Bangun tim kru dan relawan yang bisa Anda andalkan setiap tahun

Kenali semua orang yang pernah bekerja di acara Anda

Orang di Operasional Acara brand Anda mencantumkan semua orang yang menjadi kru, relawan, atau ada di shift di acara Anda mana pun, satu kali saja, di acara mana pun mereka bekerja. Cari berdasarkan nama atau alamat email dan lihat di berapa acara setiap orang bekerja, acara terakhirnya, dan apakah mereka kru atau relawan. Memesan ulang staf bar dan steward yang Anda percayai dimulai dengan pencarian, bukan dengan menelusuri spreadsheet tahun lalu.

Setiap catatan menampilkan apa yang ditunjukkan shift mereka: shift yang dikerjakan, jam dari check-in hingga check-out, seberapa sering mereka datang, dan shift yang mereka lewatkan atau batalkan mendadak. Setiap angka berasal dari catatan shift Anda sendiri di semua acara Anda. Tidak ada orang di tim Anda yang memberi nilai kepada siapa pun, sehingga catatannya adil bagi orang tersebut dan berguna bagi Anda.

Dari catatan yang sama, Anda melihat shift mendatang mereka dan setiap acara tempat mereka bekerja, membuka jadwal acara mana pun untuk menambahkan mereka ke sebuah shift, mengirim email berisi tautan Shift Saya dan melihat kapan terakhir mereka membukanya, serta menonaktifkan tautan mereka saat mereka keluar dari tim Anda.

• Orang: satu orang untuk setiap alamat email, di semua acara Anda
• Yang ditunjukkan shift mereka: shift yang dikerjakan, jam kerja, dan kehadiran
• Tidak datang atau batal mendadak: shift yang tidak mereka datangi atau batalkan mendadak
• Shift mendatang: di mana mereka dijadwalkan berikutnya

• Find the crew and volunteers who work your events

Cocokkan keahlian dan usia dengan shift yang membutuhkannya

Tambahkan keahlian setiap orang, atau ambil salah satu saran Fai dari tim dan peran yang paling sering mereka kerjakan. Shift yang membutuhkan keahlian tertentu, seperti lisensi forklift atau pengalaman bar, hanya ditawarkan kepada orang yang memilikinya. Setelah Anda melihat identitas seseorang, konfirmasikan bahwa usianya cukup untuk shift dengan usia minimum, dan catatan menyimpan siapa yang mengonfirmasi dan kapan.

Catatan tidak pernah menyimpan tanggal lahir, hanya bahwa orang tersebut setidaknya berusia sesuai yang Anda konfirmasi. Orang yang usianya belum dikonfirmasi siapa pun bisa mencentang bahwa usia mereka cukup saat menerima shift dengan usia minimum, sehingga Anda tidak perlu mengejar identitas untuk setiap shift bar sebelum tawaran dikirim.

• Keahlian: dimasukkan oleh tim Anda, dengan saran dari Fai
• Usia terkonfirmasi: disimpan dengan nama rekan tim yang mengonfirmasinya
• Keahlian di shift: shift hanya ditawarkan kepada orang yang memilikinya

• Isi setiap shift dan bayar setiap jam yang dikerjakan

Buka formulir relawan yang diisi orang dari ponsel mereka

Tambahkan peran yang Anda butuhkan dan teks sambutan Anda, atau salin tim di jadwal Anda sebagai peran dalam satu langkah, lalu bagikan tautan pendaftaran di situs web dan media sosial Anda. Nama, email, telepon, hari yang bisa mereka berikan, kontak darurat, dan persetujuan selalu ditanyakan, jadi Anda hanya menambahkan pertanyaan milik Anda sendiri. Orang mendaftar dari ponsel mereka tanpa perlu membuat akun.

Tetapkan usia minimum, dan pendaftar yang lebih muda diminta nama, nomor telepon, dan persetujuan orang tua atau wali. Pendaftar mencentang bahwa mereka sudah membaca pemberitahuan privasi Anda. Tandai pertanyaan apa pun tentang kesehatan atau hal pribadi lainnya agar jawabannya tidak pernah dikirim ke Fai.

Jika Anda sudah mengumpulkan pendaftaran lewat formulir di acara Anda, hubungkan formulir itu ke relawan, kru, pedagang, pers, atau kontak seorang penampil. Cocokkan setiap detail yang dibutuhkan daftar dengan pertanyaan di formulir Anda, dan setiap orang yang mengirimkannya ditambahkan ke daftar itu sesaat kemudian, dengan jawabannya tersimpan di formulir dan sisanya di catatan. Tidak ada yang mengetik ulang nama, dan pendaftaran tidak pernah ditambahkan dua kali.

• Formulir pendaftaran: dibuat untuk ponsel, tanpa perlu membuat akun
• Gunakan tim dari jadwal Anda: tim di jadwal Anda disalin sebagai peran
• Usia minimum: dengan persetujuan orang tua atau wali untuk yang di bawah 18 tahun
• Formulir Anda sendiri: setiap pendaftar ditambahkan ke daftar yang Anda pilih

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Biarkan Fai membaca setiap pendaftaran, lalu putuskan secara berkelompok

Fai membaca setiap pendaftaran dan menandai orang tersebut sangat cocok, mungkin cocok, atau kurang cocok untuk sebuah peran, dengan alasannya dalam kata-kata sederhana. Persempit daftar berdasarkan peran, hari, atau hanya yang sangat cocok, dan buka pendaftaran mana pun untuk melihat hari dan peran yang mereka pilih, pengalaman mereka, dan jawaban atas pertanyaan Anda. Fai menyarankan; Anda yang memutuskan.

Centang orang yang Anda inginkan, pilih Terima, Daftar tunggu, Tolak, atau Masukkan ke daftar pendek, periksa email, lalu kirim. Setiap orang menerima satu email dari Anda dan balasan mereka masuk kepada Anda, sementara daftar pendek tetap menjadi catatan untuk tim Anda. Anda bisa mengubah keputusan nanti, misalnya menerima seseorang dari daftar tunggu saat ada tempat kosong, dengan atau tanpa email.

Beberapa koordinator bisa mengerjakan daftar yang sama. Jika rekan tim mengubah data seseorang di saat yang sama dengan Anda, orang itu dibiarkan apa adanya dan Anda diberi tahu, sehingga dua orang di tim Anda tidak pernah mengirim keputusan yang bertentangan kepada satu relawan.

• Penilaian Fai: sangat cocok, mungkin cocok, atau kurang cocok, dengan alasannya
• Putuskan secara berkelompok: terima, daftar tunggu, tolak, atau daftar pendek
• Satu email per orang: berisi keputusan, dan balasan masuk kepada Anda
• Aman bersama rekan tim: orang yang baru saja diubah orang lain dibiarkan apa adanya

Ajak kembali relawan terbaik tahun lalu

Pilih acara sebelumnya dan lihat tim tahun lalu beserta shift yang dikerjakan setiap orang, dan Fai menyarankan siapa yang diundang kembali, misalnya orang yang bekerja di setiap shift. Undang semua orang yang ia sarankan sekaligus, dan jawaban mereka dari tahun lalu sudah terisi, sehingga mendaftar lagi hanya butuh sesaat.

Relawan yang kembali masuk ke daftar pendaftaran yang sama dengan orang lain, sehingga Anda memutuskan tentang mereka dengan email berkelompok yang sama. Setiap orang memasukkan kontak daruratnya lagi, sehingga daftar tahun ini memuat detail tahun ini.

• Relawan yang kembali: tim tahun lalu dengan shift yang dikerjakan masing-masing
• Siapa yang disarankan Fai: dengan alasan seperti bekerja di setiap shift
• Jawaban sudah terisi: dari pendaftaran terakhir mereka

Beri setiap relawan halaman yang menjawab pertanyaan mereka

Kirim kepada semua orang yang Anda terima halaman mereka sendiri dengan satu email per orang, dibuka dengan tautan pribadi tanpa kata sandi. Relawan mengonfirmasi shift mereka, memilih shift kosong, dan meminta menukar atau melepas shift, sehingga jadwal terisi tanpa harus berkirim pesan berulang kali. Halaman ini memuat lembar harian mereka dengan jam penting dan pemimpin tim, induksi untuk dibaca dan dikonfirmasi, serta tempat untuk menambahkan dokumen yang diminta tim Anda.

Relawan hanya bisa memilih shift yang sesuai dengan aturan istirahat dan jam kerja Anda serta memenuhi usia minimum, keahlian, dan dokumennya, dan halaman mereka memberi tahu aturan mana yang menghalangi mereka. Anda menyetujui atau menolak setiap pertukaran atau pelepasan shift, dan pertukaran hanya berlaku jika shift baru masih punya tempat dan tetap sesuai dengan aturan Anda. Nonaktifkan pemilihan shift kapan pun Anda ingin jadwalnya tetap.

Mereka juga menjawab pertanyaan masih datang, memberi tahu hari-hari mereka bisa bekerja, menambahkan setiap shift ke kalender, dan menyampaikan kebutuhan makanan mereka untuk dapur kru. Nonaktifkan tautan atau buat yang baru dari pendaftaran mereka kapan saja. Untuk relawan yang bekerja di beberapa acara Anda, tautan Shift Saya dari Orang menampilkan setiap acara di satu halaman.

• Pilih shift lagi: hanya shift yang sesuai dengan aturan jadwal Anda
• Minta menukar atau melepas shift: setiap permintaan disetujui atau ditolak oleh Anda
• Lembar harian dan induksi: jam penting, pemimpin tim, dan pengarahan
• Dokumen dan foto: ditambahkan oleh mereka, hanya dibuka oleh owner dan admin Anda

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Beri imbalan atas jam yang diberikan relawan Anda

Lihat jam yang didaftarkan setiap relawan di jadwal di samping jam yang mereka kerjakan dari check-in dan check-out, dengan shift mereka dan setiap ketidakhadiran. Tetapkan imbalan sekali, misalnya tiket akhir pekan gratis setelah sejumlah shift dikerjakan, dan Fai memberi tahu Anda siapa yang berhak. Berikan tiketnya dalam satu langkah, dan setiap orang menerima tiket gratisnya lewat email sebagai tiket tamu.

Tidak ada yang mendapat imbalan yang sama dua kali, berapa kali pun tim Anda menekan tombolnya. Orang yang sudah check-in tetapi tidak pernah check-out ditandai agar Anda periksa sebelum imbalan diberikan, dan setiap relawan menampilkan imbalan yang sudah mereka dapatkan.

Unduh daftar relawan dengan atau tanpa detail kontak dan kontak darurat, atau file jam kerja yang hanya berisi nama dan jam, dan setiap unduhan dicatat dengan nama orang yang melakukannya. Saat seorang relawan meminta Anda menghapus datanya, owner atau admin menghapus nama, detail kontak, jawaban, dan file mereka secara permanen, sementara shift dan jam kerja mereka tetap ada di total Anda.

• Jam yang diberikan dan dikerjakan: untuk setiap relawan dan secara total
• Imbalan: tiket yang didapat dengan mengerjakan shift yang Anda tetapkan
• Tiket tamu: dikirim lewat email kepada setiap orang yang berhak
• Tidak pernah dua kali: setiap imbalan diberikan kepada seseorang satu kali

Minta Fai mengerjakan pekerjaan rutin bersama Anda

Tanyakan kepada Fai siapa yang paling banyak bekerja shift musim panas lalu, minta ia menambahkan keahlian ke catatan seseorang, menerima pendaftar yang sangat cocok untuk bar, mengundang kembali tim tahun lalu, atau mengirim halaman kepada relawan tahun ini. Ia membaca daftar Orang dan pendaftaran yang sama dengan yang Anda lihat, menunjukkan dengan tepat siapa yang mendapat email atau perubahan apa, dan menunggu persetujuan Anda sebelum apa pun disimpan atau dikirim.

Fai juga bisa menjawab permintaan tukar shift dari relawan, membacakan jam yang diberikan dan dikerjakan, dan memberikan imbalan yang didapat orang setelah owner atau admin menyetujuinya. Ia bekerja di dalam peran Anda sendiri, sehingga ia hanya menjangkau acara dan orang yang bisa Anda jangkau.

• Dengan kata-kata Anda sendiri: bertanya seperti Anda bertanya kepada rekan kerja
• Persetujuan Anda: setiap email dan perubahan menunggu persetujuan Anda

• Biarkan Fai menyiapkan acara Anda dan menyusun draf pekerjaannya