Pastikan setiap peserta pameran dan sponsor pulang membawa hasil yang bisa mereka lihat

Pasang pemindai prospek di setiap ponsel booth

Pengumpulan prospek biasanya berarti perangkat sewaan, uang jaminan, dan antrean di meja penyelenggara pada hari pemasangan. Di sini, setiap orang di booth peserta pameran mendapat tautan pemindai sendiri, berupa alamat untuk disalin atau kode QR untuk dibuka di ponsel atau tablet mereka. Tidak ada yang perlu dipasang, tidak ada akun yang perlu dibuat, dan tidak ada yang perlu dikumpulkan di akhir acara.

Tambahkan setiap anggota staf booth dengan nama dan alamat emailnya, dan setiap prospek yang mereka catat membawa nama mereka. Untuk tablet yang tetap di booth, buat satu tautan booth bersama. Saat seseorang keluar dari tim peserta pameran di tengah acara, hentikan tautannya dan tautan itu langsung berhenti berfungsi, sementara prospek yang sudah mereka catat tetap milik peserta pameran.

Peserta pameran bisa menambahkan staf booth sendiri dan membuat tautan pemindai sendiri dari halaman peserta pameran mereka, sehingga peserta pameran besar dengan jadwal staf bergilir tidak perlu kembali kepada Anda untuk setiap orang baru. Anda melihat setiap tautan pemindai di Prospek, beserta kapan terakhir digunakan.

• Tautan pemindai untuk setiap orang: tautan untuk disalin atau kode QR untuk dibuka di ponsel mereka
• Tautan booth bersama: satu tautan untuk tablet di booth
• Hentikan tautan: tautan langsung berhenti dan prospeknya tetap tersimpan

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Catat setiap pengunjung selagi percakapan masih segar

Staf booth memindai tiket atau tanda pengenal pengunjung dengan pemindai genggam USB atau Bluetooth, atau memasukkan kode yang tercetak di atasnya, dan pengunjung masuk ke daftar prospek peserta pameran beserta nama dan detail kontaknya. Satu ketukan memberi penilaian dan sebuah catatan merekam apa yang mereka tanyakan, selagi pengunjung masih berdiri di booth.

Aula pameran terkenal dengan sinyal yang buruk. Pindaian yang diambil tanpa koneksi menunggu di ponsel dan terkirim saat sinyal kembali, sehingga staf booth tetap bisa memindai di jam sibuk. Pengunjung yang dipindai dua kali, oleh dua orang atau di dua waktu berbeda, tetap menjadi satu prospek dengan kedua catatan digabungkan, sehingga peserta pameran tidak pernah menindaklanjuti orang yang sama dua kali.

Karena pemindai membaca tiket dan tanda pengenal yang sama dengan yang dipindai tim pintu Anda, setiap pengunjung sudah membawa detail yang mereka berikan saat membeli. Tidak ada database tanda pengenal terpisah yang perlu diimpor, dan tiket yang sudah di-refund atau dibatalkan tidak ditambahkan sebagai prospek.

• Pindai tiket atau tanda pengenal: dengan pemindai genggam atau dengan memasukkan kode
• Penilaian dan catatan: apa yang diinginkan pengunjung, dicatat di booth
• Pindaian tanpa sinyal: disimpan di ponsel dan dikirim saat koneksi kembali
• Satu prospek per pengunjung: pindaian kedua menambahkan catatannya ke yang pertama

Nilai pengunjung dengan istilah setiap peserta pameran

Perusahaan perangkat lunak dan brewery kerajinan memilah pengunjung mereka dengan cara berbeda, jadi setiap peserta pameran mendapat istilah penilaiannya sendiri, dari yang terbaik, seperti Siap membeli, Perlu ditindaklanjuti, dan Hanya melihat. Staf booth menilai dengan bahasa yang sudah dipakai tim penjualan mereka, dan hasil peserta pameran menghitung prospek berdasarkan istilah yang sama.

Beri juga peserta pameran tautan pelacak di pengaturan prospeknya, misalnya tautan ke penawarannya atau halaman acaranya sendiri, dan orang yang mengikuti tautan itu serta tiket yang mereka beli dihitung dalam hasil peserta pameran. Tautan pelacak sponsor bekerja dengan cara yang sama.

• Istilah penilaian: skala milik peserta pameran sendiri, dari yang terbaik
• Tautan pelacak: klik dan penjualan dihitung untuk peserta pameran

Beri setiap peserta pameran halaman yang dikelola timnya sendiri

Setiap peserta pameran mendapat halaman sendiri, dibuka dari tautan tanpa perlu masuk. Timnya menemukan prospek booth, tindak lanjut, staf booth, hasil, dan istilah penilaian di sana, mengunduh prospeknya kapan pun mereka mau, dan melihat apa yang masih perlu mereka lakukan untuk Anda. Tim Anda berhenti meneruskan spreadsheet, dan peserta pameran berhenti menunggunya.

Halaman yang sama memungkinkan peserta pameran menerima pertemuan di booth-nya. Peserta pameran mengaktifkan pemesanan pertemuan, memasukkan apa yang ditawarkannya, dan memilih waktunya sendiri, waktu pertemuan Anda, atau keduanya. Pemegang tiket menemukan peserta pameran di halaman pesanan mereka dan memesan, tim peserta pameran menerima atau menolak setiap pemesanan, dan Anda melihat setiap pertemuan peserta pameran di samping pertemuan lain di acara Anda.

Anda menentukan siapa yang mendapat halaman dan kapan, dan setiap unduhan prospek peserta pameran dicatat beserta siapa yang melakukannya.

• Halaman peserta pameran: prospek, tindak lanjut, staf booth, hasil, dan penilaian
• Unduh prospek: dicatat beserta siapa yang mengunduhnya
• Pertemuan di booth: pemegang tiket memesan dan peserta pameran menjawab
• Yang masih diperlukan dari Anda: apa yang masih harus dilakukan peserta pameran

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Isi setiap ruangan dengan delegasi yang tepat dan buat mereka saling berbincang

Tindak lanjuti setiap pengunjung selagi prospek masih hangat

Sebagian besar prospek mendingin dalam seminggu setelah acara, sementara kartu nama tersimpan di dalam tas. Di halaman peserta pameran, Fai menyusun email tindak lanjut untuk setiap pengunjung yang bisa dihubungi, dari penilaian dan catatan yang dibuat staf booth. Peserta pameran membaca setiap email, mengubahnya jika mau, dan menyetujuinya, dan tidak ada yang terkirim sebelum mereka menyetujuinya.

Peserta pameran mengedit subjek dan isi email dalam teks biasa. Detail acara Anda, alasan pengunjung menerima email tersebut, dan tautan untuk berhenti menerima email dari peserta pameran ditambahkan di bawahnya. Email dikirim dari acara Anda, sehingga pengunjung mengenalinya, dan balasan langsung masuk ke peserta pameran, sehingga percakapan berlanjut dengan orang yang mereka temui.

Setiap pengunjung mendapat satu tindak lanjut dari setiap peserta pameran, berapa kali pun tombol penyusunan ditekan. Tindak lanjut yang tidak bisa dikirim ditampilkan sebagai tidak terkirim, dan baru dikirim lagi saat peserta pameran memintanya.

• Disusun oleh Fai: satu email untuk setiap pengunjung, dari penilaian dan catatannya
• Disetujui oleh peserta pameran: tidak ada yang terkirim sebelum mereka setuju
• Balasan ke peserta pameran: pengunjung menjawab orang yang mereka temui
• Satu per pengunjung: tidak ada pengunjung yang menerima tindak lanjut yang sama dua kali

Tunjukkan kepada setiap peserta pameran hasil dari acara Anda

Hasil menampilkan prospek peserta pameran menurut penilaian, berapa pengunjung yang bisa dihubungi, siapa di booth yang paling banyak bertemu pengunjung, tindak lanjut yang terkirim, orang yang datang lewat tautan pelacaknya dan apa yang mereka beli, serta porsi peserta yang sudah check-in yang ditemui booth-nya. Anda melihat angka yang sama di Prospek, sehingga Anda dan peserta pameran membicarakan tahun depan dari angka yang sama.

Porsi peserta yang ditemui adalah angka yang jarang didapat peserta pameran dari penyelenggara. Angka ini membandingkan pindaian booth dengan orang yang benar-benar masuk lewat pintu Anda, sehingga peserta pameran bisa menilai booth, posisinya, dan jumlah stafnya terhadap besarnya pengunjung. Bawa peserta pameran Anda ke edisi berikutnya dengan Salin dari acara terakhir, dan mulai pembicaraan pemesanan ulang dengan hasil tahun lalu di tangan.

• Prospek menurut penilaian: dengan istilah penilaian milik peserta pameran sendiri
• Klik dan penjualan: lewat tautan pelacak peserta pameran
• Peserta yang ditemui: porsi orang yang sudah check-in yang dipindai booth

Jaga setiap kesepakatan dan deliverable sponsor tetap sesuai rencana

Pantau setiap sponsor dari tahap penjajakan, berkomitmen, berkontrak, dan dibayar hingga terpenuhi, dengan tingkatnya, nilai tunainya, dan nilai kontribusi in-kind-nya. Jadikan deliverable-nya tugas di papan tim Anda, sehingga logo di panggung utama dan aktivasi di area kuliner masing-masing punya penanggung jawab dan tenggat.

Nilai sponsor masuk ke anggaran acara Anda sebagai pemasukan, dengan tunai dan in-kind dipisahkan, sehingga anggaran Anda menunjukkan pemasukan dari sponsor tanpa spreadsheet kedua. Sponsor yang menolak atau tidak berlanjut otomatis keluar dari anggaran.

Beri sponsor halamannya sendiri, dan sponsor melihat berapa banyak deliverable-nya yang sudah selesai serta penjualan yang dihasilkan tautan pelacaknya. Tim kemitraan Anda menjawab "apa yang kami dapat?" sebelum sponsor bertanya, dan perpanjangan dimulai dari bukti.

• Sponsor: tingkat, status, nilai tunai, dan nilai in-kind
• Tugas dari deliverable: setiap deliverable di papan tugas tim Anda
• Di anggaran Anda: pemasukan sponsor, tunai dan in-kind dipisahkan
• Halaman sponsor: deliverable yang selesai dan hasil tautan pelacak

• Ketahui biaya acara Anda sebelum tagihan datang
• Mulai setiap hari dengan tahu apa yang perlu Anda tangani dan siapa mengerjakan apa

Hormati pilihan setiap pengunjung soal dihubungi

Peserta memercayakan data mereka kepada acara Anda, dan peserta pameran menginginkan prospek yang bisa mereka gunakan. Saat pengunjung mengatakan di booth bahwa mereka lebih memilih tidak dihubungi, staf menandainya sebelum menyimpan, dan peserta pameran tidak pernah melihat alamat email atau nomor telepon pengunjung tersebut. Staf booth hanya melihat nama, penilaian, dan catatan.

Catat juga permintaan yang datang belakangan, dan detail pengunjung hilang dari prospek dan unduhan peserta pameran, dan tindak lanjut yang belum terkirim dihentikan. Pengunjung yang memakai tautan di email tindak lanjut untuk berhenti menerima email dari peserta pameran diperlakukan dengan cara yang sama. Pembeli tiket diberi tahu di konfirmasi pesanan mereka bahwa peserta pameran bisa memindai tiket mereka, begitu acara Anda punya tautan pemindai yang aktif.

• Tidak ingin dihubungi: diatur di booth sebelum prospek disimpan
• Tidak ingin dihubungi lagi: detail disembunyikan dan tindak lanjut yang belum terkirim dihentikan
• Diberi tahu saat pembelian: pembeli mengetahui bahwa peserta pameran bisa memindai mereka