Start hver dag med at vide, hvad der venter på dig, og hvem der gør hvad

Start hver morgen med nedtællingen og dit eget arbejde

Åbn eventet, så står nedtællingen til dørene åbner øverst, med billetter solgt i denne uge mod ugen før, de beslutninger, der venter på dig, forsinkede opgaver og det, der skal være færdigt i denne uge. Det her er dit viser de opgaver, dit team har givet dig, dine afdelinger og de scener, du styrer, med en knap, der spørger Fai, hvad du skal gøre som det næste. Du ved, hvor din dag starter, før du har åbnet en eneste e-mail.

Siden dit sidste besøg viser, hvad dine kolleger har ændret siden dit forrige besøg, med de nyeste først og navnet på den person, der står bag hver ændring. Seneste aktivitet nederst på siden gemmer hver godkendelse, påmindelse og hvert afvist forslag med den kollega, der stod bag, så ingen behøver at spørge, hvem der besluttede hvad. Sammenlignet med sidste gang viser, hvordan salget står i forhold til din sidste udgave på samme tidspunkt, og Tid sparet af Fai viser det arbejde, Fai allerede har taget fra dit team på dette event.

Fai tjekker eventet hver time og oplister det, hun finder, under Venter på din beslutning, fra forsinkede opgaver til kunstnere uden hotel, hver med e-mailen eller opgaverne allerede skrevet som udkast. Intet sendes eller ændres, før nogen på dit team godkender det.

• Nedtælling og tal: dage til dørene åbner, solgte billetter, beslutninger, forsinkede opgaver og det, der skal være færdigt i denne uge
• Det her er dit: dine opgaver, dine afdelinger og de scener, du styrer
• Siden dit sidste besøg: dit teams seneste ændringer med hvem der lavede hver enkelt
• Venter på din beslutning: Fais forslag med udkastene klar til dit ja

• Run your event from its Today page
• Lad Fai sætte dit event op og lave udkast til arbejdet for dig

Aflæs hver sektion af eventet på et øjeblik

Eventet på et øjeblik giver hver sektion en flise, der på én linje fortæller, hvordan det går, med en ring for fremskridt og et rødt tal, når noget venter på dig: udfyldte pladser på vagtplanen, låste cues i køreplanen, godkendte advances, alvorlige hændelser, der stadig er åbne. Listen over sektioner følger arbejdets rækkefølge, fra Program til Efter arrangementet, og markerer grupperne for det sted, dit event er nu, så den rigtige del af eventet altid er lige ved hånden.

Sæt flueben ved hver type event, det her er, så følger sektionerne med, navngivet på den måde, den type event navngiver dem. En konference viser Talere, Lokaler og et Program, et sportsevent viser Sportsudøvere, Arenaer og et Kampprogram, og en mad- eller drikkefestival viser Leverandører, Stande og Smagninger. Vælg mere end én type, så får du sektionerne fra hver.

Tilføj en sektion for hele dit team, når du har brug for det, eller fastgør de sektioner, du bruger mest, øverst på din egen liste uden at ændre nogen andens. Din rolle afgør, hvor eventet åbner for dig: En scenemester lander på Nu og næste og en produktionsleder på Køreplan. På dit eget event vælger du stadig, hvad Fai hjælper dig med, fra line-up og showdag til personale, sikkerhed, penge, sponsorer og forhandlere, og ændrer det under Flere sektioner, når dine planer ændrer sig.

• Eventet på et øjeblik: én flise for hver sektion med fremskridt og det, der venter på dig
• Eventtype: sæt flueben ved hver type event, det her er, så følger sektionerne med
• Fastgør øverst: de sektioner, du bruger mest, øverst på din egen liste

Find enhver kunstner, scene, person eller opgave på få sekunder

Tryk på Ctrl K, eller Cmd K på en Mac, i en hvilken som helst del af eventet, og indtast nogle få bogstaver. Resultaterne kommer tilbage grupperet i kunstnere, scener, personer, opgaver, filer og eventets egne sektioner, og hverdagsord virker også, for eksempel "hoteller" for Overnatning. Når intet passer, sender det sidste resultat det, du har indtastet, til Fai som et spørgsmål, så svaret aldrig er mere end et øjeblik væk.

Hver kunstner, scene og dag har sin egen side. Dagen i overblik viser hvert sæt efter scene, køreplanen, ankomster, afhentninger og afrejser, hotellernes check-in og check-ud, vagter efter team, opgaver med frist og hændelser for den dag, og du kan gå til dagen før eller efter eller printe den til produktionskontoret. En sceneside rummer dagens sæt, køreplan, teams, vagtplan og tekniske noter.

• Find alt: hele eventet fra én søgning på enhver side
• Dagen i overblik: sæt, rejser, hoteller, vagter, opgaver og hændelser for én dag
• Sider for scener og kunstnere: alt om én scene eller én kunstner samlet

• Find any performer, stage or day on your event

Giv hvert job en ansvarlig, en dato og en prioritet

Tilladelsen, lejen af afspærring, antallet til cateringen og dagsplanerne skal alle være på plads, før dørene åbner. Sæt hvert job på én opgavetavle, som hele dit team deler, med dem, der udfører det, den dag, det skal være færdigt, og hvor meget det haster. Kortene flytter fra åben til i gang til færdig, og kolonnen Blokeret viser, hvad der venter på en tilladelse, en leverandør eller en beslutning, så det er det første, du læser hver morgen.

Skift visning efter spørgsmålet. Tavlen viser, hvad der sidder fast, listen viser alt på én gang, kalenderen viser, hvad der skal være færdigt i denne uge, og tidslinjen lægger det daterede arbejde ud i rækkefølge, så du ser, hvad der skal være færdigt, før det næste kan starte. Hver opgave viser de opgaver, den er blokeret af, og dem, den blokerer, og du kan gemme de visninger, dit team bruger mest.

Et job, der kommer igen, for eksempel et ugentligt produktionsmøde eller en daglig runde på pladsen, kan gentages hver dag, uge, måned eller år, så ingen skal huske at tilføje det. Kolleger, der kun vil holde øje med et job, følger det, og hver opgave gemmer historikken over sine statusændringer.

• Ansvarlige og følgere: alle, der udfører jobbet, og alle, der holder øje med det
• Prioritet: lav, mellem, høj eller haster på hvert kort
• Tavle, liste, kalender og tidslinje: det samme arbejde efter status, alt på én gang, efter dato eller i rækkefølge
• Gentagne opgaver: de job, der kommer igen hver dag, uge eller måned

• Keep the jobs behind your event moving

Hold samtalen, filerne og historikken samlet med jobbet

Åbn en opgave for at drøfte den i kommentarer, vedhæft det tilbud eller den plan, den afhænger af, giv den en etiket, og kør et ur, mens du arbejder på den. En opgave, der er tilføjet fra eventets Indbakke, beholder den e-mail, den kom fra, så den, der tager den, har hele historien. Mine opgaver samler alt, hvad der er givet til dig eller fulgt af dig, på tværs af alle dit brands events, så en producer med tre events denne måned ser alt sit arbejde samlet.

Når en kollega har den samme scene, opgave eller anden post åben, ser du vedkommendes navn, mens du redigerer, så I ikke overskriver hinandens arbejde. Gemmer de først, ser du deres version og beslutter, hvad der skal beholdes. Versionshistorik viser, hvem der har ændret en post og hvornår, og når du gendanner en tidligere version, tilføjes en ny, så intet, nogen har gjort, nogensinde går tabt.

• Kommentarer, filer og etiketter: drøftelsen og papirerne bliver på opgaven
• Ur: den tid, der er brugt på hver opgave
• Mine opgaver: dit arbejde på alle dit brands events samlet
• Se, hvem der redigerer: en kollegas navn, mens I begge har en post åben

• Få hver e-mail, hvert opkald og hvert dokument til at arbejde for dit event

Start ud fra den plan, hvert event af din type har brug for

Fai foreslår en forberedelsesplan til din eventtype, fra at få hver kontrakt underskrevet til at sammenligne budgettet med det, du har brugt. En konference får talere, lyd og skærme og antallet til cateringen, en festival får lægedækning og en trafikplan, et mad- eller drikkeevent får leverandørernes hygiejnecertifikater, og et sportsevent får sine dommere og officials. Fjern fluebenet ved det, du ikke har brug for, omdøb enhver opgave, og tilføj resten, hver med den frist, Fai har regnet ud.

Når en opgave bliver forsinket, skriver Fai et udkast til påmindelsen til den ansvarlige eller finder en ansvarlig til en forsinket opgave, som ingen står på. Hun læser også frister fra dine kontrakter, e-mails og noter fra opkald og foreslår en opgave til hver af dem, der ikke har en endnu. Hvert forslag venter på I dag, indtil nogen på dit team godkender det, ændrer det først, udskyder det eller afviser det.

• Forberedelsesplan: de job, din type event har brug for, med deres frister
• Vælg og omdøb: behold kun de opgaver, du vil have, navngivet på din måde
• Rykkere for forsinkede opgaver: en påmindelse skrevet til dig eller en ansvarlig fundet

Fordel arbejdet, før nogen brænder ud

De samme to personer ender som regel med det meste af arbejdet i de sidste fjorten dage. Arbejdsbyrde lægger hver persons opgavetid og vagter på vagtplanen sammen dag for dag mod det antal timer om dagen, du fastsætter, og markerer alle, der er over grænsen. Fai foreslår den opgave, der skal flyttes, og den kollega, der har mindst arbejde de dage, så du kan omfordele på få øjeblikke, mens der stadig er tid.

Bekræft en flytning, så tilføjes den nye person til opgaven, før den første fjernes, så jobbet aldrig står uden en ansvarlig. Opgaver uden angivet tidsforbrug eller uden frist vises for sig, så du kan udfylde hullerne og stole på tallene. Vælg, hvor langt frem du vil se, den næste uge eller de næste to, alt efter hvor tæt eventet er.

• Timer om dagen: opgavetid og vagter på vagtplanen for hver person
• Over grænsen: alle med flere timer, end du tillader
• Foreslåede flytninger: den opgave, der skal flyttes, og hvem der har tid til den

• Balance your event team's workload
• Dæk hver vagt, og betal for hver arbejdet time

Giv hver kollega den del af eventet, deres rolle står for

En sikkerhedschef, en scenemester og en frivilligkoordinator har hver brug for en forskellig del af dit event. Invitér hver person ud fra den rolle, de har, for eksempel sikkerhedsansvarlig eller scenemester, så sætter deres rollepakke deres menu, deres tilladelser, deres side I dag, den hjælp, Fai giver dem, og de vejledninger, de ser. De starter i deres eget arbejde uden noget i vejen, som deres job ikke bruger.

Hver person åbner derefter ét privat link til alt det, deres roller giver dem. En steward, der også arbejder med pladsservice, ser hver vagt, skranke, runde, job og hvert dokument fra begge roller på én side, nemlig siden Mine vagter, som dit crew allerede bruger til at se deres vagter på alle dine events, acceptere de vagter, du tilbyder, og tilføje de dokumenter, deres vagter kræver, uden konto eller adgangskode. Invitér dine faste folk til brandet én gang og en hjælper til én aften til det events team.

• Invitér efter rolle: vælg rollen ud fra dens navn, når du inviterer en kollega
• Rollepakker: menu, tilladelser, side I dag, hjælp fra Fai og vejledninger for hver rolle
• Ét link til hver person: hver skranke, runde, job og hvert dokument, deres roller giver dem

• Give your event crew one page for all their shifts