Isi setiap shift dan bayar setiap jam yang dikerjakan

Mulai dari jumlah staf yang dibutuhkan pengunjung Anda

Beri tahu Fai berapa banyak orang yang Anda perkirakan di saat tersibuk, kapan pintu dibuka, dan kapan orang terakhir pulang, dan ia menyarankan berapa orang yang dibutuhkan setiap tim untuk setiap jam dalam sehari. Tambahkan shift sarannya ke jadwal Anda apa adanya, atau sesuaikan dulu salah satunya. Anda memulai dari rencana yang disesuaikan dengan jumlah pengunjung, dan waktu Anda dipakai untuk keputusan yang hanya bisa Anda ambil.

Tim Anda mungkin sudah menyimpan jadwal shift di spreadsheet, atau pemasok tenaga kerja mungkin mengirimkan jadwal mereka. Masukkan file CSV atau Excel apa adanya, dan Fai mencocokkan setiap kolom dengan hari, jam, departemen, dan peran. Anda melihat setiap baris dan masalahnya sebelum satu shift pun ditambahkan, dan setiap aturan jadwal berlaku untuk shift yang Anda impor. Mengimpor file yang sama dua kali tidak pernah menggandakan shift Anda.

Untuk shift yang Anda tambahkan sendiri, ulangi satu shift di beberapa hari sekaligus, misalnya shift gerbang yang sama setiap hari dari pemasangan hingga pembongkaran, dan shift yang berakhir lewat tengah malam berlanjut ke pagi berikutnya.

• Saran jumlah staf: jumlah orang untuk setiap tim dan jam, dari perkiraan jumlah pengunjung
• Shift dari spreadsheet: jadwal CSV atau Excel Anda, setiap baris diperiksa sebelum ditambahkan
• Ulangi beberapa hari: shift yang sama setiap hari dari hari pertama hingga terakhir

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Lihat di mana Anda kekurangan orang selagi masih ada waktu

Pilih hari, dan jadwal menampilkan berapa tempat yang sudah terisi, lalu cakupan setiap tim jam demi jam: hijau berarti tercukupi, oranye berarti masih butuh orang. Setiap shift menunjukkan apakah masih butuh orang, sudah terisi, atau semua orangnya sudah konfirmasi, dan membukanya menampilkan siapa saja di shift itu serta langkah berikutnya untuk setiap orang. Anda melihat kekurangan staf bar Sabtu sore pada hari Senin, bukan pada hari Sabtu.

Atur aturan jadwal Anda sekali: waktu istirahat terpendek di antara shift, jam kerja terbanyak seseorang dalam sehari, dan jam terbanyak dalam tujuh hari. Peringatan di atas jadwal menyebut setiap orang yang ada di dua shift sekaligus, bekerja terlalu lama, atau kurang istirahat, sehingga steward yang kelelahan ketahuan saat perencanaan, bukan di gerbang. Batas tujuh hari menghitung shift di setiap acara yang diselenggarakan brand Anda, sehingga petugas bar yang bekerja di club night Jumat dan festival Sabtu Anda dihitung sebagai satu orang di keduanya.

Aturan ini memandu tim Anda tanpa membatasi mereka. Anda tetap bisa menambahkan seseorang ke shift yang sudah penuh atau seseorang yang diperingatkan aturan: jadwal bertanya dulu, lalu menambahkannya sebagai diundang dengan catatan untuk memeriksanya. Fai tidak pernah menyarankan orang yang akan melanggar aturan Anda.

• Cakupan per tim dan jam: tempat terisi dibandingkan tempat yang dibutuhkan
• Aturan jadwal: istirahat terpendek, jam terbanyak dalam sehari dan dalam tujuh hari
• Peringatan bentrok: setiap orang di dua shift sekaligus atau kurang istirahat
• Di semua acara Anda: jam kerja seseorang di setiap acara yang diselenggarakan brand Anda

Isi setiap kekosongan dengan orang yang cocok

Minta Fai mengisi kekosongan, dan ia mencantumkan orang untuk setiap tempat kosong, dimulai dari tim yang sama atau peran yang sesuai, serta menjelaskan mengapa masing-masing cocok. Atau tawarkan shift kepada beberapa orang dan biarkan yang pertama menjawab ya mengambil tempatnya. Apa pun caranya, setiap orang yang diajukan Fai sedang kosong di jam itu di semua acara Anda, cukup istirahat, cukup umur, dan punya keahlian yang dibutuhkan shift tersebut.

Tawaran dikirim ke orang yang dicentang Fai untuk Anda, dengan alasannya dalam kata-kata sederhana, seperti punya keahlian, pernah mengerjakan ini, atau selalu datang, serta jumlah orang yang tidak ia sertakan dan alasannya. Hapus centang siapa pun yang tidak Anda inginkan lalu kirim. Setiap orang menerima email berisi tautan ke halaman mereka sendiri, tempat mereka menerima atau menjawab tidak, terima kasih. Orang pertama yang menerima bergabung ke shift sebagai terkonfirmasi, dan semua orang lain yang masih menimbang melihat bahwa tempatnya sudah terisi, sehingga tidak ada yang datang ke shift yang sudah penuh.

Sebelum tempat diberikan kepada siapa pun, Ticket Fairy memeriksa lagi bahwa shift masih punya tempat dan masih cocok untuk orang itu, sehingga dua jawaban ya yang cepat tidak pernah mengisi tempat yang sama dua kali. Anda melihat setiap tawaran sebagai menunggu, diterima, ditolak, atau tempat terisi, dan Anda bisa menarik kembali tawaran yang masih menunggu.

• Isi kekosongan: pilihan Fai untuk setiap tempat kosong, dengan alasan masing-masing cocok
• Tawaran shift: orang pertama yang menerima mengambil tempatnya
• Siapa yang tidak disertakan: dihitung menurut alasan, seperti kurang istirahat atau tidak punya keahlian
• Jawaban tawaran: menunggu, diterima, ditolak, atau tempat terisi

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Ketahui siapa yang masih datang sehari sebelumnya

Sehari sebelum setiap shift, tanyakan kepada semua orang di shift itu apakah mereka masih datang, dan lihat jawabannya terkumpul sebagai datang, tidak bisa datang, dan belum menjawab. Siapa pun yang tidak bisa datang langsung melepaskan tempatnya, dan Fai menyarankan kepada siapa tempat itu ditawarkan selagi masih ada waktu untuk mengisinya. Orang yang batal menjadi daftar yang Anda kerjakan malam sebelumnya, bukan kejutan di gerbang.

Di hari acara, sebuah peringatan menyebut siapa pun yang belum check-in setelah shift-nya dimulai. Satu tindakan menandai mereka sebagai belum datang dan membuka tawaran untuk tempat mereka, sehingga mencari pengganti hanya butuh satu menit. Jika mereka ternyata datang, Anda check-in mereka seperti biasa.

Dua tombol di Aturan jadwal memungkinkan Fai mengirim tawaran pertama sebuah shift begitu shift itu butuh orang, dan menanyakan apakah masih datang sehari sebelum setiap shift, tanpa menunggu Anda. Anda tetap menyetujui tawaran berikutnya. Kedua tombol awalnya nonaktif, dan Anda memilihnya untuk setiap acara, sehingga festival dengan ratusan relawan bisa berjalan sendiri sementara club night kecil tetap sepenuhnya di tangan Anda.

• Masih datang?: satu pertanyaan untuk semua orang di shift hari berikutnya
• Belum datang: tandai mereka dan cari pengganti dalam langkah yang sama
• Tawaran otomatis: nonaktif sampai Anda mengaktifkannya, untuk setiap acara

Beri setiap orang satu halaman untuk semua shift mereka

Setiap anggota kru dan relawan mendapat tautan Shift Saya pribadi yang membuka halaman mereka sendiri, tanpa akun atau kata sandi. Mereka melihat shift mereka di setiap acara Anda, menerima tawaran Anda, menjawab pertanyaan masih datang, memberi tahu hari-hari mereka bisa bekerja, dan menambahkan shift ke kalender mereka. Setiap jawaban langsung muncul di jadwal Anda, sehingga "saya masuk jam berapa?" tidak lagi menjadi pertanyaan untuk Anda.

Halaman yang sama memuat dokumen yang dibutuhkan shift mereka, induksi keselamatan Anda, kebutuhan makanan mereka untuk dapur kru, dan jam kerja mereka, dengan keterangan apakah setiap baris menunggu persetujuan atau sudah disetujui. Halaman ini hanya menampilkan shift, tawaran, dan dokumen mereka sendiri, tidak pernah nama anggota kru lain. Saat seseorang keluar dari tim Anda, satu tindakan menonaktifkan setiap tautan yang Anda kirimkan kepadanya.

• Halaman Shift Saya: setiap shift di setiap acara, tanpa akun
• Tambahkan ke kalender: satu shift atau semuanya di aplikasi kalender mereka sendiri
• Hari mereka bisa bekerja: agar tawaran dikirim di hari yang tepat
• Jam kerja mereka: jam yang dikerjakan, menunggu persetujuan atau sudah disetujui

• Give your event crew one page for all their shifts
• Bangun tim kru dan relawan yang bisa Anda andalkan setiap tahun

Kirim shift dan check-in kru Anda di hari acara

Saat jadwal siap, kirim kepada setiap orang satu email yang hanya berisi jam shift, tempat, dan peran mereka sendiri untuk hari itu, dan balasan mereka masuk kepada Anda. Di hari acara, ubah jadwal ke daftar check-in, cari setiap orang berdasarkan nama, lalu check-in, tandai belum datang, atau check-out mereka. Setiap langkah bisa dibatalkan, dan daftar diperbarui selagi tim Anda mengerjakannya.

Setiap check-in dan check-out menjadi awal dan akhir jam kerja orang itu, sehingga tidak ada yang mengisi lembar jam kerja dan tidak ada yang mengetik jam setelah acara. Siapa pun di tim acara Anda bisa meminta Fai untuk check-in atau check-out seorang steward dari ponsel mereka, misalnya supervisor di gerbang yang jauh, dan Fai menunggu persetujuan mereka lebih dulu.

• Kirim shift ke setiap orang: satu email per orang yang hanya berisi shift mereka sendiri
• Daftar check-in: check-in, belum datang, dan check-out
• Batalkan langkah apa pun: ketukan yang salah diperbaiki dalam sekejap

• Build your event rota and check staff in

Setujui jam kerja dari check-in dengan pemeriksaan Fai

Setiap orang mendapat satu baris untuk setiap shift, dihitung dari saat tim Anda melakukan check-in dan check-out mereka. Fai memeriksa setiap baris lebih dulu dan menandai apa pun yang janggal dengan kata-kata sederhana: tidak ada check-out, tidak check-in, pulang terlambat, sangat singkat, dua shift sekaligus, atau jam yang berubah setelah disetujui. Setujui sekaligus setiap baris yang tidak janggal, lalu gunakan waktu Anda hanya untuk baris yang perlu diperiksa orang.

Perbaiki baris dengan menambah atau mengurangi waktu, atau dengan mengatur total yang seharusnya, dan masukkan alasannya, dengan alasan umum seperti istirahat tanpa bayaran atau lupa check-out yang siap dipilih. Satu tindakan mengisi jam terjadwal shift tersebut. Setiap baris yang disetujui menunjukkan siapa yang menyetujuinya dan kapan, setiap perubahan dengan alasannya dan riwayat lengkapnya, dan jam serta biayanya tetap seperti saat disetujui. Ubah baris yang sudah disetujui, dan baris itu kembali menunggu persetujuan dengan tarif saat pertama kali disetujui.

Manajer bar atau kepala keamanan Anda tahu siapa yang benar-benar bekerja di setiap shift. Jadikan mereka pemimpin departemennya, dan mereka menyetujui serta mengoreksi jam kerja timnya sendiri dari halaman Shift Saya, dengan pemeriksaan Fai yang sama dan tanpa perlu masuk. Pemimpin hanya melihat jam, tidak pernah biaya, tidak pernah menyetujui baris milik mereka sendiri, dan setiap persetujuan membawa nama mereka.

• Ditandai Fai: baris yang perlu dilihat lebih dulu, dengan apa yang ia temukan
• Setujui sekaligus: setiap baris yang tidak janggal
• Alasan untuk setiap perubahan: tersimpan di baris untuk siapa pun yang memeriksanya
• Pemimpin departemen: menyetujui jam kerja timnya sendiri, tidak pernah biaya

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Cocokkan setiap tagihan agensi dengan jam kerja yang sebenarnya

Sebutkan tim luar yang menyediakan orang untuk sebuah shift beserta biaya per jamnya, dan jam kerja otomatis terpilah per agensi. Setiap tim menampilkan orang dan barisnya, jam yang tercatat dan disetujui, apa yang masih menunggu, dan biaya yang disetujui. Saat faktur perusahaan keamanan tiba, Anda mencocokkannya dengan jam yang benar-benar dikerjakan steward-nya, bukan dengan lembar jam kerja mereka.

Jam yang disetujui dikali biaya per jam masuk ke bagian Staf dan kru di Anggaran acara Anda, di samping biaya terjadwal untuk jam yang belum disetujui, sehingga Anda melihat pengeluaran staf sebelum faktur datang. Unduh baris untuk hari, departemen, atau tim luar mana pun, dengan jam, perubahan, pemberi persetujuan, tarif, dan biaya di setiap baris, dan setiap unduhan dicatat dengan nama Anda.

Tanyakan kepada Fai berapa baris yang menunggu pada hari Sabtu, dan ia menyetujui baris yang Anda pilih atau setiap baris yang tidak janggal, dengan memberi tahu jumlahnya lebih dulu.

• Per tim luar: jam tercatat, disetujui, dan masih menunggu untuk setiap agensi
• Biaya per jam: diatur di shift dan dikunci saat disetujui
• Anggaran: biaya staf yang disetujui dan terjadwal di acara Anda
• Unduh: jam, perubahan, pemberi persetujuan, tarif, dan biaya untuk setiap baris

• Ketahui biaya acara Anda sebelum tagihan datang