Pastikan setiap izin terbit dan setiap barikade disetujui sebelum gerbang dibuka

Pantau setiap izin beserta instansi yang menerbitkannya

Simpan setiap izin di bawah instansinya: perizinan, pemadam kebakaran, kepolisian, dinas jalan raya, dan kesehatan. Koordinator perizinan Anda melihat status setiap permohonan dalam satu pelacak, dan semua orang lain di tim tahu harus bertanya kepada siapa tentang penutupan jalan, izin buka larut malam, atau kunjungan higiene pangan.

Acara yang melibatkan banyak instansi adalah serangkaian percakapan terpisah yang semuanya harus tuntas sebelum pagi yang sama. Pelacak menyimpan masing-masing dengan instansi, kontak, dan tanggalnya sendiri, sehingga balasan lambat dari dinas jalan raya terlihat berminggu-minggu sebelum menghambat rencana manajemen lalu lintas, dan koordinator baru bisa memahami seluruh gambarannya di hari pertama.

• Per instansi: perizinan, pemadam kebakaran, polisi, jalan raya, dan kesehatan
• Status setiap izin: apa yang sudah terbit dan apa yang masih perlu Anda tangani

Penuhi setiap syarat sebelum tenggatnya

Setiap izin memuat syarat yang dilampirkan instansinya, masing-masing dengan tenggatnya. Kerjakan satu per satu, lihat sekilas apa yang masih terbuka, segera jatuh tempo, atau terlambat, dan capai hari pembukaan dengan setiap syarat terpenuhi dan buktinya di samping.

Syarat adalah titik tempat acara sering tersandung: rasio steward yang disebut dalam izin, pemantauan kebisingan yang diminta pemerintah daerah, layanan medis yang ditetapkan kelompok penasihat keselamatan. Masing-masing tersimpan bersama izinnya dan sebuah tanggal, sehingga tidak ada yang baru tahu di minggu terakhir bahwa syarat dari rapat musim semi tidak pernah ditugaskan kepada siapa pun.

• Syarat: setiap syarat yang dilampirkan instansi
• Tenggat: apa yang terbuka, segera jatuh tempo, atau terlambat

Kumpulkan dokumen yang diminta setiap instansi

Catat dokumen yang Anda kirim ke setiap instansi, dan kumpulkan lebih dulu dokumen yang Anda butuhkan dari pemasok. Minta sekali kepada tim luar Anda untuk asuransi, penilaian risiko, method statement, dan sertifikat keselamatan gas atau listrik, dan setiap tim menambahkan filenya di halamannya sendiri tanpa login. Fai membaca setiap file untuk tanggal kedaluwarsa dan cakupannya serta menyebutkan apa yang tidak sesuai, seperti polis yang berakhir sebelum acara Anda selesai, dan Anda menerimanya atau meminta perubahan.

Setiap dokumen menunjukkan berapa tim yang dokumennya sudah diterima, apa yang masih perlu diperiksa, siapa yang terlambat, dan cakupan siapa yang akan habis. Ingatkan sekaligus setiap tim yang masih belum mengirim file, beri satu tim waktu tambahan, atau tambahkan file yang dikirim pemasok lewat email agar dibaca dan diperiksa dengan cara yang sama. Sebelum dokumen yang diterima kedaluwarsa, tim diingatkan untuk mengirim yang lebih baru.

• Dokumen terkirim: apa yang dikirim ke setiap instansi dan kapan
• Dokumen dari tim luar: asuransi, penilaian risiko, dan sertifikat
• Dibaca oleh Fai: tanggal kedaluwarsa, cakupan, dan apa yang tidak sesuai
• Pengingat: sebelum file jatuh tempo dan sebelum kedaluwarsa

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Lihat setiap izin dan sertifikat, yang paling mendesak lebih dulu

Pelacak izin dibangun di atas Izin dan sertifikat, tempat izin minuman beralkohol, izin pangan dan kesehatan, sertifikat asuransi, dan persetujuan pemadam kebakaran untuk acara diurutkan berdasarkan apa yang paling perlu Anda tangani: kedaluwarsa, lalu segera berakhir, lalu menunggu tinjauan. Cari berdasarkan wilayah hukum, instansi penerbit, atau nomor dokumen, dan tandai setiap dokumen terverifikasi atau ditolak.

Di festival makanan dan minuman, itu berarti izin minuman beralkohol dan izin pangan untuk setiap bar dan pedagang, dan di konvensi berarti perizinan dengan batasan usia. Sertifikat pedagang Anda ada di samping dokumen tim luar Anda, sehingga orang yang memeriksa dokumen sebelum load-in bekerja dari satu daftar.

• Izin dan sertifikat: setiap izin dan lisensi untuk acara
• Paling mendesak lebih dulu: yang kedaluwarsa dan segera berakhir di atas
• Cari: berdasarkan wilayah hukum, instansi, atau nomor dokumen

Gambar setiap jalur pagar dan barikade di denah lokasi Anda

Gambar pagar keliling, barikade depan panggung, dan setiap jalur kerumunan di denah lokasi yang sama yang sudah dipakai tim Anda. Tetapkan skala sekali dan setiap jalur menampilkan panjangnya, sehingga pemasok pagar Anda membuat penawaran untuk jumlah panel yang tepat dan kru pemasangan Anda tahu di mana setiap bentangan dimulai dan berakhir.

Seret jalur saat rencana berubah, dengan urungkan dan ulangi yang selalu tersedia. Dua orang bisa mengerjakan peta sekaligus, dan perubahan di tempat yang berbeda tidak pernah bentrok. Fai bisa memeriksa peta untuk P3K, jalan keluar, air minum, toilet, dan area menonton yang aksesibel untuk jumlah pengunjung yang Anda perkirakan, dan memberi tahu apa yang masih kurang sebelum kelompok penasihat keselamatan melihatnya.

• Jalur barikade: digambar di denah lokasi Anda sendiri
• Panjang: setiap jalur diukur begitu skala ditetapkan
• Periksa peta saya: Fai mencari pintu keluar, P3K, air, dan toilet

• Draw your event site map and share it

Pasang setiap jalur sesuai daftar periksa dan inspeksi sesuai jadwal

Beri setiap jalur barikade daftar periksa pemasangannya dan biarkan kru Anda mencentangnya sambil bekerja, sehingga production manager Anda melihat jalur mana yang sudah selesai dan mana yang masih perlu dikerjakan jauh sebelum pintu dibuka. Lalu tetapkan kapan setiap jalur diinspeksi, dari pemeriksaan pertama setelah pemasangan hingga pemeriksaan sepanjang setiap hari acara, dan inspektur Anda memeriksa jalur itu titik demi titik dan menyetujuinya.

Barikade diperiksa sesering yang disebutkan rencana keselamatan Anda, dan tidak ada yang perlu mengingat untuk melakukannya. Barikade depan panggung bisa diinspeksi sebelum pintu dibuka, saat pergantian sebelum headliner, dan setelah set, sementara pagar keliling ditelusuri setiap pagi, masing-masing jalur dengan jadwalnya sendiri. Panggung, titik rigging, dan struktur lain disetujui dengan inspeksi terjadwal yang sama.

• Daftar periksa pemasangan: setiap langkah untuk setiap jalur
• Inspeksi terjadwal: kapan setiap jalur harus diperiksa
• Persetujuan: oleh orang yang melakukan inspeksi

Tunjukkan dengan tepat apa yang diperiksa, kapan, dan oleh siapa

Setiap langkah pemasangan, inspeksi, dan persetujuan masuk ke riwayat jalur, dan setiap syarat yang terpenuhi, dokumen yang dikirim, dan inspeksi yang lulus masuk ke riwayat izin. Saat petugas perizinan, perusahaan asuransi, atau evaluasi Anda menanyakan tentang sebuah barikade atau syarat, jawabannya sudah ada, dengan nama dan waktunya.

Catatan yang sama membantu edisi berikutnya. Koordinator perizinan tahun depan memulai dari instansi, syarat, dan kontak yang berhasil tahun ini, dan tim lokasi tahu jalur barikade mana yang butuh pemeriksaan tambahan dan mengapa.

• Riwayat lengkap: setiap pemeriksaan, persetujuan, dan syarat tersimpan
• Siap menjawab pertanyaan: dari petugas perizinan dan perusahaan asuransi

Berikan rencana langsung kepada pemadam kebakaran dan pemasok Anda

Kirim kepada dinas pemadam kebakaran, layanan ambulans, atau pemasok pagar Anda tautan pribadi ke peta lokasi langsung Anda, dengan pintu keluar, rute, P3K, atau listrik yang mereka butuhkan di atas peta publik. Tautan selalu menampilkan peta sebagaimana adanya saat ini, sehingga pagar yang dipindah atau rute darurat baru sudah ada saat mereka membukanya lagi, dan tautan berakhir pada tanggal yang Anda pilih.

Setiap tautan menunjukkan untuk siapa tautan itu, sampai kapan berlaku, dan berapa kali dibuka. Beri tautan alamat baru jika tersebar terlalu jauh, atau hentikan kapan saja. Halaman yang mereka buka hanya menampilkan tempat dan rute, tidak pernah catatan Anda atau siapa saja anggota tim Anda, dan tidak meminta login, sehingga inspektur bisa membukanya di ponsel sambil berkeliling.

• Tautan peta pribadi: untuk layanan darurat, aksesibilitas, atau pemasok
• Selalu peta terkini: pagar yang dipindah tampil saat mereka membukanya lagi
• Hentikan kapan saja: akhiri tautan begitu tidak boleh lagi berfungsi

• Share a private event site map with emergency services and suppliers