Dæk hver vagt, og betal for hver arbejdet time

Start fra den bemanding, dit publikum kræver

Fortæl Fai, hvor mange personer du forventer på det travleste tidspunkt, hvornår dørene åbner, og hvornår de sidste går, så foreslår hun, hvor mange personer hvert team skal bruge i hver time af dagen. Føj hendes vagter til din vagtplan, som de er, eller justér dem først. Du starter fra en plan i størrelse med dit publikum og bruger din tid på de vurderinger, kun du kan træffe.

Dit team har måske allerede vagtplanen i et regneark, eller en bemandingsleverandør sender dig sin. Træk CSV- eller Excel-filen ind, som den er, så matcher Fai hver kolonne med dagen, tiderne, afdelingen og rollen. Du ser hver række og ethvert problem med den, før en eneste vagt bliver tilføjet, og alle regler for vagtplanen gælder for de vagter, du henter ind. Hvis du henter den samme import ind to gange, bliver dine vagter aldrig fordoblet.

For de vagter, du selv tilføjer, kan du gentage en vagt over flere dage på én gang, for eksempel den samme portvagt hver dag fra opbygning til nedtagning, og en vagt, der slutter efter midnat, fortsætter ind i næste morgen.

• Forslag til bemanding: personer til hvert team og hver time ud fra det publikum, du forventer
• Vagter fra et regneark: din vagtplan i CSV eller Excel, hver række tjekket, før den tilføjes
• Gentag over flere dage: den samme vagt hver dag fra første til sidste dag

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Se, hvor du mangler folk, mens der stadig er tid

Vælg en dag, så viser vagtplanen, hvor mange pladser der er fyldt, og derefter dækningen for hvert team time for time: grøn er dækket, orange mangler stadig folk. Hver vagt viser, om den mangler folk, er fyldt eller har alle bekræftet, og når du åbner den, ser du, hvem der er på, og næste skridt for hver person. Du ser hullet i baren lørdag eftermiddag om mandagen, ikke om lørdagen.

Fastsæt dine regler for vagtplanen én gang: den korteste hvile mellem vagter, det højeste antal timer, nogen arbejder på en dag, og det højeste antal timer på syv dage. En advarsel over vagtplanen nævner hver person, der står på to vagter på én gang, arbejder for længe eller ikke får nok hvile, så en træt steward bliver fanget i planlægningen og ikke ved porten. Grænsen for syv dage tæller vagter på alle de events, dit brand afholder, så en bartender, der tager din klubaften fredag og din festival lørdag, bliver talt én gang på tværs af begge.

Reglerne guider dit team uden at låse det fast. Du kan stadig tilføje en person til en fuld vagt eller en person, en regel advarer om: vagtplanen spørger først og tilføjer dem derefter som inviteret med en note om at tjekke dem. Fai foreslår aldrig nogen, der ville bryde dine regler.

• Dækning efter team og time: fyldte pladser holdt op mod de pladser, der skal bruges
• Regler for vagtplanen: korteste hvile, flest timer på en dag og på syv dage
• Advarsler om konflikter: hver person på to vagter på én gang eller uden nok hvile
• På tværs af dine events: en persons timer på hvert event, dit brand afholder

Fyld hvert hul med personer, der passer

Bed Fai om at fylde hullerne, så lister hun personer til hver ledig plads, først fra samme team eller med en matchende rolle, og fortæller, hvorfor hver enkelt passer. Eller tilbyd en vagt til nogle få personer, og lad det første ja få pladsen. Uanset hvad er alle, Fai foreslår, ledige på det tidspunkt på alle dine events, udhvilede, gamle nok og har den kompetence, vagten kræver.

Et tilbud går til de personer, Fai sætter flueben ved for dig, med hendes begrundelser i almindelige ord, for eksempel har kompetencen, har gjort det før eller er altid mødt op, og et tal for, hvem hun udelod og hvorfor. Fjern fluebenet ved dem, du ikke vil have, og send det. Hver person får en e-mail med et link til sin egen side, hvor de accepterer eller siger nej tak. Den første, der accepterer, kommer på vagten som bekræftet, og alle andre, der stadig overvejer, ser, at pladsen er taget, så ingen møder op til en vagt, der allerede er fuld.

Før en plads går til nogen, tjekker Ticket Fairy igen, at der stadig er plads på vagten, og at den stadig passer til dem, så to hurtige ja aldrig fylder den samme plads to gange. Du ser hvert tilbud som venter, accepteret, afvist eller pladsen er taget, og du kan trække et tilbud tilbage, der stadig venter.

• Fyld hullerne: Fais valg til hver ledig plads med begrundelsen for, at hver enkelt passer
• Vagttilbud: den første, der accepterer, får pladsen
• Hvem der blev udeladt: talt efter årsag, for eksempel for lidt hvile eller manglende kompetence
• Svar på tilbud: venter, accepteret, afvist eller pladsen er taget

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Find ud af dagen før, hvem der stadig kommer

Dagen før hver vagt spørger du alle på den, om de stadig kommer, og ser svarene tælle op som kommer, kan ikke og har ikke svaret endnu. Alle, der ikke kan, frigiver deres plads med det samme, og Fai foreslår, hvem den skal tilbydes til, mens der stadig er tid til at fylde den. Afbud bliver en liste, du arbejder dig igennem aftenen før, ikke en overraskelse ved porten.

På dagen nævner en advarsel alle, der ikke er tjekket ind, efter deres vagt er startet. Én handling markerer dem som ikke mødt og åbner et tilbud for deres plads, så det tager et minut at finde en afløser. Hvis de alligevel dukker op, tjekker du dem ind som normalt.

To kontakter i Regler for vagtplanen lader Fai sende en vagts første tilbud, så snart den mangler folk, og stille spørgsmålet om, hvem der stadig kommer, dagen før hver vagt, uden at vente på dig. Du godkender stadig alle yderligere tilbud. Begge kontakter starter slået fra, og du vælger dem for hvert event, så en festival med hundredvis af frivillige kan køre af sig selv, mens en lille klubaften forbliver helt i dine hænder.

• Kommer du stadig?: ét spørgsmål til alle på næste dags vagter
• Ikke mødt: markér dem, og find en afløser i samme trin
• Tilbud af sig selv: slået fra, indtil du slår dem til, for hvert event

Giv alle én side til alle deres vagter

Hvert crewmedlem og hver frivillig får et privat link til Mine vagter, der åbner deres egen side uden konto eller adgangskode. De ser deres vagter på hvert af dine events, accepterer dine tilbud, svarer på kommer du stadig, fortæller dig, hvilke dage de kan arbejde, og føjer deres vagter til deres kalender. Hvert svar vises i din vagtplan med det samme, så "hvornår har jeg vagt?" holder op med at være et spørgsmål til dig.

Den samme side samler de dokumenter, deres vagter kræver, din sikkerhedsintroduktion, deres madbehov til crewkøkkenet og de timer, de har arbejdet, med om hver linje venter på godkendelse eller er godkendt. Den viser kun deres egne vagter, tilbud og dokumenter, aldrig et andet crewmedlems navn. Når en person forlader dit team, slår én handling alle de links fra, du har sendt til personen.

• Siden Mine vagter: hver vagt på hvert event, uden konto
• Føj til kalender: én vagt eller dem alle i deres egen kalenderapp
• Dage, de kan arbejde: så tilbud går ud på de rigtige dage
• Deres timer: arbejdede timer, der venter på godkendelse eller er godkendt

• Give your event crew one page for all their shifts
• Byg et team af crew og frivillige, du kan trække på hvert år

Send vagterne ud, og tjek dit crew ind på dagen

Når vagtplanen er klar, sender du hver person én e-mail med kun deres egne vagttider, sted og rolle for dagen, og deres svar kommer til dig. På dagen skifter du vagtplanen til dens indtjekningsliste, finder hver person efter navn og tjekker dem ind, markerer dem som ikke mødt eller tjekker dem ud. Hvert trin kan fortrydes, og listen opdateres, mens dit team arbejder med den.

Hver indtjekning og udtjekning bliver starten og slutningen på personens timer, så ingen udfylder en timeseddel, og ingen taster tider ind efter eventet. Alle på dit events team kan bede Fai om at tjekke en steward ind eller ud fra deres telefon, for eksempel en supervisor ved en fjern port, og Fai venter på deres ja først.

• Send folk deres vagter: én e-mail til hver med kun deres egne vagter
• Indtjekningsliste: tjek ind, ikke mødt og tjek ud
• Fortryd ethvert trin: et forkert tryk rettet på et øjeblik

• Build your event rota and check staff in

Godkend timer ud fra indtjekninger med Fais tjek

Hver person får én linje for hver vagt, med tider fra hvornår dit team tjekkede dem ind og ud. Fai tjekker hver linje først og markerer alt usædvanligt med almindelige ord: ingen udtjekning, ikke tjekket ind, gik sent, meget kort, to vagter på én gang eller tider, der blev ændret efter godkendelse. Godkend alle linjer uden noget usædvanligt på én gang, og brug derefter kun din tid på de linjer, der kræver et menneske.

Ret en linje ved at lægge tid til eller trække tid fra eller ved at angive den total, den skal have, og indtast hvorfor, med almindelige begrundelser som en ulønnet pause eller en glemt udtjekning klar til at vælge. Én handling udfylder vagtens planlagte timer. Hver godkendt linje viser, hvem der godkendte den og hvornår, hver ændring med dens begrundelse og hele dens historik, og dens timer og omkostning forbliver som godkendt. Ændrer du en godkendt linje, går den tilbage til godkendelse til den sats, den først blev godkendt til.

Din barchef eller sikkerhedschef ved, hvem der reelt arbejdede på hver vagt. Gør dem til leder af deres afdeling, så godkender og retter de deres eget teams timer fra deres side Mine vagter, med de samme tjek fra Fai og uden login. Ledere ser kun timer, aldrig omkostninger, godkender aldrig deres egen linje, og hver godkendelse bærer deres navn.

• Markeret af Fai: de linjer, du skal se på først, med det, hun bemærkede
• Godkend på én gang: hver linje uden noget usædvanligt
• En begrundelse for hver ændring: gemt på linjen for alle, der tjekker den
• Afdelingsledere: godkender deres eget teams timer, aldrig omkostninger

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Hold hver bureaufaktura op mod de reelle timer

Angiv det eksterne team, der leverer en vagts personer, og dets omkostning pr. time, så sorterer timerne sig selv efter bureau. Hvert team viser sine personer og linjer, de registrerede og godkendte timer, hvad der stadig venter, og den godkendte omkostning. Når sikkerhedsfirmaets faktura kommer, tjekker du den op mod de timer, dets stewards faktisk arbejdede, ikke op mod deres timeseddel.

Godkendte timer gange omkostningen pr. time går ind i en sektion for personale og crew i dit events Budget ved siden af den planlagte omkostning for de timer, der endnu ikke er godkendt, så du ser dit forbrug på personale, før fakturaerne kommer. Hent linjerne for enhver dag, afdeling eller ethvert eksternt team med tider, ændringer, godkender, sats og omkostning på hver linje, og hver download bliver registreret med dit navn.

Spørg Fai, hvor mange linjer der venter lørdag, så godkender hun de linjer, du vælger, eller alle linjer uden noget usædvanligt og fortæller dig først, hvor mange det er.

• Efter eksternt team: registrerede, godkendte og ventende timer for hvert bureau
• Omkostning pr. time: angivet på vagten og låst ved godkendelse
• Budget: godkendte og planlagte personaleomkostninger på dit event
• Download: tider, ændringer, godkender, sats og omkostning for hver linje

• Vid, hvad dit event vil koste, før regningerne kommer