Se vejret og risiciene komme, og hav din plan klar

Se ugen, der kommer, på dit spillested, med eventuelle varsler

Når der er en uge til dit event, ligger vejret for dit spillested under salgstallene på siden Resultater. Det åbner med forholdene lige nu, med temperatur, hvordan det føles, luftfugtighed, vind og nylig regn, og en stribe med de kommende dage, hvor hver af dine eventdage er markeret. Et varsel om voldsomt vejr for området vises over vejrudsigten med de timer, det dækker, og den vejrtjeneste, der har udsendt det.

Det betyder noget at læse vejret ved siden af salget den dag, du beslutter, om du skal skubbe en kampagne i sidste øjeblik, bestille mere vand eller flytte afterpartyet indendørs. Varslet kommer fra de officielle varsler for området omkring dit spillested, så dit sikkerhedsteam læser det samme varsel, som myndighederne handler på, med dets timer, så de kan tjekkes mod dine egne datoer og dine planer for regnvejr og evakuering.

• Vejrudsigt for dit spillested: de kommende dage med dine eventdage markeret
• Officielle varsler: de timer, de dækker, og hvem der har udsendt dem
• Forholdene lige nu: temperatur, føles som, luftfugtighed og vind

• Check the weather for your event

Læs hver showdag i detaljer

Vælg en dag på striben for at læse dens højeste og laveste temperatur, risikoen for regn, den forventede nedbør, vinden og solopgang og solnedgang ved spillestedet. Dit crew ved, hvornår lyset forsvinder under nedrigningen, din barchef ved, om dagen kræver mere vand eller flere regnslag, og din sceneleder ser vinden den dag, riggen kommer op.

De senere dage i et langt forløb kommer med på striben, efterhånden som de kommer inden for rækkevidde, hver med sin markering, så en festivaluge fyldes ud dag for dag. Et show, der slutter i de små timer, markeres på den dag, det starter, så striben passer med den måde, dit team taler om datoerne på.

• Eventdag: hver af dine dage markeret på striben
• Regn og vind: risikoen for regn, forventet nedbør og vind
• Solopgang og solnedgang: ved dit spillested hver dag

Planlæg efter de yderpunkter, din dato har set

Mens dit event stadig er måneder væk, kan du se, hvordan den første dag plejer at være ved dit spillested: gennemsnitlig højeste og laveste temperatur, rekordhøj og rekordlav, typisk regn, luftfugtighed og vind ud fra mange års historik. Planlæg skygge og vand til en varmerekord, varmeovne og læ til en kulderekord og køreplader til en dato, der plejer at være våd, længe før der findes en vejrudsigt.

Det er den visning, du åbner, når du booker telte, lejer generatorer eller orienterer din sanitetsleverandør om varme. Den gør "det plejer at være fint i juli" til den faktiske rekord for din mark, og den giver din rådgivende sikkerhedsgruppe tallene bag din plan for regnvejr.

• Rekordhøj og rekordlav: de yderpunkter, din dato har set
• Typisk regn: hvad datoen plejer at bringe
• Mange års historik: for dit spillested og din dato

Knyt hver udløser til de skridt, dit team tager

Sæt udløserne for vind, lyn, varme og publikum i din beredskabsplan, og knyt hver af dem til sine skridt, for eksempel at sætte en scene på pause, åbne ly, sætte mere vand ud eller sende en besked til dine billetkøbere. På showdage kommer vejrudsigten for dit spillested time for time og tjekkes mod dine niveauer og de officielle varsler, så dit sikkerhedsteam i god tid ser, hvilke timer der overskrider et niveau, med skridtene klar ved siden af.

Ingen skal huske proceduren midt i et uvejr. Når en udløser går i gang, viser planen de skridt, du har aftalt med dine leverandører af sikkerhed, vagt og sanitet, i rækkefølge, og dit team udfører dem. En publikumsudløser fungerer på samme måde ud fra de live tal for zonerne i dit kontrolrum, så en zone, der fyldes for hurtigt, og en byge, der nærmer sig, begge åbner den plan, du allerede har skrevet.

En besked til billetkøberne er et af de skridt, en udløser kan indeholde, så når en scene sættes på pause eller indgangene ændres, hører de, der kommer til dit event, det fra dig som en del af den samme plan, dit sikkerhedsteam følger.

• Vejrudløsere: niveauer for vind, lyn og varme, som du vælger
• Publikumsudløsere: for en zone, der fyldes for hurtigt
• Overvågning time for time: hver showdag tjekket mod dine niveauer
• Planlagte skridt: sæt en scene på pause, åbn ly, sæt vand ud, giv billetkøberne besked

• Styr kontrolrum, publikum og sanitetstelt ud fra ét live billede

Start dit risikoregister fra et udkast bygget til dit event

Fai laver et udkast til et første register ud fra din eventtype, det publikum, du forventer på det travleste tidspunkt, om du er indendørs eller udendørs, dine datoer og dit sluttidspunkt. En udendørsfestival får publikumspres ved afspærringerne og voldsomt vejr, en konference får rum med for mange mennesker til populære sessioner, og en sen afslutning giver klager over støj og folk, der går til transport i mørke. Hver risiko fortæller, hvorfor den er på listen, og intet gemmes, før du vælger, hvad der skal beholdes.

Udkastet følger eventets størrelse. Et større publikum tilføjer sikkerhed ved indgangen og trængslen, når alle går på én gang, et event over flere dage tilføjer træthed hos personale og frivillige, og et udendørsevent dækker varme, storme og kraftig vind. Hver risiko i udkastet kommer med foreslåede tiltag, for eksempel stewards ved flaskehalse på de travleste tidspunkter eller vindgrænser aftalt med dine leverandører, så du retter i et register i stedet for at stå med et tomt regneark.

• Udkast fra Fai: de risici, din type event plejer at have
• Begrundelsen for hver risiko: hvorfor Fai satte den på listen
• Du vælger, hvad der beholdes: intet gemt, før du tilføjer det

• Keep a risk register for your event

Lær af hver hændelse ved dine tidligere events

Fai læser de hændelser, dit team har registreret ved dit brands tidligere events. En type hændelse, der bliver ved med at ske, hæver den risikos sandsynlighed i udkastet eller tilføjer risikoen, når dit register manglede den, og udkastet viser, hvor mange hændelser der ligger bag. Dit register bliver skarpere for hvert event, du afholder, ud fra den registrering, dit team allerede fører.

Det lukker den cirkel, de fleste sikkerhedsteams lader stå åben. Besvimelsen ved baren sidste august og det forsvundne barn på familiemarken i juni holder op med at være linjer i en gammel log og bliver til begrundelser i årets register med dokumentationen ved siden af til din rådgivende sikkerhedsgruppe.

• Tidligere hændelser: hvad der gik galt før, talt op for hver risiko
• Højere sandsynlighed: risici, der bliver ved med at ske, får en højere score

• Fortæl de rigtige personer det hurtigt, og håndtér hver hændelse fra rapport til lukket

Giv hver risiko score, ansvarlig og gennemgang på samme måde

Vælg, hvor sandsynlig en risiko er, og hvor slemt det ville være, så bliver scoren regnet ud for dig, og hver risiko i registret får score på samme måde af alle. Registrér, hvad du gør ved det, ét tiltag pr. linje, og angiv derefter, hvem der er ansvarlig, og hvornår den skal gennemgås. Registret viser de højeste scorer først, og flisen Risici på dit events side I dag tæller de risici, der skal gennemgås.

Efterhånden som dine tiltag virker, sænker du, hvor sandsynlig eller hvor slem den er, og scoren følger med, så registret viser, hvor du står nu. To personer kan arbejde i registret på samme tid: en kollegas gemte ændring i mellemtiden bliver aldrig overskrevet, og formularen viser deres version, så du kan tjekke den, før du gemmer igen.

• Score: sandsynlighed gange konsekvens, aldrig indtastet i hånden
• Hvad du gør ved det: tiltagene for hver risiko
• Hvem er ansvarlig: én person, der står til ansvar for hver risiko
• Gennemgås senest: datoen, hvor hver risiko bliver set på igen

Vis myndigheder og forsikringsselskaber et opdateret register

Markér en risiko som under kontrol, når dine tiltag er på plads, acceptér den, når du har besluttet at leve med den, og luk den, når den ikke længere gælder. En lukket risiko kan genåbnes, risici bliver aldrig slettet, og hver ændring gemmes i risikoens historik, så det register, du viser tilsynsmyndigheden, er det, dit team har arbejdet ud fra.

Spørg Fai om vejret eller registret med dine egne ord: hvad vejrudsigten siger for lørdag, om der gælder et varsel for spillestedet, hvordan datoen plejer at være, eller hvilke risici der skulle have været gennemgået. Hun kan lave et udkast til registret, tilføje risici og ændre deres status, når du beder om det, og hun viser dig hver ændring og venter på dit ja først.

• Under kontrol, accepteret eller lukket: en klar status for hver risiko
• Hele historikken: hver ændring gemt, intet slettet
• Spørg Fai: vejrudsigten, historikken og registret med dine egne ord