La technologie sans fil fait évoluer le secteur de l’événementiel en transformant la façon dont les organisateurs coordonnent les contrôles d’accès sur site et traitent les paiements des participants. Même avant le besoin urgent de communications et de transactions sans contact, la technologie sans fil constituait déjà une alternative populaire aux systèmes traditionnels utilisés lors des événements. Les organisateurs ont constaté les avantages de la technologie et son impact sur le secteur de l’événementiel, en transformant la manière dont les communications et les transactions sont gérées.
On estime qu’après la pandémie, près de 73,6 % des organisateurs d’événements interrogés par Skift Meetings sont non seulement devenus plus compétents dans l’utilisation des technologies, mais ont également commencé à mettre en place des technologies dédiées aux événements afin de créer de meilleures expériences. Cela prouve qu’au fil des années, la technologie a un impact croissant sur le secteur de l’événementiel et fait évoluer les mentalités vers une adoption complète des technologies événementielles.
L’avenir de l’événementiel repose sur la mise en place de technologies spécifiques permettant un système d’entrée sans contact. Passer au sans contact pour vos événements permet de :
- Accélérer l’entrée, en réduisant le temps nécessaire au contrôle des participants.
- Éliminer la fraude et les arnaques grâce au scan de codes ou de puces spécifiques autorisant l’accès au lieu de l’événement.
- Améliorer la communication avec les participants lors du contrôle d’accès.
- Améliorer l’expérience des participants grâce à un système d’entrée fluide et sans contact, ce qui renforce positivement votre marque.
Pour les événements, la technologie sans fil est la solution à privilégier, avec de nombreuses options disponibles. En particulier avec l’anxiété suscitée par la pandémie, les participants sont désormais plus attentifs à la manière dont les communications et les transactions sont effectuées. Grâce à un système d’entrée sans contact, vos participants bénéficieront d’une meilleure expérience et n’auront pas à s’inquiéter de ce qui peut être transmis par des contacts indésirables. Opter pour la technologie sans fil lors de vos événements vous permettra d’offrir une expérience positive à vos participants tout en veillant à leur sécurité et à leur santé. Nous allons maintenant examiner deux technologies sans fil que vous pouvez mettre en place lors de vos prochains événements : les RFID et les QR codes.
RFID
L’identification par radiofréquence, ou RFID, est un outil sans fil populaire et facile à utiliser dont les organisateurs d’événements tirent pleinement parti. Des bracelets aux cartes en plastique, les tags RFID sont intégrés à l’objet de votre choix, qui est ensuite remis au participant lors du contrôle d’accès. Les RFID sont très appréciées des organisateurs, car elles permettent un contrôle d’accès fluide, simple et rapide. Vos participants n’auront plus à redouter les longues files d’attente au contrôle d’accès : grâce à la technologie RFID avancée, la frustration liée à l’attente disparaît et vos participants peuvent entrer plus rapidement sur le site de l’événement.
Les RFID permettent également une communication interactive entre le site de l’événement et les participants, en vous donnant, à vous les organisateurs, la possibilité de suivre les flux de circulation. Les données RFID vous permettent d’obtenir des informations sur la configuration des files lors des contrôles d’accès. Cette fonctionnalité est également importante pour les événements de grande ampleur, notamment pour gérer des festivals de musique et des conférences complexes sur plusieurs jours, car vous pouvez suivre la fluidité de la circulation à l’entrée. Si nécessaire, vous pouvez ajouter des files supplémentaires afin de réduire le temps d’attente et de faire entrer vos participants plus rapidement.
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QR codes
Un QR code événementiel est un outil polyvalent qui, utilisé pour vos événements, peut avoir un impact sur de nombreux aspects de leur organisation, en plus de l’événement lui-même. Par exemple, les professionnels du marketing utilisent les QR codes lors de campagnes en extérieur en associant un QR code spécifique à des affiches et des flyers que leur public cible peut scanner avec son smartphone. Après le scan, votre public cible est redirigé vers une page contenant les informations sur votre événement (date, lieu, heure, artistes, etc.), des promotions spécifiques et l’inscription anticipée sur une plateforme dédiée.
Les QR codes sont un outil marketing efficace qui redirige instantanément les participants potentiels vers les pages nécessaires à leur inscription et même à l’achat de billets. Vous avez également accès aux données de campagne, que vous pouvez utiliser pour restructurer vos campagnes marketing et améliorer les points qui doivent l’être.
Lorsqu’ils sont utilisés pour les contrôles d’accès, les QR codes constituent un moyen fiable d’éviter la fraude et les arnaques, tout en garantissant un contrôle rapide des participants. Ils permettent également d’accéder à des informations importantes sur l’événement, comme les plans et les emplacements VIP.
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Faire fonctionner la technologie sans fil pour votre événement
Dans le contexte actuel et face aux problèmes du monde d’aujourd’hui, vous pouvez continuer à offrir une expérience sûre et agréable à vos participants grâce à la technologie sans fil. Les RFID et les QR codes sont des technologies événementielles avancées qui contribueront à la réussite de vos événements en transformant leur fonctionnement dès le départ. Mais avant de faire votre choix, vous devez prendre en compte quelques éléments afin de sélectionner la technologie sans fil la mieux adaptée à votre événement.
1. Tenez compte de la taille de votre événement
La taille de votre événement est importante. Avant de mettre en place des RFID ou des QR codes, vous devez prendre en compte non seulement le type d’événement que vous organisez (petit événement en intérieur ou en extérieur, grande salle de concert, conférence, festival de plusieurs jours, etc.), mais aussi le nombre de personnes attendues. Si vous prévoyez une faible affluence, les RFID ou les QR codes ne sont peut-être pas la meilleure option. La technologie sans contact est coûteuse ; il peut donc être plus judicieux d’utiliser ce budget pour améliorer d’autres aspects de votre événement.
À l’inverse, les organisateurs s’inquiètent souvent de savoir si leur rassemblement est tout simplement trop important, en se demandant si un événement entièrement sans fil peut être organisé sans défaillances réseau. Lorsque l’affluence atteint plusieurs dizaines de milliers de participants, les réseaux Wi-Fi ou cellulaires classiques finissent inévitablement par saturer sous la densité des connexions simultanées. Pour éviter des interruptions catastrophiques lors de festivals de très grande ampleur, les architectes systèmes déploient des réseaux maillés dédiés, des liaisons micro-ondes point à point et des systèmes RFID capables de fonctionner hors ligne, qui mettent les données de transaction en cache localement jusqu’au rétablissement de la connexion. Avec une infrastructure adaptée de niveau entreprise, aucune foule n’est trop importante pour offrir une expérience numérique fluide.
2. Tenez compte du lieu
L’espace de votre événement aura un impact sur la technologie que vous utiliserez. Cela rejoint le point précédent. Si votre lieu est de petite taille, les RFID ou les QR codes ne seront peut-être pas nécessaires. S’il est plus grand, s’étend sur plusieurs jours et devrait accueillir un grand nombre de participants, la technologie sans fil sera un outil indispensable pour vous aider à organiser votre événement. Dans les grands espaces accueillant beaucoup de participants, la technologie sans fil permettra un déroulement fluide, sans chaos.
3. Tenez compte de votre budget
La mise en place d’une technologie sans fil coûte cher. Avant de faire votre choix, discutez des budgets. Vérifiez si votre budget permet de financer l’utilisation d’une technologie sans fil sur le site de votre événement. Les avantages des RFID et des QR codes sont nombreux, mais si cette solution dépasse votre budget, elle n’en vaudra certainement pas la peine.
Le sans contact, c’est l’avenir
La technologie sans contact représente l’avenir de l’organisation événementielle. Les organisateurs utilisent déjà la technologie sans fil pour améliorer l’expérience événementielle. Les technologies événementielles ont progressé si rapidement qu’elles rendent les événements plus interactifs et plus uniques pour les participants. Modifier la façon dont les participants entrent sur un site événementiel n’est que le début.
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Au-delà des entrées, le déploiement d’une technologie sans contact complète pour les événements transforme toute l’économie sur site. Les promoteurs précurseurs intègrent des systèmes de paiement sans espèces pour la restauration, les boissons et les produits dérivés, ce qui réduit considérablement le temps d’attente et augmente les dépenses moyennes par participant. En réunissant la billetterie, le contrôle d’accès et les achats sur site au sein d’un écosystème numérique unique, les exploitants bénéficient d’une visibilité en temps réel sans précédent sur le comportement des participants et les sources de revenus.
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Questions fréquentes
Quels sont les avantages d’un système d’entrée événementielle sans contact ?
Les systèmes d’entrée événementielle sans contact accélèrent considérablement le contrôle d’accès et éliminent la fraude grâce au scan de codes ou de puces spécifiques. Ils améliorent la communication avec les participants et l’expérience globale en garantissant une entrée fluide et sûre. De plus, le passage au sans contact renforce positivement une marque en démontrant son engagement en faveur d’opérations modernes et soucieuses de la santé.
Comment la technologie RFID améliore-t-elle la gestion événementielle ?
L’identification par radiofréquence (RFID) fluidifie la gestion événementielle grâce à des bracelets ou des cartes qui permettent des contrôles d’accès rapides et simples, sans longues files d’attente. Au-delà de l’entrée, la technologie RFID permet aux organisateurs de suivre les flux de circulation et d’obtenir des informations sur la configuration des files. Ces données aident à gérer des festivals complexes sur plusieurs jours en identifiant les moments où il faut ajouter des files supplémentaires.
Comment utiliser les QR codes pour le marketing et l’inscription à un événement ?
Les QR codes servent d’outils marketing polyvalents lorsqu’ils sont placés sur des affiches ou des flyers, en redirigeant instantanément les publics cibles vers les informations de l’événement et les plateformes d’inscription. Ils facilitent l’achat immédiat de billets et permettent aux organisateurs d’accéder aux données de campagne afin d’améliorer leur stratégie. Pendant l’événement, ces codes empêchent les arnaques et donnent accès à des plans numériques.
Quels facteurs faut-il prendre en compte pour choisir une technologie événementielle sans fil ?
Avant de choisir une technologie sans fil comme les RFID ou les QR codes, les organisateurs doivent évaluer la taille de l’événement, le type de lieu et le budget disponible. Ces technologies sont particulièrement efficaces pour les événements de grande ampleur, les conférences ou les festivals de plusieurs jours accueillant beaucoup de participants. Pour les rassemblements plus modestes, le coût des systèmes sans contact avancés peut dépasser leurs avantages par rapport à d’autres priorités budgétaires.
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Quel a été l’impact de la pandémie sur l’adoption des technologies dans le secteur de l’événementiel ?
La pandémie a accéléré l’adoption des technologies événementielles : environ 73,6 % des organisateurs sont devenus plus compétents dans leur utilisation. Cette tendance a poussé le secteur à adopter pleinement les communications et les transactions sans contact pour répondre aux préoccupations sanitaires. Par conséquent, les événements modernes privilégient désormais des technologies spécifiques qui garantissent la sécurité tout en créant de meilleures expériences pour les participants.
Un événement peut-il être trop grand pour qu’une technologie sans fil fonctionne de manière fiable ?
Non, aucun événement n’est intrinsèquement trop grand pour les solutions sans fil, à condition que l’infrastructure soit correctement conçue. Alors que les réseaux grand public échouent sous la densité d’une foule massive, les déploiements de niveau entreprise utilisent une bande passante dédiée, des réseaux maillés localisés et du matériel capable de fonctionner hors ligne. Ces systèmes robustes garantissent le fonctionnement du contrôle d’accès et des paiements sans espèces, même si la connexion Internet principale subit des interruptions temporaires.
Que comprend une technologie événementielle sans contact complète ?
Au-delà de la billetterie numérique et des contrôles d’accès rapides, un écosystème entièrement sans contact comprend les paiements sans espèces pour la restauration, les boissons et les produits dérivés, ainsi que des activations de marque numériques. La mise en place de ces systèmes intégrés réduit les points de contact physiques, accélère les transactions et fournit aux organisateurs des données précieuses en temps réel sur les habitudes de dépense des participants et les flux de circulation.
