Få hver tilladelse givet og hver afspærring godkendt, før du åbner dørene

Følg hver tilladelse med den myndighed, der giver den

Hold hver tilladelse under sin myndighed: bevillingsmyndighed, brandvæsen, politi, vejmyndighed og sundhedsmyndighed. Din koordinator for tilladelser ser, hvor hver ansøgning står, i én oversigt, og alle andre på teamet ved, hvem de skal spørge om vejafspærringen, den forlængede åbningstid eller fødevarekontrollens besøg.

Et event med flere myndigheder er en række separate samtaler, der alle skal være på plads inden den samme morgen. Oversigten holder hver af dem med sin egen myndighed, kontaktperson og datoer, så et langsomt svar fra vejmyndigheden er synligt uger før, det holder planen for trafikafvikling tilbage, og en ny koordinator kan overtage hele billedet på første dag.

• Efter myndighed: bevilling, brand, politi, vej og sundhed
• Hvor hver tilladelse står: hvad der er givet, og hvad der stadig kræver dig

Opfyld hvert vilkår før fristen

Hver tilladelse har de vilkår, myndigheden har knyttet til den, hver med sin frist. Arbejd dig igennem dem ét efter ét, se med et blik, hvad der stadig er åbent, har frist snart eller er forsinket, og nå åbningsdagen med hvert vilkår opfyldt og dokumentationen ved siden af.

Det er i vilkårene, events bliver fanget: det antal stewards, tilladelsen kræver, den støjmåling, kommunen bad om, den sanitetsdækning, den rådgivende sikkerhedsgruppe fastsatte. Hvert vilkår ligger ved den tilladelse, det hører til, og med en dato, så ingen opdager i den sidste uge, at et vilkår fra mødet i foråret aldrig fik en ansvarlig.

• Vilkår: hvert eneste, myndigheden har knyttet til
• Frister: hvad der er åbent, har frist snart eller er forsinket

Saml de dokumenter, hver myndighed beder om

Registrér de dokumenter, du sender til hver myndighed, og indsaml først dem, du skal have fra dine leverandører. Bed dine eksterne teams én gang om forsikring, risikovurderinger, arbejdsbeskrivelser og certifikater for gas- eller elsikkerhed, så tilføjer hvert team sin fil på sin egen side uden login. Fai læser udløbsdatoen og dækningen i hver fil og fortæller, hvad der ikke passer, for eksempel en police, der udløber, før dit event slutter, og du accepterer den eller beder om ændringer.

Hvert dokument viser, hvor mange teams der har fået det accepteret, hvad der stadig skal tjekkes, hvem der er forsinket, og hvis dækning er ved at udløbe. Påmind alle teams, der stadig mangler en fil, på én gang, giv ét team mere tid, eller tilføj en fil, en leverandør har mailet til dig, så den bliver læst og tjekket på samme måde. Før et accepteret dokument udløber, bliver teamet mindet om at sende et nyere.

• Sendte dokumenter: hvad der gik til hver myndighed og hvornår
• Dokumenter fra eksterne teams: forsikring, risikovurderinger og certifikater
• Læst af Fai: udløbsdatoen, dækningen og det, der ikke passer
• Påmindelser: før en fil skal afleveres, og før den udløber

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Se hver bevilling og hvert certifikat, de mest presserende først

Oversigten over tilladelser bygger på Tilladelser og certifikater, hvor eventets alkoholbevillinger, fødevare- og sundhedstilladelser, forsikringscertifikater og godkendelser fra brandvæsenet sorteres efter, hvad der kræver dig først: udløbet, derefter snart udløbende, derefter afventer gennemgang. Søg efter jurisdiktion, udstedende myndighed eller dokumentnummer, og markér hvert dokument som verificeret eller afvist.

På en mad- og drikkefestival betyder det alkohol- og fødevaretilladelserne for hver bar og hver forhandler, og på en convention tilladelserne med aldersgrænse. Dine forhandleres certifikater ligger ved siden af dine eksterne teams' dokumenter, så den, der tjekker papirer før indlæsningen, arbejder ud fra én liste.

• Tilladelser og certifikater: hver bevilling og tilladelse til eventet
• De mest presserende først: udløbne og snart udløbende øverst
• Søg: efter jurisdiktion, myndighed eller dokumentnummer

Tegn hvert hegn og hver afspærringslinje på din områdeplan

Tegn ydre hegn, afspærringen foran scenen og hver publikumslinje på den samme områdeplan, dit team allerede arbejder ud fra. Sæt målestokken én gang, så viser hver linje sin længde, så din hegnsleverandør giver tilbud på det rigtige antal elementer, og dit opbygningscrew ved, hvor hvert stykke starter og slutter.

Træk en linje, når planen ændres, med fortryd og gentag altid ved hånden. To personer kan arbejde på kortet på samme tid, og ændringer forskellige steder kolliderer aldrig. Fai kan tjekke kortet for førstehjælp, udgange, drikkevand, toiletter og tilgængelige udsigtspladser til det publikum, du forventer, og fortæller dig, hvad der stadig mangler, før den rådgivende sikkerhedsgruppe ser det.

• Afspærringslinjer: tegnet på din egen områdeplan
• Længder: hver linje målt, når målestokken er sat
• Tjek mit kort: Fai leder efter udgange, førstehjælp, vand og toiletter

• Draw your event site map and share it

Byg hver linje efter tjeklisten, og inspicér den efter planen

Giv hver afspærringslinje sin opbygningstjekliste, og lad dit crew krydse af undervejs, så din produktionsleder ser, hvilke linjer der er færdige, og hvilke der stadig mangler arbejde, længe før dørene åbner. Sæt derefter, hvornår hver linje skal inspiceres, fra det første tjek efter opbygningen til tjekkene gennem hver showdag, så gennemgår din inspektør linjen punkt for punkt og godkender den.

En afspærring bliver tjekket så ofte, som din sikkerhedsplan siger, og ingen skal huske at gøre det. Afspærringen foran scenen kan inspiceres før dørene åbner, ved sceneskiftet før hovednavnet og efter sættet, mens det ydre hegn gås igennem hver morgen, hver linje efter sin egen tidsplan. Scener, riggepunkter og andre konstruktioner godkendes med de samme tidsplanlagte inspektioner.

• Opbygningstjeklister: hvert trin for hver linje
• Tidsplanlagte inspektioner: hvornår hver linje skal tjekkes
• Godkendelse: af den person, der udførte inspektionen

Vis præcis, hvad der blev tjekket, hvornår og af hvem

Hvert opbygningstrin, hver inspektion og hver godkendelse kommer med i linjens historik, og hvert opfyldt vilkår, sendt dokument og bestået inspektion kommer med i tilladelsens. Når tilsynsmyndigheden, dit forsikringsselskab eller jeres evaluering spørger til en afspærring eller et vilkår, ligger svaret der allerede med navne og tidspunkter.

Den samme registrering hjælper den næste udgave. Næste års koordinator for tilladelser starter fra de myndigheder, vilkår og kontaktpersoner, der fungerede i år, og områdeteamet ved, hvilke afspærringslinjer der krævede ekstra tjek og hvorfor.

• Hele historikken: hvert tjek, hver godkendelse og hvert vilkår gemt
• Klar til spørgsmål: fra tilsynsmyndigheder og forsikringsselskaber

Giv brandvæsenet og dine leverandører den live plan

Send brandvæsenet, ambulancetjenesten eller din hegnsleverandør et privat link til dit live områdekort med de udgange, ruter, førstehjælpsposter eller den strøm, de har brug for, oven på det offentlige kort. Linket viser altid kortet, som det er nu, så et flyttet hegn eller en ny nødrute er der, næste gang de åbner det, og det udløber på den dato, du vælger.

Hvert link viser, hvem det er til, hvor længe det virker, og hvor mange gange det er blevet åbnet. Giv et link en ny adresse, hvis det kommer for langt ud, eller stop det når som helst. Den side, de åbner, viser kun steder og ruter, aldrig dine noter eller hvem der er på dit team, og kræver intet login, så en inspektør kan åbne den på en telefon under rundgangen.

• Private kortlinks: til alarmberedskab, tilgængelighed eller leverandører
• Altid det aktuelle kort: et flyttet hegn vises, næste gang de åbner det
• Stop når som helst: afslut et link i det øjeblik, det ikke længere skal virke

• Share a private event site map with emergency services and suppliers