Hold din områdeplan opdateret og hver leverance gennem den rigtige port

Start fra den plan, dit områdeteam allerede bruger

Upload den områdeplan, dit team allerede arbejder ud fra, som et billede, og tegn direkte på den. Markér to punkter, du kender afstanden imellem, indtast den i meter, så viser hvert sted på kortet sin reelle størrelse, fra længden af et hegn til arealet af et campingområde. Du planlægger den mark, du faktisk har, og ingen måler en plads op to gange.

Læg et gadekort eller et satellitfoto af dit spillested under planen, ret det ind én gang, så tegner dit team på det rigtige terræn. Kortet nedenunder giver dig også en hurtig måde at angive målestokken på eller tjekke den målestok, du har angivet i hånden, så pladsstørrelser og gåafstande er i rigtige meter. Vælg, hvor kraftigt kortet vises, så din egen tegning forbliver let at læse.

Når planen ændres, uploader du den nye version, og alt, hvad du har tegnet, bliver, hvor det var. Du beholder måneders arbejde på kortet gennem hver revision af tegningen.

• Din egen plan: den tegning, dit områdeteam allerede bruger
• Angiv målestokken: længder og arealer i rigtige meter
• Kort nedenunder: et gadekort eller satellitfoto under din plan

• Draw your event site map and share it

Sæt hver scene, bar, toilet og rute på ét fælles kort

Tegn områder til arenaen, campingområder og parkeringspladser, punkter til scener, barer, mad, toiletter, førstehjælp, indgange, udgange, drikkevand og strøm og linjer til ruter og hegn. Navngiv hvert sted på din måde, for eksempel VIP-bar eller Camping Gold, og knyt det til en scene eller et team. Hele dit team åbner det samme kort på en computer, tablet eller telefon, så scenemesteren, sikkerhedslederen og barchefen alle ser på denne uges plan.

Tegn hver forhandlerplads som et område, og træk dine godkendte forhandlere hen på deres pladser, så forhandlerens pladsnummer matcher kortet, og deres egen forhandlerside viser, hvor de er. Indtast, hvor mange toiletter en toiletvogn har, så tæller Fai dem, når hun tjekker dit kort. Når dit team rapporterer en hændelse, kan de vælge stedet på det samme områdekort, så kontrolrummet ser, hvor det skete.

To personer kan arbejde på kortet samtidig. Hvert sted viser, hvem der sidst ændrede det, og hvis to af jer ændrer det samme sted på én gang, bliver den anden gemning stoppet, og kortet viser din kollegas version, så ingen overskriver en kollegas arbejde ved et uheld.

• Områder, punkter og linjer: med fortryd og gentag altid ved hånden
• Knyttet til scener og teams: kortet og din eventplan stemmer overens
• Forhandlere på deres pladser: hver godkendt forhandler trukket hen på kortet
• Redigering i teamet: med hvem der sidst ændrede hvert sted

• Læg hver plads ud efter dine regler, og fakturér din andel af salget

Lad Fai tjekke det vigtigste for sikkerheden for dit publikum

Fortæl Fai, hvor mange personer du forventer på det travleste tidspunkt, så tjekker hun dit kort for førstehjælp, udgange, drikkevand, toiletter og tilgængelige udsigtspladser til et publikum af den størrelse. Hun siger med almindelige ord, hvad der stadig mangler, og hvor mange af hver du har brug for, og ét tryk sætter det manglende punkt på din plan, klar til at blive trukket derhen, hvor det hører til.

Det er det tjek, du ellers ville lave med en lommeregner og en udskrift aftenen før, sikkerhedsudvalget mødes. Kør det igen efter hver ændring af planen, så går du ind til mødet med vished om, at det vigtigste er på kortet.

Fai kan også læse dit kort, tilføje, flytte eller fjerne et sted, knytte det til en scene eller et team, sætte en forhandler på en plads, angive målestokken og udgive eller tage deltagerkortet ned, når du beder hende om det. Hun viser dig hver ændring og venter på dit ja, før hun laver den.

• Tjek mit kort: førstehjælp, udgange, vand, toiletter og tilgængelige udsigtspladser
• Tilpasset dit publikum: ud fra de personer, du forventer på det travleste tidspunkt
• Placer den: hvert manglende punkt tilføjet til din plan

Udgiv et rent kort, dine deltagere kan følge

Vælg de steder, deltagerne har brug for, for eksempel scenerne, barerne, toiletterne, indgangene og førstehjælpen, og udgiv. Deltagerne ser din plan med kun de steder under programmet på din eventside, mens dine noter, private steder og backstageområder bliver hos dit team.

Dit teams kort og deltagerkortet er adskilt, så du kan fortsætte med næste uges ændringer, uden at deltagerne ser en halvfærdig plan. Når du er klar, lister Opdater gæstekortet præcis, hvad deltagerne vil se, før det bliver synligt, og du kan tage deltagerkortet ned når som helst. Udskriv planen med signaturforklaring til væggen på produktionskontoret, eller gem den som PDF til en briefingpakke.

• Kun det, deltagerne har brug for: dine noter når aldrig det offentlige kort
• På din eventside: under det program, deltagerne allerede læser
• Udskriv: planen og signaturforklaringen eller gemt som PDF

Giv beredskab og leverandører et live kort over de steder, de har brug for

Lav et privat kortlink til brandvæsenet, ambulancemandskabet, et tilgængelighedsteam eller en strømleverandør. Vælg Redningstjenester, Tilgængelighed, Leverandører eller de præcise typer af steder, så føjer linket dem til det offentlige kort: udgange, ruter, førstehjælp og steder, der skal holdes fri, eller strøm, vand, parkering og backstage. Ingen skal logge ind, og linket viser altid dit område, som det er nu.

Et flyttet brandpunkt eller en ny rute er på kortet, næste gang brandvæsenet åbner linket, så du holder op med at sende en ny PDF på e-mail efter hver ændring. Siden viser navne, former og symboler, aldrig dine noter eller hvem der er på dit team.

Hvert link tæller, hvor ofte det er blevet åbnet, så du kan se, at sikkerhedsudvalget faktisk bruger det. Giv et link en ny adresse, eller stop det, i det øjeblik det når en, der ikke skal have det, og Fai kan lave, forny eller stoppe et kortlink for dig, når du har bekræftet.

• Redningstjenester: udgange, ruter, førstehjælp og steder, der skal holdes fri
• Tilgængelighed: tilgængelige steder, toiletter, ruter og parkering
• Leverandører: strøm, vand, parkering, indgange og backstage
• Stop eller forny: en ny adresse eller et stop når som helst

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Fordel dine leverancer over opbygningsdagen

Åbn ankomsttider for hver port eller hvert område med, hvor mange køretøjer hver kan tage, så fyldes din opbygningsdag med en jævn strøm af leverancer. Hvert tidspunkt viser, hvor mange pladser der er booket, og lukker, når det er fuldt, så et travlt tidsrum om morgenen aldrig bliver til en kø af lastbiler på tilkørselsvejen.

Vælg, hvem der kan booke hvert tidspunkt: dine eksterne teams, dine forhandlere eller begge. En forhandlers indlæsning og en sceneleverance deler så de samme porte uden at komme i vejen for hinanden. Tilføj det, chaufførerne skal vide, for eksempel hvilken indgang de skal bruge, og at der kræves synlighedsvest på området, så læser hvert team det, når de booker. Tider fortsætter ind i næste morgen, når du har brug for en indlæsning om natten.

• Ankomsttider: efter dag, port eller område og antal køretøjer
• Hvem der kan booke: eksterne teams, forhandlere eller begge
• Hvad chaufførerne skal vide: vist for hvert team, når de booker

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Lad leverandører og forhandlere booke deres egne køretøjer

Hvert eksternt team åbner sin egen side uden konto, vælger en ankomsttid med ledige pladser og indtaster nummerplade, køretøj, leveringsfirma, chauffør og hvad det har med. De får en referencekode og en kode, porten kan scanne, og de kan ændre oplysningerne, flytte tidspunktet eller annullere, indtil køretøjet ankommer. Du sparer telefonopkaldene og e-mailkæderne, og hver booking kommer komplet ind.

Teams får en e-mail, når en levering bliver booket, flyttet, annulleret eller afgjort, og når du ændrer dens ankomsttid. Når en leverandør ringer en booking ind, booker du den for dem og sender dem koden på e-mail. Flyt eller annullér en levering, så går dens plads tilbage til ankomsttiden til en anden.

Til de leveringer, der kræver et ekstra kig, for eksempel en kran eller en overdimensioneret last, tilføjer du en godkendelsesregel. Hver matchende booking venter på de personer, reglen nævner, med sin plads holdt, teamet læser din begrundelse, hvis du afviser, og porten kan ikke tjekke den ind, før den er godkendt.

• Bookinger på deres side: nummerplade, køretøj, chauffør og last
• Reference- og portkoder: som chaufføren viser ved ankomst
• Godkendelsesregler: de personer, der afgør hver type levering

• Giv alle, der arbejder på dit event, det rigtige pas, godkendt og klar, før portene åbner

Kør porten fra en telefon, og vid, hvem der er på området

Dit portteam åbner porten på en telefon eller tablet og ser, hvor mange køretøjer der er forventet, her, kørt, for sent, ikke kom og venter på godkendelse. De finder et køretøj via dets kode eller nummerplade, tjekker det ind og tjekker det ud, når det kører. Du ved altid, hvilke leverandører der er på området, og hvilke der er forsinkede.

Et køretøj, der er booket til en anden dag, spørger først, hvorfor du lukker det ind, og et forkert tryk fortrydes i ét trin. Når en ankomsttid er slut, markerer du et køretøj som ikke ankommet og tjekker det ind som normalt, hvis det dukker op senere. Åbning af porten og hvert opslag bliver registreret, fordi de viser chaufførers navne og telefonnumre.

Spørg Fai, hvilke leveringer der kommer i eftermiddag, eller bed hende med dine egne ord om at booke, flytte eller annullere en levering, tilføje en ankomsttid eller tjekke et køretøj ind. Hun viser dig ændringen og venter på dit ja først.

• Portvisning: hvert køretøj under sin ankomsttid
• Reference eller nummerplade: find et køretøj booket til enhver dag
• Tjek ind og ud: med fortryd, for sent og kom ikke