Kabari orang yang tepat dengan cepat dan tangani setiap insiden dari laporan hingga ditutup

Jangkau hanya orang yang perlu tahu

Centang grup tujuan pesan: departemen, orang di jadwal shift, semua kru, relawan, tim penampil, pedagang, pers, sponsor, atau orang yang mengisi salah satu formulir Anda. Persempit setiap grup berdasarkan status, peran, hari, tim, atau shift, sehingga perubahan gerbang hanya dikirim ke steward gerbang hari Sabtu dan tidak ke orang lain, dan seseorang yang ada di dua grup menerima pesan itu sekali.

Setiap tim yang bekerja di acara Anda sudah ada di dashboard, jadi tidak ada daftar yang perlu diekspor dan tidak ada grup chat yang perlu diperbarui. Persempit orang yang mengisi formulir berdasarkan keputusan Anda atau salah satu jawaban mereka, seperti setiap pendaftar relawan yang Anda terima, atau semua orang yang memilih tim bar dalam jawabannya.

• Siapa yang menerima: setiap tim yang bekerja di acara Anda, siap dicentang
• Persempit setiap grup: berdasarkan status, peran, hari, tim, atau shift
• Orang yang mengisi formulir: dipersempit berdasarkan keputusan Anda atau satu jawaban

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Sampaikan dengan cepat lewat template hari acara dan draf Fai

Mulai dari pesan cepat hari acara seperti Jeda cuaca, Perubahan gerbang, Perubahan jam tampil, Terlambat, atau Aman, atau beri tahu Fai apa yang ingin Anda sampaikan dan ia menyusun drafnya dengan gaya bahasa brand Anda. Tambahkan nama depan, jam shift, tim, peran, atau panggung setiap orang agar setiap pesan terasa ditulis untuk mereka, dan kirim lewat email, SMS, atau keduanya.

Dalam tekanan, tidak ada yang mau menyusun pesan dari nol. Template memuat kata-kata yang biasa dipakai tim acara, dengan bagian kosong yang ditandai untuk gerbang, jam, atau panggung, dan draf Fai memberi Anda titik awal yang bisa Anda ubah sebelum apa pun terkirim. Dengan grup formulir yang dicentang, Anda bisa menyisipkan jawaban setiap orang untuk salah satu pertanyaannya, seperti hari kedatangan mereka.

Saat jadwal tampil di rundown bergeser seperempat jam atau lebih, Fai menyarankan email ke tim yang terdampak di halaman Hari ini acara, dan tidak ada yang terkirim sampai seseorang di tim Anda menyetujuinya.

• Pesan cepat hari acara: jeda cuaca, perubahan gerbang, terlambat, dan lainnya
• Minta draf dari Fai: sampaikan apa yang Anda butuhkan dan periksa kata-katanya
• Detail setiap orang: nama depan, jam shift, tim, peran, atau panggung
• Email dan SMS: satu saluran atau keduanya dalam pesan yang sama

Periksa siapa yang menerimanya, lalu kirim sekarang atau nanti

Sebelum apa pun terkirim, lihat siapa yang menerimanya lewat email dan SMS, serta siapa yang tidak disertakan dan alasannya, seperti nomor ponsel yang tidak ada atau nomor yang membalas STOP. Kirim langsung atau jadwalkan sesuai zona waktu acara, dan batalkan pesan terjadwal kapan saja sebelum terkirim. Di hari acara, Kirim pesan ke orang juga ada di bagian atas tampilan hari acara.

Jika grup berubah di antara pemeriksaan dan pengiriman Anda, misalnya relawan baru bergabung ke jadwal shift, Anda melihat jumlah barunya dan memeriksa lagi, sehingga jumlah yang Anda setujui adalah jumlah yang dikirim. Jadwalkan briefing besok pagi pada malam sebelumnya, dan kru menerimanya saat sarapan selagi Anda tidur.

• Periksa sebelum mengirim: setiap orang yang menerimanya, per saluran
• Kirim nanti: pada waktu yang Anda pilih, sesuai zona waktu acara
• Batal: pesan terjadwal, sampai pesan itu terkirim

Lihat siapa yang dijangkau setiap pesan dan kirim lagi

Buka pesan apa pun untuk melihat setiap orang sebagai terkirim, dibuka, dalam perjalanan, atau tidak terkirim, dan persempit ke orang yang belum terjangkau. Setelah pengiriman selesai, kirim lagi hanya kepada orang-orang itu, dan buka anggota kru mana pun untuk melihat setiap pesan yang pernah dikirim kepadanya tentang acara.

Saat seorang steward mengaku tidak pernah mendengar soal perubahan gerbang, Anda bisa melihat apa yang dikirim kepadanya dan kapan, serta apakah pesan itu sampai. Balasan email masuk ke alamat email brand Anda, sehingga balasan dari pedagang sampai ke orang yang bisa menjawabnya.

• Pengiriman: terkirim, dibuka, dalam perjalanan, atau tidak terkirim untuk setiap orang
• Kirim lagi: hanya kepada orang yang belum terjangkau
• Pesan untuk satu orang: semua yang pernah dikirim kepadanya tentang acara

Kirim jadwal shift dan daftar Anda kepada tim sesuai jadwal

Kirim jadwal shift, rundown, status advancing, rooming list, atau penjemputan kepada orang yang tepat setiap hari atau setiap minggu, pada hari dan jam yang Anda pilih. Setiap orang menerima email berisi tautan dan masuk untuk mengunduh file, yang selalu dibuat dari daftar seperti kondisinya saat itu. Buat file sekarang kapan pun Anda membutuhkannya, dan jeda atau hentikan jadwal kapan saja.

Ini menggantikan rutinitas spreadsheet hari Senin: jadwal shift ke kepala keamanan, rooming list ke tim perjalanan, penjemputan ke manajer transportasi. Daftar yang memuat nama orang hanya dikirim ke owner dan admin, setiap file dan setiap unduhan dicatat, dan jika tidak ada lagi orang terpilih yang bisa melihat sebuah daftar, Ticket Fairy menjeda jadwalnya dan memberi tahu owner dan admin.

• Kirim rutin: setiap hari atau setiap minggu, pada jam Anda
• Daftar Anda: jadwal shift, rundown, advancing, rooming list, dan penjemputan
• Unduhan dengan login: tautan ke file, tidak pernah lampiran

• Send your event lists to your team on a schedule

Catat apa yang terjadi dalam hitungan detik

Masukkan apa yang terjadi, di mana, dan seberapa serius, dan laporan pun masuk. Waktunya adalah sekarang dan pelapornya adalah Anda kecuali Anda mengubahnya, dan Anda bisa memilih titiknya di peta lokasi. Orang yang terlibat dimasukkan di detail tambahan, terpisah dari apa yang terjadi, dan hanya tim keselamatan Anda yang bisa membacanya. Siapa pun di tim acara Anda juga bisa meminta Fai mencatat insiden atau menambahkan pembaruan dari ponselnya, dan Fai menunggu persetujuan mereka lebih dulu.

Tingkat keseriusan disertai penjelasan sederhana untuk setiap level, sehingga steward tahu bahwa bahaya bagi nyawa adalah kritis dan benturan ringan yang dicatat untuk arsip adalah rendah. Tandai laporan sebagai rahasia, dan hanya tim keselamatan Anda serta orang yang melaporkannya yang bisa membacanya secara lengkap; orang lain hanya melihat bahwa sesuatu terjadi, kapan, dan seberapa serius. Insiden medis, perlindungan, dan kesejahteraan dimulai sebagai rahasia, dan setiap kali insiden rahasia dibuka, hal itu dicatat.

• Tiga jawaban: apa yang terjadi, di mana, dan seberapa serius
• Pilih di peta: titiknya di denah lokasi Anda
• Rahasia: aktif sejak awal untuk medis, perlindungan, dan kesejahteraan
• Laporkan lewat Fai: untuk siapa pun di tim acara Anda

• Report and handle incidents at your event

Beri tahu kepala keselamatan Anda begitu terjadi sesuatu yang serius

Saat sebuah insiden dilaporkan sebagai tinggi atau kritis, atau dinaikkan ke salah satunya kemudian, Fai langsung mengirim email kepada kepala keselamatan Anda serta owner dan admin acara, berisi tingkat keseriusan, jenis, tempat dan waktunya, serta tautan ke insiden. Email tidak pernah menyebutkan apa yang terjadi atau siapa yang terlibat. Jika insiden kritis masih terbuka beberapa waktu kemudian, mereka dikirimi email lagi dan tugas mendesak menunjukkan kepada tim Anda bahwa insiden itu sedang dikejar.

Fai juga memeriksa log insiden Anda setiap jam untuk menemukan pola. Saat beberapa insiden sejenis terjadi di tempat yang sama dalam waktu berdekatan, seperti panggilan medis di bar utama, ia menyusun email kepada kepala keselamatan Anda yang menanyakan apakah area itu butuh penjagaan tambahan, atau tugas jika tidak ada kepala keselamatan yang ditunjuk, untuk disetujui tim Anda.

• Peringatan keselamatan: untuk setiap laporan tinggi atau kritis
• Dinaikkan kemudian: insiden yang dinaikkan tingkat keseriusannya juga memicu peringatan
• Pola: jenis insiden yang sama di tempat yang sama

• Kendalikan ruang kontrol, kerumunan, dan tenda medis dari satu gambaran langsung

Biarkan Fai memilah setiap laporan sementara tim Anda memutuskan

Fai membaca setiap laporan dan menyarankan jenis dan tingkat keseriusannya, dan orang yang menanganinya menerima sarannya dengan satu tombol atau tetap memakai penilaiannya sendiri. Tunjuk siapa yang menanganinya, pindahkan insiden dari baru ke sedang ditangani, selesai, dan ditutup, dan tambahkan pembaruan seiring kejadian berlangsung. Setiap langkah masuk ke linimasanya beserta siapa yang mengambilnya dan kapan, dan pembaruan selalu ditambahkan, tidak pernah ditimpa.

Log mencantumkan apa yang perlu ditangani lebih dulu, yang paling serius di atas, dengan hitungan per status, sehingga manajer jaga melihat sekilas apa yang masih terbuka. Insiden tidak pernah dihapus: insiden yang tercatat karena kesalahan ditutup dengan catatan, dan insiden yang ditutup bisa dibuka kembali. Saat waktunya tiba, hapus data pribadi sebuah insiden, dan orang yang terlibat serta teks setiap pembaruan dihapus sementara catatan siapa melakukan apa dan kapan tetap lengkap.

Setiap insiden juga menjadi masukan untuk acara berikutnya. Fai membaca insiden di acara-acara brand Anda sebelumnya saat menyusun daftar risiko, sehingga jenis insiden yang terus terulang muncul di daftar risiko tahun depan dengan jumlahnya di sampingnya.

• Saran Fai: jenis dan tingkat keseriusannya
• Langkah berikutnya: mulai tangani, tandai selesai, tutup, atau buka kembali
• Yang sudah terjadi sejauh ini: setiap langkah dan pembaruan dengan siapa dan kapan
• Hapus data pribadi: orang dan pembaruan dihapus, catatannya tetap tersimpan

• Lihat cuaca dan risiko yang akan datang, dengan rencana yang sudah siap