltungen –, durchlaufen alle Führungsübergaben. Indem ihr den Wandel feiert, schafft ihr die Voraussetzungen für den Erfolg der neuen Führung. Publikum und Crew orientieren sich an dem Ton, den ihr vorgebt. Wenn sie eine selbstbewusste, fröhliche Übergabe erleben, bleiben sie dem Festival treu. Denkt daran: Im Kern ist jedes Folk-Festival eine Community. Communities wissen, wie man Meilensteine feiert – Geburtstage, Jubiläen und neue Saisons. Behandelt die Nachfolge eures Festivals wie einen solchen freudigen Meilenstein und ihr schafft Goodwill, den man nicht kaufen kann.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Alles dokumentieren: Erstellt umfassende Leitfäden, Kontaktlisten und kulturelle Richtlinien. So können neue Festivalorganisatoren dort weitermachen, wo ihr aufgehört habt, ohne wichtige Details zu übersehen.
• Neue Führungskräfte früh entwickeln: Identifiziert und begleitet Nachwuchsveranstalter aus eurem Team oder eurer Community. Gebt ihnen sichtbare Verantwortung, damit die Beteiligten Vertrauen in die künftige Festivalleitung entwickeln.
• Burnout durch Rollenwechsel verhindern: Wechselt Aufgaben zwischen Mitarbeitenden und Volunteers, um die Last zu verteilen und Fähigkeiten bereichsübergreifend aufzubauen. Ein belastbares Team mit vielfältiger Erfahrung ist besser auf Führungsübergänge vorbereitet.
• Zentrale Werte definieren und bewahren: Schreibt die Mission und Werte des Festivals auf. Diese Prinzipien sollten Entscheidungen leiten und weitergegeben werden, damit die Seele der Veranstaltung unabhängig von der jeweiligen Führung erhalten bleibt.
• Die Übergabe feiern: Rahmt Führungswechsel als positive Meilensteine. Würdigt die scheidende Führung und heißt die neue öffentlich willkommen. Indem ihr die Geschichte aktiv gestaltet und die Community einbindet, macht ihr aus der Nachfolge eine Feier des Wegs eures Festivals statt eine Krise.