Send hver udstiller og sponsor hjem med resultater, de kan se

Sæt en leadscanner på hver standtelefon

Leadscanning betyder som regel lejede håndscannere, et depositum og en kø ved arrangørens skranke på opbygningsdagen. Her får hver person på en udstillers stand sit eget scannerlink, som en adresse at kopiere eller en QR-kode at åbne på telefonen eller tabletten. Intet at installere, ingen konto at oprette og intet at samle ind, når messen slutter.

Tilføj hver person i standpersonalet med navn og e-mailadresse, så bærer hvert lead, de registrerer, deres navn. Til den tablet, der bliver på standen, laver du i stedet ét fælles standlink. Når en person forlader udstillerens team midt i messen, stopper du personens link, og det holder op med at virke med det samme, mens de leads, personen har registreret, bliver hos udstilleren.

Udstillere kan selv tilføje standpersonale og lave scannerlinks fra deres udstillerside, så en stor udstiller med en vagtplan for personalet ikke skal komme tilbage til dig for hver ny person. Du ser hvert scannerlink under Leads, med hvornår det sidst blev brugt.

• Et scannerlink til hver person: et link at kopiere eller en QR-kode at åbne på telefonen
• Fælles standlink: ét link til tabletten på standen
• Stop link: linket stopper med det samme, og dets leads bliver

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Registrér hver besøgende, mens samtalen er frisk

Standpersonalet scanner den besøgendes billet eller badge med en håndholdt USB- eller Bluetooth-scanner eller indtaster koden, der er trykt på den, og den besøgende kommer med i udstillerens leads med navn og kontaktoplysninger. Et tryk vurderer dem, og en note gemmer, hvad de spurgte om, mens den besøgende stadig står ved standen.

Udstillingshaller er kendt for dårligt signal. Scanninger foretaget uden forbindelse venter på telefonen og sendes, når signalet kommer tilbage, så standpersonalet kan blive ved med at scanne gennem en travl time. En besøgende, der bliver scannet to gange, af to personer eller på to tidspunkter, forbliver ét lead med begge sæt noter lagt sammen, så udstilleren aldrig følger op på den samme person to gange.

Fordi scanneren læser de samme billetter og badges, som dit dørteam scanner, har hver besøgende allerede de oplysninger, de gav, da de købte. Der er ingen separat badgedatabase at importere, og en refunderet eller annulleret billet bliver ikke tilføjet som lead.

• Scan en billet eller et badge: med en håndscanner eller ved at indtaste koden
• Vurderinger og noter: hvad den besøgende vil have, gemt ved standen
• Scanninger uden signal: gemt på telefonen og sendt, når forbindelsen er tilbage
• Ét lead pr. besøgende: en ny scanning føjer sine noter til den første

Vurdér besøgende med hver udstillers egne ord

Et softwarefirma og et mikrobryggeri sorterer deres besøgende forskelligt, så hver udstiller får sine egne vurderingsord, bedste først, for eksempel Klar til at købe, Følg op og Kigger bare. Standpersonalet vurderer på det sprog, salgsteamet allerede bruger, og udstillerens resultater tæller leads efter de samme ord.

Giv også udstilleren et sporingslink i leadopsætningen, for eksempel linket til dens tilbud eller dens egen eventside, så tælles de personer, der følger linket, og de billetter, de køber, med i udstillerens resultater. En sponsors sporingslink virker på samme måde.

• Vurderingsord: udstillerens egen skala, bedste først
• Sporingslink: klik og salg talt med for udstilleren

Giv hver udstiller en side, teamet selv styrer

Hver udstiller får sin egen side, der åbnes fra et link uden login. Teamet finder standens leads, opfølgninger, standpersonale, resultater og vurderingsord der, downloader sine leads, når det vil, og ser, hvad det stadig mangler at gøre for dig. Dit team holder op med at videresende regneark, og udstilleren holder op med at vente på dem.

Den samme side lader en udstiller holde møder på sin stand. Udstilleren slår mødebookinger til, indtaster, hvad den tilbyder, og vælger sine egne tider, dine mødetider eller begge dele. Billetindehavere finder udstilleren på deres ordreside og booker, udstillerens team accepterer eller afviser hver booking, og du ser hvert udstillermøde ved siden af de andre møder på dit event.

Du bestemmer, hvem der får en side og hvornår, og hver download af en udstillers leads bliver registreret med, hvem der foretog den.

• Udstillerside: leads, opfølgninger, standpersonale, resultater og vurderinger
• Hent leads: registreret med, hvem der hentede dem
• Møder på standen: billetindehavere booker, og udstilleren svarer
• Mangler stadig fra dig: hvad udstilleren har tilbage at gøre

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Fyld hvert lokale med de rigtige deltagere, og få dem til at tale sammen

Følg op på hver besøgende, mens leadet er varmt

De fleste leads bliver kolde i ugen efter en messe, mens visitkortene ligger i en taske. På udstillerens side skriver Fai et udkast til en opfølgningsmail til hver besøgende, der må kontaktes, ud fra vurderingen og de noter, standpersonalet tog. Udstilleren læser hver enkelt, ændrer den, hvis de vil, og godkender den, og intet bliver sendt, før de gør det.

Udstilleren redigerer emnet og e-mailen i almindelig tekst. Dit events oplysninger, hvorfor den besøgende fik e-mailen, og et link til at stoppe udstillerens e-mails bliver tilføjet nedenunder. E-mailen kommer fra dit event, så de besøgende genkender den, og svar går direkte til udstilleren, så samtalen fortsætter med de personer, de mødte.

Hver besøgende får én opfølgning fra hver udstiller, uanset hvor mange gange der trykkes på knappen til udkast. En opfølgning, der ikke kunne sendes, vises som ikke sendt, og den sendes kun igen, når udstilleren beder om det.

• Skrevet af Fai: én e-mail til hver besøgende ud fra deres vurdering og noter
• Godkendt af udstilleren: intet sendes, før de siger ja
• Svar til udstilleren: besøgende svarer de personer, de mødte
• Én til hver: ingen besøgende får den samme opfølgning to gange

Vis hver udstiller udbyttet af dit event

Resultaterne viser udstillerens leads efter vurdering, hvor mange besøgende der kan kontaktes, hvem på standen der mødte flest besøgende, de sendte opfølgninger, de personer, sporingslinket bragte ind, og hvad de købte, samt andelen af de indtjekkede deltagere, standen mødte. Du ser de samme tal under Leads, så du og udstilleren taler om næste år ud fra de samme tal.

Andelen af mødte deltagere er det tal, udstillere sjældent får fra en arrangør. Det holder standens scanninger op mod de personer, der faktisk kom ind ad dine døre, så en udstiller kan vurdere sin stand, sin placering og sin bemanding i forhold til publikummets størrelse. Tag dine udstillere med til næste udgave med Kopiér fra sidste event, og start samtalen om at booke igen med sidste års resultater i hånden.

• Leads efter vurdering: med udstillerens egne vurderingsord
• Klik og salg: via udstillerens sporingslink
• Mødte deltagere: andelen af indtjekkede personer, standen scannede

Hold styr på hver sponsoraftale og leverance

Følg hver sponsor fra første kontakt over tilsagn, kontrakt og betaling til opfyldt aftale med dens niveau, dens kontantværdi og værdien af det, den giver som naturalier. Gør dens leverancer til opgaver på dit teams tavle, så logoet på hovedscenen og aktiveringen i madområdet hver har en ansvarlig og en frist.

Sponsorværdier går ind i dit eventbudget som indtægt, med kontanter og naturalier hver for sig, så dit budget viser, hvad sponsorater giver, uden et ekstra regneark. En sponsor, der siger nej eller falder fra, forsvinder selv ud af budgettet.

Giv en sponsor sin egen side, så ser den, hvor mange af dens leverancer der er udført, og det salg, dens sporingslink har givet. Dit partnerskabsteam svarer på "hvad fik vi?", før sponsoren spørger, og fornyelsen starter fra beviser.

• Sponsorer: niveau, status, kontant- og naturalieværdi
• Opgaver ud fra leverancer: hver leverance på dit teams opgavetavle
• I dit budget: sponsorindtægt, kontanter og naturalier hver for sig
• Sponsorside: udførte leverancer og resultater fra sporingslinket

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer
• Start hver dag med at vide, hvad der venter på dig, og hvem der gør hvad

Respektér hver besøgendes valg om kontakt

Deltagerne betror dit event deres oplysninger, og udstillere vil have leads, de kan bruge. Når en besøgende siger ved standen, at de helst ikke vil kontaktes, markerer personalet det, før de gemmer, og udstilleren ser aldrig den besøgendes e-mailadresse eller telefonnummer. Standpersonalet ser kun navne, vurderinger og noter.

Registrér også en senere anmodning, så forsvinder den besøgendes oplysninger fra udstillerens leads og download, og enhver opfølgning, der endnu ikke er sendt, bliver stoppet. En besøgende, der bruger linket i en opfølgning til at stoppe udstillerens e-mails, behandles på samme måde. Billetkøbere får at vide i deres ordrebekræftelse, at udstillere kan scanne deres billet, når dit event har et aktivt scannerlink.

• Ønsker ikke at blive kontaktet: angives ved standen, før leadet gemmes
• Ønsker ikke længere kontakt: oplysninger skjult og usendte opfølgninger stoppet
• Oplyst ved køb: køberne får at vide, at udstillere kan scanne dem