Fyld hvert lokale med de rigtige deltagere, og få dem til at tale sammen

Gør dit program til sessioner, deltagerne kan vælge

Hvert oplæg og hver workshop i dit program, som deltagerne endnu ikke kan vælge, venter i Sessioner, klar til at blive åbnet. Titel, tidspunkt og lokale kommer direkte fra programmet, så du kun tilføjer, hvor mange personer lokalet rummer, et spor som Design eller Ledelse og en beskrivelse, deltagerne læser, før de vælger.

Åbn en session for valg nu, eller forbered den, og åbn den, når dit program er endeligt. Gruppér sessioner efter type og spor, som dit trykte program gør, så en deltager, der leder efter alle ledelsesworkshops, finder dem samlet. Tilføj også sessioner, der ikke står i dit program, for eksempel en sponsors morgenbriefing.

Slå en venteliste til for de sessioner, du forventer bliver fyldt. Når nogen dropper en session, får den næste på listen en e-mail om at tage pladsen, så en populær workshop forbliver fuld, uden at dit team jagter folk.

• Fra dit program: titel, tidspunkt og lokale allerede udfyldt
• Typer og spor: oplæg og workshops grupperet, som dit program er
• Venteliste: den næste får en e-mail, når en plads bliver ledig

• Let ticket holders pick the conference sessions they attend

Giv hver deltager deres eget program

Deltagerne finder Dine sessioner på den ordreside, de allerede har, med hver sessions dag, tidspunkt, lokale og de pladser, der er tilbage. De vælger, dropper eller kommer på en venteliste, og én knap føjer hvert valg til deres egen kalender. En køber, der har booket til kolleger, vælger for hver af dem.

En session, der overlapper en, deltageren allerede har valgt, siger hvilken, før de trykker, så ingen holder to pladser på samme tidspunkt og efterlader en tom stol. Der er ingen app at downloade og ingen ekstra konto at oprette, fordi programmet ligger på den ordre, deltagerne fik, da de købte.

Dit team ser også hver deltagers valg. Slå en billetindehaver op, se de sessioner, de har valgt, og tilføj dem til en anden, hvilket passer til en oplægsholders gæst eller en sponsor, der skal have en plads i et fuldt lokale.

• Vælg og drop: på den ordreside, deltagerne allerede har
• Advarsler om overlap: før to valg overlapper
• Deres kalender: hvert valg tilføjet i ét trin
• Tilføj til en session: dit team placerer en deltager i hånden

Ændr en session uden at ødelægge nogens planer

Når deltagerne har valgt en session, forbliver dens tidspunkt og pladser, som de er, så ingen mister en plads eller finder et overlap, de aldrig har valgt. Du kan stadig ændre titel, lokale, spor og beskrivelse, hvilket dækker de skift af oplægsholdere og lokaler, der sker den sidste uge.

Når et oplæg flyttes i dit program, siger dets session Tidspunkt ændret i programmet, så dit team ser forskellen og aldrig arbejder ud fra to forskellige tidspunkter. Bed Fai om at lave en session ud fra et punkt i programmet eller åbne en for valg, så viser hun dig sessionen, før hun gemmer den.

• Valg beskyttet: tidspunkt og pladser låst, når deltagerne har valgt
• Alt andet kan ændres: titel, lokale, spor og beskrivelse
• Tidspunkt ændret i programmet: markeret, når oplægget flyttes i dit program

Luk kun dem ind, der valgte en session

Dit dørteam scanner hver billet ved lokalets dør. Døren siger Luk ind, Allerede inde med tidspunktet, de først kom ind, eller Ikke til denne session med årsagen i almindelige ord: de har ikke valgt den, lokalet er fuldt, døren er ikke åben endnu, sessionen er slut, eller en anden billet på samme konto har allerede brugt pladsen.

Døren viser, hvor mange der er inde, hvor mange der valgte sessionen, og hvor mange pladser lokalet har, så dit lokale aldrig går over sit antal, og dit dørteam aldrig skal tælle hoveder. To døre, der scanner den samme billet i samme øjeblik, lukker den ind én gang.

• Sessionsdør: lukker de deltagere ind, der valgte den
• Klare begrundelser: hver afvisning forklaret med almindelige ord
• Inde, valgt og pladser: lokalets tal med ét blik

• Scan delegates into event sessions at the door and see who came

Sæt en frivillig ved hver lokaledør

Del et dørlink til hver session, så scanner en frivillig billetter fra sin egen telefon uden login til dashboardet. Dørsiden viser hver persons fornavn og billettype, så den frivillige kan hilse på dem, og aldrig en e-mailadresse eller en ordre.

Hvert link åbner én sessions dør og intet andet, og du stopper det, når sessionen er slut. Bed Fai om at lave et dørlink til en session, så viser hun dig det, før hun laver det.

• Dørlink til sessionen: én session, én telefon, uden login
• Kun det, døren har brug for: fornavn og billettype
• Fai: laver et dørlink efter dit ja

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Planlæg næste år ud fra de sessioner, folk deltog i

Fremmøde viser for hver session, hvor mange deltagere der valgte den, kom ind, ikke kom og blev afvist, med de mest og mindst populære sessioner øverst. Dimensionér næste års lokaler ud fra det, gentag de workshops, der blev fyldt, og tænk dem, der ikke gjorde, om.

Udeblivelser er det tal, de fleste arrangører aldrig ser. En session, hvor mange deltagere valgte en plads og aldrig kom, fortæller dig, at du skal overbooke den næste gang eller flytte den væk fra frokosten, og en session, der afviste folk ved døren, fortæller dig, at den skal have et større lokale.

• Fremmøde: valgt, kom ind, kom ikke og afvist
• Mest og mindst populære: dine stærkeste og svageste sessioner først
• Udeblivelser: deltagere, der valgte en plads og aldrig kom

Hjælp deltagerne med at møde de personer, de kom for

Slå deltagerlisten til, så ser billetindehavere Mød andre deltagere på deres ordreside. Hver deltager vælger, hvad andre ser, fra jobtitel og firma til deres interesser og hvem de gerne vil møde, og kun deltagere, der har tilmeldt sig, ser hinanden. Personer med en fælles interesse, for eksempel billetsalg eller bæredygtighed, bliver foreslået for hinanden.

Tilføj dine mødesteder, for eksempel mødeloungen på niveau 2, med hvor mange møder hvert rummer på én gang, og tilføj derefter blokke af mødetidspunkter for hver dag. Deltagerne beder hinanden om at mødes på et udvalg af dine tidspunkter, den adspurgte accepterer ét, og hvert booket møde får et ledigt bord. Ingen person og intet bord bliver booket to gange på samme tidspunkt, og hver anmodning, hvert svar og hver ændring når den anden person på e-mail. Udstillere tager også imod mødebookinger på deres stand fra deres egen udstillerside, og du ser alle møder på dit event samlet. Udstillere slår mødebookinger til fra deres egen udstillerside, tilføjer, hvad de tilbyder, og deres egne tider, dine mødetider eller begge dele. Billetindehavere finder dem under Udstillere på deres ordreside og booker, udstillerens team accepterer eller afviser hver booking, og du ser hvert udstillermøde ved siden af de andre i Møder.

En deltager, der er usikker på, hvad man skal sige til en fremmed, beder Fai om en første besked. Hun skriver et udkast til en kort note på deres sprog ud fra det, begge personer har valgt at vise, og deltageren redigerer den og sender den selv. Fai sender aldrig en mødeanmodning på nogens vegne.

• Deltagerliste: deltagerne tilmelder sig og vælger, hvad der vises
• Møder ved dine borde: booket på de tidspunkter, du angiver, aldrig dobbeltbooket
• Fælles interesser: de rigtige personer foreslået for hinanden
• En første besked: skrevet som udkast af Fai og sendt af deltageren

• Send hver udstiller og sponsor hjem med resultater, de kan se

Giv hver session live spørgsmål og afstemninger

Tilføj en spørgerunde til et hovedoplæg eller en paneldebat, knyttet til dens session i dit program, og vis dens QR-kode på projektoren. Deltagerne scanner den med telefonens kamera for at stille spørgsmål, stemme på dem, de vil have besvaret, og svare på afstemninger, uden app og uden login.

Vælg, om spørgsmål vises med det samme eller efter en moderator har godkendt dem, tillad anonyme spørgsmål, når du vil have ærlige, og bestem, om deltagerne ser afstemningsresultater, efter de har stemt. Din moderator viser, markerer som besvaret, skjuler eller sætter hvert spørgsmål tilbage.

Præsentationsvisningen viser de øverste spørgsmål med stor skrift med den åbne afstemning ved siden af, så din oplægsholder kan aflæse salen med ét blik. Nye spørgsmål kommer ind på få sekunder, og når en spørgerunde lukkes, gemmes hvert spørgsmål til bagefter, klar til at blive åbnet igen.

• QR-kode og link: vist i lokalet, uden login
• Moderering: vis, markér som besvaret, skjul eller sæt hvert spørgsmål tilbage
• Afstemninger: med resultater til salen eller kun til dig
• Præsentationsvisning: de øverste spørgsmål med stor skrift