Styr kontrolrum, publikum og sanitetstelt ud fra ét live billede

Se alt, hvad der sker på stedet, mens det sker

Stewards, sikkerhed, sanitet, barchefer og områdecrew rapporterer alle ind i den samme live log, som dit kontrolrum arbejder ud fra. En rapport tager, hvad der skete, hvor og hvor alvorligt det er, så en steward med en kø foran sig kan registrere en besvimelse ved baren på få sekunder. Hver post viser sit team, sin zone, en nål på din områdeplan og sin alvorlighed, med de mest alvorlige øverst.

Alvorligheden beskrives med almindelige ord i stedet for koder. Kritisk betyder fare for liv eller behov for alarmberedskabet nu, høj betyder, at nogen er kommet til skade, en bekymring om nogens sikkerhed og trivsel eller en risiko for mange mennesker, middel kræver, at nogen tager sig af det, og lav noteres til registreringen. Alle vurderer på samme måde, så kontrolrummet læser en høj fra hovedindgangen præcis, som det læser en høj fra campingområdet.

Nålen betyder lige så meget som ordene. En rapport om et publikumspres ved afspærringen lander på det sted, hvor det skete, på den samme områdeplan, dit team allerede tegner på, så den, der sender hjælp, ser den nærmeste indgang, førstehjælpspost og rute uden at spørge om vej over radioen.

• Kontrollog: hver rapport fra hvert team, de mest alvorlige først
• Nål på din områdeplan: hver post, hvor den skete
• Team og zone: hvem der dækker den, og hvor på området den er
• Alvorlighed i almindelige ord: kritisk, høj, middel eller lav, beskrevet for alle

• Report and handle incidents at your event

Giv hver post en ansvarlig, og før den hele vejen til lukket

Hver post viser, hvem der håndterer den, så kontrolrummet aldrig sender to teams til det samme fald, mens et slagsmål ved den fjerneste indgang venter. Hæv en post, når den bliver værre, tilføj opdateringer, når ambulancefolkene ankommer eller området er ryddet, og flyt den fra ny til under behandling, løst og lukket. Hvert trin kommer med i postens historik med, hvem der tog det og hvornår, så den, der tager over ved vagtskiftet, kender hele historien på få sekunder.

Opdateringer føjes til historikken og bliver aldrig skrevet over, og poster bliver aldrig slettet. En post, der blev registreret ved en fejl, lukkes med en note om det, og en lukket post kan genåbnes, hvis problemet vender tilbage. Når tilsynsmyndigheden, dit forsikringsselskab eller en advokat spørger, hvad der skete ved hovedbaren ti minutter over ni, ligger svaret der i rækkefølge med hvert navn og hvert tidspunkt.

Fai læser hver ny rapport og foreslår dens type, og hvor alvorlig den er. Den, der håndterer den, tager hendes forslag med én knap eller holder fast i sin egen vurdering og kan spørge hende igen, når der er flere detaljer. Dit team beslutter, Fai sparer dem for at skrive.

• Hvem der håndterer den: én ansvarlig for hver post
• Eskalér: hæv en post, når den bliver mere alvorlig
• Fuld historik: hvert trin og hver opdatering med hvem og hvornår
• Fai foreslår: typen og alvorligheden af hver rapport

Send hver opgave til det rigtige team på den rigtige kanal

Send en post til det team, der dækker dens zone, på den radiokanal, det team svarer på. Kanaler og kaldesignaler kommer fra den radioplan, du allerede har ved dit udstyr, så kontrolrummet, sikkerhedslederen og sanitetspersonalet alle arbejder ud fra én plan, og ingen skal huske, hvilken kanal stewarderne på campingområdet er på klokken to om natten.

Din radioplan viser hver kanal, som den står på radioens drejeknap, hvem der bruger den, og kaldesignalerne med den person, der svarer på hvert af dem. Print et radioark, der kan hænges op i kontrolvognen og ved hver indgang, og hver afdelings dagsplan viser de kanaler, det team bruger. Når planen ændres, følger den næste udsendelse og den næste dagsplan med.

• Udsendelse efter zone: til det team, der dækker zonen
• Radioplan: kanaler, kaldesignaler og hvem der svarer på hver
• Radioark: et udskrevet ark med hver kanal til at hænge op

• Hand out radios and kit to your event crew

Vis den live log på kontrolrummets tv-skærm

Åbn dit private link til kontrolrummet på et tv eller en computer i kontrolvognen, så vises den live log der uden login. Alle i vognen ser nye poster komme ind, hvem der er på hver enkelt, og hvad der stadig er åbent, så politiets kontaktperson, sanitetslederen og din sikkerhedschef ser det samme billede, uden at nogen deler deres eget login.

Linket er lavet til væggen i kontrolvognen. Hold det inden for dit kontrolrum, og stop det eller lav et nyt, hvis det kommer længere ud, end det bør. Personoplysninger på fortrolige poster vises ikke på det, så tv'et kan hænge, hvor besøgende i vognen kan se det.

• Link til kontrolrummet: den live log på enhver tv-skærm eller computer
• Privat link: intet login og ingen delte logins
• Fortrolige detaljer holdt ude: sikkert på et tv, som besøgende kan se

Vid, hvor fuld hver zone er, før den bliver fyldt

Et pres forrest i et telt starter længe før, nogen melder det over radioen. Angiv den sikre kapacitet for hver zone, fra arenaen og hovedteltet til pitten og fanzonen, så står det live antal ved siden af, bygget på scanningerne ind og ud ved dine indgange. Fai følger, hvordan hver zone fyldes, og advarer dig, før den når det niveau, du har sat, med det passende næste skridt, for eksempel at holde en indgang lukket eller åbne overløbsområdet.

Tempoet for ankomst og afgang viser, hvor hurtigt folk kommer ind og går, så du ved, hvornår du skal åbne flere baner, hvornår publikum til hovednavnet er ved at flytte sig mellem scenerne, og om området tømmes som planlagt sidst på aftenen. Et varmekort lægger tallene over din områdeplan, så de zoner, der er ved at blive for fulde, springer i øjnene med det samme ved siden af de scener, barer og udgange, du har tegnet.

Du har stadig beslutningen. Fai advarer og foreslår, din sikkerhedsansvarlige holder indgangen lukket eller åbner overløbsområdet, og de skridt, din beredskabsplan knytter til en publikumsudløser, står klar ved siden af advarslen.

• Tal for zoner: live, holdt op mod den sikre kapacitet, du har sat
• Tidlige advarsler: fra Fai, med det næste skridt foreslået
• Tempo for ankomst og afgang: hvor hurtigt hver zone fyldes og tømmes
• Varmekort: hver zone farvet efter, hvor fuld den er

• Se vejret og risiciene komme, og hav din plan klar

Start fra de tal, dine personaleindgange allerede holder

Dine personaleindgange tæller allerede, hvem der er på stedet og inde i hver zone, opdelt efter pasgruppe eller organisation, og På stedet nu opdaterer sig selv, mens den er åben. Åbn en zones tal for at få et navneopråb over alle, der er inde, og hvornår de gik ind, hvilket er præcis den liste, du har brug for, når en konstruktion skal ryddes, eller en leverandørs crew skal gøres op.

Hvert pas tjekkes mod sine zoner, dage og tider, når det scannes, og hver bevægelse gemmes med hvor, ind eller ud og hvem der scannede den. Det bliver aldrig afvist at gå ud, og når folk scannes ud ved hver bemandet udgang, forbliver hvert tal korrekt. De publikumstal, dit kontrolrum er afhængigt af, bygger på de samme scanninger, så tallene på tv'et i kontrolvognen er dem, dine indgange har registreret.

• På stedet nu: hvem der er på stedet og inde i hver zone
• Navneopråb: alle inde i en zone, og hvornår de gik ind
• Bevægelser: hver scanning af et pas, ind og ud

• Check accreditation passes in and out at your event staff gates
• Udlevér hvert pas hurtigt, og hold hver zone for de personer, der hører til der

Tag dig af hver patient med en privat sanitetslog

Dine sanitets- og omsorgsteams møder folk på deres værste dag til eventet, og deres noter fortjener bedre end et clipboard i et telt. Registrér hver patients triage, behandling og udfald i en privat journal, der er knyttet til den hændelse, de kom fra, så et fald rapporteret ved den anden bar og den pleje, der fulgte, fortæller én samlet historie.

Kun personer med en sanitetsrolle på eventet og eventets ejere og administratorer kan åbne detaljerne, og hver visning af en journal bliver logget. Du vælger, hvor længe journaler gemmes for hvert event, også permanent, og når en journal slettes, fjernes personoplysningerne, mens tallene bliver.

Alle andre får tallene uden navnene. Kontrolrummet, den sikkerhedsansvarliges vagtrapport og jeres evaluering ser alle, hvor travlt sanitetsteltet havde, og hvilken slags tilfælde der kom ind, og ingen uden for sanitetsteamet ser, hvem patienterne var. Hændelser om sanitet, beskyttelse af sårbare og omsorg starter også som fortrolige i kontrolloggen, så den samme omhu gælder både rapporten og behandlingen.

• Triage, behandling og udfald: hver patient fra ankomst til udskrivning
• Knyttet til hændelser: hver patient ved siden af den rapport, de kom fra
• Sanitetsrolle: detaljer kun for dem, der har brug for dem
• Tal uden navne: til kontrolrummet og jeres evaluering

Hør om alvorlige hændelser, i det øjeblik de bliver rapporteret

Når en rapport kommer ind som høj eller kritisk eller senere hæves til en af dem, sender Fai straks en e-mail til din sikkerhedsansvarlige og eventets ejere og administratorer med, hvor alvorlig den er, typen, hvor og hvornår, og et link. Hvis en kritisk hændelse stadig er åben senere, får de en ny e-mail, og en hasteopgave viser dit team, at den bliver fulgt op.

Fai tjekker også loggen hver time for mønstre. Når flere hændelser af samme slags sker samme sted tæt på hinanden, for eksempel sanitetsopkald ved hovedbaren, laver hun et udkast til en e-mail til din sikkerhedsansvarlige, der spørger, om området har brug for mere dækning, klar til dit team kan godkende den. Advarselsmails fortæller aldrig, hvad der skete, eller hvem der var involveret, så de er sikre at modtage på en telefon midt i en tæt menneskemængde.

Alle på dit events team kan bede Fai om at rapportere en hændelse eller tilføje en opdatering med deres egne ord, uanset hvor de står. Hun viser dem, hvad hun vil registrere, og venter på deres ja, og rapporten når kontrolloggen og den sikkerhedsansvarlige på samme måde som en, der er skrevet i dashboardet.

• Sikkerhedsadvarsler: din sikkerhedsansvarlige får straks besked om alt alvorligt
• Stadig åben: en ny e-mail og en hasteopgave for en kritisk hændelse
• Mønstre: den samme slags hændelse på samme sted
• Rapportér via Fai: for alle på dit events team