Isi setiap ruangan dengan delegasi yang tepat dan buat mereka saling berbincang

Ubah agenda Anda menjadi sesi yang bisa dipilih delegasi

Setiap sesi dan workshop di agenda Anda yang belum bisa dipilih delegasi menunggu di Sesi, siap dibuka. Judul, waktu, dan ruangannya langsung berasal dari agenda, jadi Anda hanya menambahkan berapa orang yang bisa ditampung ruangan, topik seperti Desain atau Kepemimpinan, dan deskripsi yang dibaca delegasi sebelum memilih.

Buka sesi untuk dipilih sekarang, atau siapkan dan buka saat program Anda sudah final. Kelompokkan sesi menurut jenis dan topik seperti di program cetak Anda, sehingga delegasi yang mencari semua workshop kepemimpinan menemukannya bersama. Tambahkan juga sesi yang tidak ada di agenda Anda, seperti briefing sarapan dari sponsor.

Aktifkan daftar tunggu untuk sesi yang Anda perkirakan akan penuh. Saat seseorang melepas sesi, orang berikutnya di daftar menerima email untuk mengambil tempat itu, sehingga workshop populer tetap penuh tanpa tim Anda mengejar orang.

• Dari agenda Anda: judul, waktu, dan ruangan sudah terisi
• Jenis dan topik: sesi dan workshop dikelompokkan seperti program Anda
• Daftar tunggu: orang berikutnya dikirimi email saat ada tempat kosong kembali

• Let ticket holders pick the conference sessions they attend

Beri setiap delegasi agendanya sendiri

Delegasi menemukan Sesi Anda di halaman pesanan yang sudah mereka miliki, dengan hari, jam, ruangan, dan sisa tempat setiap sesi. Mereka memilih, melepas, atau masuk daftar tunggu, dan satu tombol menambahkan setiap pilihan ke kalender mereka sendiri. Pembeli yang memesan untuk rekan kerjanya memilih untuk masing-masing dari mereka.

Sesi yang bentrok dengan sesi yang sudah dipilih delegasi menyebutkan sesi mana, sebelum mereka mengetuk, sehingga tidak ada yang memegang dua tempat di jam yang sama dan meninggalkan kursi kosong. Tidak ada aplikasi yang perlu diunduh dan tidak ada akun kedua yang perlu dibuat, karena agenda ada di pesanan yang diterima delegasi saat membeli.

Tim Anda juga melihat pilihan setiap delegasi. Cari pemegang tiket mana pun, lihat sesi yang mereka pilih, dan tambahkan mereka ke sesi lain, yang cocok untuk tamu pembicara atau sponsor yang membutuhkan kursi di ruangan yang penuh.

• Pilih dan lepas: di halaman pesanan yang sudah dimiliki delegasi
• Peringatan bentrok: sebelum dua pilihan bertumpang tindih
• Kalender mereka: setiap pilihan ditambahkan dalam satu langkah
• Tambahkan ke sesi: tim Anda menempatkan delegasi secara manual

Ubah sesi tanpa merusak rencana siapa pun

Begitu delegasi sudah memilih sebuah sesi, waktu dan jumlah tempatnya tetap seperti semula, sehingga tidak ada yang kehilangan tempat atau mendapati bentrok yang tidak pernah mereka pilih. Anda tetap bisa mengubah judul, ruangan, topik, dan deskripsi, yang mencakup pergantian pembicara dan perpindahan ruangan yang terjadi di minggu terakhir.

Saat sebuah sesi bergeser di agenda Anda, sesinya menampilkan Waktu di acara berubah, sehingga tim Anda melihat perbedaannya dan tidak pernah bekerja dengan dua waktu berbeda. Minta Fai membuat sesi dari item agenda atau membukanya untuk dipilih, dan ia menunjukkan sesinya kepada Anda sebelum menyimpannya.

• Pilihan terlindungi: waktu dan tempat dikunci begitu delegasi sudah memilih
• Hal lain tetap bisa diubah: judul, ruangan, topik, dan deskripsi
• Waktu di acara berubah: ditandai saat sesi bergeser di agenda Anda

Loloskan hanya orang yang memilih sebuah sesi melewati pintunya

Tim pintu Anda memindai setiap tiket di pintu ruangan. Pintu menampilkan Silakan masuk, Sudah masuk beserta jam pertama kali mereka masuk, atau Bukan untuk sesi ini dengan alasannya dalam kata-kata sederhana: mereka tidak memilihnya, ruangan penuh, pintu belum dibuka, sesi sudah berakhir, atau tiket lain di akun yang sama sudah memakai tempat itu.

Pintu menampilkan berapa orang di dalam, berapa yang memilih sesi itu, dan berapa tempat yang dimiliki ruangan, sehingga ruangan Anda tidak pernah melebihi kapasitas dan tim pintu Anda tidak perlu menghitung orang. Dua pintu yang memindai tiket yang sama di saat yang sama hanya meloloskannya sekali.

• Pintu sesi: meloloskan delegasi yang memilihnya
• Alasan yang jelas: setiap penolakan dijelaskan dengan kata-kata sederhana
• Di dalam, dipilih, dan tempat: angka ruangan dalam sekejap

• Scan delegates into event sessions at the door and see who came

Tempatkan relawan di setiap pintu ruangan

Bagikan tautan pintu untuk setiap sesi, dan seorang relawan memindai tiket dari ponselnya sendiri tanpa login dashboard. Halaman pintu menampilkan nama depan dan jenis tiket setiap orang agar relawan bisa menyapa mereka, dan tidak pernah alamat email atau pesanan.

Setiap tautan hanya membuka pintu satu sesi, dan Anda menghentikannya saat sesi selesai. Minta Fai membuat tautan pintu untuk sebuah sesi, dan ia menunjukkannya kepada Anda sebelum membuatnya.

• Tautan pintu sesi: satu sesi, satu ponsel, tanpa login
• Hanya yang dibutuhkan pintu: nama depan dan jenis tiket
• Fai: membuat tautan pintu setelah Anda setuju

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Rencanakan tahun depan dari sesi yang didatangi orang

Kehadiran menampilkan, untuk setiap sesi, berapa delegasi yang memilihnya, masuk, tidak datang, dan ditolak, dengan sesi paling populer dan paling sepi di bagian atas. Tentukan ukuran ruangan tahun depan darinya, ulangi workshop yang penuh, dan pikirkan ulang yang tidak.

Ketidakhadiran adalah angka yang tidak pernah dilihat sebagian besar penyelenggara. Sesi yang banyak dipilih delegasi tetapi tidak pernah didatangi memberi tahu Anda untuk menerima pilihan melebihi kapasitas lain kali atau memindahkannya dari jam makan siang, dan sesi yang menolak orang di pintu memberi tahu Anda bahwa sesi itu butuh ruangan lebih besar.

• Kehadiran: dipilih, masuk, tidak datang, dan ditolak
• Paling populer dan paling sepi: sesi terkuat dan terlemah Anda lebih dulu
• Tidak hadir: delegasi yang memilih tempat tetapi tidak pernah datang

Bantu delegasi bertemu orang yang ingin mereka temui

Aktifkan direktori peserta, dan pemegang tiket melihat Temui peserta lain di halaman pesanan mereka. Setiap delegasi memilih apa yang dilihat orang lain, dari jabatan dan perusahaan hingga minat mereka dan siapa yang ingin mereka temui, dan hanya delegasi yang bergabung yang bisa saling melihat. Orang yang punya minat yang sama, seperti ticketing atau keberlanjutan, disarankan satu sama lain.

Tambahkan tempat pertemuan Anda, seperti lounge pertemuan di lantai 2, dengan berapa pertemuan yang bisa ditampung masing-masing sekaligus, lalu tambahkan blok waktu pertemuan untuk setiap hari. Delegasi saling mengajak bertemu dengan pilihan waktu dari Anda, orang yang diajak menerima salah satunya, dan setiap pertemuan yang dipesan mendapat meja kosong. Tidak ada orang, dan tidak ada meja, yang dipesan dua kali di waktu yang sama, dan setiap permintaan, jawaban, dan perubahan sampai ke orang lainnya lewat email. Peserta pameran mengaktifkan pemesanan pertemuan dari halaman peserta pameran mereka sendiri, menambahkan apa yang mereka tawarkan dan waktu mereka sendiri, waktu pertemuan Anda, atau keduanya. Pemegang tiket menemukan mereka di Peserta pameran di halaman pesanan mereka dan memesan, tim peserta pameran menerima atau menolak setiap pemesanan, dan Anda melihat setiap pertemuan peserta pameran di samping pertemuan lainnya di Pertemuan.

Delegasi yang bingung harus berkata apa kepada orang asing bisa meminta pesan pertama kepada Fai. Ia menyusun catatan singkat dalam bahasa mereka dari apa yang dipilih kedua orang untuk ditampilkan, lalu delegasi mengeditnya dan mengirimkannya sendiri. Fai tidak pernah mengirim permintaan pertemuan atas nama siapa pun.

• Direktori peserta: delegasi bergabung dan memilih apa yang ditampilkan
• Pertemuan di meja Anda: dipesan pada waktu yang Anda tetapkan, tidak pernah dobel
• Minat yang sama: orang yang tepat disarankan satu sama lain
• Pesan pertama: disusun oleh Fai dan dikirim oleh delegasi

• Pastikan setiap peserta pameran dan sponsor pulang membawa hasil yang bisa mereka lihat

Beri setiap sesi tanya jawab langsung dan polling

Tambahkan tanya jawab untuk keynote atau panel, ditautkan ke sesinya di agenda Anda, dan tampilkan kode QR-nya di proyektor. Delegasi memindainya dengan kamera ponsel untuk mengajukan pertanyaan, memilih pertanyaan yang ingin dijawab, dan menjawab polling, tanpa aplikasi dan tanpa login.

Pilih apakah pertanyaan langsung tampil atau setelah disetujui moderator, izinkan pertanyaan anonim saat Anda menginginkan pertanyaan yang jujur, dan tentukan apakah delegasi melihat hasil polling setelah memilih. Moderator Anda menampilkan, menandai sudah dijawab, menyembunyikan, atau mengembalikan setiap pertanyaan.

Tampilan presenter menampilkan pertanyaan teratas dengan huruf besar dan polling yang sedang berjalan di sampingnya, sehingga pembicara Anda bisa membaca suasana ruangan dalam sekejap. Pertanyaan baru masuk dalam hitungan detik, dan menutup tanya jawab menyimpan setiap pertanyaan untuk setelahnya, siap dibuka lagi.

• Kode QR dan tautan: ditampilkan di ruangan, tanpa login
• Moderasi: tampilkan, tandai sudah dijawab, sembunyikan, atau kembalikan setiap pertanyaan
• Polling: dengan hasil untuk seisi ruangan atau hanya untuk Anda
• Tampilan presenter: pertanyaan teratas dengan huruf besar