Fortæl de rigtige personer det hurtigt, og håndtér hver hændelse fra rapport til lukket

Nå kun de personer, der skal vide det

Sæt flueben ved de grupper, en besked er til: afdelinger, personer på vagtplanen, alt crew, frivillige, kunstneres teams, forhandlere, presse, sponsorer eller de personer, der har besvaret en af dine formularer. Indsnævr hver gruppe efter status, rolle, dag, team eller vagt, så en ændret indgang går til lørdagens stewards ved indgangene og ingen andre, og en person i to grupper får beskeden én gang.

Hvert team, der arbejder på dit event, er allerede i dashboardet, så der er ingen liste at eksportere og ingen gruppechat at holde opdateret. Indsnævr de personer, der har besvaret en formular, efter din beslutning eller et af deres svar, for eksempel hver ansøger som frivillig, du har godkendt, eller alle, der valgte barteamet i deres svar.

• Hvem der får den: hvert team, der arbejder på dit event, klar til at sætte flueben ved
• Indsnævr hver gruppe: efter status, rolle, dag, team eller vagt
• Personer, der har besvaret en formular: indsnævret efter din beslutning eller ét svar

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Sig det hurtigt med skabeloner til showdagen og Fais udkast

Start fra en hurtig besked til showdagen som Vejrpause, Ændret indgang, Ændret spilletid, Forsinket eller Klarsignal, eller fortæl Fai, hvad du vil sige, så skriver hun et udkast med dit brands tone. Tilføj hver persons fornavn, vagttid, team, rolle eller scene, så hver besked læses, som om den var skrevet til dem, og send den på e-mail, sms eller begge dele.

Under pres har ingen lyst til at skrive en besked fra bunden. Skabelonerne har de ord, et eventteam bruger, med hullerne markeret til indgangen, tidspunktet eller scenen, og Fais udkast giver dig et udgangspunkt, du kan ændre, før noget sendes. Med en formulars gruppe valgt kan du indsætte hver persons svar på et af dens spørgsmål, for eksempel den dag, de ankommer.

Når en spilletid i køreplanen flyttes et kvarter eller mere, foreslår Fai en e-mail til de berørte teams på eventets side I dag, og intet sendes, før nogen på dit team godkender det.

• Hurtige beskeder til showdagen: vejrpause, ændret indgang, forsinket og flere
• Bed Fai om et udkast: sig, hvad du har brug for, og tjek hendes ord
• Hver persons oplysninger: fornavn, vagttid, team, rolle eller scene
• E-mail og sms: én kanal eller begge i samme besked

Tjek, hvem der får den, og send nu eller senere

Før noget sendes, ser du, hvem der får den på e-mail og på sms, og hvem der er udeladt og hvorfor, for eksempel et manglende mobilnummer eller et nummer, der har svaret STOP. Send den med det samme, eller planlæg den i eventets tidszone, og annullér en planlagt besked når som helst, før den går. På showdagen står Skriv til personer også øverst i showdagsvisningen.

Hvis gruppen ændrer sig mellem dit tjek og din afsendelse, for eksempel fordi nye frivillige kommer på vagtplanen, ser du det nye antal og tjekker igen, så det antal, du sagde ja til, er det antal, der sendes. Planlæg næste morgens briefing aftenen før, så får crewet den til morgenmaden, mens du sover.

• Tjek før afsendelse: hver person, der får den, efter kanal
• Send senere: på det tidspunkt, du vælger, i eventets tidszone
• Annuller: en planlagt besked, indtil den går

Se, hvem hver besked nåede, og send den igen

Åbn enhver besked for at se hver person som sendt, åbnet, på vej eller ikke sendt, og indsnævr til de personer, den ikke nåede. Når den er færdig med at blive sendt, sender du den igen til netop dem, og du kan åbne ethvert crewmedlem for at se hver besked, de har fået om eventet.

Når en steward siger, at de aldrig hørte om den ændrede indgang, kan du se, hvad de fik og hvornår, og om det nåede dem. Svar på e-mail går til dit brands e-mailadresse, så et svar fra en forhandler lander hos dem, der kan besvare det.

• Levering: sendt, åbnet, på vej eller ikke sendt for hver person
• Send igen: kun til de personer, den ikke nåede
• Beskeder til én person: alt, hvad de har fået om eventet

Send din vagtplan og dine lister til teamet efter en tidsplan

Send vagtplanen, køreplanen, status for advancing, værelseslisten eller afhentningerne til de rigtige personer hver dag eller hver uge på den dag og det tidspunkt, du vælger. Hver person får en e-mail med et link og logger ind for at hente filen, der altid laves ud fra listen, som den er i det øjeblik. Lav en fil nu, når du har brug for en, og sæt en tidsplan på pause, eller stop den når som helst.

Det erstatter mandagens rundsending af regneark: vagtplanen til sikkerhedslederen, værelseslisten til rejseteamet, afhentningerne til transportlederen. Lister med personers navne går kun til ejere og administratorer, hver fil og hver download bliver registreret, og hvis ingen af de valgte længere kan se en liste, sætter Ticket Fairy tidsplanen på pause og giver ejerne og administratorerne besked.

• Send jævnligt: hver dag eller hver uge på dit tidspunkt
• Dine lister: vagtplan, køreplan, advancing, værelsesliste og afhentninger
• Downloads med login: et link til filen, aldrig en vedhæftet fil

• Send your event lists to your team on a schedule

Registrér, hvad der skete, på sekunder

Indtast, hvad der skete, hvor, og hvor alvorligt det er, så er rapporten inde. Tidspunktet er nu, og den, der rapporterer, er dig, medmindre du ændrer det, og du kan vælge stedet på dit områdekort. De involverede personer kommer under flere detaljer, holdt adskilt fra det, der skete, hvor kun dit sikkerhedsteam kan læse dem. Alle på dit events team kan også bede Fai om at registrere en hændelse eller tilføje en opdatering fra deres telefon, og hun venter på deres ja først.

Alvorsgraden kommer med en almindelig beskrivelse af hvert niveau, så en steward ved, at fare for liv er kritisk, og et mindre stød noteret til registreringen er lav. Markér en rapport som fortrolig, så læser kun dit sikkerhedsteam og den person, der rapporterede den, den i sin helhed; alle andre ser kun, at noget skete, hvornår og hvor alvorligt det er. Hændelser om førstehjælp, beskyttelse af sårbare og trivsel starter som fortrolige, og hver åbning af en fortrolig hændelse bliver registreret.

• Tre svar: hvad der skete, hvor, og hvor alvorligt det er
• Vælg på kortet: stedet på din områdeplan
• Fortrolig: slået til fra start for førstehjælp, beskyttelse af sårbare og trivsel
• Rapportér via Fai: for alle på dit events team

• Report and handle incidents at your event

Fortæl din sikkerhedsansvarlige det i det øjeblik, noget alvorligt sker

Når en hændelse rapporteres som høj eller kritisk eller senere hæves til en af dem, sender Fai med det samme en e-mail til din sikkerhedsansvarlige og eventets ejere og administratorer med, hvor alvorlig den er, typen, hvor og hvornår og et link til hændelsen. E-mailen siger aldrig, hvad der skete, eller hvem der var involveret. Hvis en kritisk hændelse stadig er åben senere, får de en e-mail igen, og en hasteopgave viser dit team, at der bliver fulgt op på den.

Fai tjekker også din hændelseslog hver time for mønstre. Når flere hændelser af samme type sker samme sted tæt efter hinanden, for eksempel førstehjælpsopkald ved hovedbaren, skriver hun et udkast til en e-mail til din sikkerhedsansvarlige, der spørger, om området har brug for mere dækning, eller en opgave, når ingen sikkerhedsansvarlig er angivet, som dit team kan godkende.

• Sikkerhedsadvarsler: for hver høj eller kritisk rapport
• Hævet senere: en hændelse, der gøres mere alvorlig, advarer dem også
• Mønstre: den samme type hændelse samme sted

• Styr kontrolrum, publikum og sanitetstelt ud fra ét live billede

Lad Fai sortere hver rapport, mens dit team beslutter

Fai læser hver rapport og foreslår dens type, og hvor alvorlig den er, og den person, der håndterer den, tager hendes forslag med én knap eller beholder sit eget. Angiv, hvem der håndterer den, flyt hændelsen fra ny til bliver håndteret, løst og lukket, og tilføj opdateringer, efterhånden som tingene sker. Hvert trin kommer på tidslinjen med, hvem der tog det og hvornår, og opdateringer bliver tilføjet, aldrig overskrevet.

Loggen lister det, der skal håndteres først, med de mest alvorlige øverst og antal efter status, så vagthavende leder med ét blik ser, hvad der er åbent. Hændelser slettes aldrig: en, der er registreret ved en fejl, lukkes med en note, og en lukket hændelse kan genåbnes. Når tiden er inde, fjerner du en hændelses personoplysninger, så bliver de involverede personer og teksten i hver opdatering ryddet, mens registreringen af, hvem der gjorde hvad og hvornår, forbliver fuldstændig.

Hver hændelse giver også input til det næste event. Fai læser hændelserne på dit brands tidligere events, når hun skriver et udkast til et risikoregister, så en type hændelse, der bliver ved med at ske, dukker op i næste års register med antallet ved siden af.

• Fai foreslår: typen, og hvor alvorlig den er
• Næste trin: begynd at håndtere, markér som løst, luk eller genåbn
• Hvad der er sket indtil nu: hvert trin og hver opdatering med hvem og hvornår
• Fjern personoplysninger: personerne og opdateringerne ryddet, registreringen bevaret

• Se vejret og risiciene komme, og hav din plan klar