Lihat cuaca dan risiko yang akan datang, dengan rencana yang sudah siap

Lihat seminggu ke depan di venue Anda, beserta peringatannya

Begitu acara Anda tinggal seminggu lagi, cuaca untuk venue Anda tampil di bawah angka penjualan di halaman Kinerja. Tampilan dibuka dengan kondisi saat ini, berisi suhu, suhu yang terasa, kelembapan, angin, dan hujan terakhir, serta deretan hari-hari ke depan dengan setiap hari acara Anda ditandai. Peringatan cuaca buruk untuk wilayah itu tampil di atas prakiraan beserta jam yang dicakupnya dan layanan cuaca yang mengeluarkannya.

Membaca cuaca di samping penjualan penting pada hari Anda memutuskan apakah akan mendorong kampanye menit terakhir, memesan lebih banyak air, atau memindahkan after-party ke dalam ruangan. Peringatannya berasal dari peringatan resmi untuk wilayah di sekitar venue Anda, sehingga tim keselamatan Anda membaca peringatan yang sama yang menjadi dasar tindakan pihak berwenang, dengan jam-jamnya untuk dicocokkan dengan tanggal Anda sendiri serta rencana cuaca basah dan evakuasi Anda.

• Prakiraan di venue Anda: hari-hari ke depan dengan hari acara Anda ditandai
• Peringatan resmi: jam yang dicakup dan siapa yang mengeluarkannya
• Kondisi saat ini: suhu, suhu yang terasa, kelembapan, dan angin

• Check the weather for your event

Baca setiap hari acara secara rinci

Pilih hari mana pun di deretan itu untuk membaca suhu tertinggi dan terendah, peluang hujan, curah hujan yang diperkirakan, angin, serta matahari terbit dan terbenam di venue. Kru Anda tahu kapan cahaya hilang untuk de-rig, manajer bar Anda tahu apakah hari itu butuh lebih banyak air atau lebih banyak jas hujan, dan stage manager Anda melihat angin pada hari rigging dipasang.

Hari-hari terakhir dari acara yang panjang masuk ke deretan itu begitu masuk jangkauan, masing-masing dengan penandanya, sehingga minggu festival terisi hari demi hari. Pertunjukan yang selesai dini hari ditandai pada hari dimulainya, sehingga deretan itu sesuai dengan cara tim Anda membicarakan tanggalnya.

• Hari acara: setiap hari acara Anda ditandai di deretan
• Hujan dan angin: peluang hujan, curah hujan yang diperkirakan, dan angin
• Matahari terbit dan terbenam: di venue Anda setiap hari

Rencanakan untuk cuaca ekstrem yang pernah terjadi di tanggal Anda

Selagi acara Anda masih berbulan-bulan lagi, lihat seperti apa biasanya hari pertamanya di venue Anda: rata-rata suhu tertinggi dan terendah, rekor suhu tertinggi dan terendah, serta hujan, kelembapan, dan angin yang biasa, dari data bertahun-tahun. Rencanakan peneduh dan air untuk rekor panas, pemanas dan tempat berlindung untuk rekor dingin, dan alas jalan untuk tanggal yang biasanya basah, jauh sebelum ada prakiraan.

Inilah tampilan yang perlu dibuka saat Anda memesan tenda besar, menyewa generator, atau memberi arahan tentang panas kepada penyedia layanan medis. Tampilan ini mengubah "biasanya cerah di bulan Juli" menjadi catatan sebenarnya untuk lapangan Anda, dan memberi kelompok penasihat keselamatan Anda angka di balik rencana cuaca basah Anda.

• Rekor tertinggi dan terendah: cuaca ekstrem yang pernah terjadi di tanggal Anda
• Hujan yang biasa: apa yang biasanya terjadi di tanggal itu
• Data bertahun-tahun: untuk venue dan tanggal Anda

Kaitkan setiap pemicu dengan langkah yang diambil tim Anda

Tetapkan pemicu angin, petir, panas, dan kerumunan di rencana darurat Anda dan kaitkan masing-masing dengan langkahnya, seperti menghentikan sementara sebuah panggung, membuka tempat berlindung, menambah air, atau mengirim pesan kepada pemegang tiket. Pada hari acara, prakiraan untuk venue Anda datang jam demi jam dan dicocokkan dengan batas Anda dan peringatan resmi, sehingga tim keselamatan Anda melihat jam mana yang melewati batas jauh sebelumnya, dengan langkah-langkahnya siap di sampingnya.

Tidak ada yang perlu mengingat prosedur di tengah badai. Saat pemicu aktif, rencana menampilkan langkah-langkah yang Anda sepakati dengan penyedia keselamatan, keamanan, dan medis, secara berurutan, dan tim Anda menjalankannya. Pemicu kerumunan bekerja dengan cara yang sama, dari hitungan zona langsung di ruang kontrol Anda, sehingga zona yang terisi terlalu cepat dan barisan badai yang datang sama-sama membuka rencana yang sudah Anda tulis.

Mengirim pesan kepada pemegang tiket adalah salah satu langkah yang bisa dimuat sebuah pemicu, sehingga saat panggung dihentikan sementara atau gerbang berubah, orang yang datang ke acara Anda mendengarnya dari Anda, sebagai bagian dari rencana yang sama yang diikuti tim keselamatan Anda.

• Pemicu cuaca: batas angin, petir, dan panas yang Anda pilih
• Pemicu kerumunan: untuk zona yang terisi terlalu cepat
• Pantauan per jam: setiap hari acara dicocokkan dengan batas Anda
• Langkah yang direncanakan: hentikan panggung, buka tempat berlindung, tambah air, beri tahu pemegang tiket

• Kendalikan ruang kontrol, kerumunan, dan tenda medis dari satu gambaran langsung

Mulai daftar risiko dari draf yang disusun untuk acara Anda

Fai menyusun draf daftar awal dari jenis acara Anda, jumlah pengunjung yang Anda perkirakan di jam tersibuk, apakah acara di dalam atau di luar ruangan, tanggal, dan jam selesainya. Festival luar ruangan mendapat risiko tekanan kerumunan di barikade dan cuaca buruk, konferensi mendapat risiko ruangan melebihi kapasitas di sesi populer, dan jam selesai yang larut membawa keluhan kebisingan dan orang berjalan ke transportasi dalam gelap. Setiap risiko menyebutkan alasannya ada di daftar, dan tidak ada yang disimpan sampai Anda memilih apa yang dipertahankan.

Draf menyesuaikan dengan skala acara. Kerumunan yang lebih besar menambah risiko keamanan pintu masuk dan desakan saat semua orang pulang bersamaan, acara beberapa hari menambah risiko kelelahan staf dan relawan, dan acara luar ruangan mencakup panas, badai, dan angin kencang. Setiap risiko dalam draf datang dengan saran tindakan, seperti steward di titik sempit pada jam sibuk atau batas angin yang disepakati dengan pemasok Anda, sehingga Anda mengedit daftar alih-alih menghadapi spreadsheet kosong.

• Draf dari Fai: risiko yang biasanya ada di jenis acara Anda
• Alasan setiap risiko: mengapa Fai memasukkannya ke daftar
• Anda memilih apa yang dipertahankan: tidak ada yang disimpan sampai Anda menambahkannya

• Keep a risk register for your event

Belajar dari setiap insiden di acara-acara Anda sebelumnya

Fai membaca insiden yang dicatat tim Anda di acara-acara brand Anda sebelumnya. Jenis insiden yang terus terjadi menaikkan kemungkinan risiko itu di draf, atau menambahkan risikonya jika belum ada di daftar Anda, dan draf menyebutkan berapa insiden yang menjadi dasarnya. Daftar risiko Anda makin tajam di setiap acara yang Anda jalankan, dari catatan yang sudah disimpan tim Anda.

Ini menutup celah yang dibiarkan terbuka oleh kebanyakan tim keselamatan. Orang pingsan di bar Agustus lalu dan anak hilang di area keluarga bulan Juni tidak lagi sekadar baris di log lama, tetapi menjadi alasan di daftar tahun ini, dengan buktinya di samping untuk kelompok penasihat keselamatan Anda.

• Insiden sebelumnya: apa yang pernah salah, dihitung untuk setiap risiko
• Kemungkinan dinaikkan: risiko yang terus terjadi diberi skor lebih tinggi

• Kabari orang yang tepat dengan cepat dan tangani setiap insiden dari laporan hingga ditutup

Beri skor, penanggung jawab, dan tinjauan setiap risiko dengan cara yang sama

Pilih seberapa mungkin sebuah risiko terjadi dan seberapa parah dampaknya, dan skornya dihitung untuk Anda, sehingga setiap risiko di daftar diberi skor dengan cara yang sama oleh semua orang. Catat apa yang Anda lakukan terhadapnya, satu tindakan per baris, lalu sebutkan penanggung jawabnya dan kapan ditinjau. Daftar menampilkan skor tertinggi lebih dulu, dan petak Risiko di halaman Hari ini acara Anda menghitung risiko yang perlu ditinjau.

Saat tindakan Anda mulai berpengaruh, turunkan seberapa mungkin atau seberapa parah dan skornya ikut turun, sehingga daftar menunjukkan posisi Anda saat ini. Dua orang bisa mengerjakan daftar sekaligus: simpanan rekan tim di sela waktu itu tidak pernah ditimpa, dan formulir menampilkan versinya untuk Anda periksa sebelum Anda menyimpan lagi.

• Skor: kemungkinan dikali tingkat keparahan, tidak pernah diisi manual
• Yang Anda lakukan: tindakan untuk setiap risiko
• Penanggung jawab: satu orang yang bertanggung jawab atas setiap risiko
• Tinjau sebelum: tanggal setiap risiko ditinjau kembali

Tunjukkan daftar risiko yang selalu terkini kepada petugas perizinan dan asuransi

Tandai risiko terkendali saat tindakan Anda sudah dijalankan, terima saat Anda memutuskan untuk menanggungnya, dan tutup saat sudah tidak berlaku. Risiko yang ditutup bisa dibuka kembali, risiko tidak pernah dihapus, dan setiap perubahan disimpan di riwayat risiko, sehingga daftar yang Anda tunjukkan kepada petugas perizinan adalah daftar yang dipakai tim Anda.

Tanya Fai tentang cuaca atau daftar risiko dengan kata-kata Anda sendiri: apa kata prakiraan untuk hari Sabtu, apakah ada peringatan yang berlaku untuk venue, seperti apa biasanya cuaca di tanggal itu, atau risiko mana yang sudah lewat waktu tinjauannya. Ia bisa menyusun draf daftar, menambahkan risiko, dan mengubah statusnya saat Anda memintanya, dan ia menunjukkan setiap perubahan dan menunggu persetujuan Anda lebih dulu.

• Terkendali, diterima, atau ditutup: status yang jelas untuk setiap risiko
• Riwayat lengkap: setiap perubahan disimpan, tidak ada yang dihapus
• Tanya Fai: prakiraan, riwayat, dan daftar risiko dengan kata-kata Anda sendiri